Bật mí 5 cách sắp xếp Email trong Outlook đơn giản, hiệu quả
19 December, 2023

Bật mí 5 cách sắp xếp Email trong Outlook đơn giản, hiệu quả

Sắp xếp Email trong Outlook là một trong những mẹo để bạn có thể sử dụng phần mềm gửi thư của Microsoft một hiệu quả nhất. Hãy tham khảo bài viết dưới đây để biết về các cách sắp xếp thư gọn gàng trên chính công cụ này.

Outlook là phần mềm gửi thư của Microsoft được sử dụng rộng rãi bởi nhiều cá nhân, doanh nghiệp trên toàn cầu. Để sử dụng hiệu quả ứng dụng này, người dùng nên nắm được cách sắp xếp Email trong Outlook. Nếu bạn chưa hiểu rõ về vấn đề này, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của FPT Smart Cloud

Tại sao cần sắp xếp Email trong Outlook?

Trước khi khám phá cách sắp xếp Email trong Outlook, bạn cũng cần hiểu rõ về những vai trò quan trọng của việc này đối với môi trường làm việc cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức.

Sắp xếp Email trong Outlook mang lại nhiều lợi ích quan trọng mà bạn không nên bỏ qua:

  • Giúp hộp thư trở nên gọn gàng, dễ quản lý hơn và làm tăng hiệu suất làm việc.
  • Dễ dàng tìm kiếm những Email quan trọng chỉ với vài bước cơ bản, tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm người dùng.
  • Tiết kiệm thời gian khi sử dụng phần mềm, giúp tăng tính tập trung vào những công việc quan trọng.
  • Rèn luyện cách làm việc chuyên nghiệp, không chỉ trong việc sử dụng Outlook mà còn trong tất cả các ứng dụng và nền tảng công nghệ khác.
  • Tăng tốc độ phản hồi qua Email với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác, tạo ra một quy trình làm việc mạnh mẽ và linh hoạt.

Xem thêm: Những điều bạn chưa biết về Outlook?

 

Sắp xếp Email gọn gàng trong Outlook giúp bạn quản lý và tìm kiếm chúng một cách dễ dàng
Sắp xếp Email gọn gàng trong Outlook giúp bạn quản lý và tìm kiếm chúng một cách dễ dàng

Hướng dẫn sắp xếp Email trong outlook chi tiết nhất

Việc học cách sắp xếp Email trong Outlook là một bước quan trọng để tối ưu hóa trải nghiệm làm việc và đạt được sự hiệu quả tối đa từ công cụ này. Tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá một số cách thực hiện phổ biến mà người dùng có thể áp dụng ngay lập tức.

Sử dụng hộp thư đến ưu tiên

Cách sắp xếp Email trong Outlook mà nhiều người lựa chọn nhất là sử dụng tính năng của hộp thư ưu tiên. Bằng cách này, những Email được đánh giá là quan trọng sẽ được tự động lưu trữ trong hộp thư ưu tiên, giúp tạo ra một không gian lưu trữ dành riêng cho những thông điệp quan trọng.

Dưới đây là các bước chi tiết để bật tính năng hộp thư ưu tiên:

  • Bước 1: Truy cập mục Cài đặt trong ứng dụng Outlook và chọn Hộp thư đến ưu tiên.
  • Bước 2: Di chuyển các thư từ tab này sang tab khác bằng cách chọn tab Ưu tiên hoặc tab Khác.
  • Bước 3: Chọn các thư bạn muốn di chuyển, sau đó nhấp chọn Di chuyển đến > Di chuyển đến… hoặc Chọn luôn di chuyển đến…

Với những bước đơn giản như trên, người dùng sẽ nhanh chóng làm quen và tận hưởng ưu điểm của việc sắp xếp Email trong Outlook bằng tính năng hộp thư ưu tiên.

Sử dụng bộ lọc hoặc sắp xếp theo tên người gửi

Tiếp theo, người dùng có thể áp dụng cách sắp xếp Email trong Outlook thông qua việc sử dụng bộ lọc và hiển thị Email. Đơn giản, bạn chỉ cần click chọn Bộ lọc và lựa chọn tùy chọn nhất định để dễ dàng xem kết quả mà mình đã thiết lập.

Một phương pháp khác mà người dùng có thể áp dụng là sắp xếp Email theo tên người gửi trong Outlook. Bạn có thể thực hiện theo 4 bước đơn giản dưới đây:

  • Bước 1: Trên giao diện chính của Outlook, hãy click chuột phải vào vị trí muốn thêm thư mục và chọn New Folder.
  • Bước 2: Nhập tên thư mục bạn muốn tạo và click chọn OK.
  • Bước 3: Di chuyển đến tab View và click chọn From. Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách Email trong thư mục được chỉ định.
  • Bước 4: Tiếp theo, người dùng chỉ cần tiến hành sắp xếp Email theo tên người gửi để theo dõi dễ dàng hơn.

Mở thư dưới dạng cuộc hội thoại hoặc cá nhân

Thêm một cách sắp xếp Email trong Outlook cực kỳ hiệu quả khác mà người dùng không nên bỏ qua đó là mở thư dưới dạng cuộc hội thoại hoặc chuỗi hội thoại riêng. 

Để thực hiện điều này, người dùng có thể thực hiện các bước cơ bản như sau:

  • Bước 1: Truy cập vào mục Cài đặt trong ứng dụng Outlook.
  • Bước 2: Dưới mục Dạng xem hội thoại, người dùng chỉ cần chọn cách hiển thị thư theo dạng hội thoại, có 2 lựa chọn: “Tin nhắn mới nhất ở trên cùng” và “Tin nhắn mới nhất ở dưới cùng”. 
  • Bước 3: Nếu bạn muốn xem từng thư một thay vì dưới dạng hội thoại, chỉ cần click vào Cài đặt và chọn Tắt ở mục Dưới dạng xem hội thoại.

Thiết lập quy tắc

Ngoài những cách sắp xếp Email trong Outlook mà chúng tôi đã gợi ý ở trên, bạn cũng có thể tận dụng tính năng thiết lập quy tắc để tự động sắp xếp thư một cách nhanh chóng. 

Quy trình triển khai và áp dụng tính năng này khá đơn giản, với các bước thực hiện như sau:

  • Bước 1: Click chuột phải vào thư và chọn Tạo quy tắc.
  • Bước 2: Nếu đã có quy tắc sẵn có, chỉ cần sửa chúng bằng cách chọn Cài đặt > Thư > Quy tắc.
  • Bước 3: Click chọn Chỉnh sửa quy tắc ngay bên cạnh quy tắc bạn muốn chỉnh sửa.
  • Bước 4: Thực hiện các thay đổi về quy tắc theo ý muốn và bấm Lưu lại thay đổi

Lưu trữ thư

Bằng cách này, người dùng có thể lưu trữ những thư mà họ muốn giữ lại để trả lời sau, hoặc di chuyển những thư không mong muốn đến một thư mục khác. 

Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần thực hiện các bước đơn giản như sau:

  • Bước 1: Chọn một hoặc nhiều thư mà bạn muốn lưu trữ.
  • Bước 2: Bấm chọn mục Lưu trữ trên thanh công cụ.

Sau khi thực hiện xong, người dùng sẽ thấy những thư đã lưu trữ ở mục tìm kiếm hoặc trong thư mục đã được lưu trữ. Tính năng này giúp người dùng duy trì sự sắp xếp Email trong Outlook và quản lý hiệu quả trong hộp thư của mình.

Lời kết

Vừa rồi chúng tôi đã cung cấp một loạt các cách sắp xếp Email trong Outlook, giúp bạn tối ưu hóa trải nghiệm làm việc với hộp thư của mình. Tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích cá nhân, người dùng có thể chọn lựa cách sắp xếp phù hợp để duy trì sự ngăn nắp và hiệu quả trong quản lý Email của mình.

Outlook là ứng dụng gửi thư điện tử đa nhiệm mà doanh nghiệp nên trang bị cho nhân sự sử dụng để tối ưu hóa mọi tính năng và ứng dụng tốt trong công việc. Hiện tại, Outlook đã được tích hợp sẵn trong gói Microsoft 365 Business. Liên hệ với FPT Smart Cloud để được tư vấn, hỗ trợ mua hàng và sử dụng hệ sinh thái này. 

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Copilot for Microsoft 365 - Trải nghiệm ngay!
DMCA compliant image