Outlook là ứng dụng quản lý mail tốt nhất cho phép bạn gửi nhận email, quản lý lịch, lưu danh bạ cũng như theo dõi công việc. Hàng triệu người dùng Outlook mỗi ngày nhưng chưa chắc đã thực sự hiểu về nó?
Outlook là một ứng dụng hữu ích để quản lý email của bạn cùng nhiều tiện ích đi kèm. Trong bài này, chúng tôi sẽ phân tích cụ thể các tính năng để người dùng hiểu rõ hơn về Outlook.
Mục lục
Giao diện Outlook
Outlook là một ứng dụng cho phép gửi và nhận email bằng cách truy cập vào Microsoft Exchange Server, bao gồm các tính năng chính như: email, lịch, quản lý công việc, ghi chú… Bạn có thể đăng ký tài khoản và sử dụng hoàn toàn miễn phí nhưng sẽ bị giới hạn các tính năng. Để sử dụng kèm thêm dịch vụ Email tên miền riêng cũng như các tính năng như: Onenote, Skype, Onedrive, Office Online, người dùng cần trả phí.
>>> Xem thêm: Cài đặt, kích hoạt và thiết lập Modern POS (MPOS)
Để giúp người dùng truy cập và làm việc dễ dàng trên các thiết bị máy tính cá nhân, cũng như tối ưu trải nghiệm ứng dụng trên các nền tảng Android và Mac OS, Microsoft đã nghiên cứu và nâng cấp Outlook với nhiều phiên bản cải tiến trong nhiều năm qua. Dưới đây là các phiên bản khác nhau của Outlook cùng những tính năng tương ứng.
Sự phát triển của MS Outlook | |
Phiên bản | Năm phát hành và tính năng |
Outlook 97 |
|
Outlook 98 |
|
Outlook 2002 |
|
Outlook 2003 |
|
Outlook 2007 |
|
Outlook 2010 |
|
Outlook 2013 |
|
Outlook 2016 |
|
Outlook 2019 |
|
Mỗi một phiên bản Outlook nâng cấp sẽ khắc phục được các yếu điểm và hoàn thiện hơn các tính năng giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn.
Microsoft Outlook được sử dụng bởi hàng triệu người trên toàn thế giới nhưng không phải ai cũng thực sự hiểu rõ về ứng dụng này. Dưới đây là những tính năng nổi bật có thể bạn chưa biết khi sử dụng Outlook.
Nếu bạn nhập @ và tên của người dùng khác, Outlook sẽ thêm người dùng đó vào danh sách email, đánh dấu đề cập của người dùng đó và thông báo cho họ. Khi nhận được thư trong hộp thư đến, người dùng sẽ thấy biểu tượng @ trong danh sách thư, cho biết họ được nhắc đến bằng tên trong email này.
Tính năng lên lịch email trong Outlook
Một trong những tính năng của Outlook mà người dùng doanh nghiệp đánh giá cao là khả năng lên lịch gửi email tự động. Điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn gửi email vào đúng khung giờ mong muốn cho nhiều người mà không sợ bị lỡ do vướng bận các công việc khác.
Tính năng Quick Parts cho cho phép người dùng sao chép văn bản của một email và chèn nó vào các email mới. Tính năng này rất hữu ích cho những người dùng phải gửi các email có cùng một nội dung cho nhiều địa chỉ nhận cùng một lúc.
Outlook luôn thông báo có email mới tránh trôi tin
Quá nhiều email gửi đến khiến bạn dễ bị trôi tin và không nắm bắt được các email cần đọc. Với Outlook điều này sẽ được giải quyết, email gửi sẽ hiện trên thị màn hình của người dùng, thông báo cho họ về các email mới. Do vậy, bạn sẽ dễ dàng theo dõi và phản hồi mà không không bỏ lỡ các email quan trọng. Lời nhắc này cũng được ghim ở đầu hộp thư cho đến khi bạn loại bỏ nó.
Đôi lúc có những chuỗi email gửi đến mà bạn không quan tâm cũng như muốn bỏ qua nó. Thay vì xóa từng tin nhắn trong chuỗi, tính năng bỏ qua tin nhắn của Outlook sẽ giúp tất cả các thư trong một cuộc hội thoại có thể được cài đặt để bỏ qua và chuyển đến thư mục các mục đã xóa.
Outlook không thể nhắc bạn về một công việc bạn chưa bao giờ nhập hoặc một cuộc hẹn mà bạn quên ghi lại, nhưng nó có thể ngăn bạn gửi email mà không có tệp đính kèm. Nếu bạn soạn một email mới và đề cập đến một phần đính kèm trong email, Outlook sẽ hỏi xem bạn có muốn bao gồm một tệp đính kèm trước khi gửi thư hay không.
Việc tìm tài liệu đính kèm theo email có thể khó khăn nếu bạn không nhớ mình đã lưu tài liệu đó ở đâu. Phiên bản cập nhật mới nhất sẽ giải quyết vấn đề đó với tính năng tìm kiếm tài liệu đơn giản bằng cách thêm @ trước tên file hay thư mục, Outlook sẽ hiển thị cho bạn các tùy chọn phù hợp.
Một tháng, bạn nhận được rất nhiều thư gửi đến, bạn đã đọc và phản hồi lại nhưng chưa xóa đi. Tính năng dọn dẹp thông minh giúp bạn xóa nhiều thư cùng một lúc và chỉ để lại những thư chưa đọc hoặc chứa đựng thông tin quan trọng.
>>> Xem thêm: Power Apps và những điều cần biết – Phần 3
Outlook được thiết kế riêng dành cho việc quản lý email với hàng loạt các tính năng hữu dụng kể trên. Tại sao bạn nên đầu tư chi phí mỗi tháng để sử dụng được đầy đủ các tác vụ?
Outlook là ứng dụng thiết kế dành cho việc quản lý email
Một trong những điểm nổi bật ở Outlook là không giới hạn không gian lưu trữ, các email được sắp xếp theo thời gian nhận hoặc gửi. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý thư đến và đi cũng như dễ dàng tra cứu lại. Tốc độ truy cập nhanh cũng như hỗ trợ tệp đính kèm có dung lượng lớn tạo nên điểm khác biệt so với các ứng dụng email khác.
Trên thực tế, hơn 50% sự cố bảo mật mà các doanh nghiệp đã xử lý trong năm qua là do xâm phạm email doanh nghiệp. Phần lớn các sự cố bảo mật liên quan đến việc người dùng bị lừa đưa mật khẩu của họ, nên việc xác thực đa yếu tố là rất quan trọng để giữ an toàn cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp được cung cấp một môi trường email an toàn khi sử dụng.
Ngoài ra, tấn công mạng còn bắt nguồn từ các email lừa đảo, nên Outlook cũng cung cấp cài đặt lọc thư rác mạnh mẽ. Bộ lọc này tích hợp các tùy chọn có sẵn cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu. Trình quét email cũng sẽ cảnh báo khi có nguồn không đáng tin cậy gửi email đến hộp thư của bạn.
Outlook còn tích hợp kết nối với các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter, Linkedin. Điều này giúp người dùng vừa đọc email, sắp xếp lịch công việc vừa sử dụng mạng xã hội để nắm bắt thông tin. Ngoài ra, bạn cũng có thể trò chuyện qua Teams giúp tối ưu trải nghiệm khi tạo lịch họp và kết nối với các đồng nghiệp đảm bảo hoàn thành công việc tốt hơn.
Bạn có thể sử dụng Outlook dưới dạng phiên bản độc lập nếu sử dụng cá nhân. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nên đầu tư gói Microsoft 365 bao gồm dịch vụ Outlook để quản lý tốt hơn và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nếu doanh nghiệp của bạn đang quan tâm đến Outlook và muốn tìm hiểu cụ thể hơn, hãy liên hệ ngay FPT Smart Cloud. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ đánh giá doanh nghiệp của bạn và tư vấn triển khai gói dịch vụ phù hợp nhất.
Những bài viết liên quan:
Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud
Fanpage: https://www.facebook.com/microsoft.fptsmartcloud
Email: [email protected]
Hotline: 1900 638 399
FPT Smart Cloud – Nhà cung giải pháp và tư vấn hàng đầu về Điện toán đám mây và Trí tuệ nhân tạo tại Việt Nam.
