Có khá nhiều tính năng hữu ích của Outlook nhưng thường bị bỏ qua hoặc ít được sử dụng. Tuy nhiên, việc nắm vững các tính năng này sẽ giúp người sử dụng nâng cao hiệu suất trong công việc.
Bên cạnh quản lý email, lịch, danh bạ thì Outlook cũng hỗ trợ nhiều tính năng hữu ích giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn. Trong bài viết này, FPT Smart Cloud sẽ trình bày 8 tính năng outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng.
Mục lục
Để khai thác tối đa Outlook, người dùng có thể tham khảo 8 tính năng dưới đây.
Người dùng có thể lên lịch gửi email quan trọng thông qua Outlook. Tính năng lên lịch gửi thư điện tử này sẽ giúp bạn không bỏ sót email quan trọng.
Để thiết lập, hãy truy cập vào Options và chọn Delay Delivery. Lúc này, người dùng có thể chỉ định thời gian cụ thể, hệ thống sẽ tự động gửi email theo lịch.
Với tính năng này, người dùng không cần chuyển đổi giữa nhiều tab như danh bạ, email và lịch. Nhờ vậy, bạn có thể tạo nhiệm vụ hoặc cuộc họp mới trong giao diện Outlook mà không cần thoát hộp thư.
Từ trang chủ email, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống trong mục New Items và chọn cài đặt mà người dùng muốn thực hiện.
Quick Parts hỗ trợ lưu mẫu văn bản email thường sử dụng khi gửi nhiều thư có cùng nội dung. Hơn nữa, khi lưu mẫu email như một phần của nội dung tự động, Outlook sẽ đề xuất mẫu phù hợp khi soạn các email mới. Lúc này, người dùng chỉ cần nhấn phím Enter để chèn văn bản.
Để sử dụng tính năng này, sau khi soạn xong nội dung email, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bạn có thể thay đổi giao diện mặc định của Outlook theo cách sau:
Trong Windows, chọn tab View, sau đó nhấp chuột vào Change View. Lúc này, người dùng sẽ thấy một số chế độ xem được đặt trước.
Nếu muốn tùy chỉnh nhiều hơn, hãy truy cập vào View Settings để điều chỉnh các cột, sắp xếp email và thay đổi font chữ theo ý muốn.
Ngoài chế độ xem, người dùng cũng có thể tùy chỉnh giao diện theo cá nhân. Thay vì để in đậm đen mặc định, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc của các email chưa đọc. tính năng outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng
Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể đổi màu các email có chứa từ/cụm từ cụ thể thành màu xanh lam. Tính năng này sẽ giúp người dùng dễ dàng lọc và nhận biết các email có các từ khóa này nhanh chóng.
Chia sẻ lịch trình cũng là một tính năng Outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng. Khi các thành viên cùng thực hiện một nhiệm vụ, tính năng chia sẻ lịch trình giúp cả nhóm thống nhất và đảm bảo tiến độ chung.
Để thực hiện, người dùng chỉ cần truy cập mục Your calendar, sau đó nhấp vào Share Calendar và thêm địa chỉ email của người nhận thông tin. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh quyền truy cập của người nhận, cho phép họ chỉ xem lịch trống hoặc toàn bộ lịch.
Outlook cung cấp các quy tắc giúp tổ chức và đặt chế độ ưu tiên cho email. Một số ví dụ về các quy tắc đặt ra để quản lý email tốt hơn là:
Để quản lý và tạo các quy tắc mới, người dùng chỉ cần vào Info, chọn Rules & Alerts. Từ đó, bạn có thể thiết lập các quy tắc cho email theo nhu cầu sử dụng.
Outlook hỗ trợ người dùng thiết lập cờ theo dõi trên các email để tránh bỏ lỡ các thông tin quan trọng. Tùy theo nhu cầu, người dùng có thể gắn cờ cho mỗi email và cấu hình hộp thư đến để theo dõi hiệu quả hơn. tính năng outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng
Xem thêm: Quản lý hòm thư hiệu quả với bí kíp “Tự động đánh dấu email quan trọng” của Outlook
Ngoài những tính năng Outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng, người dùng cũng có thể tận dụng các nhóm phím tắt dưới đây.
Một số phím tắt điều hướng mà người dùng có thể tham khảo là:
Để tạo các mục mới trong Outlook, người dùng có thể sử dụng các phím tắt dưới đây:
Outlook hỗ trợ người sử dụng tìm kiếm nội dung nhanh chóng bằng các phím tắt sau:
Để làm việc với email nhanh chóng, hãy tham khảo các phím tắt:
Dưới đây là 3 nhóm phím tắt hữu ích cho tác tác vụ chung: tính năng outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng
Như vậy, người dùng đã nắm rõ 8 tính năng Outlook hữu ích nhưng ít được sử dụng mà FPT Smart Cloud đã tổng hợp. Để tận dụng toàn bộ công năng của Outlook, doanh nghiệp có thể tham khảo gói dịch vụ Microsoft 365 Business. Bên cạnh Outlook, Microsoft 365 Business cũng cung cấp nhiều công cụ khác như bộ Office 365, Project, Teams hay SharePoints nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân sự.
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về bộ công cụ này theo các kênh sau:
