So sánh SharePoint và OneDrive: Lựa chọn nào tối ưu cho doanh nghiệp?
20 December, 2023

So sánh SharePoint và OneDrive: Lựa chọn nào tối ưu cho doanh nghiệp?

So sánh SharePoint và OneDrive để hiểu rõ sự khác nhau của hai nền tảng này là điều rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Đây đều là những ứng dụng mang đến nhiều tiện ích đặc biệt, nhưng mỗi một lựa chọn sẽ phù hợp với một quy mô doanh nghiệp nhất định.

So sánh SharePoint và OneDrive không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hai nền tảng này, mà còn tạo nên cơ sở để ra quyết định ứng dụng công cụ nào tối ưu nhất, nhằm vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Bài viết so sánh giữa OneDrive và SharePoint dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra được nền tảng phù hợp nhất với quy mô và mục đích sử dụng của mình.

Tổng quan về SharePoint

SharePoint là một nền tảng của Microsoft được thiết kế để hỗ trợ và quản lý việc chia sẻ thông tin và làm việc nhóm trong tổ chức. SharePoint đã trở thành một phần quan trọng của hệ sinh thái Microsoft, cung cấp một loạt các tính năng và dịch vụ để hỗ trợ chia sẻ nội dung và quản lý dự án.

Nền tảng này chinh phục được hơn 200.000 tổ chức và 190 triệu người sử dụng trên khắp thế giới nhờ những tính năng tiêu biểu như sau:

  • Cung cấp khả năng tạo ra các trang web nội bộ, giúp doanh nghiệp dễ dàng tổ chức và chia sẻ thông tin.
  • Với khả năng cộng tác trực tuyến, người dùng có thể làm việc chung trên tệp và tài liệu để tăng cường hiệu suất làm việc nhóm.
  • Hỗ trợ tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh, tối ưu hóa công việc và giảm thiểu lỗi.
  • Là nền tảng liên kết chặt chẽ với các ứng dụng Microsoft 365 như Word, Excel và Outlook, tạo ra một trải nghiệm tích hợp đồng bộ cho người dùng.

 

SharePoint hỗ trợ tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh
SharePoint hỗ trợ tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh

Hiện nay có 3 cách triển khai SharePoint phổ biến:

  • SharePoint trong Microsoft 365: Được tích hợp trong dịch vụ đám mây Microsoft 365, nơi nhiều ứng dụng kết hợp thành một giải pháp toàn diện.
  • SharePoint Server: Cung cấp sự linh hoạt cho doanh nghiệp để triển khai và vận hành tại cơ sở hạ tầng cục bộ hoặc sử dụng Microsoft 365 Enterprise để tận dụng đầy đủ tính năng.
  • SharePoint Designer 2013: Là công cụ miễn phí được phát triển để tạo, tùy chỉnh và quản lý trang web, ứng dụng trên SharePoint 2013.

Tổng quan về OneDrive

OneDrive là một giải pháp lưu trữ đám mây của Microsoft với khả năng lưu trữ, chia sẻ và bảo mật thông tin mạnh mẽ. Với OneDrive, người dùng có thể lưu trữ tệp, chia sẻ thông tin với người khác và truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào, tạo ra một trải nghiệm linh hoạt và tiện ích.

Giao diện của Microsoft OneDrive trên cả máy tính và điện thoại được thiết kế để cung cấp trải nghiệm thân thiện nhất cho người dùng, giúp họ dễ dàng tương tác với dữ liệu của mình từ mọi thiết bị một cách thuận tiện.

 

OneDrive là một giải pháp lưu trữ đám mây của Microsoft
OneDrive là một giải pháp lưu trữ đám mây của Microsoft

Có 2 phiên bản OneDrive, bao gồm OneDrive và OneDrive for Business. Sự khác nhau của hai phiên bản này chủ yếu ở mục đích và đối tượng sử dụng.

  • OneDrive là dịch vụ lưu trữ dữ liệu cá nhân với 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí. Người dùng có thể lưu trữ, truy cập và chia sẻ tệp một cách dễ dàng. Ngoài ra, người dùng có thể nâng cấp lên phiên bản trả phí để có thêm dung lượng lưu trữ, đáp ứng nhu cầu cá nhân với mức độ linh hoạt nhất.
  • OneDrive for Business được thiết kế cho doanh nghiệp, tổ chức. Đây là nền tảng đảm bảo tính bảo mật cao cho dữ liệu, cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ.

Xem thêm: Giới hạn và nguyên tắc dữ liệu của OneDrive và SharePoint

So sánh SharePoint và OneDrive

Sự khác nhau giữa SharePoint và OneDrive thể hiện rõ nét qua đối tượng sử dụng, các tính năng cũng như tính bảo mật và hợp tác nhóm.

Đối tượng sử dụng

OneDrive và SharePoint đều là giải pháp lưu trữ và chia sẻ tệp tin được phát triển bởi Microsoft. Tuy nhiên, hai nền tảng này phục vụ đối tượng sử dụng khác nhau.

  • OneDrive là dịch vụ dành cho người dùng cá nhân. Mỗi người dùng có một không gian lưu trữ riêng, không mặc định chia sẻ với người khác. Người dùng có thể sao lưu dữ liệu cá nhân của mình lên điện toán đám mây.
  • SharePoint thường được ưu tiên sử dụng cho tổ chức và doanh nghiệp. Dữ liệu trong SharePoint liên quan đến tài liệu tổ chức, dự án, thông tin và công việc nhóm, không phải là dữ liệu riêng tư của người dùng.

Tính năng chia sẻ và quản lý tệp

Dưới đây là sự khác nhau khi so sánh SharePoint và OneDrive về tính năng chia sẻ và quản lý tệp.

SharePoint

SharePoint cung cấp một hệ thống kiểm soát quyền truy cập chi tiết, cho phép người quản trị xác định ai có quyền xem, chỉnh sửa, hoặc chia sẻ tệp. Người dùng có thể chia sẻ tệp với người ngoài tổ chức thông qua các cơ chế chia sẻ an toàn như tạo liên kết có hạn thời gian hoặc yêu cầu xác minh.

Ngoài ra, SharePoint còn cung cấp khả năng tìm kiếm và lọc tệp một cách hiệu quả, giúp người dùng nhanh chóng định vị và truy cập tài liệu. 

 

SharePoint thường được ưu tiên sử dụng cho tổ chức và doanh nghiệp, so sánh sharepoint và onedrive
SharePoint thường được ưu tiên sử dụng cho tổ chức và doanh nghiệp

Đặc biệt, tính năng xem lại phiên bản lịch sử giúp người dùng theo dõi sự thay đổi trên tệp và khôi phục lại các phiên bản trước đó nếu cần thiết. Người dùng cũng có thể tạo và sắp xếp danh mục tệp và thư mục một cách khoa học, giúp dễ dàng quản lý và tìm kiếm tệp trong môi trường SharePoint.

OneDrive

OneDrive tập trung vào việc chia sẻ tệp cá nhân, nơi mỗi người dùng sở hữu không gian lưu trữ riêng và có quyền kiểm soát chia sẻ tệp của mình. Người dùng có thể chia sẻ tệp trực tiếp với người khác hoặc tạo liên kết để chia sẻ qua email hoặc tin nhắn.

 

OneDrive tập trung vào việc chia sẻ tệp cá nhân
OneDrive tập trung vào việc chia sẻ tệp cá nhân

Ứng dụng này cũng cung cấp khả năng tìm kiếm và lọc tệp nhanh chóng, giúp người dùng dễ dàng xác định vị và truy cập thông tin. OneDrive tập trung vào chia sẻ dữ liệu cá nhân và đơn giản hóa quy trình truy cập và quản lý dữ liệu.

Bảo mật và mã hóa

Xét về tính bảo mật thì SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào? Cả SharePoint và OneDrive đều cung cấp tính năng mã hóa để bảo vệ dữ liệu người dùng. Hai ứng dụng này đều tích hợp giao thức mã hóa TLS và SHA-2, kết nối SSL sử dụng khóa mã hóa 2048 bit. Dữ liệu người dùng được lưu trữ và mã hóa trên các máy chủ trong trung tâm dữ liệu sử dụng bởi nền tảng đám mây.

Tuy nhiên, khi so sánh SharePoint và OneDrive chi tiết về các tùy chọn bảo mật thì SharePoint cung cấp nhiều tùy chọn bảo mật hơn, có thể được quản lý và tùy chỉnh bởi quản trị viên hệ thống. Đó là cách giải pháp này đáp ứng các yêu cầu bảo mật cụ thể của tổ chức, doanh nghiệp.

Công cụ hợp tác nhóm

OneDrive và SharePoint có sự khác biệt đáng kể về công cụ, mức độ hỗ trợ và quy mô hợp tác nhóm. Cụ thể như sau:

  • Khi sử dụng OneDrive, người dùng có khả năng chia sẻ tài liệu với người khác và có thể cùng làm việc trên tệp tài liệu. Tính năng này thích hợp cho việc cộng tác cơ bản và chia sẻ thông tin trong một phạm vi cá nhân hoặc nhóm nhỏ.
  • SharePoint là một nền tảng hợp tác mạnh mẽ hơn OneDrive, cung cấp nhiều tính năng và công cụ để hỗ trợ cộng tác nhóm. Người dùng có thể tạo các trang wiki, diễn đàn, danh sách công việc và nhiều tính năng khác để giao tiếp và làm việc chung trong nhóm. SharePoint không chỉ giúp cộng tác cơ bản mà còn hỗ trợ quản lý dự án lớn, quản lý thông tin doanh nghiệp và tạo ra một môi trường làm việc chung hiệu quả.

Doanh nghiệp nên sử dụng SharePoint hay OneDrive?

Sau khi so sánh SharePoint và OneDrive thì có thể thấy quyết định sử dụng ứng dụng nào là phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu sử dụng cụ thể của từng doanh nghiệp.

SharePoint sẽ phù hợp cho doanh nghiệp lớn với nhu cầu quản lý dự án và cộng tác nhóm lớn. Đây là nền tảng tích hợp nhiều tính năng mạnh mẽ và bảo mật cao. Chi phí triển khai và duy trì nền tảng này cũng cao hơn, đòi hỏi quản trị viên phải có kinh nghiệm.

Trong khi đó, OneDrive thích hợp cho doanh nghiệp nhỏ và người dùng cá nhân. Nền tảng này đơn giản, linh hoạt và rất phù hợp với các nhóm nhỏ. Chi phí triển khai của OneDrive cũng thấp hơn so với SharePoint. 

Do vậy, tùy vào quy mô và nhu cầu mà doanh nghiệp nên chọn sử dụng một trong hai nền tảng nêu trên. Nếu doanh nghiệp cần một nền tảng đa nhiệm thì hãy xem xét chọn SharePoint, còn nếu ưu tiên sự đơn giản và tối ưu chi phí thì OneDrive là lựa chọn phù hợp. 

Lời kết

SharePoint nổi bật với tính năng mạnh mẽ, quản lý dự án và cộng tác quy mô lớn và đa nhiệm, trong khi OneDrive linh hoạt và thích hợp cho doanh nghiệp nhỏ và cá nhân. Bởi vậy, thay vì so sánh SharePoint và OneDrive, để tối ưu hóa trải nghiệm vận hành của doanh nghiệp thì việc tích hợp cả hai công cụ này là lựa chọn sáng suốt.

Do đó, nếu doanh nghiệp đang cần tìm một giải pháp toàn diện thì hãy xem xét mua gói Microsoft 365 Business ngay hôm nay. Đây là cơ hội để doanh nghiệp tận dụng được sức mạnh tổng hợp của cả SharePoint và OneDrive, cung cấp một hệ sinh thái mạnh mẽ và hiệu quả cho nhu cầu vận hành chuyên nghiệp.

Hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được hỗ trợ, tư vấn cụ thể hơn về dịch vụ công nghệ chất lượng nhé!

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image