Trong doanh nghiệp, truyền thông luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng để kết nối đội ngũ nhân sự. Tuy nhiên, truyền thông qua kênh email nhiều khi chưa linh hoạt và kịp thời. Khi ứng dụng Microsoft 365, doanh nghiệp sẽ có thêm nhiều kênh truyền thông linh hoạt và hiệu quả hơn như Teams, Yammer, SharePoint.
Truyền thông mang tới rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, với mục tiêu chung là chia sẻ thông tin tới đúng người, đúng thời điểm. Truyền thông tốt giúp nhân viên hiểu rõ về tổ chức, cập nhật kịp thời thông tin, tạo nên văn hóa công ty. Với Microsoft 365, doanh nghiệp có thể ứng dụng rất nhiều kênh truyền thông khác ngoài email như Teams, Yammer, SharePoint. Việc lựa chọn kênh truyền thông nào sẽ phụ thuộc vào văn hóa, quy mô công ty cũng như đặc tính riêng của thông điệp.
Mục lục
Thông tin mà một công ty chọn để lưu hành và cách thông tin này được chia sẻ ảnh hưởng lớn đến văn hóa công ty. Khi chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp, giá trị cốt lõi và sứ mệnh của công ty là những yếu tố cần được quan tâm nhiều hơn.
Nếu doanh nghiệp luôn minh bạch thông tin, tập trung vào việc cho phép nhân viên chia sẻ thông tin một cách độc lập thì doanh nghiệp đó có hình thức truyền thông mở. Khi đó, doanh nghiệp có thể ứng dụng hai giải pháp:
Là một tính năng trong hệ thống quản lý nội dung SharePoint của Microsoft, SharePoint News cho phép người dùng tạo và chia sẻ các tin tức, thông báo hoặc bài viết khác trên một trang web SharePoint.
Các tin tức này có thể được quản lý và phân phối trên các trang web SharePoint khác nhau. Đồng thời, chúng còn có thể được lọc và tùy chỉnh theo các tiêu chí như danh mục, ngày đăng, tác giả…
Hiện nay, SharePoint News đã được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp, giúp quản lý thông tin nội bộ đồng thời đảm bảo cho nhân viên được cập nhật các tin tức mới nhất.
Yammer là một nền tảng mạng xã hội do Microsoft phát triển cho phép người dùng tạo các cộng đồng trực tuyến trong tổ chức của mình.
Trong một tổ chức có truyền thông mở, Yammer là nơi tuyệt vời để tương tác xã hội, tập hợp các ý tưởng và giải pháp. Nền tảng này cũng giúp tăng cường giao tiếp giữa các nhà lãnh đạo và nhân viên, phá vỡ các khoảng cách giữa các bộ phận để khởi đầu sự cộng tác giữa các phòng ban hiệu quả hơn.
Trong một công ty có truyền thông nội bộ được định hình và hạn chế thì các giải pháp trao đổi, chia sẻ thông tin cần phải có sự kiểm soát cao hơn, đặc biệt về quyền của các thành viên tham gia nhóm.
Tính năng Organization News trong SharePoint News cho phép người dùng chỉ định một trang web cụ thể để truyền thông tin tức tổ chức. Khi đó, trên trang web được chỉ định, tiêu đề của trang web sẽ được đánh dấu bằng một biểu tượng nổi bật, để các bài đăng được nhận diện và phân biệt với các bài đăng khác trên các trang web khác.
Chức năng này giúp người dùng tìm kiếm và truy cập tin tức của doanh nghiệp một cách dễ dàng hơn. Đồng thời nó cũng giúp quản trị viên dễ dàng quản lý và phân phối tin tức nội bộ trong doanh nghiệp.
Dynamic Distribution Groups là nhóm phân phối email động được tạo ra dựa trên các quy tắc được chỉ định để xác định thành viên được phép nhận thư.
Mỗi khi có thư được gửi đến nhóm, danh sách thành viên sẽ được tính toán lại dựa trên các quy tắc được thiết lập trước đó. Điều này giúp đảm bảo rằng những người nhận thư không nằm ngoài quy định truyền thông của công ty.
>>> Xem thêm: Power Virtual Agents là gì? Vì sao doanh nghiệp nên ứng dụng Power Virtual Agents
Mỗi doanh nghiệp với quy mô khác nhau sẽ cần ứng dụng các giải pháp phù hợp để tối ưu công tác truyền thông nội bộ. Những kênh truyền thông áp dụng trong một doanh nghiệp chỉ có 6 nhân sự sẽ không phù hợp để áp dụng với một doanh nghiệp có số lượng nhân viên lên đến 30.000 người.
Tại một công ty nhỏ, mỗi nhân sự có thể dễ dàng nắm được mô tả công việc, hiểu rõ vai trò của từng nhân viên trong doanh nghiệp. Khi đó, việc truyền thông sẽ dễ dàng hơn. Doanh nghiệp sẽ không cần quá nhiều kênh truyền thông khác nhau.
Khi có quy mô nhỏ và vừa, doanh nghiệp nên cập nhật thông tin qua email. Ngoài ra, truyền thông trực tiếp cũng là một hình thức rất phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.
Tuy nhiên, nếu một doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng quy mô, dự kiến phát triển thành quy mô lớn hơn thì có thể ứng dụng truyền thông qua kênh SharePoint News.
Org-Wide Team là một tính năng của Microsoft Teams cho phép tạo một nhóm Teams tự động bao gồm tất cả các thành viên trong tổ chức. Khi một người tham gia mới được thêm vào hoặc rời khỏi tổ chức, họ sẽ tự động được thêm hoặc loại bỏ khỏi Org-Wide Team.
Org-Wide Team được thiết kế để giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa chia sẻ thông tin tại một nơi duy nhất. Khi một cập nhật hoặc thông báo mới được đăng tải trong Org-Wide Team, tất cả các thành viên trong doanh nghiệp đều có thể nhận được thông tin đó và đưa ra phản hồi hoặc hành động liên quan.
Doanh nghiệp nhỏ đến vừa có thể tận dụng Org wide Team để tăng tính kết nối giữa toàn bộ nhân sự. Việc sử dụng Org wide Team sẽ giúp doanh nghiệp tránh được sự rời rạc trong truyền thông khi thông tin được đăng tải ở nhiều nơi khác nhau.
>>> Xem thêm: Lập kế hoạch quản trị mạng nội bộ
Đối với một công ty có quy mô lớn, một nhân sự có thể chỉ biết tới nhóm của mình và một phần nhỏ khác trong công ty. Việc gửi các thông tin truyền thông qua email có thể tốn hàng giờ đồng hồ.
Vì vậy, việc chia sẻ các thông tin của công ty giữa trang nội bộ trên Teams và truyền tải trên Yammer sẽ rất hữu ích đối với các doanh nghiệp lớn, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ đang thực hiện.
Khi công việc được hoàn thành kịp thời, nhân viên có thể truy cập Yammer để tham gia giao tiếp xã hội với đồng nghiệp, chia sẻ kiến thức hoặc tham gia vào một nhóm quan tâm đặc biệt nào đó theo sở thích, chuyên môn.
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc sử dụng nhiều kênh truyền thông là khả năng tiếp cận được nhiều đối tượng khác nhau.
Yammer, Email, Teams và SharePoint News đều hỗ trợ khả năng tạo ra các tập hợp khác nhau của đối tượng nhận tin, giúp đạt được mục tiêu truyền thông tốt hơn. Cụ thể như sau:
Mỗi kênh truyền thông đều có tuổi thọ thông điệp khác nhau. Những cuộc trò chuyện trên Yammer kéo dài khá lâu trong khi trò chuyện trên Teams được thiết kế cho những cuộc trò chuyện nhanh để đảm bảo tính liên tục.
Email chỉ có thể truy cập được bởi những nhân viên hiện tại, trong khi tin SharePoint News hỗ trợ cho những nhân viên mới truy cập các bản cập nhật trước đó. Các công ty có thể thiết lập chính sách giới hạn lưu giữ xóa email sau khi trôi qua một thời gian cụ thể.
Trong khi đó, kết nối của SharePoint News với mạng nội bộ cho phép các thông tin tồn tại lâu nhất trong tất cả các kênh truyền thông.
SharePoint News cũng cung cấp quyền truy cập cho nhân viên xem các bản cập nhật lịch sử thông tin của công ty. Tính năng này giúp cho các nhân sự mới dễ dàng tìm hiểu về công ty hơn.
Việc chọn kênh truyền thông cũng phụ thuộc vào mục đích truyền thông đặc trưng của từng doanh nghiệp:
Những bài viết liên quan:
Để vận hành quy trình truyền thông trong doanh nghiệp hiệu quả hơn, hãy xem xét các kênh truyền thông trong Microsoft 365 một cách phù hợp. Doanh nghiệp cần đánh giá tác động của văn hóa công ty, quy mô và mục tiêu, đối tượng truyền thông để chọn kênh truyền thông tối ưu nhất.
Microsoft 365 Business cung cấp các ứng dụng và dịch vụ cho phép các nhân sự có thể tương tác và hợp tác với nhau một cách dễ dàng, bao gồm chia sẻ tài liệu, lịch làm việc, email, chat, họp trực tuyến… Điều này sẽ giúp gia tăng hiệu quả truyền thông, giảm thời gian phản hồi và cải thiện tốc độ hoàn thành công việc.
Liên hệ với chúng tôi ngay để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của FPT Smart Cloud.
