Hướng dẫn chi tiết cách đính kèm Email trong Outlook
28 August, 2023

Hướng dẫn chi tiết cách đính kèm Email trong Outlook

Outlook là ứng dụng văn phòng thuộc Microsoft 365, giúp quản lý các email, ghi chú và lịch làm việc một cách dễ dàng. Outlook có khá nhiều tính năng hữu ích mà nhiều người chưa khai thác hết. Hãy cùng tìm hiểu về tính năng đính kèm email trong Outlook ngay sau đây.

Outlook là ứng dụng phổ biến được dân văn phòng sử dụng nhiều trong việc quản lý email và lịch làm việc. Tuy vậy, nhiều người dùng lại chưa biết đến và khai thác hết các tiềm năng của ứng dụng này. Hôm nay, FPT Smart Cloud sẽ hướng dẫn cách đính kèm email trong Outlook nhanh chóng, đơn giản ngay sau đây.  

Cách đính kèm Email trong Outlook đơn giản nhất

Tính năng chuyển tiếp dưới dạng tệp đính kèm của Outlook giúp người dùng nhanh chóng đính kèm email dưới dạng tệp trong một email mới. Lưu ý là giới hạn kích cỡ tệp đính kèm trong phần mềm Outlook là 20MB và 10MB đối với tài khoản Exchange (email doanh nghiệp).

Thao tác nhanh

Đầu tiên, người dùng cần vào phần mềm Outlook trên máy, chọn New Email > Insert > Attach File, chọn file đính kèm ở mục Recent Items/ Browse this PC/ Browse Web Location.

Thao tác chi tiết

Để đính kèm email trong Outlook nhanh chóng, người dùng hãy làm theo các bước hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào phần mềm Outlook trên máy tính và chọn New Email (soạn thư mới).

 

Bấm chọn New Email để tạo một hộp thư mới
Bấm chọn New Email để tạo một hộp thư mới

Bước 2: Để thêm tệp đính kèm email trong Outlook, người dùng hãy chọn Insert > Attach File.  

 

Nhấn chọn Insert và Attach File để đính kèm email trong Outlook
Nhấn chọn Insert và Attach File để đính kèm email trong Outlook

Bước 3: Tiếp đến, hãy chọn file mình muốn đính kèm ở phần Recent Items hoặc chọn Browse this PC để đính kèm tệp từ máy tính.

 

Chọn các file đính kèm gần đây hoặc tải file từ máy tính của bạn 
Chọn các file đính kèm gần đây hoặc tải file từ máy tính của bạn

Nếu muốn đính kèm tệp từ Onedrive, người dùng chọn Browse Web Location > Onedrive.

 

Đính kèm tệp từ Onedrive trên Outlook nhanh chóng
Đính kèm tệp từ Onedrive trên Outlook nhanh chóng

Một số thủ thuật đính kèm tệp vào Outlook

Người dùng có thể dùng tính năng này để đính một hoặc nhiều tệp vào bất kỳ email. Tệp đính kèm cũng có thể được thêm vào các mục trong Calendar (lịch) và Task (nhiệm vụ) của bạn .

Đính kèm tệp vào mục Calendar (lịch)

Làm theo hướng dẫn đây để có thể đính kèm tệp vào mục Lịch nhanh chóng:

  • Bước 1: Để đính kèm tệp vào một sự kiện, hãy mở một sự kiện mới hoặc sửa một sự kiện hiện có, chọn Thêm > Chèn > Phần đính kèm.
  • Bước 2: Chọn nguồn người dùng muốn sử dụng trong Chọn tệp để tải lên.
  • Bước 3: Tìm và Mở tệp người dùng muốn đính kèm để thêm tệp vào lịch của bạn.

Để đính kèm tệp vào một Task (nhiệm vụ)

Tương tự, thực hiện theo 3 bước sau để gắn tệp đính kèm vào các nhiệm vụ công việc hằng ngày: 

    • Bước 1: Để đính kèm tệp vào một nhiệm vụ, hãy mở một nhiệm vụ mới hoặc sửa một nhiệm vụ hiện có và chọn Chèn.
    • Bước 2: Chọn nguồn người dùng muốn sử dụng trong Chọn tệp để tải lên.
  • Bước 3: Tìm, chọn tệp người dùng muốn đính kèm, chọn Mở để thêm tệp vào tác vụ của mình. 

Các câu hỏi liên quan khi thao tác gửi tệp trên Outlook

Outlook là phần mềm có rất nhiều tính năng hữu ích để người dùng có thể gửi, nhận và quản lý email công việc thuận tiện hơn. Các mẹo sử dụng Outlook trong phần dưới đây chắc chắn là nội dung mà rất nhiều người đang tìm kiếm. 

Làm sao để gửi video và các file dung lượng lớn qua Outlook?

Để gửi video và file có dung lượng lớn qua Outlook, người dùng có thể thực hiện bằng 1 trong 3 cách sau:

  • Nén file trong khi đính kèm.
  • Dùng Google Drive để gửi video và các file có dung lượng lớn qua Outlook. 
  • Giảm kích cỡ của chúng trước khi gửi qua Outlook dễ dàng.

Cách tạo cuộc hẹn và đặt lời nhắc trong Outlook?

Để tạo cuộc hẹn, lời nhắc trong Outlook người dùng có thể thực hiện những thao tác sau: 

  • Bước 1: Nhấn vào biểu tượng Calendar ở góc phải màn hình 

 

Nhấn vào biểu tượng lịch trên màn hình
Nhấn vào biểu tượng lịch trên màn hình
  • Bước 2: Nhấn chuột phải vào ngày người dùng muốn tạo cuộc hẹn và chọn New Appointment.

 

Nhấn chuột phải và chọn New Appointment
Nhấn chuột phải và chọn New Appointment
  • Bước 3: Tiếp đến người dùng cần nhập các thông tin yêu cầu như: Title (Tiêu đề), thời gian cuộc hẹn và nhấn Save & Close để lưu lại.

 

Điền các thông tin của cuộc hẹn và lưu lại
Điền các thông tin của cuộc hẹn và lưu lại

Cách thay đổi kích thước ảnh khi gửi đính kèm trong Outlook?

Đầu tiên, người dùng cần tạo email mới và nhập địa chỉ email của người nhận, điền tiêu đề, nội dung tin nhắn rồi chọn Insert và làm theo các bước bên dưới:

 

Tạo một email mới có đầy đủ thông tin cần thiết
Tạo một email mới có đầy đủ thông tin cần thiết
  • Bước 1: Chọn tập tin có chứa hình ảnh muốn gửi và nhấn Insert.

 

Nhấn Attach File theo như hướng dẫn
Nhấn Attach File theo như hướng dẫn
Chọn tập tin chứa hình ảnh cần gửi và chọn Insert
Chọn tập tin chứa hình ảnh cần gửi và chọn Insert

  • Bước 2: Vào tab File, tại cửa sổ Info > Resize large images when I send this message, hãy bấm vào biểu tượng mũi tên ở trên để quay về khung soạn thảo email trước đó.

 

Tiếp tục bấm vào thư mục File
Tiếp tục bấm vào thư mục File
Nhấn chọn Resize large images… để giảm kích cỡ ảnh
Nhấn chọn Resize large images… để giảm kích cỡ ảnh

  • Bước 3: Lúc này, hình ảnh đính kèm đã chuyển đổi định dạng từ .png thành .jpg, hãy bấm Send để gửi email. 

 

Dung lượng ảnh đã được giảm thành công
Dung lượng ảnh đã được giảm thành công

Lời kết

Trên đây là những mẹo hữu ích và cách đính kèm email trong Outlook nhanh chóng. Mong rằng với những hướng dẫn trên, người dùng đã có thể hiểu và ứng dụng nhiều hơn các tính năng hữu ích của Outlook. 

Để trang bị Outlook cho nhân sự, doanh nghiệp có thể mua gói Microsoft 365 đã được tích hợp đầy đủ các phần mềm văn phòng tiện tích. Nếu doanh nghiệp quan tâm đến gói Microsoft 365 Business tại FPT Smart Cloud thì hãy liên hệ qua các kênh sau đây để được tư vấn nhanh nhất:

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Copilot for Microsoft 365 - Trải nghiệm ngay!
DMCA compliant image