Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, hiểu rõ các giới hạn của SharePoint giúp người dùng tối ưu hóa quá trình làm việc và quản lý dữ liệu. Từ quản lý tệp tin, tổ chức thông tin, đến tạo và quản lý các site, SharePoint mang đến một loạt tính năng mạnh mẽ. Tuy nhiên, cần nhận thức rõ những giới hạn này để đảm bảo hiệu quả sử dụng.
Khám phá giới hạn của SharePoint không chỉ giúp người dùng tránh những rủi ro không mong muốn trong quản lý dữ liệu mà còn mở ra cơ hội để tận dụng tối đa nền tảng này. Mỗi tổ chức có những yêu cầu và mục tiêu riêng, việc hiểu rõ các giới hạn giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và cải thiện hiệu suất.
Mục lục
Trong gói Microsoft 365, SharePoint Online cung cấp hai lựa chọn: Plan 1 và Plan 2. Dù có một vài tính năng khác nhau nhưng cả hai đều tồn tại các hạn chế dưới đây.
Mỗi site có thể chứa tối đa 25TB dữ liệu cũng là một trong những giới hạn của SharePoint. Tuy nhiên, đây chỉ là giới hạn dung lượng được đặt ra, không phải là dung lượng được cấp cho mỗi site.
Về việc mỗi site được cấp bao nhiêu dung lượng, quản trị viên có thể điều chỉnh qua giao diện admin.
Mỗi nhân viên sẽ được cấp 1TB lưu trữ trên OneDrive. Bên cạnh đó, SharePoint cũng tăng thêm 10GB cho mỗi người. Chẳng hạn, trong một công ty với 300 nhân viên, mỗi người đóng góp thêm 10GB SharePoint sẽ có tổng cộng 3,000GB, cộng với 1,000GB lưu trữ mặc định.
Ngoài ra, người dùng cũng có thể mở rộng dung lượng lưu trữ trên SharePoint và OneDrive thông qua add-on Office 365 Extra File Storage.
Mỗi tài khoản SharePoint có khả năng hỗ trợ 2,000,000 trang, trong đó không tính các trang được tự động tạo cho các dịch vụ OneDrive.
Các hạn chế trong SharePoint phần lớn bắt nguồn từ “mức tối đa” đối với các yếu tố được hỗ trợ trên nền tảng này. Người dùng cần nắm rõ để có phương án khắc phục/tránh bị ảnh hưởng trong quá trình sử dụng SharePoint.
Trong SharePoint, một List có thể chứa 30 triệu mục, một Library cũng có khả năng chứa tới 30 triệu tệp và thư mục. Tuy nhiên, khi một List, Library hoặc Folder chứa hơn 100,000 mục, người dùng không thể bỏ inheritance (quyền kế thừa từ trang/mục cha).
Tương tự, cũng không thể áp dụng lại inheritance lên các đối tượng này. Đây có thể xem là một giới hạn của SharePoint ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng.
Khi quản lý danh sách có kích thước lớn, việc thiết lập các permission phân quyền là cần thiết. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng SharePoint giới hạn tối đa chỉ 5,000 phân quyền.
Giới hạn kích thước cho file tải lên SharePoint là 250GB. Điều này áp dụng cho cả các tệp trong tab Files của Microsoft Teams, các thư viện tài liệu SharePoint, các thư mục OneDrive và trong các cuộc đối thoại trên Yammer.
Về giới hạn kích thước cho file đính kèm trong List, con số này là 250 MB. Điều này đúng cho cả Microsoft List và SharePoint List.
Một giới hạn của SharePoint người dùng cần chú ý là toàn bộ đường dẫn tệp sau khi giải mã (bao gồm cả tên tệp) không được vượt quá 400 ký tự.
Chẳng hạn, nếu URL của một tệp trong SharePoint là https://www.contoso.com/sites/marketing/documents/Shared%20Documents/Promotion/Some%20File.xlsx, thì sites/marketing/document/Shared Documents/Promotion/Some File.xlsx sẽ là phần bị giới hạn trong phạm vi 400 ký tự.
Khi người dùng sao chép hoặc di chuyển nhiều tệp cùng lúc, cũng sẽ gặp phải các giới hạn của SharePoint:
Để đảm bảo quá trình đồng bộ diễn ra một cách tối ưu, hạn chế của SharePoint dành cho người dùng là số lượng tệp dưới 300,000/Library/Team site.
Xem thêm: Lập kế hoạch đồng bộ hóa tệp cho SharePoint và OneDrive trong Microsoft 365
Mỗi site collection của SharePoint có thể hỗ trợ tới 2 triệu người dùng.
Trong SharePoint, người dùng có thể kiểm tra tới tối đa 50,000 phiên bản thay đổi của tệp.
Giới hạn của SharePoint đặt ra cho người dùng là 5,000 nhóm/1 site. Trong mỗi nhóm, có thể chứa 50,000 thành viên.
Trên SharePoint, một tổ chức hoặc doanh nghiệp có thể triển khai tối đa 20,000 ứng dụng.
Người dùng có thể tạo tối đa 2000 subsite. Tuy nhiên, người dùng nên tạo các site riêng biệt và kết nối chúng qua hub site hơn là tạo subsite.
Người dùng có thể quản lý tới 1,000,000 từ khóa. Những metadata này xuất hiện trên các cột trong Library hoặc trên các trường của Thuộc tính (Properties).
Trong tổng số metadata trên mỗi site, dung lượng tối đa có thể lên tới 1000GB/site.
Hiểu rõ giới hạn của SharePoint là bước đầu tiên trong việc tối ưu hóa việc sử dụng công cụ này cho doanh nghiệp. Để tìm hiểu sâu hơn về cách thức SharePoint và Microsoft 365 Business có thể đóng góp vào thành công của doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay để nhận tư vấn chi tiết từ chuyên gia của FPT Smart Cloud.
