Lập kế hoạch đồng bộ hóa tệp cho SharePoint và OneDrive trong Microsoft 365
20 July, 2023

Lập kế hoạch đồng bộ hóa tệp cho SharePoint và OneDrive trong Microsoft 365

Việc đồng bộ hóa tệp cho SharePoint và OneDrive trong Microsoft 365 giúp cải thiện trải nghiệm của người dùng trong quá trình di chuyển nội dung trên đám mây. Để lập kế hoạch đồng bộ hóa, tổ chức cần xác định cách triển khai, phương thức quản lý cũng như người dùng và tổ chức có thể đồng bộ hóa.

Nếu tổ chức đang sử dụng SharePoint Server và OneDrive thì có thể đồng bộ các tệp của hai nền tảng này trong Microsoft 365. Điều này sẽ giúp cho người dùng dễ quản lý, truy cập và di chuyển dữ liệu trên đám mây hơn. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thêm một số thông tin về việc lập kế hoạch đồng bộ hóa tệp cho SharePoint và OneDrive trong Microsoft 365.

Các tính năng để tích hợp đồng bộ hóa tệp SharePoint Server với Microsoft 365

Dưới đây là một số tính năng có sẵn dùng để tích hợp SharePoint Server với Microsoft 365:

  • OneDrive: OneDrive có trong SharePoint Server hướng người dùng đến Microsoft 365.
  • Theo dõi site: Các site sẽ được quản lý từ cả hai vị trí được tích hợp trong danh sách các site được theo dõi của SharePoint trong Microsoft 365.
  • Hồ sơ: Hồ sơ được lưu trữ ở cả hai vị trí. Tuy nhiên, khi SharePoint Server kết nối đến hồ sơ của người dùng thì sẽ được chuyển hướng đến hồ sơ trong Microsoft 365.
  • Công cụ khởi động ứng dụng có thể mở rộng: Trong SharePoint Server, các công cụ khởi động ứng dụng sẽ bao gồm một số ô liên kết với Microsoft 365.
  • Tạo site self-service: Khi người dùng vào trang tạo site SharePoint Server thì sẽ được chuyển hướng tới trang tạo site Microsoft 365.
  • Tìm kiếm: Người dùng có thể tìm kiếm chỉ mục nội dung ở một trong 2 vị trí.
  • Quản lý tài liệu: Người dùng có thể tạo một danh sách dữ liệu và phân loại trong Microsoft 365.
Có nhiều tính năng tích hợp để đồng bộ SharePoint với Microsoft 365
Có nhiều tính năng tích hợp để đồng bộ SharePoint với Microsoft 365

Kết hợp OneDrive

Kết hợp OneDrive phù hợp với những tổ chức đang sử dụng OneDrive hoặc MySites trong SharePoint Server. Việc làm này giúp chuyển hướng từ OneDrive tại chỗ sang OneDrive trong Microsoft 365. 

Ngoài ra, khi kết hợp OneDrive, mọi liên kết OneDrive trong SharePoint Server và công cụ khởi động ứng dụng sẽ được điều hướng đến OneDrive trong Microsoft. Qua đó, người trong tổ chức có thể dẫn hướng liền mạch đến OneDrive trong đám mây từ một trong hai vị trí. 

Lập kế hoạch đồng bộ hóa tệp

Việc lập kế hoạch đồng bộ hóa tệp cho SharePoint và OneDrive trong Microsoft 365 bao gồm 10 bước cơ bản dưới đây: 

Triển khai ứng dụng đồng bộ hóa tệp

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một số cách triển khai ứng dụng đồng bộ OneDrive như: 

  •  Sử dụng tập lệnh
  •  Sử dụng Windows Autopilot
  •  Sử dụng giải pháp quản lý thiết bị di động
  •  Sử dụng trình quản lý cấu hình điểm cuối của Microsoft

Ứng dụng đồng bộ OneDrive bao gồm một phần của Windows 10, Windows 11 và Office 2016 trở lên. Tổ chức không cần triển khai phương pháp này cho thiết bị chạy các ứng dụng đồng bộ hóa. 

Tổ chức có thể sử dụng các ứng dụng để đồng bộ
Tổ chức có thể sử dụng các ứng dụng để đồng bộ

Quản lý đồng bộ trên máy tính Windows

Doanh nghiệp có thể tận dụng Chính sách nhóm của Windows để quản lý, cài đặt ứng dụng đồng bộ OneDrive. Để thực hiện được điều này, người dùng hãy sử dụng các mẫu quản trị trong InTune. 

Việc sử dụng Chính sách nhóm của Windows cần phải được liên kết với miền Active Directory. Ngoài ra, thiết bị sử dụng InTune cần chịu sự quản lý của Microsoft Endpoint Manager. 

Lựa chọn vòng cập nhật

Doanh nghiệp có thể sử dụng các vòng cập nhật do Microsoft phát hành cho ứng dụng đồng bộ hóa. Cụ thể như sau:

  • Vòng nội bộ: Người dùng nhận được những quyền thay đổi đầu tiên. Microsoft khuyến nghị các tổ chức nên để bộ phận CNTT tham gia vòng nội bộ này.
  • Vòng sản xuất: Người dùng nhận được các bản sửa lỗi và một số tính năng mới khác. Microsoft khuyến nghị các tổ chức nên để các thành viên tham gia vòng sản xuất.
  • Vòng Enterprise Ring: Người dùng nhận được nhiều quyền kiểm soát hơn trong việc triển khai các bản cập nhập. Tuy nhiên, các tổ chức sẽ nhận được các bản sửa lỗi và tính năng mới lâu hơn bình thường. 

Giới hạn việc sử dụng mạng để đồng bộ hóa tệp

Việc giới hạn sử dụng mạng để đồng bộ hóa phụ thuộc vào việc tổ chức đang sở hữu dung lượng mạng là bao nhiêu. Tiết kiệm lượng băng thông mạng đem lại nhiều lợi ích trong quá trình di chuyển khi một lượng lớn nội dung đang cần được đồng bộ hóa. Để giới hạn việc sử dụng mạng, người dùng có thể sử dụng 2 chính sách dưới đây:

Chính sách

Cửa sổ GPO 

Mac

Giới hạn tỷ lệ tải lên ứng dụng đồng bộ hóa ở một tỷ lệ phần trăm thông lượng 

Tự động tải lên băng thông tỷ lệ phần trăm

Tự động tải lên băng thông tỷ lệ phần trăm

Bật quản lý băng thông tải lên tự động cho OneDrive 

Enable Automatic Upload Bandwidth Management

N/A

Việc giới hạn sử dụng mạng phụ thuộc vào việc tổ chức đang có bao nhiêu dung lượng mạng
Việc giới hạn sử dụng mạng phụ thuộc vào việc tổ chức đang có bao nhiêu dung lượng mạng

 

Đồng bộ các thư mục thường dùng với OneDrive 

Người dùng có thể tự động đồng bộ các thư mục thường dùng hằng ngày lên OneDrive để tiện cho việc quản lý. Dưới đây là một số chính sách doanh nghiệp có thể áp dụng:

Chính sách

Cửa sổ GPO

Mac

Di chuyển các thư mục thường dùng sang OneDrive âm thầm

KFM Silent OptIon

KFM Silent OptIon

Nhắc nhở người dùng chuyển các thư mục thường dùng của họ sang OneDrive

KFM OptIon With Wizard

KFM OptIon With Wizard

Ngăn người dùng dừng đồng bộ các thư mục thường dùng của họ với OneDrive

KFM Block Opt Out

KFM Block Opt Out

Ngăn người dùng di chuyển các thư mục thường dùng của họ sang OneDrive

KFMB lock OptIon

KFMB lock OptIon

Giới hạn các tổ chức có thể đồng bộ hóa tệp

Theo chế độ mặc định, người dùng có thể đồng bộ hóa toàn bộ dữ liệu được chia sẻ từ các tổ chức khác. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể giới hạn việc này hoặc vô hiệu hóa tất cả để quản lý nội dung dễ dàng hơn. 

Dưới đây là một số chính sách để định cấu hình tổ chức mà người dùng có thể đồng bộ hóa: 

Chính sách 

Cửa sổ GPO

Mac

Chỉ cho phép đồng bộ hóa tài khoản OneDrive cho từng tổ chức cụ thể

Allow Tenant List

Allow Tenant List

Chặn đồng bộ tài khoản OneDrive cho từng tổ chức cụ thể

Block Tenant List

Block Tenant List

Ngăn người dùng đồng bộ thư viện và thư mục được chia sẻ từ các tổ chức khác

Block External Sync

Block External Sync

Người dùng có thể giới hạn tổ chức có thể đồng bộ hóa hoặc vô hiệu hóa tất cả để quản lý nội dung
Người dùng có thể giới hạn tổ chức có thể đồng bộ hóa hoặc vô hiệu hóa tất cả để quản lý nội dung

Cho phép người dùng đồng bộ OneDrive cá nhân

Dựa theo thực tiễn quản trị, tổ chức có thể ngăn người dùng đồng bộ OneDrive cá nhân của họ với các thiết bị đang quản lý. Dưới đây là chính sách giúp xác định xem người dùng có thể đồng bộ tài khoản OneDrive cá nhân hay không:

Chính sách 

Cửa sổ GPO

Mac

Ngăn người dùng đồng bộ tài khoản OneDrive cá nhân

Vô hiệu hóa Personal Sync

Vô hiệu hóa Personal Sync

Chặn một số loại tệp được tải lên 

Người dùng có thể giới hạn một số loại tệp được tải lên nhất định bằng ứng dụng đồng bộ hóa. Sử dụng chính sách sau để thiết lập:

Chính sách 

Cửa sổ GPO

Mac

Loại trừ các loại tệp cụ thể khỏi tải lên

Enable OD Ignore List From GPO

Kích hoạt OD Ignore

Đồng bộ hóa tệp trong môi trường kết hợp với SharePoint Server

Nếu tổ chức đang sử dụng SharePoint Server 2019 hoặc SharePoint Server Subscription Edition thì hãy nên cân nhắc đến việc đồng bộ tệp bằng ứng dụng đồng bộ OneDrive. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc, hỗ trợ cho các tập tin dung lượng lớn, nâng cao độ bảo mật… 

Giới hạn đồng bộ hóa tệp với các máy tính

Doanh nghiệp có thể cân nhắc đến việc định cấu hình OneDrive để chỉ có thể đồng bộ hóa trên PC được liên kết đến các miền cụ thể. Điều này nhằm đảm bảo rằng người dùng chỉ đồng bộ tệp OneDrive trên máy tính được quản lý. 

Có thể định cấu hình OneDrive để chỉ cho phép đồng bộ hóa trên PC được liên kết đến các miền cụ thể
Có thể định cấu hình OneDrive để chỉ cho phép đồng bộ hóa trên PC được liên kết đến các miền cụ thể

Qua bài viết trên, các tổ chức sẽ hiểu rõ được kế hoạch đồng bộ hóa tệp cho SharePoint và OneDrive trong Microsoft 365. Nếu còn thắc mắc gì về chủ đề này hay có nhu cầu tư vấn các dịch vụ Microsoft 365 Business thì có thể liên hệ với FPT Smart Cloud qua những thông tin sau:

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Microsoft 365 cho doanh nghiệp
DMCA compliant image