Trong bối cảnh số hóa mạnh mẽ và yêu cầu cao về quản trị dữ liệu, việc hiểu rõ các vai trò quản lý Microsoft 365 trở nên vô cùng quan trọng. Nếu doanh nghiệp muốn nắm bắt cơ hội và tối ưu hiệu suất, việc ứng dụng chính xác những vai trò này sẽ là yếu tố then chốt cho sự phát triển.
Người dùng ngày càng đòi hỏi sự linh hoạt và bảo mật trong quản lý dữ liệu trực tuyến. Việc nắm vững và áp dụng đúng vai trò quản lý Microsoft 365 không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp.
Mục lục
Quản trị viên Microsoft 365 là tài khoản đặc quyền, cho phép kiểm soát tất cả các tài khoản thuộc trong doanh nghiệp. Với vai trò này, người dùng có thể xác định chính sách từ cơ bản đến phức tạp và cấp quyền truy cập cho mỗi thành viên.
Tuy nhiên, chỉ khi chọn mua gói dịch vụ dành cho doanh nghiệp hoặc tổ chức, người dùng mới được cung cấp tài khoản quản trị. Lợi ích quan trọng của người quản trị Microsoft 365 là có thể chỉ định các thành viên khác để hỗ trợ mình.
Một cách dễ dàng để kiểm tra liệu tài khoản của mình có quyền quản trị hay không là truy cập vào trang quản trị. Nếu gặp thông báo “Bạn không có quyền truy cập trang này hoặc thực hiện tác vụ này”, có nghĩa người dùng không giữ vai trò quản trị.
Tài khoản có vai trò quản lý Microsoft 365 sẽ nắm quyền kiểm soát mạnh mẽ nhất trong doanh nghiệp. Do đó, khi sử dụng phần mềm này, người dùng cần rất cẩn thận và tuân thủ theo những hướng dẫn chính sau:
Khi đứng ở vai trò quản lý Microsoft 365, người dùng sẽ khám phá ra vô số điều đa dạng. Tuy nhiên, hãy lưu ý là có rất nhiều vai trò quản trị. Điều này khiến người dùng mới cảm thấy bị khó hiểu, không biết phân quyền như thế nào. Chính vì vậy, FPT Smart Cloud đã soạn nội dung sau đây để hỗ trợ người dùng.
Vai trò này được thiết lập dành riêng cho những người chịu trách nhiệm mua sắm, có tên thường gọi là Quản trị viên Hóa đơn (Billing Admin).
Trong vai trò này, người dùng có khả năng quản lý các đăng ký, yêu cầu thông tin về các dịch vụ và đồng thời giám sát quá trình triển khai dễ dàng. Ngày nay, các doanh nghiệp hiện đại đang tích cực áp dụng vai trò này để hỗ trợ công việc hàng ngày.
Vai trò quản lý Microsoft 365 tiếp theo sẽ liên quan đến việc cấp quyền Exchange Admin cho một hoặc nhiều tài khoản. Từ đó giúp họ xem và điều hành hệ thống email của người dùng qua hệ thống và Exchange online. Vai trò này hướng người dùng đến hai mục tiêu quan trọng:
Xem thêm: Cách thêm khách vào nhóm Microsoft 365 nhanh gọn nhất
Đây là một trong những vai trò quản lý Microsoft 365 dành cho những tài khoản có quyền truy cập vào tất cả các chức năng và dữ liệu.
Khi đảm nhận vai trò này, người dùng có khả năng:
Lưu ý: Tài khoản nào đăng ký dịch vụ Microsoft 365 trực tuyến sẽ mặc định trở thành Global Admin.
Vai trò Global reader chỉ xem và theo dõi các tính năng mà tài khoản quản trị đang sử dụng. Hơn nữa, người dùng cũng có khả năng tham khảo và dùng trung tâm quản trị một cách bảo mật. Tuy nhiên, khi hoạt động với tư cách này, người dùng không được cấp quyền thay đổi bất cứ cài đặt nào.
Trong các vai trò quản lý Microsoft 365, Groups Admin chịu trách nhiệm quản lý mọi thiết lập liên quan đến nhóm trong trung tâm quản trị. Họ có thể:
Vai trò quản trị 365 mang tên Helpdesk Admin sẽ phù hợp với các hoạt động như:
Vai trò quản lý Microsoft 365 – Licence Admin chủ yếu sẽ được chỉ định để loại bỏ giấy phép khỏi các người dùng. Trong vai trò này, họ có thể:
Office Apps Admin được quyền điều chỉnh và quản lý Microsoft 365 thông qua các hoạt động cụ thể như:
Vai trò này đặc biệt hữu ích cho việc đặt lại mật khẩu cho các tài khoản không nắm giữ quyền quản trị.
Đây là một bổ sung cho các vai trò quản lý Microsoft 365. Để thực hiện vai trò này, người dùng sẽ:
Teams Administrator giúp người có quyền truy cập và quản lý trung tâm quản trị của Teams:
Một vai trò nổi bật trong quản lý 365 có tên là User Admin, mang đến cho người dùng các khả năng sau:
Để tận dụng tối đa lợi ích và đảm bảo sử dụng đúng vai trò quản lý Microsoft 365, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ và cập nhật thông tin thường xuyên. Bên cạnh đó, đừng bỏ lỡ cơ hội tối ưu quy trình và cải thiện chất lượng công việc bằng cách sử dụng bộ Microsoft 365 Business bao gồm Word, Excel, PowerPoint và nhiều công cụ hữu ích khác.
Hãy liên hệ đến FPT Smart Cloud ngay để được tư vấn:
