Microsoft Access là gì và cách sử dụng phần mềm này trên máy tính? Đây không chỉ là một công cụ quản lý cơ sở dữ liệu, mà còn là giải pháp tối ưu cho việc xử lý và phân tích lượng dữ liệu lớn. Không những vậy, Access còn hỗ trợ nâng cao hiệu suất và quản lý thông tin cho doanh nghiệp và tổ chức.
Nếu người dùng đã quen thuộc với các sản phẩm của Microsoft nhưng vẫn chưa biết Microsoft Access là gì, hãy chuẩn bị khám phá qua bài viết dưới đây. Microsoft Access không chỉ hỗ trợ việc lưu trữ thông tin, nó còn giúp người dùng xây dựng cơ sở dữ liệu đa chức năng với các tính năng cao cấp.
Mục lục
Access đóng vai trò như một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS), đồng thời cung cấp các công cụ để quản lý, chỉnh sửa và truy cập dữ liệu trong các bảng dữ liệu. Điểm độc đáo của Microsoft Access so với các RDBMS khác là giao diện đồ họa người dùng (GUI) thân thiện, giúp người dùng tương tác với hệ thống một cách dễ dàng mà không cần có nhiều kiến thức kỹ thuật.
Người dùng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường sử dụng Access vì khả năng xây dựng hệ thống thông tin để quản lý dữ liệu. Các ứng dụng thực tế của Access bao gồm quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, theo dõi thông tin hàng hóa, quản lý đơn hàng và ghi lại chi tiết giao dịch.
Microsoft Access mang đến khả năng lưu trữ, thêm, chỉnh sửa, xóa và truy xuất dữ liệu với các tính năng tương tác giữa các bảng dữ liệu. Trong đó, người dùng có thể:
>>> Xem thêm: OneDrive là gì? Cách cài đặt và sử dụng OneDrive mới nhất từ A-Z
Về cơ bản, Access có các mục chính là:
Nếu người dùng đang tìm kiếm một giải pháp quản lý dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu được tổ chức theo dạng bảng và có mối liên kết giữa các bảng, hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access chính là lựa chọn cần thiết.
Microsoft Access cũng là cầu nối tuyệt vời cho những người không chuyên về công nghệ thông tin nhưng muốn hiểu rõ về cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý dữ liệu. Với giao diện người dùng trực quan, thân thiện, công cụ này dễ tiếp cận với cả những người không có nền tảng IT, giúp họ nắm bắt các khái niệm về dữ liệu, cấu trúc và ngôn ngữ truy vấn SQL.
Điểm mạnh của Microsoft Access là dễ dàng cài đặt, tích hợp nhiều nguồn dữ liệu đa dạng, khả năng lưu trữ dữ liệu lớn và tương thích với ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL). Ngoài ra, nó cũng có khả năng tự động hóa các quy trình công việc thông qua lập trình VBA. Những ưu điểm này góp phần làm cho công việc quản lý dữ liệu của người dùng trở nên hiệu quả, tiện lợi và nhanh chóng.
Nhiều người dùng mới dễ nhầm lẫn ứng dụng của Microsoft Access và Microsoft Excel. Dưới đây là các so sánh chi tiết giúp người dùng dễ dàng phân biệt và sử dụng.
Access và Excel có cùng mục đích sử dụng là lưu trữ dữ liệu cho người dùng. Cả hai phần mềm này đều được phát triển bởi Microsoft.
Xem thêm: Khai phá tiềm năng AI với tính năng phân tích dữ liệu thông minh trong Excel
Tuy Microsoft Excel và Access đều được sử dụng để lưu trữ dữ liệu, nhưng trên thực tế đây là hai phần mềm với các chức năng hoàn toàn khác nhau. Excel là một công cụ bảng tính tốt cho các tác vụ ngắn hạn và cơ bản, trong khi Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu phức tạp hơn. Để hiểu rõ hơn, dưới đây là một số sự so sánh tiêu biểu nhất:
Microsoft Access | Microsoft Excel |
Khả năng xử lý nhiều loại dữ liệu, bao gồm cả số và văn bản, có tính linh hoạt cao. | Chỉ tập trung vào dữ liệu số và các phép tính toán. |
Lưu trữ tất cả dữ liệu trong một nơi duy nhất. | Có nhiều tài liệu và bảng tính cho dữ liệu khác nhau. |
Chỉ khóa dữ liệu ở cấp độ bản ghi, cho phép nhiều người dùng làm việc cùng lúc. | Khóa toàn bộ bảng tính, giới hạn về việc nhiều người dùng cùng làm việc. |
Được thiết kế để quản lý và lưu trữ lượng lớn dữ liệu, có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng khác. | Có dung lượng lưu trữ ít hơn Access. |
Cho phép người dùng tạo các mẫu dữ liệu và biểu mẫu nhập dữ liệu. | Chỉ cung cấp cho người dùng màn hình dữ liệu chính. |
Sử dụng mô hình multiple relational table. | Sử dụng mô hình dữ liệu non-relational hoặc flat worksheet. |
Cung cấp độ chính xác và tính hiệu quả cao. | Định dạng giới hạn về tốc độ và tính chính xác. |
Phù hợp cho các dự án quy mô lớn và giải pháp dài hạn. | Phù hợp cho các dự án quy mô nhỏ và giải pháp ngắn hạn. |
Dưới đây là các hướng dẫn giúp người dùng thực hiện từng bước cơ bản để làm quen và thao tác hiệu quả với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access.
Trong các phiên bản cập nhật gần đây có sẵn nhiều mẫu cơ sở dữ liệu. Người dùng có thể chọn từ việc tạo một cơ sở dữ liệu trống, sử dụng mẫu có sẵn hoặc cơ sở dữ liệu web.
Để nhập dữ liệu vào Access, người dùng có thể thực hiện các bước sau:
Để tạo liên kết giữa các bảng, người dùng cần phải nắm rõ về các khóa trong bảng. Mỗi bảng sẽ có một định danh riêng, Access tự động tạo cột ID để đánh số cho các mục. Đây là khóa chính của bảng.
Ngoài ra, bảng cũng sẽ chứa các khóa ngoài, cho phép nó được kết nối với bảng khác trong cùng cơ sở dữ liệu, nơi mà dữ liệu tương tự được lưu trữ.
Để tạo truy vấn trong Access, người dùng cần làm theo các bước dưới đây:
Dưới đây là các bước tạo biểu mẫu trên Access:
Quá trình tạo báo cáo rất đơn giản, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau:
Những bài viết liên quan:
Hy vọng qua bài viết này, người dùng đã biết Microsoft Access là gì và những tiện ích đặc biệt mà nó mang lại. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu để quản lý dữ liệu và vận hành doanh nghiệp hiệu quả, hãy liên hệ ngay với FPT Cloud để nhận tư vấn miễn phí về gói Microsoft 365 Business – Giải pháp hỗ trợ tối ưu quy trình của doanh nghiệp:
