Tham khảo 8 tính năng Outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng
9 December, 2023

Tham khảo 8 tính năng Outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng

Có khá nhiều tính năng hữu ích của Outlook nhưng thường bị bỏ qua hoặc ít được sử dụng. Tuy nhiên, việc nắm vững các tính năng này sẽ giúp người sử dụng nâng cao hiệu suất trong công việc.

Bên cạnh quản lý email, lịch, danh bạ thì Outlook cũng hỗ trợ nhiều tính năng hữu ích giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn. Trong bài viết này, FPT Smart Cloud sẽ trình bày 8 tính năng outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng.

Các tính năng Outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng

Để khai thác tối đa Outlook, người dùng có thể tham khảo 8 tính năng dưới đây. 

Lên lịch email

Người dùng có thể lên lịch gửi email quan trọng thông qua Outlook. Tính năng lên lịch gửi thư điện tử này sẽ giúp bạn không bỏ sót email quan trọng. 

Để thiết lập, hãy truy cập vào Options và chọn Delay Delivery. Lúc này, người dùng có thể chỉ định thời gian cụ thể, hệ thống sẽ tự động gửi email theo lịch.

 

Cài đặt thời gian để gửi email tự động
Cài đặt thời gian để gửi email tự động

Tạo cuộc họp, nhiệm vụ và địa chỉ liên hệ mới từ cửa sổ

Với tính năng này, người dùng không cần chuyển đổi giữa nhiều tab như danh bạ, email và lịch. Nhờ vậy, bạn có thể tạo nhiệm vụ hoặc cuộc họp mới trong giao diện Outlook mà không cần thoát hộp thư.

Từ trang chủ email, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống trong mục New Items và chọn cài đặt mà người dùng muốn thực hiện.

 

Tạo cuộc họp và nhiệm vụ nhanh chóng với Outlook
Tạo cuộc họp và nhiệm vụ nhanh chóng với Outlook

Quick Parts gửi email tương tự

Quick Parts hỗ trợ lưu mẫu văn bản email thường sử dụng khi gửi nhiều thư có cùng nội dung. Hơn nữa, khi lưu mẫu email như một phần của nội dung tự động, Outlook sẽ đề xuất mẫu phù hợp khi soạn các email mới. Lúc này, người dùng chỉ cần nhấn phím Enter để chèn văn bản. 

Để sử dụng tính năng này, sau khi soạn xong nội dung email, bạn có thể thực hiện theo các bước sau: 

  • Bước 1: Soạn nội dung email, bôi đen phần văn bản muốn lưu.
  • Bước 2: Nhấp chuột vào tab Insert, chọn Quick Parts và lưu lại vào Quick Part Gallery. Người sử dụng Outlook có thể đặt tên cho mẫu email để dễ dàng nhận biết cho các lần sử dụng tiếp theo.

 

Lưu mẫu email vào Quick Parts
Lưu mẫu email vào Quick Parts

Thay đổi chế độ xem email Outlook mặc định

Bạn có thể thay đổi giao diện mặc định của Outlook theo cách sau: 

Trong Windows, chọn tab View, sau đó nhấp chuột vào Change View. Lúc này, người dùng sẽ thấy một số chế độ xem được đặt trước. 

 

Thay đổi chế độ xem email trong Outlook
Thay đổi chế độ xem email trong Outlook

Nếu muốn tùy chỉnh nhiều hơn, hãy truy cập vào View Settings để điều chỉnh các cột, sắp xếp email và thay đổi font chữ theo ý muốn.

 

View Settings giúp thay đổi chế độ xem email theo nhu cầu
View Settings giúp thay đổi chế độ xem email theo nhu cầu

Cài đặt cách xem email theo ý thích

Ngoài chế độ xem, người dùng cũng có thể tùy chỉnh giao diện theo cá nhân. Thay vì để in đậm đen mặc định, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc của các email chưa đọc. tính năng outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng

Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể đổi màu các email có chứa từ/cụm từ cụ thể thành màu xanh lam. Tính năng này sẽ giúp người dùng dễ dàng lọc và nhận biết các email có các từ khóa này nhanh chóng.

 

Dễ dàng thay đổi màu và font chữ trong email
Dễ dàng thay đổi màu và font chữ trong email

 

Chia sẻ lịch trình làm việc

Chia sẻ lịch trình cũng là một tính năng Outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng. Khi các thành viên cùng thực hiện một nhiệm vụ, tính năng chia sẻ lịch trình giúp cả nhóm thống nhất và đảm bảo tiến độ chung. 

Để thực hiện, người dùng chỉ cần truy cập mục Your calendar, sau đó nhấp vào Share Calendar và thêm địa chỉ email của người nhận thông tin. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh quyền truy cập của người nhận, cho phép họ chỉ xem lịch trống hoặc toàn bộ lịch.

 

Các bước để chia sẻ lịch trình cho người khác
Các bước để chia sẻ lịch trình cho người khác

Tạo và quản lý email dựa trên các quy tắc

Outlook cung cấp các quy tắc giúp tổ chức và đặt chế độ ưu tiên cho email. Một số ví dụ về các quy tắc đặt ra để quản lý email tốt hơn là: 

  • Đưa các email tin tức vào thư mục Read later để đọc sau. 
  • Xoá vĩnh viễn email từ một người cụ thể.
  • Tự động chuyển tiếp email cho người khác trong nhóm. 
  • Đặt cảnh báo để nhận thông báo trên thiết bị di động khi có email quan trọng đang chờ phản hồi. 

Để quản lý và tạo các quy tắc mới, người dùng chỉ cần vào Info, chọn Rules & Alerts. Từ đó, bạn có thể thiết lập các quy tắc cho email theo nhu cầu sử dụng.

 

Thêm các quy tắc cho email, tính năng outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng 
Thêm các quy tắc cho email

Thiết lập cờ theo dõi email

Outlook hỗ trợ người dùng thiết lập cờ theo dõi trên các email để tránh bỏ lỡ các thông tin quan trọng. Tùy theo nhu cầu, người dùng có thể gắn cờ cho mỗi email và cấu hình hộp thư đến để theo dõi hiệu quả hơn. tính năng outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng

 

Gắn cờ cho email quan trọng
Gắn cờ cho email quan trọng

Xem thêm: Quản lý hòm thư hiệu quả với bí kíp “Tự động đánh dấu email quan trọng” của Outlook 

Tham khảo các nhóm phím tắt phổ biến

Ngoài những tính năng Outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng, người dùng cũng có thể tận dụng các nhóm phím tắt dưới đây. 

Phím tắt để điều hướng

Một số phím tắt điều hướng mà người dùng có thể tham khảo là:

  • Mở email khác: Ctrl + 1
  • Mở lịch: Ctrl + 2
  • Mở danh bạ: Ctrl + 3
  • Mở tasks: Ctrl + 4
  • Mở ghi chú: Ctrl + 5
  • Mở hộp thư đến: Ctrl + Shift + i
  • Xem email tiếp theo: Ctrl + .
  • Xem email trước: Ctrl + ,
  • Mở một folder: Ctrl + Y

Phím tắt tạo các mục

Để tạo các mục mới trong Outlook, người dùng có thể sử dụng các phím tắt dưới đây: 

  • Tạo email mới: Ctrl + Shift + M
  • Đặt lịch hẹn mới: Ctrl + Shift + A
  • Tạo yêu cầu họp: Ctrl + Shift + Q
  • Tạo một liên hệ mới: Ctrl + Shift + C
  • Tạo một nhóm Liên hệ mới: Ctrl + Shift + L
  • Tạo một task mới: Ctrl + Shift + K
  • Tạo ghi chú mới: Ctrl + Shift + N
  • Tạo thư mục tìm kiếm: Ctrl + Shift + P
  • Tạo một tài liệu Microsoft Office mới: Ctrl + Shift + H

Nhóm phím tắt để tìm kiếm

Outlook hỗ trợ người sử dụng tìm kiếm nội dung nhanh chóng bằng các phím tắt sau:

  • Tìm kiếm trong Outlook: Alt + Q
  • Tìm kiếm trong thư mục hiện tại: Ctrl + Alt + K
  • Tìm kiếm trong thư mục con: Ctrl + Alt + Z
  • Tìm kiếm trong tất cả các thư mục: Ctrl + Alt + A
  • Mở tìm kiếm nâng cao: Ctrl + Shift + F

Nhóm phím tắt làm việc với email

Để làm việc với email nhanh chóng, hãy tham khảo các phím tắt:

  • Phản hồi email: Ctrl + R
  • Phản hồi tất cả email: Ctrl + Shift + R
  • Chuyển tiếp email: Ctrl + F
  • Gửi tin nhắn: Ctrl + Enter
  • Chuyển tiếp email dưới dạng tệp đính kèm: Ctrl + Alt + F
  • Đánh dấu thư là chưa đọc: Ctrl + U
  • Đánh dấu thư là đã đọc: Ctrl + Q
  • Gắn cờ thư để theo dõi: Ctrl + Shift + G
  • Đánh dấu thư là “không phải thư rác:” Ctrl + Alt + J

Nhóm phím tắt hỗ trợ tác vụ chung 

Dưới đây là 3 nhóm phím tắt hữu ích cho tác tác vụ chung: tính năng outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng 

  • Mở trợ giúp: nhấn F1.
  • Gửi và nhận email: Nhấn F9 ra lệnh cho Outlook gửi và nhận email.
  • In mục đã chọn: Ctrl + P.

Lời kết

Như vậy, người dùng đã nắm rõ 8 tính năng Outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng mà FPT Smart Cloud đã tổng hợp. Để tận dụng toàn bộ công năng của Outlook, doanh nghiệp có thể tham khảo gói dịch vụ  Microsoft 365 Business. Bên cạnh Outlook, Microsoft 365 Business cũng cung cấp nhiều công cụ khác như bộ Office 365, Project, Teams hay SharePoints nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân sự.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về bộ công cụ này theo các kênh sau: 

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Copilot for Microsoft 365 - Trải nghiệm ngay!
DMCA compliant image