Bí quyết quản lý danh bạ với Address Book trong Outlook
16 December, 2023

Bí quyết quản lý danh bạ với Address Book trong Outlook

Address book trong Outlook không chỉ là công cụ lưu trữ thông tin liên hệ, mà còn là trợ thủ đắc lực giúp người dùng quản lý và tối ưu hóa giao tiếp hàng ngày. Với sự tiện lợi và đa năng, Address Book trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý công việc và mạng lưới liên kết cá nhân. Hãy cùng khám phá cách sử dụng hiệu quả công cụ này qua bài viết.

Một trong những công cụ quan trọng giúp quản lý thông tin liên lạc hiệu quả chính là Address Book trong Outlook. Bài viết dưới đây sẽ khám phá điểm nổi bật đồng thời giúp người dùng tối ưu hóa công cụ này trong giao tiếp hằng ngày.

Address Book trong Outlook có điểm gì nổi bật?

Tổng quan về Address Book của Outlook

Sổ địa chỉ trong Outlook, hay còn được gọi là Address Book, là nơi tổng hợp và quản lý các danh sách liên hệ. Điểm đặc biệt của Address book trong Outlook là khả năng lưu trữ thông tin chi tiết như tên, địa chỉ email, số điện thoại và đơn vị công tác của mỗi liên hệ.

Điều này giúp người dùng dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin liên hệ mà họ cần, ngay cả khi danh sách liên hệ lớn.

Phân biệt Address Book và danh bạ

Đối với người dùng Outlook, điều quan trọng là hiểu rõ sự khác biệt giữa Address Book và danh bạ. Danh bạ chính là nơi lưu trữ các liên hệ và cung cấp thông tin cho Address Book.

Tuy nhiên, điểm khác biệt lớn nhất là Address Book chỉ hiển thị những liên hệ có địa chỉ điện tử. Điều này giúp người dùng tập trung vào các liên hệ quan trọng và cần thiết cho công việc hàng ngày của họ trên Outlook.

 

Address Book chỉ hiển thị những liên hệ có địa chỉ điện tử, address book trong outlook
Address Book chỉ hiển thị những liên hệ có địa chỉ điện tử

Sổ địa chỉ trong Outlook không chỉ giúp người dùng quản lý liên hệ một cách hiệu quả mà còn hỗ trợ họ trong việc tìm kiếm và sắp xếp thông tin liên lạc một cách nhanh chóng.

Đối với những người dùng Outlook thông qua tài khoản Exchange Server, Address book trong Outlook còn bao gồm danh sách sổ địa chỉ chung – Global Address List (GAL), chứa thông tin của tất cả người dùng Exchange Server.

Đây là tính năng vô cùng hữu ích trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp tăng cường giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức.

Xem thêm: Cách thêm tài khoản Email vào Outlook nhanh chóng, tiện lợi

3 bước đơn giản để xây dựng danh bạ trên Outlook

Thêm liên hệ đơn lẻ

Để bắt đầu thêm liên hệ vào Address book trong Outlook (Giao diện mới), người dùng cần thực hiện các bước sau: 

  • Mở Outlook và truy cập mục People (Mọi người): Đây là bước khởi đầu quan trọng, nơi người dùng có thể bắt đầu tạo và quản lý các liên hệ trong Address book của Outlook.
  • Chọn New contact (Liên hệ mới): Người dùng cần chọn tùy chọn này để thêm một liên hệ mới vào danh sách của mình.
  • Chọn New contact list (Danh sách liên hệ mới): Tại đây, người dùng có thể tạo một danh sách liên hệ mới, giúp tổ chức thông tin liên lạc một cách hệ thống hơn.
  • Nhập tên danh sách và địa chỉ email: Sau khi chọn tạo danh sách mới, người dùng cần nhập tên danh sách và thêm địa chỉ email của những người muốn thêm vào. Ngoài ra, họ cũng có thể ghi chú thêm thông tin quan trọng về nhóm liên hệ này.
  • Lưu danh sách: Khi đã nhập xong tên danh sách và các địa chỉ email cần thiết, người dùng chỉ cần nhấn Create (Tạo) để hoàn tất quá trình tạo danh sách liên hệ.

Khi thực hiện theo những bước trên, người dùng có thể dễ dàng thêm và quản lý liên hệ trong Address book của Outlook, giúp tăng cường hiệu quả công việc và giao tiếp.

 

Người dùng có thể dễ dàng quản lý liên hệ trong Address book
Người dùng có thể dễ dàng quản lý liên hệ trong Address book

Nhập dữ liệu từ file CSV và Excel

  • Bắt đầu bằng việc tạo một file Excel chứa các liên hệ cần thêm: người dùng nên lập danh sách các liên hệ mà họ muốn thêm vào Address book trong Outlook.
  • Khi danh sách hoàn tất, lưu file dưới định dạng CSV (Comma delimited) để đảm bảo tương thích với Outlook.
  • Mở Outlook và truy cập mục People (Mọi người), nơi người dùng có thể quản lý các liên hệ.
  • Chọn nút Manage contacts (Quản lý danh bạ) bên góc phải màn hình để tiếp tục quy trình nhập dữ liệu.
  • Chọn Import contacts (Nhập danh bạ) để bắt đầu quá trình nhập dữ liệu từ file CSV hoặc Excel vào Address book trong Outlook.
  • Chọn Browse (Duyệt) để tìm và chọn file CSV đã lưu, sau đó chọn Open (Nhập) để hoàn tất việc tải dữ liệu vào Address book trong Outlook.

Khi thực hiện xong những bước trên, người dùng có thể nhập thành công dữ liệu từ file CSV hoặc Excel vào Address book trong Outlook. Quy trình này giúp việc quản lý và nhập dữ liệu liên hệ trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Cách tạo và điều chỉnh danh sách liên hệ

Bắt đầu với danh sách liên hệ trên Outlook

Khi tạo danh sách liên hệ trong Address book của Outlook, người dùng cần lưu ý rằng, theo mặc định, mọi danh sách liên hệ mới được tạo sẽ lưu trong thư mục All contacts lists của Outlook.

 

Liên hệ mới sẽ lưu trong thư mục All Contacts Lists
Liên hệ mới sẽ lưu trong thư mục All Contacts Lists

Những danh sách này cũng có thể được tìm thấy dưới mục All contact lists (Tất cả danh sách liên hệ). Nếu người dùng mong muốn lưu danh sách liên hệ trong một thư mục khác, họ cần chọn thư mục mong muốn trước khi tạo danh sách liên hệ mới.

  • Để bắt đầu, trên trang People (Mọi người) của Outlook, người dùng chọn mũi tên bên cạnh nút (New contact) Liên hệ mới trên thanh công cụ và chọn New contact list (Danh sách liên hệ mới).
  • Sau khi chọn tạo danh sách liên hệ mới, người dùng cần nhập tên cho danh sách và thêm tên hoặc địa chỉ email của các liên hệ. Khi đã hoàn tất, chọn Create (Tạo) để lưu danh sách.

Một mẹo nhỏ: Nếu người dùng cần tạo nhóm liên hệ không chỉ để gửi email mà còn vì các lý do khác, họ có thể lựa chọn tạo một thư mục riêng biệt thay vì một danh sách liên hệ. Sau đó, có thể thêm liên hệ vào thư mục này.

Thêm email vào danh sách

Người dùng có thể thêm địa chỉ email vào danh sách liên hệ trong Address book của Outlook thông qua hai cách chính: chỉnh sửa danh sách liên hệ hoặc sử dụng tùy chọn Thêm vào danh sách trên thanh công cụ.

Chỉnh sửa danh sách liên hệ để thêm email theo hướng dẫn sau:

  • Truy cập trang People (Mọi người) trong Outlook, chọn All contact lists (Tất cả danh sách liên hệ) trong ngăn dẫn hướng hoặc tìm kiếm tên danh sách cần chỉnh sửa.
  • Chọn danh sách liên hệ muốn chỉnh sửa, sau đó chọn Edit (Chỉnh sửa).
  • Nhập tên hoặc địa chỉ email muốn thêm vào danh sách.
  • Chọn Save (Lưu) để cập nhật danh sách liên hệ.

Người dùng có thể thêm địa chỉ email vào danh sách liên hệ.

them-dia-chi-email

Hướng dẫn thêm một hoặc nhiều liên hệ vào danh sách sử dụng tùy chọn Thêm vào danh sách bao gồm các bước:

  • Trên trang People (Mọi người), tích chọn các liên hệ muốn thêm vào danh sách.
  • Sử dụng tùy chọn Add to list (Thêm vào danh sách) trên thanh công cụ.
  • Chọn dấu cộng bên cạnh danh sách liên hệ muốn thêm liên hệ vào hoặc chọn New contact list (Danh sách liên hệ mới) để tạo danh sách mới và nhập tên cho danh sách này.
  • Bấm vào bên ngoài ngăn để đóng ngăn sau khi hoàn tất.

Lưu ý rằng, do danh sách liên hệ trong Address book của Outlook chỉ là tập hợp các địa chỉ email, người dùng chỉ có thể thêm vào những liên hệ có địa chỉ email.

Cách xóa email khỏi danh sách

Người dùng có thể loại bỏ địa chỉ email khỏi danh sách liên hệ trong Address book của Outlook theo hai cách chính: chỉnh sửa danh sách liên hệ hoặc sử dụng tùy chọn Thêm vào danh sách trên thanh công cụ.

Hướng dẫn loại bỏ email bằng cách sửa danh sách:

  • Truy cập trang People trong Outlook và chọn All contact lists (Tất cả danh sách liên hệ) trong ngăn dẫn hướng hoặc tìm kiếm tên danh sách cần chỉnh sửa.
  • Chọn danh sách liên hệ mong muốn và sau đó chọn Edit (Chỉnh sửa).
  • Tìm tên hoặc địa chỉ email cần loại bỏ và chọn dấu X để xoá chúng khỏi danh sách.
  • Nhấn Save (Lưu) để cập nhật thay đổi vào danh sách liên hệ.

 

Người dùng có thể loại bỏ email khỏi danh sách
Người dùng có thể loại bỏ email khỏi danh sách

Thao tác loại bỏ email bằng cách sử dụng Thêm vào danh sách bao gồm các bước:

  • Trên trang People (Mọi người), chọn liên hệ cần loại bỏ khỏi danh sách liên hệ.
  • Sử dụng tùy chọn Add to list (Thêm vào danh sách) trên thanh công cụ để xem danh sách liên hệ mà liên hệ này đã được thêm vào.
  • Chọn X bên cạnh tên danh sách liên hệ để loại bỏ liên hệ đã chọn khỏi danh sách đó.
  • Đóng ngăn công cụ sau khi hoàn tất.

Khi thực hiện theo các hướng dẫn này, người dùng có thể dễ dàng loại bỏ các địa chỉ email không cần thiết khỏi danh sách liên hệ trong Address book của Outlook, giúp quản lý danh bạ một cách gọn gàng và hiệu quả.

Tìm kiếm và quản lý danh sách liên hệ nhanh chóng

  • Truy cập trang People (Mọi người) trong Outlook: Đây là nơi tập trung tất cả các thông tin liên hệ và danh sách liên hệ mà người dùng đã tạo trong Address book của Outlook.
  • Chọn All contact lists (Tất cả danh sách liên hệ) trong ngăn bên trái: Người dùng có thể dễ dàng xem tất cả danh sách liên hệ đã tạo bằng cách chọn tùy chọn này. 
  • Tìm kiếm tên danh sách liên hệ: Nếu người dùng muốn tìm một danh sách liên hệ cụ thể, họ có thể sử dụng tính năng tìm kiếm để nhanh chóng tìm thấy danh sách mong muốn. 

Khi thực hiện theo các bước trên, người dùng sẽ có thể dễ dàng tìm kiếm và quản lý danh sách liên hệ trong Address book của Outlook, giúp họ tối ưu hóa quá trình làm việc và tăng cường khả năng kết nối.

 

Quản lý danh sách liên hệ giúp tối ưu hóa quá trình làm việc
Quản lý danh sách liên hệ giúp tối ưu hóa quá trình làm việc

Bí quyết sử dụng Address Book trong Outlook

Làm sao để xem Address Book?

Xem Address book trong Outlook, nơi chứa các thông tin cơ bản của các liên hệ mà người dùng đã lưu, là một quy trình đơn giản. Dưới đây là các bước để xem Address Book trong Outlook Classic (bản cũ):

Bước 1: Truy cập Sổ địa chỉ từ tab trang chủ của Outlook

Đầu tiên, người dùng cần mở tab Home (Trang chủ) của Outlook và di chuyển tới mục Find (Tìm). Tiếp theo, chọn Address Book (Sổ địa chỉ) để mở phần Address Book.

Bước 2: Xem danh sách liên hệ

Sau khi mở Sổ địa chỉ, danh sách các liên hệ trong Address book của Outlook sẽ hiển thị. Người dùng có thể xem qua danh sách này và chọn địa chỉ liên hệ mà họ muốn xem thông tin chi tiết.

Bước 3: Xem thông tin chi tiết của liên hệ

Khi chọn một địa chỉ liên hệ cụ thể, người dùng có thể xem các thông tin chi tiết liên quan, như địa chỉ email, số điện thoại, và các thông tin khác.

Bước 4: Hoàn tất quá trình

Sau khi xem xong thông tin cần thiết, người dùng có thể thoát khỏi Sổ địa chỉ và quay lại giao diện chính của Outlook.

 

Có thể truy cập dễ dàng vào danh sách các liên hệ
Có thể truy cập dễ dàng vào danh sách các liên hệ

Các bước thêm Address Book trong Outlook

Sau đây là các bước để thêm Address Book trong Outlook Classic (bản cũ):

Bước 1: Chọn mục Cài đặt Tài khoản

Đầu tiên, người dùng cần truy cập vào Cài đặt tài khoản từ giao diện chính của Outlook. Hãy click vào File (Tệp) và sau đó chọn Account Settings (Cài đặt tài khoản) hai lần liên tiếp.

Bước 2: Thêm Address Book mới

Trong hộp thoại Account Settings (Cài đặt tài khoản), chọn tab Address Book (Sổ địa chỉ) và tiếp tục bằng cách click vào New (Mới) để bắt đầu thêm Address Book mới.

Bước 3: Chọn loại Address Book

Người dùng có lựa chọn giữa hai loại Address Book: Dịch vụ thư điện tử Internet (LDAP) hoặc Sổ địa chỉ bổ sung.

Thêm Address Book LDAP

  • Chọn Dịch vụ thư mục Internet (LDAP) và tiếp tục nhấn Next (Tiếp theo).
  • Nhập tên máy chủ, đăng nhập nếu cần, và click More Settings (Cài đặt khác).
  • Đặt tên và cấu hình chi tiết kết nối và tùy chọn tìm kiếm.
  • Hoàn thành cài đặt và nhấn OK.

Thêm Address Book bổ sung

  • Chọn Additional Address Book (Sổ địa chỉ bổ sung) và tiếp tục bằng cách click Next (Tiếp theo).
  • Chọn sổ địa chỉ muốn bổ sung.

Bước 4: Khởi động Lại Outlook

Sau khi thêm Address Book, người dùng cần khởi động lại Outlook để áp dụng các thay đổi.

 

Người dùng cần khởi động lại Outlook để áp dụng thay đổi
Người dùng cần khởi động lại Outlook để áp dụng thay đổi

Xóa Address Book trong Outlook

Đối với những người dùng muốn xóa Address Book trong Outlook, quy trình thực hiện là khá đơn giản và có thể được hoàn thành chỉ với vài bước cơ bản:

  • Truy cập cài đặt tài khoản: Từ giao diện chính của Outlook, người dùng click vào File (Tệp), sau đó chọn Account Settings (Cài đặt tài khoản) và tiếp tục chọn Account Settings (Cài đặt tài khoản).
  • Xóa Address Book: Trong tab Address Book (Sổ địa chỉ) của hộp thoại Account Settings (Cài đặt tài khoản), người dùng cần chọn Address Book mà họ muốn xóa, sau đó click vào nút Remove (Xóa).
  • Hoàn tất quá trình: Một khi đã chọn xóa, Address Book sẽ được gỡ bỏ khỏi Outlook.

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến Address Book trong Outlook

Address book ở đâu trong Outlook?

Người dùng có thể tìm thấy Address book trong Outlook ở thanh công cụ bên trái màn hình khi chọn vào mục People (Mọi người). Tại đây, toàn bộ các địa chỉ liên hệ sẽ được hiển thị, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý.

 

Sử dụng Address book để dễ dàng theo dõi và quản lý
Sử dụng Address book để dễ dàng theo dõi và quản lý

Làm cách nào để thiết lập Address book trong Outlook?

Để thiết lập Address book trong Outlook, người dùng cần click vào Cài đặt tài khoản trên thanh công cụ, sau đó chọn Sổ địa chỉ và cuối cùng click Mới. Qua đó, họ có thể thêm hoặc chỉnh sửa Address book theo nhu cầu.

Sự khác biệt giữa danh bạ và Address book trong Outlook?

Trong Outlook, thư mục Danh bạ cung cấp thông tin liên hệ cho Address book. Tuy nhiên, Address book chỉ hiển thị những liên hệ có địa chỉ điện tử, giúp tập trung vào thông tin liên lạc quan trọng và cần thiết.

Tại sao không thể thấy Address book trong Outlook?

Nếu không thể thấy Address book trong Outlook, nguyên nhân có thể do sự cố mạng, cài đặt đồng bộ hóa không đúng, xung đột với phần mềm khác, hoặc tệp dữ liệu Outlook như PST hoặc OST bị hỏng. 

Những sự cố này có thể ngăn chặn việc hiển thị danh bạ trong Address book.

Lời kết

Address book trong Outlook là công cụ quản lý liên hệ tối ưu, nhưng để tận dụng tối đa khả năng của nó, doanh nghiệp nên xem xét đầu tư gói Microsoft 365 Business.

Gói dịch vụ này không chỉ cung cấp đầy đủ tính năng của Outlook mà còn mang lại nhiều ưu điểm vượt trội: bảo mật cao, hiệu suất ổn định, và hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp.

Hãy liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để khám phá và triển khai hiệu quả các dịch vụ:

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image