Office Online là một phiên bản của phần mềm Microsoft Office, có đầy đủ tất cả những tính năng, phần mềm y hệt như bản offline. Ngoài ra, bản Office online còn hỗ trợ chúng ta có thể sử dụng trên nhiều nền tảng và tối ưu chi phí cho người dùng.
Office Online là một phiên bản của Microsoft Office đang được rất nhiều sử dụng hiện nay. Bản Office này sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật mang lại nhiều tiện ích về việc truy nhập. Để hiểu rõ hơn về chúng, FPT Smart Cloud sẽ cung cấp thêm cho người thông tin về phiên bản Office này qua bài viết sau.
Mục lục
Office Online là phiên bản phần mềm Microsoft Office dùng trên trình duyệt web. Khi sử dụng phiên bản này, người dùng không cần tải và cài đặt bộ Office về thiết bị mà có thể sử dụng trực tuyến, miễn là máy có kết nối internet.
Do không phải tải ứng dụng về máy nên việc sử dụng Microsoft Office Online sẽ giúp người dùng tiết kiệm được dung lượng trên thiết bị. Người dùng cũng có thể sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ khác như Word, Excel, Outlook, Teams…
Hiện tại, Office Online Microsoft được rất nhiều người lựa chọn sử dụng. Nguyên nhân là bởi phiên bản này sở hữu những ưu điểm như dưới đây:
Một trong những ưu điểm nổi bật của phiên bản Office này là hỗ trợ sử dụng trên mọi nền tảng. Chỉ cần một tài khoản đăng ký bản quyền duy nhất, người dùng có thể đăng nhập trên cùng lúc 5 thiết bị bao gồm điện thoại, laptop, tablet…
Phiên bản Office này còn có khả năng tương thích với nhiều hệ điều hành khác nhau như Windows, MacOS, iOS, Android… Nhờ vậy, người dùng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi miễn là thiết bị có kết nối internet.
Với các bản Office offline, dữ liệu sẽ không được tự động sao lưu. Điều này đồng nghĩa với việc nếu thiết bị bị ngắt kết nối điện thì mọi dữ liệu sẽ bị mất.
Tuy nhiên, với Office phiên bản online, mọi dữ liệu sẽ được sao lưu liên tục nên người dùng không cần phải lo lắng bị mất dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Mọi dữ liệu sẽ được lưu lại trên OneDrive để người dùng dễ dàng truy cập hơn.
Với Office phiên bản online, mọi file thông tin sẽ được cập nhật trên nền tảng trực tuyến. Nhờ vậy, người dùng có thể chia sẻ dữ liệu với người khác một cách dễ dàng thông qua thao tác cấp quyền truy cập và gửi link.
Với phiên bản Office Online, người dùng sẽ không cần phải gửi từng file dữ liệu đến từng người, xin ý kiến chỉnh sửa của từng thành viên sau đó tổng hợp lại nữa. Thay vào đó, mọi người có thể cùng vào chỉnh sửa nội dung trên cùng một khoảng thời gian thực.
Việc sử dụng phiên bản Office Online này sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu chi phí. Nguyên nhân là bởi thay vì sử dụng tài liệu giấy và bút mực, công ty có thể làm việc với văn bản trực tuyến.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc họp online thông qua phần mềm này. Điều này cũng góp phần giúp cho công ty tiết kiệm được các khoản phí như điện, nước, đi lại.
Nhìn chung, Office phiên bản online sở hữu nhiều ưu điểm nhưng phiên bản này vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Hạn chế rõ rệt của phiên bản này là việc lựa chọn ứng dụng bị giới hạn.
Do đó, Office phiên bản online thường dành cho những người có nhu cầu văn phòng cơ bản. Còn đối với những người có mức nhu cầu cao hơn thì hãy sử dụng phiên bản đầy đủ của Office hoặc Microsoft 365.
Để có thể đăng nhập và sử dụng các tính năng của phiên bản Office này, người dùng cần đăng ký tài khoản bản quyền. Sau đó, người dùng có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết về cách dùng Office Online dưới đây:
Nếu chưa biết cách đăng nhập và mở Office Online, người dùng hãy làm theo các bước hướng dẫn như dưới đây:
Sau khi người dùng đăng nhập thành công vào tài khoản, giao diện làm việc chính của Office phiên bản online sẽ hiển thị. Để mở Word và sử dụng, người dùng hãy làm theo các bước dưới đây:
Cách dùng công cụ Excel cũng tương tự như trên Word, cụ thể như sau:
Với Office phiên bản online, cách sử dụng PowerPoint sẽ có các bước thực hiện như sau:
Ứng dụng Teams giúp người dùng tạo các cuộc họp online không bị giới hạn thời gian một cách dễ dàng và nhanh chóng. Cách thực hiện như sau:
Nếu người dùng muốn gửi email cho người khác trên nền tảng Office bản online thì hãy thao tác theo các bước sau:
Vừa rồi là các thông tin và hướng dẫn cách dùng Office Online. Hy vọng rằng qua bài viết trên, người dùng sẽ sử dụng thành tạo phiên bản Office này. Nếu đang có nhu cầu tư vấn về các dịch vụ Microsoft 365 Business thì hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được hỗ trợ sớm nhất.
