4 cách khôi phục dữ liệu SharePoint Online đơn giản nhất
21 December, 2023

4 cách khôi phục dữ liệu SharePoint Online đơn giản nhất

Khi đối mặt với sự cố mất dữ liệu, việc nắm bắt và thực hiện các phương pháp khôi phục dữ liệu SharePoint Online giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin quan trọng và hạn chế rủi ro. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết để người dùng có thể khôi phục dữ liệu nhanh chóng và an toàn, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Trong thế giới số hóa, việc bảo vệ và khôi phục dữ liệu SharePoint Online là ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Mất dữ liệu không chỉ gây gián đoạn trong hoạt động kinh doanh mà còn có thể dẫn đến các tổn thất tài chính và uy tín. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết 4 cách khôi phục dữ liệu trên SharePoint nhanh gọn nhất cho người dùng. 

Khôi phục các mục trong thùng rác SharePoint  

Recycle – File Restore hoạt động tương tự như Recycle Bin trên PC hoặc OneDrive, cho phép khôi phục dữ liệu đã bị xóa. Dữ liệu có thể được trả lại vị trí ban đầu trước khi xóa hoặc phục hồi toàn bộ khu vực chứa dữ liệu tại một thời điểm cụ thể.

SharePoint Online (SPO) còn cung cấp khả năng phục hồi toàn bộ Thư viện (Library) khi có lượng lớn dữ liệu bị xóa, lên đến hàng nghìn tệp. Khôi phục dữ liệu SharePoint Online có thể được thực hiện theo các khoảng thời gian cụ thể:

  • Dữ liệu mới bị xóa ngày hôm qua: Yesterday.
  • Dữ liệu đã xóa được một tuần: One Week ago.
  • Dữ liệu đã xóa được ba tuần: Three Weeks ago.
  • Khôi phục theo ngày giờ tùy chọn: Custom date and time, cho phép chọn thời điểm bị xóa cụ thể để phục hồi. 

Ngoài Admin, công cụ này cũng cho phép người dùng thông thường của trang web khôi phục dữ liệu SharePoint Online đã  xóa với điều kiện có quyền chỉnh sửa.

  • Bước 1: Trong Microsoft Teams, tại tab Files ở đầu trang, chọn More rồi chọn Open in SharePoint.
  • Bước 2: Trên thanh Navigation, chọn Recycle Bin. Nếu không thấy Recycle Bin hiển thị trên thanh Navigation, hãy nhấp vào nút Settings và chọn Site Contents, nút Recycle Bin sẽ nằm ở phần trên cùng bên phải của trang Nội dung Site.
  • Bước 3: Trong Recycle Bin, đánh dấu vào hộp bên trái của mục hoặc tệp cần khôi phục.
  • Bước 4: Chọn Restore.

 

Cách khôi phục các mục trong thùng rác SharePoint 
Cách khôi phục các mục trong thùng rác SharePoint

Khôi phục dữ liệu theo version của file 

Một cách khác để khôi phục dữ liệu SharePoint Online là sử dụng tiện ích Versioning. Tính năng này lưu trữ các phiên bản của tệp hoặc item, giúp người dùng có thể lựa phiên bản cần khôi phục. 

Hãy tưởng tượng trong một tệp Excel chứa số điện thoại của các nhân viên trong công ty, nhưng sau đó có nhân viên vô tình xóa số đi và lưu lại tệp. Mỗi khi có thay đổi và được lưu lại, tệp này sẽ tạo thành một phiên bản mới, ví dụ như phiên bản thứ 2, 3, 4… đến phiên bản thứ 10.

Chức năng này hỗ trợ người dùng trong việc xem trước (View), phục hồi (Recover) hoặc xóa (Delete) các phiên bản khác nhau của tệp. Tính năng xem trước giúp người dùng xác định nội dung của từng phiên bản để chọn lựa phiên bản phù hợp nhất cần được phục hồi (Restore). Nếu có nhiều phiên bản được lưu sai, người dùng có thể xóa bớt và chỉ phục hồi phiên bản chính xác nhất.

 

Cách khôi phục dữ liệu SharePoint Online theo version 
Cách khôi phục dữ liệu SharePoint Online theo version

Khôi phục trang bị xóa Restore Deleted Site & Microsoft Backup

2 cách dưới đây giúp quản trị viên (admin) phục hồi các trang web hoặc sử dụng trong trường hợp cần truy cập thông tin từ những trang đã bị xóa.

SharePoint Online Admin Center

Với cách khôi phục dữ liệu SharePoint Online này, quản trị viên cần sử dụng quyền hạn admin để phục hồi một trang site đã bị xóa.

Để tiến hành khôi phục trang web, người dùng cần truy cập vào Admin Center Portal. Từ đó, chọn vào SharePoint Admin Center, sau đó tìm đến mục Site và cuối cùng là Deleted Sites.

Lưu ý: Các site sau khi bị xóa sẽ chỉ tồn tại trong vòng 93 ngày. Trong khoảng thời gian này, dữ liệu trên site vẫn có thể được phục hồi. Tuy nhiên, sau 93 ngày kể từ ngày xóa, mọi dữ liệu trên site sẽ tự động xóa vĩnh viễn và không thể phục hồi. 

Microsoft Backup – Request Ticket

Với cách khôi phục dữ liệu SharePoint Online này, admin yêu cầu hỗ trợ từ Microsoft để phục hồi dữ liệu toàn diện. Khi dữ liệu bị xóa, Microsoft không xóa ngay lập tức mà giữ chúng trong 14 ngày.

Khi doanh nghiệp và quản trị viên (Admin) gặp khó khăn trong việc tự phục hồi dữ liệu trên SharePoint Online (SPO), việc sử dụng phương án Microsoft Backup trở nên tối ưu hơn. Trong trường hợp dữ liệu bị xóa từ 2nd stage (giai đoạn thứ hai), Admin vẫn có khả năng phục hồi trong vòng 14 ngày.

Tình huống quản trị viên không thể phục hồi dữ liệu trong Thùng Rác (Recycle) hoặc trong Files Restore, họ có thể yêu cầu hỗ trợ từ Microsoft Support để tiến hành khôi phục, miễn là yêu cầu được đưa ra trong khoảng thời gian 14 ngày kể từ khi dữ liệu bị xóa. Các kỹ sư của Microsoft sẽ hỗ trợ và thông báo thời gian cần thiết để phục hồi dữ liệu.

Xem thêm: Microsoft 365 Backup và Microsoft 365 Archive – Bước tiến đầy hứa hẹn cho giải pháp bảo vệ dữ liệu thế hệ mới

 

MIcrosoft Backup cho SharePoint Online 
MIcrosoft Backup cho SharePoint Online

Các lưu ý khi khôi phục dữ liệu SharePoint Online 

Khi tiến hành khôi phục các mục trên SharePoint, doanh nghiệp cần chú ý các điều sau: 

  • Trong trường hợp không thể tự phục hồi dữ liệu, tốt hơn hết là tạo một ticket Microsoft Backup để phục hồi Site và Site Collection. Thời gian cho phép người dùng và admin tự phục hồi dữ liệu là từ 90 đến 93 ngày kể từ ngày xóa.
  • Giả sử, một item nằm trong thùng rác 95 ngày và bị xóa vĩnh viễn. Lúc này, nếu có yêu cầu khôi phục từ admin và một bản sao lưu dữ liệu được thực hiện tối đa 14 ngày trước đó, Microsoft vẫn có thể đưa trang đã bị xóa về lại thùng rác. 

Lời kết 

Khôi phục dữ liệu SharePoint Online là một phần quan trọng trong quản lý dữ liệu doanh nghiệp, đảm bảo an toàn thông tin. Để hiểu rõ hơn về các giải pháp và đảm bảo doanh nghiệp luôn ở trong tình trạng tốt nhất khi đối mặt với sự cố mất dữ liệu, hãy liên hệ FPT Smart Cloud để nhận tư vấn gói Microsoft 365 Business. 

Microsoft 365 Business không chỉ bao gồm SharePoint Online mà còn tích hợp vô vàn các ứng dụng văn phòng khác giúp nâng cao năng lực quản lý và bảo mật thông tin doanh nghiệp.

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Copilot for Microsoft 365 - Trải nghiệm ngay!
DMCA compliant image