Các vai trò quản lý Microsoft 365 mà người dùng cần biết
14 December, 2023

Các vai trò quản lý Microsoft 365 mà người dùng cần biết

Trong bối cảnh số hóa mạnh mẽ và yêu cầu cao về quản trị dữ liệu, việc hiểu rõ các vai trò quản lý Microsoft 365 trở nên vô cùng quan trọng. Nếu doanh nghiệp muốn nắm bắt cơ hội và tối ưu hiệu suất, việc ứng dụng chính xác những vai trò này sẽ là yếu tố then chốt cho sự phát triển.

Người dùng ngày càng đòi hỏi sự linh hoạt và bảo mật trong quản lý dữ liệu trực tuyến. Việc nắm vững và áp dụng đúng vai trò quản lý Microsoft 365 không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp.

Quản trị viên Microsoft 365 là gì?

Quản trị viên Microsoft 365 là tài khoản đặc quyền, cho phép kiểm soát tất cả các tài khoản thuộc trong doanh nghiệp. Với vai trò này, người dùng có thể xác định chính sách từ cơ bản đến phức tạp và cấp quyền truy cập cho mỗi thành viên. 

Tuy nhiên, chỉ khi chọn mua gói dịch vụ dành cho doanh nghiệp hoặc tổ chức, người dùng mới được cung cấp tài khoản quản trị. Lợi ích quan trọng của người quản trị Microsoft 365 là có thể chỉ định các thành viên khác để hỗ trợ mình. 

 

Quản trị viên Microsoft 365
Quản trị viên Microsoft 365

Một cách dễ dàng để kiểm tra liệu tài khoản của mình có quyền quản trị hay không là truy cập vào trang quản trị. Nếu gặp thông báo “Bạn không có quyền truy cập trang này hoặc thực hiện tác vụ này”, có nghĩa người dùng không giữ vai trò quản trị. 

Nguyên tắc bảo mật quản lý 365 Microsoft 365 mà người dùng cần biết 

Tài khoản có vai trò quản lý Microsoft 365 sẽ nắm quyền kiểm soát mạnh mẽ nhất trong doanh nghiệp. Do đó, khi sử dụng phần mềm này, người dùng cần rất cẩn thận và tuân thủ theo những hướng dẫn chính sau:

  • Duy trì 2 – 4 tài khoản quản trị viên toàn diện: Chỉ với tài khoản này, người dùng có thể thực hiện việc đặt lại mật khẩu cho những tài khoản có quyền hạn ít hơn. Để tránh rủi ro khóa tài khoản, người dùng nên duy trì ít nhất 2 tài khoản quản trị và tối đa chỉ nên có 4 tài khoản, giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng của tổ chức.
  • Giao quyền truy cập ở mức độ tối thiểu: Đảm bảo các thành viên chỉ có những quyền cần thiết để thực hiện công việc của mình. Cách làm này giúp nâng cao bảo mật, đảm bảo rằng dữ liệu được bảo vệ tốt nhất.
  • Kích hoạt xác thực đa yếu tố cho quản trị viên: Cả người quản lý và người dùng Microsoft 365 đều cần kích hoạt tính năng xác thực đa yếu tố. Điều này hỗ trợ bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp khỏi bị đánh cắp bởi những kẻ có ý định xấu.

Vai trò quản lý Microsoft 365

Khi đứng ở vai trò quản lý Microsoft 365, người dùng sẽ khám phá ra vô số điều đa dạng. Tuy nhiên, hãy lưu ý là có rất nhiều vai trò quản trị. Điều này khiến người dùng mới cảm thấy bị khó hiểu, không biết phân quyền như thế nào. Chính vì vậy, FPT Smart Cloud đã soạn nội dung sau đây để hỗ trợ người dùng.

Billing Admin

Vai trò này được thiết lập dành riêng cho những người chịu trách nhiệm mua sắm, có tên thường gọi là Quản trị viên Hóa đơn (Billing Admin). 

Trong vai trò này, người dùng có khả năng quản lý các đăng ký, yêu cầu thông tin về các dịch vụ và đồng thời giám sát quá trình triển khai dễ dàng. Ngày nay, các doanh nghiệp hiện đại đang tích cực áp dụng vai trò này để hỗ trợ công việc hàng ngày.

Exchange Admin

Vai trò quản lý Microsoft 365 tiếp theo sẽ liên quan đến việc cấp quyền Exchange Admin cho một hoặc nhiều tài khoản. Từ đó giúp họ xem và điều hành hệ thống email của người dùng qua hệ thống và Exchange online. Vai trò này hướng người dùng đến hai mục tiêu quan trọng:

  • Phục hồi một phần hoặc toàn bộ các mục bị xóa trong hộp thư bất kỳ.
  • Thực hiện cấu hình cho tính năng Gửi thay mặt và Gửi thư.

 

Vai trò Exchange Admin
Vai trò Exchange Admin

Xem thêm: Cách thêm khách vào nhóm Microsoft 365 nhanh gọn nhất

Global Admin

Đây là một trong những vai trò quản lý Microsoft 365 dành cho những tài khoản có quyền truy cập vào tất cả các chức năng và dữ liệu. 

Khi đảm nhận vai trò này, người dùng có khả năng:

  • Thay đổi mật khẩu cho một hoặc tất cả người dùng trong một doanh nghiệp.
  • Thêm hoặc điều chỉnh tên miền một cách thuận tiện.
  • Truy cập vào kho dữ liệu của doanh nghiệp trên hệ thống nhà cung cấp dịch vụ. 

Lưu ý: Tài khoản nào đăng ký dịch vụ Microsoft 365 trực tuyến sẽ mặc định trở thành Global Admin.

Global reader

Vai trò Global reader chỉ xem và theo dõi các tính năng mà tài khoản quản trị đang sử dụng. Hơn nữa, người dùng cũng có khả năng tham khảo và dùng trung tâm quản trị một cách bảo mật. Tuy nhiên, khi hoạt động với tư cách này, người dùng không được cấp quyền thay đổi bất cứ cài đặt nào.

Groups Admin

Trong các vai trò quản lý Microsoft 365, Groups Admin chịu trách nhiệm quản lý mọi thiết lập liên quan đến nhóm trong trung tâm quản trị. Họ có thể: 

  • Nhanh chóng tạo mới, xóa, sửa đổi hoặc khôi phục nhóm.
  • Thực hiện việc tạo, điều chỉnh, cập nhật các chính sách cho nhóm.
  • Đảm nhiệm việc quản lý nhóm thông qua bảo mật Azure Active Directory.

 

Vai trò Groups Admin 
Vai trò Groups Admin

Helpdesk Admin

Vai trò quản trị 365 mang tên Helpdesk Admin sẽ phù hợp với các hoạt động như:

  • Giúp đỡ người dùng trong việc đặt lại mật khẩu cho các tài khoản của họ.
  • Thực hiện việc đăng xuất khỏi tài khoản của một người dùng cụ thể.
  • Quản lý và đặt yêu cầu dịch vụ.
  • Theo sát toàn bộ tiến trình trong quá trình cung cấp dịch vụ.
  • Vui lòng chú ý, vai trò này không sở hữu quyền quản trị viên, chỉ hỗ trợ tài khoản người dùng. Một số người dùng nhận được vai trò này bao gồm: Guest invite, Directory reader, Repost reader…

Licence Admin

Vai trò quản lý Microsoft 365 – Licence Admin chủ yếu sẽ được chỉ định để loại bỏ giấy phép khỏi các người dùng. Trong vai trò này, họ có thể:

  • Quản lý việc chuyển giao giấy phép.
  • Phân bổ giấy phép dịch vụ.

Office Apps Admin

Office Apps Admin được quyền điều chỉnh và quản lý Microsoft 365 thông qua các hoạt động cụ thể như:

  • Thực hiện tạo và quản lý chính sách đám mây của Office.
  • Khởi tạo hoặc quản lý hệ thống yêu cầu dịch vụ.
  • Đảm bảo quản lý toàn bộ nội dung hiển thị trên Ứng dụng Office.
  • Theo dõi tình hình hoạt động của dịch vụ một cách tức thì.

Password Admin

Vai trò này đặc biệt hữu ích cho việc đặt lại mật khẩu cho các tài khoản không nắm giữ quyền quản trị.

 

Vai trò Password Admin, vai trò quản lý Microsoft 365
Vai trò Password Admin

Service Support Admin

Đây là một bổ sung cho các vai trò quản lý Microsoft 365. Để thực hiện vai trò này, người dùng sẽ:

  • Khởi tạo và quản lý mọi yêu cầu liên quan đến dịch vụ.
  • Xem hoặc chia sẻ thông tin trên trung tâm tin nhắn.
  • Theo dõi diễn biến của dịch vụ từ mức cơ bản đến chuyên sâu.

Teams Administrator

Teams Administrator giúp người có quyền truy cập và quản lý trung tâm quản trị của Teams:

  • Đảm bảo quản lý tất cả các cuộc họp.
  • Kết nối đông đảo cá nhân và các tổ chức với hội nghị trực tuyến.
  • Điều chỉnh và quản lý các thiết lập trong ứng dụng Teams.

User Admin

Một vai trò nổi bật trong quản lý 365 có tên là User Admin, mang đến cho người dùng các khả năng sau:

  • Thêm người dùng và cấp giấy phép cho bất kỳ nhóm nào.
  • Kiểm soát và quản lý tất cả các thuộc tính của người dùng.
  • Cập nhật và điều chỉnh các chính sách, từ thời gian mật khẩu hết hạn cho đến việc quản lý các yêu cầu dịch vụ.

Lời kết 

Để tận dụng tối đa lợi ích và đảm bảo sử dụng đúng vai trò quản lý Microsoft 365, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ và cập nhật thông tin thường xuyên. Bên cạnh đó, đừng bỏ lỡ cơ hội tối ưu quy trình và cải thiện chất lượng công việc bằng cách sử dụng bộ Microsoft 365 Business bao gồm Word, Excel, PowerPoint và nhiều công cụ hữu ích khác. 

Hãy liên hệ đến FPT Smart Cloud ngay để được tư vấn: 

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Copilot for Microsoft 365 - Trải nghiệm ngay!
DMCA compliant image