Tạo email theo tên miền riêng cho doanh nghiệp đang ngày càng được ưa chuộng và sử dụng phổ biến vì đóng vai trò quan trọng. Việc tạo email này giúp doanh nghiệp quản lý thông tin hiệu quả, thể hiện sự chuyên nghiệp, bảo mật dữ liệu.
Trong thời đại kỹ thuật số, tạo email theo tên miền riêng đang trở nên phổ biến trong trao đổi thông tin và kinh doanh. Đối với doanh nghiệp, email tên miền riêng không chỉ giúp nâng cao hiệu suất mà còn xây dựng thương hiệu, tạo sự độc đáo, tăng tính chuyên nghiệp, uy tín và khả năng nhận diện đối với khách hàng cũng như đối tác.
Mục lục
Khác với các dạng email thông thường của người dùng, email theo tên miền hay còn được gọi là email doanh nghiệp sẽ có đuôi là tên miền của doanh nghiệp hoặc tổ chức đang sở hữu. Ví dụ, thay vì sử dụng các dịch vụ email công cộng như Gmail, Yahoo, hoặc Outlook với địa chỉ email [email protected] thì doanh nghiệp có thể sử dụng email với địa chỉ [email protected].
Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp nên tạo email theo tên miền riêng, bao gồm thể hiện sự chuyên nghiệp, nhận diện thương hiệu, quản lý thông tin hiệu quả, bảo mật dữ liệu. Để đăng ký email theo tên miền riêng, trước tiên doanh nghiệp cần sở hữu cho mình một tên miền cụ thể, đó có thể là địa chỉ website.
Dưới đây là 2 hình thức tạo email theo tên miền riêng mà các chủ doanh nghiệp có thể lựa chọn, đó là miễn phí và trả phí:
Loại này được cung cấp khi người dùng sử dụng dịch vụ Web Hosting từ các nhà cung cấp Hosting. Tuy nhiên, hình thức email này hạn chế về số lượng người dùng và không được cung cấp đầy đủ các tính năng, tiện ích.
Ngoài ra, so với hình thức email trả phí thì độ tin cậy của những email theo tên miền miễn phí cũng thấp hơn, vẫn có thể bị rơi vào spam.
Loại email này được hỗ trợ bởi các phần mềm chuyên nghiệp và hoạt động trên một hoặc nhiều máy chủ email riêng biệt. Hình thức này được tích hợp đầy đủ các công cụ quản lý tiện ích, tăng cường sự uy tín cho doanh nghiệp.
Đặc biệt, chủ doanh nghiệp có thể yên tâm vì email của mình có khả năng vượt qua 98% các bộ lọc thư rác.
>>> Xem thêm: Microsoft Azure Security Center – Nền tảng quản lý bảo mật tối ưu cho doanh nghiệp
Tạo email theo tên miền sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao độ chuyên nghiệp và uy tín của mình, từ đó tạo ấn tượng, tăng mức độ tin cậy với khách hàng, đối tác. Chính vì thế, việc tạo email theo tên miền riêng đã trở thành một xu hướng, đóng vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng thương hiệu, phát triển hoạt động kinh doanh.
Tạo email tên miền công ty mang lại cho doanh nghiệp cảm giác đáng tin cậy, giúp tổ chức khắc họa hình ảnh chuyên nghiệp hơn trước đối tác, khách hàng.
Thực tế cho thấy, đa số khách hàng trước khi hợp tác với một công ty thường tìm hiểu thông tin hợp pháp của doanh nghiệp trước và cũng ưa thích làm việc với công ty có địa chỉ email theo tên miền riêng thay vì sử dụng email miễn phí.
Một trong những lý do khiến việc tạo email theo tên miền riêng được ưa chuộng, sử dụng phổ biến đó là đảm bảo tính bảo mật qua việc tích hợp chứng chỉ SSL và nhiều biện pháp bảo mật chất lượng khác.
Có nghĩa rằng mọi thông tin, dữ liệu trong email sẽ được mã hóa và bảo vệ an toàn. Từ đó đảm bảo tất cả các dữ liệu quan trọng mà khách hàng gửi qua email của doanh nghiệp sẽ không bị tiết lộ hoặc chia sẻ trái phép trên Internet.
Tạo email theo tên miền riêng của công ty giúp tổ chức tối ưu quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian hơn. Cụ thể, với tên miền có sẵn, chủ doanh nghiệp có thể tạo và quản lý tài khoản email mới cho nhân viên nhanh chóng. Từ đó theo dõi mọi hoạt động email hiện có trong doanh nghiệp, xóa mọi email không còn hoạt động…
Ngoài ra, sau khi tạo email tên miền, mọi người dùng có thể dễ dàng tích hợp nó trên các thiết bị và ứng dụng khác nhau, từ máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng… Do đó, người dùng có thể dễ dàng kiểm tra công việc, trao đổi thông tin trong mọi tình huống, ngay cả khi phải di chuyển hay công tác xa.
Ưu điểm tiếp theo khi sử dụng email doanh nghiệp đó là có khả năng tùy chỉnh linh hoạt. Tùy thuộc vào quy mô hoạt động và lĩnh vực của doanh nghiệp, người dùng có thể sở hữu nhiều địa chỉ email khác nhau phù hợp với từng vị trí hoặc từng nhân sự trong tổ chức.
Chủ doanh nghiệp có thể ủy quyền các yêu cầu email cho nhân viên tương ứng, giúp công việc được xử lý nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu suất công việc.
Trước khi tạo và sử dụng email tên miền riêng, người dùng cần chuẩn bị hai yếu tố quan trọng:
FPT Smart Cloud khuyên bạn nên lựa chọn dịch vụ lưu trữ có phí vì phiên bản miễn phí có thủ tục và các bước khởi tạo phức tạp, rườm rà và hạn chế về dung lượng.
Nếu lựa chọn dịch vụ có phí, email theo tên miền riêng của doanh nghiệp không chỉ chuyên nghiệp hơn mà các thao tác cũng đơn giản, tiết kiệm thời gian, đảm bảo an toàn và có nhiều tùy chọn mở rộng dựa trên nhu cầu sử dụng. Tùy theo nhu cầu của mình mà doanh nghiệp có thể lựa chọn gói dịch vụ lưu trữ email phù hợp, nâng cấp khi cần thiết.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách đính kèm Email trong Outlook
Dưới đây là các cách tạo email công ty theo tên miền riêng đang được ưa chuộng và sử dụng phổ biến trên thị trường hiện nay. Tùy thuộc vào nền tảng mà doanh nghiệp có thể lựa chọn để thiết lập nhanh địa chỉ email doanh nghiệp của mình.
Dịch vụ tạo email theo tên miền riêng của Microsoft 365 là một lựa chọn phổ biến, được nhiều doanh nghiệp đánh giá là đáng tin cậy. Với sự hỗ trợ từ Microsoft, người dùng sẽ có những trải nghiệm tốt nhất như bảo mật tối ưu, an toàn thông tin, chi phí phải chăng, quyền truy cập vào bộ ứng dụng Office hàng đầu hiện nay như Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook…
Tùy thuộc vào quy mô và mục tiêu của công ty mà chủ doanh nghiệp có thể lựa chọn gói giải pháp phù hợp. Hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhất, gia tăng tính chuyên nghiệp và độ tin cậy của thương hiệu với khách hàng, đối tác… trong thế giới kinh doanh.
Google Workspace cho phép người dùng tạo tài khoản Google bằng địa chỉ email tùy chỉnh của riêng mình thay vì sử dụng địa chỉ Gmail cấp sẵn. Điều này giúp người dùng có quyền truy cập vào Gmail bằng tên miền riêng và bộ ứng dụng hàng đầu của Google như Drive, Docs, Sheets, Meet, Calendar…
Bằng cách cài đặt Google Workspace cho tổ chức, mọi người trong doanh nghiệp có thể dễ dàng chia sẻ tệp tin và tương tác với nhau một cách nhanh chóng, giúp quá trình làm việc nhóm tiện lợi hơn.
Zoho Mail là dịch vụ email tên miền riêng được lưu trữ trên nền tảng đám mây và có tính năng tương tự như Google Workspace. Khi sử dụng dịch vụ của Zoho, hệ thống sẽ cho phép người dùng đồng bộ dữ liệu với các ứng dụng như Zoho Docs hoặc Zoho Storage.
Zoho Mail là lựa chọn được các doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm người dùng ưa chuộng khi có nhu cầu tạo email theo tên miền riêng. Bản miễn phí của Zoho cho phép tối đa 5 người dùng tạo tài khoản email với dung lượng hộp thư là 5GB/người. Nếu muốn mở rộng số lượng người dùng và tăng dung lượng lưu trữ thì hãy nâng cấp gói dịch vụ trả phí.
Yandex Mail là dịch vụ Email miễn phí do Yandex cung cấp và rất được ưa chuộng, sử dụng phổ biến tại nhiều nơi, nhất là Nga. Dịch vụ này cung cấp khả năng lưu trữ thư trực tuyến không giới hạn dung lượng.
Với phiên bản Yandex tiêu chuẩn, người dùng sẽ được hệ thống cung cấp dung lượng ban đầu là 10GB và có thể tăng dần khi cần thiết.
Yandex Mail hỗ trợ cả quyền truy cập IMAP và POP, có thể cài đặt trên nhiều thiết bị như điện thoại di động, máy tính… Ngoài ra, dịch vụ của Yandex còn có nhiều ưu điểm, được đánh giá cao như:
Những bài viết liên quan:
Thông qua những chia sẻ trên có thể thấy, việc tạo email theo tên miền riêng đóng vai trò quan trọng và là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình xây dựng và phát triển thương hiệu chuyên nghiệp và uy tín. Email theo tên miền giúp công ty tối ưu hóa việc quản lý nhân sự và gia tăng hiệu quả của hoạt động kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp có thêm bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến email tên miền hoặc muốn tư vấn thêm các công cụ khác trong gói giải pháp của Microsoft 365 for Business, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud. Các chuyên gia của chúng tôi sẽ đưa ra những tư vấn chuyên sâu, phù hợp nhất với quy mô của tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, phát triển hoạt động kinh doanh.
