Với nhiều tính năng tiện ích, Microsoft Syntex giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quá trình quản lý hợp đồng, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tăng độ tin cậy trong việc thực hiện các giao dịch thương mại.
By Nicole Herskowitz, Microsoft Teams General Manager
Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, việc quản lý hợp đồng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Để đáp ứng nhu cầu và thách thức của việc quản lý hợp đồng hiệu quả, nhiều công ty đã tìm kiếm các giải pháp công nghệ tiên tiến. Trong số đó, Microsoft Syntex là một trong những giải pháp đáng chú ý nhất.
Mục lục
Các bước xác định vấn đề trong kinh doanh
Để bắt đầu lập kế hoạch cho hệ thống quản lý hợp đồng của tổ chức, việc đầu tiên là xác định vấn đề kinh doanh mà doanh nghiệp đang cố gắng giải quyết. Nếu tổ chức đang tìm kiếm giải pháp quản lý hợp đồng, thông thường sẽ có 4 vấn đề chính cần được giải quyết, bao gồm:
Doanh nghiệp cần sớm xác định các vấn đề tổ chức đang gặp phải
Đầu tiên là xác định hợp đồng của khách hàng từ các tài liệu mà doanh nghiệp đang có, sau đó phân loại chúng. Điều này đặc biệt quan trọng khi tổ chức làm việc với nhiều tài sản kỹ thuật số được gửi qua email và tài sản giấy được gửi qua thư truyền thống.
Thứ hai là cần một biện pháp đáng tin cậy để theo dõi lịch sử phê duyệt hợp đồng. Nó giúp tổ chức có thể nắm được hợp đồng đã được phê duyệt hoặc bị từ chối, đồng thời các khoản thanh toán đã được xử lý hay chưa.
Thứ ba, tổ chức cần lập một trang cộng tác, nơi mà tất cả các bên liên quan có thể dễ dàng xem xét hợp đồng. Điều này đảm bảo rằng các bên liên quan đều có thể tiếp cận, xem xét toàn bộ hợp đồng, phê duyệt hoặc từ chối chúng một cách dễ dàng.
Cuối cùng, doanh nghiệp cần một lộ trình xem xét hợp đồng cụ thể. Điều này đảm bảo rằng các hợp đồng được phê duyệt và từ chối sẽ được định tuyến thông qua một quy trình làm việc rõ ràng. Các hợp đồng đã được phê duyệt sẽ được chuyển đến một ứng dụng của bên thứ ba để xử lý thanh toán, trong khi các hợp đồng bị từ chối sẽ được định tuyến để xem xét bổ sung.
Tổng quan về giải pháp quản lý hợp đồng của Microsoft 365
Các thành phần của Microsoft 365 được đề cập trong giải pháp quản lý hợp đồng này gồm:
Microsoft Syntex: Tạo ra mô hình để xác định và phân loại các tệp hợp đồng của doanh nghiệp, sau đó trích xuất dữ liệu thích hợp từ chúng.
Tổng quan về giải pháp quản lý hợp đồng trong Microsoft 365
Microsoft SharePoint: Sử dụng các định dạng có sẵn trong danh sách SharePoint hiện đại để định dạng và trình bày hợp đồng sao cho phù hợp với từng doanh nghiệp.
Ví dụ về hợp đồng mà mô hình giải pháp Microsoft 365 đã tạo ra
Microsoft Teams: Sử dụng chức năng của Teams và các tab được liên kết để cho phép các bên liên quan xem xét và quản lý hợp đồng.
Power Automat: Phê duyệt các hợp đồng, sau đó đưa chúng đến một ứng dụng bên thứ ba để tiến hành thanh toán.
>>> Xem thêm: Microsoft Teams – Giải pháp kết nối và xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh
Cách sử dụng Microsoft Syntex để quản lý hợp đồng doanh nghiệp
Microsoft SharePoint ứng dụng mô hình xử lý tài liệu không cấu trúc Syntex để quản lý hợp đồng. Khi một tài liệu được tải lên, mô hình này sẽ kiểm tra xem chúng có phải là loại hợp đồng hay không và trích xuất các thông tin cần thiết từ đó (tên khách hàng, nhà thầu, số tiền…)
Trong Microsoft Teams, tất cả các bên liên quan đều được thông báo khi có hợp đồng mới cần được xem xét và có thể phê duyệt hoặc từ chối chúng.
Bằng cách sử dụng Power Automate, các hợp đồng của tổ chức đều được chuyển qua quy trình phê duyệt trong Microsoft Teams.
Khi một thành viên phê duyệt hợp đồng, trạng thái hợp đồng sẽ thay đổi thành Approved (đã phê duyệt). Sau đó, tất cả các thành viên trong Teams đều được thông báo và một mục được tạo để cho thấy hợp đồng đã sẵn sàng để thanh toán. Quy trình này có thể được mở rộng nhằm ghi trực tiếp vào ứng dụng tài chính bên thứ ba để thanh toán.
Khi một thành viên từ chối hợp đồng, trạng thái được thay đổi thành Rejected (đã từ chối) và tất cả các thành viên được thông báo qua một bài đăng Teams.
Kết quả cuối cùng của giải pháp Microsoft 365 là xây dựng một quy trình kinh doanh tự động dành cho tổ chức. Nhân viên có thể dễ dàng sử dụng chế độ xem đặc trưng trong Teams để khởi động và giám sát quy trình phê duyệt tài liệu.
Liên hệ ngay FPT Smart Cloud để được hỗ trợ sử dụng giải pháp Microsoft 365 cho việc quản lý hợp đồng doanh nghiệp:
