Microsoft Bookings là gì? Mọi thứ về Microsoft Bookings
22 August, 2023

Microsoft Bookings là gì? Mọi thứ về Microsoft Bookings

Microsoft Bookings, một ứng dụng di động và trực tuyến, đã mở ra cánh cửa mới trong quản lý lịch hẹn cho các doanh nghiệp. Từ tiệm làm tóc, spa đến nhà tư vấn tài chính, nhiều doanh nghiệp nhỏ đã tận dụng công cụ này để đồng bộ hóa lịch trình và cung cấp trải nghiệm linh hoạt cho khách hàng.

Microsoft Bookings không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu tổn thất do việc hủy hẹn không báo trước. Với tính năng lịch nhắc tự động cho khách hàng và nhân viên, cùng với khả năng cập nhật tự động, Microsoft Bookings mang lại trải nghiệm tối ưu nhất cho cả doanh nghiệp và khách hàng.

Microsoft Bookings là gì? 

Microsoft Bookings là cầu nối giữa người quản lý và nhân viên, nơi quản lý và sắp xếp các cuộc hẹn và lịch làm việc của nhóm được tập trung trong một không gian. Công cụ này cho phép xây dựng các mẫu cuộc hẹn mới, đồng thời tạo và quản lý các buổi họp trực tiếp hoặc ảo, mang đến sự tiện lợi cho cả người tổ chức và người tham dự.

 

Microsoft Bookings hỗ trợ quản lý cuộc hẹn
Microsoft Bookings hỗ trợ quản lý cuộc hẹn

Đối với nhân viên:

  • Lịch đặt trước: Cung cấp khả năng tạo lịch đặt trước và xem tình trạng hiện hành của nhân viên trong dạng xem lịch.
  • Loại cuộc hẹn: Cho phép thiết lập các mẫu cuộc hẹn đa dạng với thông tin chi tiết như tiêu đề và thông báo xác nhận cho người tham dự. Các tùy chọn như việc cho phép người tham dự tham gia từ thiết bị di động hoặc gửi xác nhận thông qua tin nhắn văn bản cũng được tích hợp.
  • Lên lịch cuộc hẹn: Cung cấp tính năng tạo cuộc hẹn mới, lựa chọn mẫu cuộc hẹn và thiết lập cuộc hẹn là họp Teams hoặc họp trực tiếp.

Đối với người dự:

  • Người tham dự có khả năng tham gia cuộc hẹn ảo thông qua thiết bị di động hoặc máy tính để bàn. Họ có thể bật âm thanh và video để tạo nên trải nghiệm cuộc họp phong cách cá nhân hơn.

Thành phần chính của Microsoft Bookings

Microsoft Bookings được cấu thành từ ba yếu tố chủ chốt:

  • Trang đặt lịch online: Đây là nơi khách hàng có thể tự đặt lịch hẹn với nhân viên tương ứng. Trang này có thể hoạt động độc lập hoặc có thể tích hợp vào website của người dùng, hỗ trợ trên cả máy tính để bàn và điện thoại thông minh.
  • Giao diện quản lý online: Tại đây, người dùng có khả năng theo dõi và quản lý các cuộc hẹn, xây dựng danh sách nhân viên và lịch làm việc, định rõ dịch vụ và mức phí, ghi lại các yêu thích của khách hàng và điều chỉnh cách dịch vụ hoạt động.
  • Ứng dụng di động: Giúp theo dõi và quản lý lượt đặt chỗ, cung cấp thông tin khách hàng từ mọi nơi có kết nối mạng internet.

 

Thành phần của Microsoft Bookings
Thành phần của Microsoft Bookings

Điểm nổi bật của Microsoft Bookings 

Một số điểm nổi bật của công cụ Bookings:

Tương thích độc lập từng ngành

Khi khởi tạo Bookings cho một tổ chức hoặc một bộ phận, sẽ có hướng dẫn để chọn một trong những ngành doanh nghiệp như: Chăm sóc sức khỏe, Doanh số, Giáo dục, Tuyển dụng, Hỗ trợ IT… 

Tiếp theo, ngôn ngữ sẽ được tùy chỉnh cho phù hợp với ngành doanh nghiệp trong các mẫu email và cuộc hẹn. Người dùng có thể chọn “Khác” để có một trải nghiệm chung hơn.

Không giới hạn đặt lịch 

Cần suy nghĩ về việc email đặt trước từ tổ chức tổng thể hay từ một bộ phận cụ thể sẽ mang lại ý nghĩa gì đối với người dự bên ngoài. 

Điều này có thể hỗ trợ trong quyết định thiết lập một hoặc nhiều lịch đặt trước, cũng như việc đặt tên cho từng lịch. Mỗi lịch đặt chỗ có thể chứa tối đa 40 nhân viên, do đó các tổ chức lớn thường thiết lập lịch theo các phòng ban.

Dễ dàng và linh hoạt

Quá trình lên lịch đặt trước bao gồm việc hoàn thiện một biểu mẫu đơn giản và thêm người dự. Có thể thêm các ghi chú nội bộ tùy chọn và thiết lập lời nhắc khác nhau cho người dự và nhân viên. 

Bookings tiết kiệm thời gian cho người dùng bằng cách tạo các loại Cuộc hẹn khác nhau. Sau khi chọn, mỗi lần chọn loại Cuộc hẹn cho một đặt phòng, thông tin đã bao gồm (như chỉ đường đậu xe, chi tiết chuẩn bị cuộc hẹn) sẽ tự động được gửi qua email cho người dự.

Tham dự và không cần tài khoản Teams 

Người tham dự (cả những người trong và ngoài tổ chức) sẽ có liên kết vào cuộc họp Teams thông qua email/sự kiện lịch liên quan đến việc đặt trước của cá nhân. 

Người tham dự trên máy tính để bàn có thể tham gia trên web hoặc tải xuống ứng dụng Teams (được khuyến nghị). Dù tham gia với tư cách là khách hay thành viên (có tài khoản), mọi người dùng đều cần tải ứng dụng Teams trên thiết bị.

 

Tham gia cuộc họp không cần tài khoản
Tham gia cuộc họp không cần tài khoản

Chức năng bổ sung

Bookings không chỉ tạo ra quy trình công việc logic để lên lịch và tổ chức các cuộc hẹn ảo, mà còn cho phép thực hiện các hành động bổ sung, như: Cung cấp trang tự lên lịch, thêm logo doanh nghiệp, định hình giờ làm việc. 

Để sử dụng các tính năng bổ sung này, người dùng hãy chọn (…) Các tùy chọn khác ở phía trên bên phải màn hình, sau đó chọn Mở ứng dụng web Bookings.

Tiết kiệm thời gian

Microsoft Bookings là một lựa chọn tốc độ và đơn giản để thay thế cho việc lên lịch qua điện thoại (tránh tiêu tốn nhiều thời gian, gây bất tiện). Trang web dễ dàng thiết lập và tùy chỉnh cho phép người dùng tìm thời gian có sẵn và đặt trước cuộc hẹn 24/7. Người dùng sẽ có lịch riêng để quản lý lịch trình cũng như các xác nhận và lời nhắc tự động giúp tiết kiệm thời gian hơn.

Tạo trải nghiệm hài lòng cho khách hàng 

Người dùng sẽ hài lòng với khả năng linh hoạt và tiện lợi mà Bookings mang lại vì họ có thể truy cập vào trang đặt trước bất kỳ lúc nào để chọn thời gian và dịch vụ cần thiết. 

Đồng thời, người dùng còn nhận được email xác nhận và lời mời thêm vào lịch, cũng như có thể sắp xếp lại hoặc hủy bỏ nếu cần thiết. Đối với người dùng muốn đặt hẹn qua điện thoại, họ chỉ cần nhập chi tiết cuộc hẹn và Bookings sẽ gửi tất cả các xác nhận và lời nhắc cho họ.

Tránh trường hợp hủy hẹn không báo trước

Việc hủy hẹn không báo trước sẽ tạo ra mất mát cho các hoạt động kinh doanh. Để giảm tình trạng này, Bookings sẽ gửi lời nhắc tự động cho người dùng và nhân viên. Cuộc hẹn sẽ xuất hiện trên lịch của nhân viên ngay khi được tạo và sẽ được cập nhật tự động. 

Người dùng có thể thêm cuộc hẹn vào lịch cá nhân của họ và sắp xếp lại hoặc hủy bỏ chỉ với một vài thao tác bấm. Như vậy, mọi người đều hiểu rõ họ cần đến đâu, vào khi nào.

 

Hạn chế hủy họp bất ngờ
Hạn chế hủy họp bất ngờ

Câu hỏi thường gặp về Microsoft Booking 

Mục đích sử dụng Microsoft Bookings là gì?

Microsoft Bookings là một ứng dụng di động và trực tuyến, được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ cung cấp dịch vụ cho khách hàng thông qua lịch hẹn. Các loại doanh nghiệp sử dụng Microsoft Bookings bao gồm tiệm làm tóc, văn phòng nha khoa, spa, công ty luật, nhà cung cấp dịch vụ tài chính, nhà tư vấn và cửa hàng ô tô, và nhiều hơn thế.

Chi phí sử dụng Microsoft Bookings là bao nhiêu? 

Nếu sử dụng Microsoft 365 Business hoặc Office 365 Business Premium, người dùng đã có quyền truy cập vào Microsoft Bookings. Trong trường hợp không sử dụng một trong hai gói này, các gói định giá cơ bản của Microsoft Bookings bắt đầu từ khoảng 65,340đ đến 479,160đ/người dùng/tháng (phụ thuộc vào lựa chọn gói Microsoft 365).

Cách kích hoạt hoặc vô hiệu hóa Microsoft Bookings?

Để kích hoạt hoặc vô hiệu hóa Microsoft Bookings, người dùng cần đăng nhập vào trung tâm quản trị Microsoft 365/ Microsoft 365 admin center với quyền global admin. Tiếp theo, chọn Settings > Org Settings và chọn Bookings. Tiếp theo, chọn vào checkbox cho phép tổ chức sử dụng Bookings để kích hoạt hoặc vô hiệu hóa Bookings.

Bookings có nằm trong bộ công cụ Microsoft 365 trước đây không?

Có, Microsoft Bookings là một phần của Microsoft 365 (trước đây là Office 365). Đăng ký Microsoft 365 Business ngay hôm nay để bắt đầu sử dụng Microsoft Bookings một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Microsoft Bookings có tích hợp được với Outlook hay không?

Có, Microsoft Bookings giúp việc lên lịch và quản lý các cuộc hẹn trở nên dễ dàng. Bookings bao gồm lịch đặt chỗ dựa trên web và được tích hợp với Outlook để tối ưu hóa lịch trình của nhân viên và giúp khách hàng linh hoạt đặt thời gian phù hợp nhất với họ.

Lời kết

Microsoft Bookings là một công cụ hữu ích trong gói Microsoft 365 Business, đem lại giải pháp quản lý lịch hẹn hiệu quả và tự động. Để khám phá toàn bộ tính năng và cách Bookings có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ ngay để nhận tư vấn chi tiết về gói Microsoft 365 Business:

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Copilot for Microsoft 365 - Trải nghiệm ngay!
DMCA compliant image