Power Virtual Agents là một nền tảng thuộc bộ giải pháp của Microsoft 365. Ứng dụng này giúp người dùng xây dựng những cuộc trò chuyện tự động với khả năng tùy chỉnh mà không cần kiến thức chuyên sâu về code hay lập trình. Nhờ đó, việc quản lý chatbot, quá trình tương tác với khách hàng của tổ chức sẽ trở nên đơn giản, hiệu quả và nhanh chóng hơn với sự hỗ trợ của Power Virtual Agents.
Microsoft 365, một bộ giải pháp làm việc chuyên nghiệp, nổi tiếng với sự đa dạng của các công cụ mà nó cung cấp. Trong đó, không thể không đề cập đến Power Virtual Agents – một nền tảng mạnh mẽ cho việc tạo ra các chatbot thông minh. Nếu doanh nghiệp chưa biết Power Virtual Agents là gì thì hãy theo dõi nội dung dưới đây để cùng FPT Smart Cloud tìm hiểu ngay!
Mục lục
Power Virtual Agents là một giải pháp mới nằm trong Power Platform, giúp người dùng có thể tự mình triển khai chatbot một cách đơn giản mà không cần kiến thức về lập trình. Từ đó giúp các nhân viên nội bộ trong tổ chức có thể tạo ra các chatbot phức tạp và triển khai chúng trên nhiều kênh khác nhau.
Vì không cần kiến thức về lập trình khi sử dụng giải pháp này nên những người dùng không chuyên về CNTT cũng có thể tham gia vào quá trình xây dựng bot mà không phải phụ thuộc vào bộ phận CNTT.
Ban đầu, Power Virtual Agents là một phần của Microsoft Dynamics, nhưng sau đó đã được phát triển thành một ứng dụng độc lập. Vào cuối năm 2019, công cụ này chính thức được công bố như một phần mở rộng mới cho bộ Power Platform, có sẵn với một số giấy phép Microsoft 365.
Trên thị trường hiện có 2 dạng Power Virtual Agents, bao gồm ứng dụng web độc lập và ứng dụng rời được tích hợp trong Microsoft Teams. Hầu hết các tính năng của 2 phiên bản này đều tương tự nhau. Do đó dựa vào nhu cầu và mục tiêu sử dụng của mình mà người dùng có thể lựa chọn phiên bản phù hợp nhất.
>>> Xem thêm: 3 cách kết hợp các công cụ trong Microsoft Teams nhằm tăng khả năng tương tác và hiệu suất làm việc
Power Virtual Agents là một công cụ dễ sử dụng, được thiết kế với giao diện đơn giản và tương đối trực quan để người không chuyên về công nghệ cũng có có thể sử dụng.
Vậy cụ thể, cách hoạt động của Power Virtual Agents là gì? Để người dùng hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của giải pháp này, FPT Smart Cloud sẽ đưa ra một ví dụ thực tế như sau:
Ví dụ: Để trả lời các câu hỏi của nhân viên, tổ chức muốn triển khai một chatbot cho mạng xã hội nội bộ của doanh nghiệp mình. Lúc này, chủ doanh nghiệp chỉ cần liệt kê danh sách đầy đủ các câu hỏi mẫu, cụ thể như:
Mỗi chủ đề sẽ tương ứng với các cụm từ kích hoạt để công cụ Power Virtual Agents chatbot có thể phản hồi nhanh chóng. Với mỗi cụm từ kích hoạt, người dùng còn có thể tùy chỉnh từng bước và điều kiện liên quan, như các tùy chọn khả năng hiển thị tin nhắn và câu trả lời.
Power Virtual Agents còn hỗ trợ thêm các tính năng phức tạp hơn như kêu gọi hành động, truy xuất thông tin từ Power Virtual Agents đến SharePoint, kích hoạt quy trình làm việc với Power Automate… Ngoài ra, người dùng còn có thể sử dụng Power BI để phân tích dữ liệu hiệu quả, đưa ra đánh giá chính xác nhất.
Power Virtual Agents chatbot được tích hợp nhiều tính năng đa dạng và hữu ích từ cơ bản đến nâng cao:
Công cụ Power Virtual Agents tích hợp cùng lúc nhiều tính năng thông minh, hỗ trợ quá trình làm việc của người dùng và đem đến hiệu quả nhất.
Giao diện của Power Virtual Agents được thiết kế đơn giản, trực quan nên rất dễ sử dụng. Do đó, tất cả nhân viên trong nội bộ của công ty đều có thể thao tác, bao gồm cả các chuyên gia và cả người không chuyên về CNTT cũng có thể trực tiếp triển khai, cải tiến và trực tiếp định cấu hình bot.
Câu trả lời cho thắc mắc lý do doanh nghiệp nên sử dụng Power Virtual Agents là gì chính là công cụ này giúp chatbot của người dùng trở nên linh hoạt và được cải tiến liên tục. Thay vì thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại thường xuyên, người dùng có thể chỉnh sửa và cải thiện bot của mình để đảm bảo hoạt động với hiệu suất tốt nhất.
Thiết kế của Power Virtual Agents rất đơn giản, linh hoạt và dễ dàng thao tác nên mọi nhân viên trong tổ chức đều có thể thực hiện các thay đổi và bổ sung như chuyển đổi giữa việc thiết kế (Authoring Canvas) và phân tích (Analytics Screen) để tối ưu hóa hoạt động của bot theo thời gian.
Lý do tiếp theo khiến doanh nghiệp nên sử dụng Power Virtual Agents đó là dễ dàng tích hợp với phần còn lại của Power Automate và bộ giải pháp làm việc Microsoft 365 cũng như các hệ thống khác. Điều này cho phép tạo ra các chatbot để cải thiện các quy trình kinh doanh tạo ra giá trị thực đối với tổ chức.
Mặc dù Power Virtual Agents chủ yếu hướng đến người dùng không có kiến thức chuyên sâu về Công nghệ thông tin nhưng công cụ này vẫn cung cấp đầy đủ tính năng, sức mạnh để các nhà phát triển phần mềm trong doanh nghiệp tận dụng và làm việc. Từ đó, người dùng tạo ra các bot đa dạng và có độ phức tạp nhất định.
>>> Xem thêm: Lập kế hoạch quản trị mạng nội bộ
Sau khi đăng nhập vào Power Virtual Agents thành công, người dùng có thể ứng dụng công cụ vào trong nhiều hoạt động khác nhau của doanh nghiệp. Cụ thể, cách ứng dụng Power Virtual Agents là gì? Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, hãy tìm hiểu thông qua nội dung dưới đây.
Power Virtual Agents có vai trò quan trọng trong việc cải thiện dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp. Cụ thể, công cụ này có thể tham gia vào quy trình hỗ trợ khách hàng, cung cấp thông tin từ cơ bản đến chi tiết… Điều này giúp doanh nghiệp nắm rõ tình trạng đặt hàng, hỗ trợ vấn đề liên quan đến tài khoản của khách hàng, giải đáp và cung cấp thông tin nhanh chóng.
Với Power Virtual Agents, tổ chức có thể củng cố mức độ hài lòng, biến khách hàng mục tiêu trở thành khách hàng trung thành với mức chi phí tối thiểu thông qua thiết lập trạng thái và sử dụng bộ câu hỏi thường gặp.
Power Virtual Agents for Office 365 license không chỉ đóng vai trò trong việc hỗ trợ dịch vụ khách hàng mà còn có thể ứng dụng trực tiếp trong các hoạt động Bán hàng và Marketing. Sau đây là một số ví dụ điển hình trong việc ứng dụng công cụ này để mở ra nhiều cơ hội quan trọng:
Power Virtual Agents không chỉ tạo ra những trải nghiệm tiện ích cho khách hàng mà còn cung cấp các công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa quá trình bán hàng và tiếp thị của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp không chỉ ứng dụng Power Virtual Agents trong việc phục vụ khách hàng hoặc đối tác mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực nội bộ một cách hiệu quả.
Cụ thể, cách cải thiện quản lý nguồn nhân lực nội bộ với Power Virtual Agents là gì?
Ví dụ như chủ doanh nghiệp có thể triển khai các câu hỏi chatbot trên ứng dụng hoặc cổng thông tin nội bộ của tổ chức. Từ đó nhân viên có thể nhanh chóng được giải đáp tất cả thắc mắc của mình liên quan đến chính sách, nội quy, chế độ lương thưởng…
Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ xây dựng được một quy trình làm việc hoàn chỉnh, nâng cao trải nghiệm của nhân sự trong việc quản lý và tương tác, khuyến khích họ cống hiến hết mình cho tổ chức.
Không chỉ các doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ hoặc sản phẩm cơ bản mới có thể sử dụng Power Virtual Agents, mà các tổ chức kinh doanh dịch vụ cũng có thể áp dụng phần mềm này. Đặc biệt là các doanh nghiệp liên quan đến ngành công nghệ thông tin, chuyển đổi số, dịch vụ bưu chính viễn thông… đều có thể tận dụng phần mềm này để tối ưu hóa hỗ trợ IT.
Cụ thể, Power Virtual Agents cho phép người dùng có thể chủ động tạo các câu hỏi và bộ câu trả lời nhanh chóng liên quan đến các chủ đề quan trọng như cách kích hoạt giấy phép kinh doanh, cách liên hệ với nhân sự hỗ trợ, cách cài đặt lại mật khẩu tài khoản…
Việc này giúp doanh nghiệp cải thiện tình trạng và tốc độ phản hồi, cải thiện tỷ lệ giải quyết yêu cầu một cách nhanh chóng.
Quản lý tài chính là một khía cạnh quan trọng của mọi doanh nghiệp và ứng dụng Power Virtual Agents đem lại lợi ích đáng kể trong việc giảm bớt gánh nặng liên quan đến quy trình và các con số tài chính.
Với Power Virtual Agents, người dùng có thể tìm hiểu về cách gửi báo cáo chi phí, quy trình phê duyệt hóa đơn hay xác định ngân sách cho mỗi dự án cụ thể. Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa thời gian xử lý và tăng cường hiệu suất trong việc quản lý tài chính, đảm bảo rằng tiền bạc và nguồn lực được sử dụng một cách thông minh, hiệu quả.
Power Virtual Agents mang đến khả năng quản lý tổng quan, tối ưu mọi hoạt động trong doanh nghiệp một cách mạnh mẽ. Với sự hỗ trợ của công cụ này, người dùng có thể dễ dàng theo dõi tất cả các khía cạnh của hoạt động kinh doanh, từ lượng hàng tồn kho, tình trạng đi đơn hàng ngày, tình trạng hoàn và hủy đơn…
Tất cả các thông tin đều được hệ thống cập nhật một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tình hình tổng quan để đưa ra quyết định phê duyệt chính xác, đảm bảo rằng mọi quy trình và dự án được điều hành một cách hiệu quả, đạt được hiệu suất tối đa.
Các công cụ trong Power Platform đều có khả năng hoạt động độc lập và Power Virtual Agents cũng vậy. Tuy nhiên, để thực sự tận dụng tối đa hiệu suất hoạt động, việc tích hợp và kết nối công cụ này vào hệ sinh thái chung của Microsoft đóng vai trò quan trọng.
Kết nối Power Virtual Agents với các ứng dụng của Microsoft sẽ tạo ra một hệ thống hoạt động đồng nhất, làm cho quy trình làm việc của doanh nghiệp trở nên mạnh mẽ và hiệu quả hơn bao giờ hết. Điều này cho phép người dùng tận dụng sức mạnh của chatbot để nâng cao hiệu suất làm việc và cung cấp dịch vụ tốt hơn.
Khi tích hợp ứng dụng Power Virtual Agents vào Microsoft 365, người dùng có thể liên kết dữ liệu, quy trình làm việc tự động và thông tin từ các nguồn khác nhau.
Kết nối Power Virtual Agents với hệ sinh thái ứng dụng Microsoft Dynamics 365 là một bước tối ưu hóa quá trình quản lý dữ liệu và quy trình tiếp thị, bán hàng, tương tác với khách hàng. Người dùng có thể tận dụng sự mạnh mẽ của chatbot để tạo ra trải nghiệm tương tác với khách hàng tốt hơn, thúc đầy tối đa tốc độ kinh doanh.
Nhờ tích hợp, người dùng có khả năng truy xuất dữ liệu khách hàng và các thông tin liên quan từ Dynamics 365 một cách dễ dàng. Từ đó tăng cường khả năng phản hồi và cung cấp nhanh chóng các thông tin cần thiết cho khách hàng, xác định nhu cầu của họ và gia tăng tỷ lệ bán hàng.
Ngoài ra, ứng dụng còn giúp doanh nghiệp tạo sự hài lòng và gia tăng lòng trung thành từ phía khách hàng.
Những bài viết liên quan:
Với những chia sẻ trên đây, hy vọng người dùng sẽ có cái nhìn tổng quan đến chi tiết về phần mềm Power Virtual Agents, bao gồm khái niệm Power Virtual Agents là gì, các tính năng cũng như ưu điểm của công cụ. Từ đó giúp tổ chức có thể cải thiện quy trình làm việc, gia tăng tương tác với đối tác, khách hàng, đội ngũ nhân sự nội bộ…
Nếu còn có thêm bất cứ thắc mắc nào liên quan đến Power Virtual Agents hoặc cách để ứng dụng Power Virtual Agents với các giải pháp trong Microsoft 365 Business, hãy liên hệ với các chuyên gia của FPT Smart Cloud để được tư vấn chuyên sâu, từ đó đưa ra phương án phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
