Hướng dẫn cách tạo thư mục cho từng người gửi trong Outlook
20 December, 2023

Hướng dẫn cách tạo thư mục cho từng người gửi trong Outlook

Sắp xếp hộp thư chuyên nghiệp bằng cách tạo thư mục cho từng người gửi Outlook là tính năng mà mọi người dùng nên biết. Đây không chỉ là giải pháp giúp người dùng quản lý email dễ dàng mà còn cho phép áp dụng một cách tổ chức email mới mẻ, giúp tăng hiệu suất làm việc.

Thực hiện cách tạo thư mục cho từng người gửi trong Outlook chính là giải pháp giúp người dùng khai thác triệt để các tính năng thông minh của ứng dụng email này. Người dùng sẽ sở hữu một không gian tương tác email vừa chuyên nghiệp, vừa mang tính cá nhân hóa để tăng năng suất làm việc.

Lợi ích của việc tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook

Có thể nhiều người đã được trải nghiệm lợi ích của việc tạo thư mục cho từng người gửi email trong gmail. Đối với Outlook thì thao tác tạo thư mục cũng mang lại những lợi ích tương tự, giúp tối ưu hóa việc quản lý thư mục và tăng cường hiệu suất làm việc, cụ thể bao gồm các lợi ích dưới đây:

  • Khi biết cách tạo thư mục cho từng người gửi trong Outlook, người dùng sẽ sắp xếp hộp thư inbox một cách gọn gàng và khoa học. Việc có thư mục riêng biệt cho từng người gửi giúp dễ dàng theo dõi và xử lý các email từ các liên hệ cụ thể. Điều này làm tăng tính chuyên nghiệp trong quản lý email hàng ngày.
  • Quá trình tạo thư mục cũng giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức khi tìm kiếm thông tin cụ thể trong hộp thư. Mỗi khi nhận được một email mới, người dùng có thể tự động chuyển vào thư mục tương ứng, giúp truy cập nhanh chóng khi cần tìm kiếm tài liệu.
  • Các tính năng xóa thư, đổi màu, gán màu thư mục giúp cho giao diện hộp thư trông trở nên linh hoạt hơn, thể hiện sự sáng tạo và tính cá nhân hóa trong quản lý thông tin của từng người dùng.

Xem thêm: Quản lý hòm thư hiệu quả với bí kíp “Tự động đánh dấu email quan trọng” của Outlook

Cách tạo thư mục cho từng người gửi trong outlook

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo thư mục cho từng người trong Outlook:

  • Bước 1: Mở Microsoft Outlook trên máy tính.
  • Bước 2: Chọn tab Folder từ thanh Ribbon ở phía trên cùng của giao diện. Sau đó, chọn mục New Folder.
  • Bước 3: Khi hộp thoại Create New Folder xuất hiện, người dùng sẽ thấy một trường có tên là Name. Nhập tên mà người dùng muốn đặt cho thư mục vào trường này.
  • Bước 4: Dưới trường Name, người dùng sẽ thấy một danh sách thả xuống các thư mục hiện tại, hãy chọn vị trí muốn đặt thư mục mới.
  • Bước 4: Nhấp vào nút OK để hoàn tất quá trình tạo thư mục.

 

Thao tác tạo thư mục trong Outlook cho từng người gửi
Thao tác tạo thư mục trong Outlook cho từng người gửi

Các thao tác liên quan đến thư mục trong Outlook

Để tối ưu hóa trải nghiệm quản lý email thì ngoài việc nắm vững cách tạo thư mục từng người trong Outlook, người dùng cần thành thạo các thao tác liên quan đến từng thư mục. Đó là cách giúp người dùng linh hoạt trong việc thay đổi thư mục theo từng mục đích và thời điểm. cách tạo thư mục cho từng người gửi trong outlook 

Đổi tên thư mục

Trong trường hợp tên thư mục đã đặt nhưng chưa phù hợp, người dùng có thể đổi tên bằng các thao tác:

  • Bước 1: Nhấp chuột phải vào thư mục mà người dùng đang muốn đổi tên. Trong menu xuất hiện, chọn biểu tượng Rename Folder trong tab Folder của Ribbon.
  • Bước 2: Gõ tên mới vào trường Folder Name.
  • Bước 3: Nhấn Enter hoặc nhấp nút OK để lưu thay đổi.

Chuyển thư vào thư mục mới

Sau khi đã chọn được các tên thư mục phù hợp, người dùng có thể di chuyển thư vào từng thư mục mới để dễ dàng tìm kiếm và quản lý. 

Cách chuyển thư Outlook vào thư mục mới rất đơn giản và nhanh chóng. Trong hộp thư đến, người dùng chọn email cần di chuyển vào thư mục mới. Sau đó nhấp và giữ chuột để kéo thả email vào thư mục đó.

Xóa email trong thư mục

Thao tác xóa email trong thư mục giúp người dùng giải phóng dung lượng của hộp thư. 

  • Trong bảng điều hướng bên trái, hãy nhấp vào thư mục chứa email mà người dùng muốn xóa. 
  • Trong tab Home của Ribbon, nhấp vào biểu tượng Delete (dấu X). 

 

Cách xóa email trong thư mục Outlook, cách tạo thư mục cho từng người gửi trong outlook
Cách xóa email trong thư mục Outlook

Gán màu cho thư mục

Gán màu cho thư mục email trong Outlook giúp tăng khả năng nhận biết và sắp xếp thư mục một cách khoa học, trực quan. Đây cũng là thao tác tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong quản lý email cá nhân hoặc công việc nhóm. 

Người dùng chỉ cần click chuột phải vào thư mục muốn gán màu, sau đó chọn Categorize, một menu con xuất hiện với danh sách các màu. Mỗi màu sẽ tương ứng với một danh mục cụ thể. Sau khi chọn màu phù hợp, thư mục sẽ được đánh dấu theo màu sắc đó và người dùng sẽ quản lý các nhóm thư mục cùng màu dễ dàng. cách tạo thư mục cho từng người gửi trong outlook 

 

Thao tác gán màu cho thư mục email Outlook nhanh chóng
Thao tác gán màu cho thư mục email Outlook nhanh chóng

Đổi màu cho thư mục

Để đổi màu các thư mục email trong Outlook, người dùng chỉ cần thực hiện các bước đơn giản như sau:

  • Bước 1: Nhấp chuột phải vào mũi tên hướng xuống ở bên phải biểu tượng Categorize
  • Bước 2: Chọn tất cả Categories từ trình đơn thả xuống của Categorize. 
  • Bước 3: Trong hộp thoại Color Categories, nhấp vào màu sắc mà người dùng muốn đổi và nhấp tiếp vào nút Rename bên cạnh.
  • Bước 4: Nhấp vào nút Ok để hoàn tất việc đổi màu thư mục.

Lời kết

Với những hướng dẫn nêu trên, chắc chắn người dùng sẽ chủ động hơn trong cách quản lý email của mình. Cách tạo thư mục cho từng người gửi trong Outlook khá đơn giản nhưng giúp người dùng khai thác tối đa các tính năng của ứng dụng email này để tăng hiệu suất làm việc.

Ngoài ra, để có một giải pháp toàn diện trong quản lý email cũng như tận dụng các ứng dụng văn phòng tiện ích, doanh nghiệp nên xem xét sử dụng gói Microsoft 365 Business. Với giải pháp này, toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp sẽ được làm việc trong một hệ sinh thái đồng bộ, với nhiều tính năng thông minh để vận hành tối ưu nhất.

Hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được tư vấn chi tiết hơn về những dịch vụ chất lượng nhé!

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image