Sắp xếp hộp thư chuyên nghiệp bằng cách tạo thư mục cho từng người gửi Outlook là tính năng mà mọi người dùng nên biết. Đây không chỉ là giải pháp giúp người dùng quản lý email dễ dàng mà còn cho phép áp dụng một cách tổ chức email mới mẻ, giúp tăng hiệu suất làm việc.
Thực hiện cách tạo thư mục cho từng người gửi trong Outlook chính là giải pháp giúp người dùng khai thác triệt để các tính năng thông minh của ứng dụng email này. Người dùng sẽ sở hữu một không gian tương tác email vừa chuyên nghiệp, vừa mang tính cá nhân hóa để tăng năng suất làm việc.
Mục lục
Có thể nhiều người đã được trải nghiệm lợi ích của việc tạo thư mục cho từng người gửi email trong gmail. Đối với Outlook thì thao tác tạo thư mục cũng mang lại những lợi ích tương tự, giúp tối ưu hóa việc quản lý thư mục và tăng cường hiệu suất làm việc, cụ thể bao gồm các lợi ích dưới đây:
Xem thêm: Quản lý hòm thư hiệu quả với bí kíp “Tự động đánh dấu email quan trọng” của Outlook
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo thư mục cho từng người trong Outlook:
Để tối ưu hóa trải nghiệm quản lý email thì ngoài việc nắm vững cách tạo thư mục từng người trong Outlook, người dùng cần thành thạo các thao tác liên quan đến từng thư mục. Đó là cách giúp người dùng linh hoạt trong việc thay đổi thư mục theo từng mục đích và thời điểm. cách tạo thư mục cho từng người gửi trong outlook
Trong trường hợp tên thư mục đã đặt nhưng chưa phù hợp, người dùng có thể đổi tên bằng các thao tác:
Sau khi đã chọn được các tên thư mục phù hợp, người dùng có thể di chuyển thư vào từng thư mục mới để dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
Cách chuyển thư Outlook vào thư mục mới rất đơn giản và nhanh chóng. Trong hộp thư đến, người dùng chọn email cần di chuyển vào thư mục mới. Sau đó nhấp và giữ chuột để kéo thả email vào thư mục đó.
Thao tác xóa email trong thư mục giúp người dùng giải phóng dung lượng của hộp thư.
Gán màu cho thư mục email trong Outlook giúp tăng khả năng nhận biết và sắp xếp thư mục một cách khoa học, trực quan. Đây cũng là thao tác tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong quản lý email cá nhân hoặc công việc nhóm.
Người dùng chỉ cần click chuột phải vào thư mục muốn gán màu, sau đó chọn Categorize, một menu con xuất hiện với danh sách các màu. Mỗi màu sẽ tương ứng với một danh mục cụ thể. Sau khi chọn màu phù hợp, thư mục sẽ được đánh dấu theo màu sắc đó và người dùng sẽ quản lý các nhóm thư mục cùng màu dễ dàng. cách tạo thư mục cho từng người gửi trong outlook
Để đổi màu các thư mục email trong Outlook, người dùng chỉ cần thực hiện các bước đơn giản như sau:
Với những hướng dẫn nêu trên, chắc chắn người dùng sẽ chủ động hơn trong cách quản lý email của mình. Cách tạo thư mục cho từng người gửi trong Outlook khá đơn giản nhưng giúp người dùng khai thác tối đa các tính năng của ứng dụng email này để tăng hiệu suất làm việc.
Ngoài ra, để có một giải pháp toàn diện trong quản lý email cũng như tận dụng các ứng dụng văn phòng tiện ích, doanh nghiệp nên xem xét sử dụng gói Microsoft 365 Business. Với giải pháp này, toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp sẽ được làm việc trong một hệ sinh thái đồng bộ, với nhiều tính năng thông minh để vận hành tối ưu nhất.
Hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được tư vấn chi tiết hơn về những dịch vụ chất lượng nhé!
