Hướng dẫn các quy trình sử dụng Outlook cho người mới
28 November, 2023

Hướng dẫn các quy trình sử dụng Outlook cho người mới

Khi đối mặt với thách thức của việc quản lý thông tin doanh nghiệp, Microsoft 365 Outlook xuất hiện như một giải pháp hoàn hảo. Được thiết kế với hàng loạt các tính năng tiên tiến, từ quản lý email, lịch biểu và nhiệm vụ. Outlook không chỉ là một công cụ, mà còn là một người trợ lý ảo hữu ích. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa những tính năng này, người dùng cần phải nắm vững các quy trình sử dụng Outlook một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Sử dụng Microsoft 365 Outlook không chỉ là việc đăng nhập và gửi email. Đằng sau đó là một hệ thống các quy trình sử dụng Outlook khá đồ sộ, từ việc khôi phục tài khoản, đến cài đặt trên các thiết bị khác nhau và quản lý email. Nắm bắt những điều trên một cách chính xác giúp người dùng tiết kiệm thời gian, nguồn lực, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.

Cách đăng nhập Outlook trên web 

Để truy cập vào email Outlook, người dùng cần thực hiện việc đăng nhập vào tài khoản Microsoft. Đối với người dùng đã có tài khoản khi đăng ký dịch vụ, sau đây quy trình sử dụng Outlook đăng nhập:

  • Bước 1: Mở trình duyệt và đăng nhập vào bảng điều khiển của Microsoft liên quan đến email và các sản phẩm Office.
  • Bước 2: Nếu đã từng đăng nhập tài khoản Microsoft 365 nào đó trước đây, một giao diện đăng nhập sẽ xuất hiện. Tại đây, chọn tùy chọn Dùng tài khoản khác để tiếp tục.
  • Bước 3: Một cửa sổ đăng nhập mới sẽ mở ra, nhập tên miền mà người dùng đã đăng ký và sử dụng trước đó, sau đó nhấn Tiếp theo.

 

Bấm vào ô Tiếp theo
Bấm vào ô Tiếp theo
  • Bước 4: Nhập mật khẩu tài khoản, rồi nhấn vào tùy chọn Đăng nhập để hoàn tất quá trình.
  • Bước 5: Cuối cùng, một thông báo hỏi về việc có muốn Duy trì đăng nhập hay không sẽ xuất hiện. Người dùng có thể chọn Không hiển thị lại thông báo này và sau đó lựa chọn Không hoặc tùy theo sự lựa chọn cá nhân.

Cách khôi phục tài khoản Outlook

Đối với người dùng thường quên mật khẩu, quy trình sử dụng Outlook để khôi phục tài khoản không còn là điều đáng lo ngại. Chỉ với 3 bước dễ dàng, người dùng có thể lấy lại quyền truy cập vào tài khoản của mình:

  • Bước 1: Mở trình duyệt và truy cập vào trang đăng nhập email 365 Outlook trên thiết bị đang sử dụng. Lời khuyên từ Microsoft là người dùng nên đánh dấu trang đăng nhập này để truy cập nhanh chóng trong tương lai. Tiếp theo, nhập đầy đủ thông tin email, sau đó nhấn Tiếp theo.
  • Bước 2: Màn hình sẽ hiện ra giao diện mới, yêu cầu nhập đầy đủ thông tin email. Sau khi hoàn thành, nhấn Tiếp theo.
  • Bước 3: Một giao diện khác sẽ xuất hiện, tại đây người dùng có thể thực hiện đặt lại mật khẩu. Nhập các ký tự xuất hiện trong hình ảnh hoặc từ file âm thanh được cung cấp, sau đó nhấn Tiếp theo.

Trong trường hợp tài khoản email 365 Outlook của người dùng thuộc loại doanh nghiệp và yêu cầu quản trị viên thiết lập mật khẩu, việc đặt lại mật khẩu không thể thực hiện. Như vậy, người dùng sẽ cần phải liên hệ với quản trị viên để có thể đặt lại mật khẩu. 

Đối với tài khoản không có yêu cầu quản trị viên, người dùng có thể thao tác lấy lại mật khẩu qua số điện thoại đã đăng ký.

Cách cài đặt tài khoản Outlook vào thiết bị

Cài đặt tài khoản vào các thiết bị là một quy trình sử dụng Outlook không quá phức tạp. Dưới đây là hướng dẫn cho việc đăng nhập email 365 Outlook trên các nền tảng khác nhau:

Đăng nhập Outlook trên di động

Đối với những người dùng muốn sử dụng Outlook 365 trên di động, hãy thực hiện quy trình sử dụng Outlook như sau: 

  • Bước 1: Mở ứng dụng Outlook đã được tải về và cài đặt trên thiết bị di động.
  • Bước 2: Nhấp vào Menu ảnh đại diện nằm ở góc trên cùng bên trái của màn hình. Tìm đến biểu tượng hộp thư với dấu cộng bên cạnh và nhấp vào đó, tiếp theo chọn Thêm tài khoản Email.

 

Chọn Add Email Account
Chọn Add Email Account
  • Bước 3: Một giao diện mới hiện ra và yêu cầu bạn nhập Địa chỉ email cũng như Mật khẩu. Hãy hoàn thành các trường thông tin này và nhấp Tiếp tục là xong. 

Đăng nhập ứng dụng email Outlook trên máy tính

Bên cạnh việc đăng nhập email 365 Outlook trên di động, người dùng có thể sử dụng nó thông qua máy tính: 

  • Bước 1: Mở ứng dụng Outlook đã được tải về và cài đặt trên máy tính.
  • Bước 2: Truy cập vào mục Thông tin, nằm trong thanh công cụ trên cùng. Tại đây, chọn Thêm tài khoản để tiến hành cài đặt.
  • Bước 3: Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, yêu cầu nhập Địa chỉ email. Nhập thông tin đầy đủ và nhấn Tiếp tục.
  • Bước 4: Tiếp theo, nhập Mật khẩu cho tài khoản đó, nhấn Đăng nhập.

Trong trường hợp quản trị viên của bạn đã bật chức năng xác thực hai yếu tố, một thông báo yêu cầu xác thực sẽ xuất hiện. Thực hiện các bước xác thực theo yêu cầu để hoàn tất.

Xem thêm: Cách xóa tệp dữ liệu Outlook.pst đơn giản, nhanh chóng

Bắt đầu trải nghiệm gửi email bằng Outlook 365

Quy trình sử dụng Outlook để gửi email rất quan trọng trong quá trình làm việc. Để bắt đầu, người dùng hãy làm theo hướng dẫn: 

  • Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản email 365 Outlook. Điều này đảm bảo người dùng có quyền truy cập vào các tính năng email.
  • Bước 2: Tiếp theo, nhấp vào nút Tin nhắn mới hoặc biểu tượng tương ứng. Thông thường, nút này sẽ nằm ở góc trên bên trái của giao diện.
  • Bước 3: Một cửa sổ soạn thảo tin nhắn mới sẽ xuất hiện. Hãy nhập thông tin địa chỉ email của người nhận (đừng quên nhập chủ đề tin nhắn để người nhận biết được nội dung cơ bản của email.)

 

Điền địa chỉ email người nhận, quy trình sử dụng Outlook
Điền địa chỉ email người nhận
  • Bước 4: Nhập nội dung cho tin nhắn, nếu có tệp muốn đính kèm, hãy click vào biểu tượng đính kèm (thường là hình cái kẹp) và tải tệp lên.
  • Bước 5: Khi tất cả các trường thông tin đã được điền đầy đủ, nhấp vào nút Gửi, thường sẽ nằm ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ soạn thảo.
  • Bước 6: Sau khi đã gửi email, hãy kiểm tra hòm thư đến để xem bạn có nhận được tin nhắn phản hồi hay không. Khi có email mới, nhấp vào đó để đọc và có thể nhấp vào Trả lời nếu muốn tiếp tục cuộc trao đổi.
  • Bước 7: Trong cửa sổ soạn thảo tin nhắn trả lời, nhập nội dung muốn gửi, sau đó nhấp vào nút Gửi để hoàn tất quá trình trao đổi.

Lời kết 

Đã đến lúc áp dụng các quy trình sử dụng Outlook vào thực tế để trải nghiệm sự linh hoạt và hiệu quả mà công cụ này mang lại. Microsoft 365 Outlook chính là một trong những giải pháp tối ưu cho việc quản lý thông tin cá nhân, tăng cường sự hiệu quả cho doanh nghiệp. 

Nếu doanh nghiệp còn bất kỳ thắc mắc nào khác, cũng như muốn tìm hiểu về gói Microsoft 365 Business – giải pháp quản lý và làm việc toàn diện được tích hợp Outlook 365 và nhiều công cụ văn phòng hữu ích khác, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud thông qua: 

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Copilot for Microsoft 365 - Trải nghiệm ngay!
DMCA compliant image