Hướng dẫn chi tiết cách cài đặt mail tự trả lời trong Outlook 2024
1 December, 2023

Hướng dẫn chi tiết cách cài đặt mail tự trả lời trong Outlook 2024

Bất kỳ ai tìm cách tự động hóa phản hồi email đều nên biết cách cài đặt trả lời email tự động trên Outlook. Đây là tính năng hữu ích và tiện lợi giúp người dùng có thể trả lời thư điện tử một cách nhanh chóng trong thời gian nghỉ phép hoặc không thể phản hồi thủ công.

Trong bài viết sau, FPT Smart Cloud sẽ cung cấp chi tiết làm thế nào để cài đặt mail tự trả lời trong Outlook. Hướng dẫn này sẽ này sẽ giúp người dùng tạo cơ chế tự động trả lời các email mà không cần phải thực hiện thủ công.

Cách cài đặt mail tự trả lời trong Outlook

Những bước dưới đây sẽ giúp người dùng nắm rõ cài đặt mail tự trả lời trong Outlook phiên bản website. 

Bước 1: Tại trang chủ Outlook, chọn vào biểu tượng cài đặt hình răng cưa phía trên góc bên phải. Lúc này, giao diện Setting mở ra. Lần lượt chọn Mail, Automatic replies và bật chế độ trả lời mail tự động.

 

Bật chế độ trả lời thư tự động
Bật chế độ trả lời thư tự động

Bước 2: Cài đặt thời gian gửi mail tự động, nhập nội dung email và chọn Save. Người dùng có thể tùy ý lựa chọn các cài đặt khác bằng các tích vào các hộp kiểm. 

 

Nhập nội dung trả lời và nhấp chuột vào Save
Nhập nội dung trả lời và nhấp chuột vào Save

Hướng dẫn cách trả lời mail tự động bằng Template

Người sử dụng có thể cài đặt mail tự trả lời trong Outlook qua Template bằng phần mềm Outlook trên máy tính theo các bước sau:

Bước 1: Tại giao diện chính, chọn New Email và nhập nội dung thư gửi tự động. Sau đó, chọn File ở phía bên trái màn hình. 

 

Tạo nội dung template để trả lời thư tự động
Tạo nội dung template để trả lời thư tự động

Bước 2: Đặt tên cho file. Tại mục Save as type, chọn Outlook Template.

 

Chọn Outlook Template
Chọn Outlook Template

Bước 3: Sau khi hoàn tất lưu template, thoát email vừa tạo và chọn No nếu không cần lưu lại.

 

Chọn No nếu không cần lưu lại mẫu trả lời
Chọn No nếu không cần lưu lại mẫu trả lời

Bước 4: Trở về giao diện chính, chọn File phía góc trái giao diện tương tự bước 1. Tại mục Info, người dùng nhấp chuột vào Rules and Alerts.

 

Chọn Rules and Alerts tại mục Info
Chọn Rules and Alerts tại mục Info

Bước 5: Chọn New Rule… trên màn hình.

 

Chọn New Rule như trên hình ảnh hướng dẫn
Chọn New Rule như trên hình ảnh hướng dẫn

Bước 6: Nhấp chuột vào Apply rule on messages I receive, sau đó chọn Next

 

Tích vào Apply rule on messages I receive
Tích vào Apply rule on messages I receive

Bước 7: Tiếp tục chọn Next.

 

Nhấp chọn Next để chuyển qua bước tiếp theo
Nhấp chọn Next để chuyển qua bước tiếp theo

Bước 8: Một thông báo sẽ xuất hiện, chọn Yes để xác nhận đồng ý thêm cài đặt cho email.

 

Xác nhận thêm cài đặt riêng cho email
Xác nhận thêm cài đặt riêng cho email

Bước 9: Hệ thống tự động chuyển sang giao diện như bên dưới. Tại Step 1, tìm và nhấp vào lựa chọn reply using a specific template. Tại Step 2, chọn specific template.

 

Nhấp chuột vào lần lượt các lựa chọn như trên hình ảnh
Nhấp chuột vào lần lượt các lựa chọn như trên hình ảnh

Bước 10: Tại lựa chọn Look in, chọn User Templates in File System.

 

Lựa chọn sử dụng template riêng
Lựa chọn sử dụng template riêng

Bước 11: Chọn file template người dùng vừa tạo và nhấp chuột vào Open.

 

Chọn file template vừa lưu tại các bước đầu tiên
Chọn file template vừa lưu tại các bước đầu tiên

Bước 12: Lúc này, file template trả lời email tự động đã được lựa chọn (tại Step 2). Chọn Next.

 

Kiểm tra file template đã được áp dụng tại Step 2
Kiểm tra file template đã được áp dụng tại Step 2

Bước 13: Tiếp tục chọn Next nếu không cài đặt gì thêm.

 

Chọn Next
Chọn Next

Bước 14: Đảm bảo hộp kiểm Turn on this rule đã được tích. Kết thúc quá trình bằng cách nhấp chuột vào Finish.

 

Nhấp chọn hộp kiểm Turn on this rule
Nhấp chọn hộp kiểm Turn on this rule

Bước 15: Trở về giao diện Info. Nhấp vào Rules and Alerts.

 

Tiếp tục chọn vào Rules and Alerts
Tiếp tục chọn vào Rules and Alerts

Bước 16: Tích chọn đường dẫn tới template trả lời email tự động và nhấp vào Apply. Tới đây, người dùng đã hoàn tất cách tạo email trả lời tự động trong Outlook.

 

Chọn Apply để hoàn tất cài đặt mail tự trả lời trong Outlook
Chọn Apply để hoàn tất cài đặt mail tự trả lời trong Outlook

Xem thêm: Quản lý hòm thư hiệu quả với bí kíp “Tự động đánh dấu email quan trọng” của Outlook 

Lời kết

Như vậy, bài viết trên đây đã giúp người dùng biết cách cài đặt mail tự trả lời trong Outlook. Bên cạnh tính năng trả lời thư tự động, Outlook còn sở hữu nhiều tiện ích khác giúp nâng cao hiệu suất làm việc.

Chính vì vậy, nếu có nhu cầu sử dụng Outlook cũng như các tiện ích, công cụ làm việc khác như SharePoint hay Teams, doanh nghiệp có thể tham khảo gói dịch vụ Microsoft 365 for Business giá ưu đãi của FPT Smart Cloud.

Để nhận tư vấn từ các chuyên gia, quý doanh nghiệp có thể liên hệ với chúng tôi qua các kênh:

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
DMCA compliant image