Các chức năng mà SharePoint đang cung cấp sẽ mang đến những trải nghiệm tiện lợi trong công việc quản lý đối với người dùng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tối ưu việc sử dụng SharePoint hơn khi thực hiện những thiết lập cơ bản trong trung tâm quản trị.
Các quản trị viên có thể điều chỉnh những thiết lập cơ bản tại trung tâm quản trị SharePoint sao cho phù hợp với nhu cầu riêng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để giúp doanh nghiệp hiểu được nên lựa chọn thiết lập cơ bản nào, hãy theo dõi bài viết sau để biết được mục đích của những tính năng cụ thể.
Mục lục
Nhiều phân loại tài khoản trong hệ thống dịch vụ của SharePoint phải thực hiện một số thủ tục khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải biết được loại tài khoản đang dùng là gì để có các bước thực hiện đúng theo yêu cầu.
Dưới đây sẽ là một vài lưu ý mà doanh nghiệp có thể xem qua:
Doanh nghiệp có thể cung cấp thêm những thông tin về trung tâm quản trị SharePoint nhằm mục đích yêu cầu những thay đổi để cải thiện từ Microsoft.
Trên giao diện của Sharepoint, người dùng có thể gửi phản hồi bằng cách chọn vào nút Feedback ở góc dưới bên phải.
Thông qua bảng điều khiển trên trang chủ, người dùng có thể lựa chọn các giá trị muốn quan sát trên biểu đồ bằng cách chọn vào các dòng. Ngoài ra, người dùng cũng có thể chọn các thuộc tính để ẩn đi bằng cách chọn vào nhãn của chúng.
Ví dụ: Trên biểu đồ của Sharepoint người dùng có thể chọn Total site. Để xem các giá trị cho một ngày cụ thể, người dùng có thể chọn vào ngày đó trên biểu đồ.
Lưu ý: Khi người dùng chọn vào các thẻ trên bảng điều khiển, biểu đồ hiển thị sẽ không bao gồm các dữ liệu trong vòng 24 đến 48 giờ.
Thông qua tính năng tìm kiếm ngay tại trang chủ của SharePoint, người dùng có thể tận dụng để nhanh chóng đến được các trang web đang hoạt động.
Đối với thẻ trung tâm tin nhắn, người dùng có thể quản lý được những sự thay đổi đối với SharePoint và OneDrive. Bằng việc nhấp vào một bài đăng cụ thể, người dùng có thể mở chúng ra trong một bảng hiển thị chi tiết hơn.
Ngoài ra, để xem được đầy đủ danh sách các thư trên tất cả những dịch vụ của Microsoft 365, người dùng có thể chọn vào Show all.
Đối với thẻ này, người dùng có thể sử dụng để hiển thị số lượng tệp đang có trong SharePoint. Đồng thời, hệ thống cũng sẽ giúp người dùng quan sát dữ liệu thông qua biểu đồ thể hiện các tệp theo phân loại đang hoạt động trong vòng 30 ngày qua.
Các hoạt động diễn ra nhiều lần trong ngày trên cùng một tệp sẽ được hệ thống cập nhật dữ liệu một lần. Người dùng cần chú ý thông tin này để quan sát dữ liệu và phân tích hợp lý.
Để có thể xem được các báo cáo một cách đầy đủ trong trung tâm quản trị Microsoft 365, người dùng có thể chọn vào tiêu đề của thẻ.
Doanh nghiệp có thể kích hoạt một số nhãn nhạy cảm nhằm mục đích bảo vệ các trang trên SharePoint. Đối với những nhãn này, thẻ sẽ hiển thị cách sử dụng chúng như thế nào trên tất cả các trang của SharePoint để mọi người tuân thủ.
Doanh nghiệp có thể thông qua thẻ này để nhận biết liệu dịch vụ SharePoint có đang hoạt động bình thường hay không. Khi một số dịch vụ đang gặp sự cố, doanh nghiệp sẽ cần đến sự tư vấn của nhà cung cấp để có giải pháp thích hợp.
Người dùng cũng có thể chủ động để biết thêm một số thông tin về sự cố hoặc lời khuyên hữu ích bằng cách mở Service Health tại trung tâm quản trị Microsoft 365.
>>> Xem thêm: 7 thủ thuật giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm việc với Microsoft 365
Đối với loại thẻ này, người dùng có thể thấy được các hiển thị về tỷ lệ phần trăm tài khoản OneDrive đang hoạt động trong công ty.
Ngoài ra, thẻ này còn cung cấp thêm biểu đồ tổng số tài khoản đang hoạt động trong vòng 30 ngày qua đến doanh nghiệp.
Thẻ này sẽ giúp doanh nghiệp biết được số lượng tệp hiện đang có trong OneDrive. Ngoài ra chúng còn hiển thị biểu đồ các tệp hoạt động trong 30 ngày qua.
Đối với các tệp hoạt động nhiều lần trong ngày thì hệ thống cũng chỉ tính dữ liệu một lần. Người dùng cần lưu ý thông tin này để nhận xét và đánh giá biểu đồ hợp lý.
Thẻ bộ nhớ sẽ cho phép người dùng biết được dung lượng lưu trữ của doanh nghiệp trên SharePoint đã sử dụng là bao nhiêu. Đồng thời thẻ cũng sẽ hiển thị biểu đồ về dung lượng đã dùng trong vòng 180 ngày qua. Người dùng có thể xem được tất cả các báo cáo về việc sử dụng trên trang SharePoint tại trung tâm quản trị Microsoft 365 bằng cách chọn tiêu đề thẻ.
Thẻ này sẽ hiển thị phần trăm các trang web đang hoạt động trong vòng 30 ngày qua của doanh nghiệp dưới dạng biểu đồ. Để có thể xem báo cáo đầy đủ, người dùng có thể xem thêm trong trung tâm quản trị Microsoft 365 bằng cách nhấn vào thẻ tiêu đề.
Thẻ này giúp người dùng biết được số lượng các dịch vụ lưu trữ có kỳ hạn đang hoạt động dưới dạng biểu đồ. Hệ thống sẽ thu thập dữ liệu trong vòng 15 ngày gần nhất rồi đưa vào phân loại hoạt động để hiển thị trên giao diện của người dùng.
Thẻ này sẽ hiển thị mức sử dụng của người dùng trong từng dịch vụ của Microsoft 365. Doanh nghiệp có thể xem được báo cáo đầy đủ hơn khi chọn View full report. Ngoài ra, người dùng có thể xem thêm thông tin về báo cáo sử dụng SharePoint trong trung tâm quản trị Microsoft 365.
>>> Xem thêm: Cách xử lý khi word không gõ được chữ
Doanh nghiệp có thể thêm các thẻ có sẵn nhưng chưa xuất hiện trên trang tổng quan.
Cụ thể, người dùng có thể chọn Add cards, sau đó bấm vào một thẻ để thêm vào trang mong muốn. Hoặc người dùng có thể thao tác bằng cách kéo thả chuột thẻ đó vào một vị trí cụ thể trên trang. Ngoài ra, để xóa thẻ, người dùng có thể chọn Remove.
Nếu muốn di chuyển thẻ đến một vị trí khác trên trang, người dùng có thể chọn vào tiêu đề thẻ để kéo thả.
Để thu nhỏ ngăn bên trái, doanh nghiệp có thể chọn vào biểu tượng có ba thanh ngang nhằm rút gọn menu điều hướng.
Lưu ý: Tính năng này sẽ không khả dụng đối với tài khoản đang đăng nhập với tư cách là người đọc trên toàn cầu.
Đây sẽ là nơi mà doanh nghiệp có thể tìm được mọi thứ trong trung tâm quản trị SharePoint phiên bản mới.
Nếu người dùng đã quen với cách sử dụng của trung tâm quản trị SharePoint cổ điển thì có thể thông qua bảng sau đây để tìm thấy những tính năng tương tự.
Trang cổ điển | Phiên bản mới | Mô tả |
site collections | Site > Active site | Đối với phiên bản mới bộ sưu tập trang sẽ là Site. |
term store | Content services > Term store | |
sharing | Policies > Sharing | Các trang mới sẽ bao gồm các cài đặt phổ biến nhất và có thể thêm những cài đặt khác. |
settings | Setting | Trang mới sẽ bao gồm các cài đặt phổ biến và những cài đặt khác sẽ sớm được cập nhật. Ở cuối trang cài đặt mới, người dùng có thể chuyển sang cài dạng cổ điển bằng cách chọn vào classic settings page. |
geo locations | Advanced > Geo locations | |
access control | Policies > Access Control | Tại trung tâm quản trị SharePoint mới sẽ có tất cả các cài đặt cổ điển và những yếu tố khác. |
data migration | Migration | Trình quản lý di chuyển cho phép người dùng chia sẻ tệp đối với mô hình doanh nghiệp cố định và trên Cloud. Tuy nhiên, tính năng này sẽ không khả dụng nếu ai đó đăng nhập với tư cách là người đọc toàn cầu. |
User profiles, Search, Apps, BCS, Secure store, Records management, InfoPath, Configure hybrid (Hybrid Configuration Wizard) |
Những bài viết liên quan:
Thông qua bài viết này, người dùng đã được cung cấp ý nghĩa của những tính năng trong SharePoint để lựa chọn sao cho phù hợp với hệ thống. Doanh nghiệp có thể trải nghiệm SharePoint trong Microsoft 365 Business để tối ưu quá trình quản lý và giám sát các hạng mục.
Liên hệ với chúng tôi ngay để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của FPT Smart Cloud.
