Khi đối mặt với sự cố mất dữ liệu, việc nắm bắt và thực hiện các phương pháp khôi phục dữ liệu SharePoint Online giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin quan trọng và hạn chế rủi ro. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết để người dùng có thể khôi phục dữ liệu nhanh chóng và an toàn, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
Trong thế giới số hóa, việc bảo vệ và khôi phục dữ liệu SharePoint Online là ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Mất dữ liệu không chỉ gây gián đoạn trong hoạt động kinh doanh mà còn có thể dẫn đến các tổn thất tài chính và uy tín. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết 4 cách khôi phục dữ liệu trên SharePoint nhanh gọn nhất cho người dùng.
Mục lục
Recycle – File Restore hoạt động tương tự như Recycle Bin trên PC hoặc OneDrive, cho phép khôi phục dữ liệu đã bị xóa. Dữ liệu có thể được trả lại vị trí ban đầu trước khi xóa hoặc phục hồi toàn bộ khu vực chứa dữ liệu tại một thời điểm cụ thể.
SharePoint Online (SPO) còn cung cấp khả năng phục hồi toàn bộ Thư viện (Library) khi có lượng lớn dữ liệu bị xóa, lên đến hàng nghìn tệp. Khôi phục dữ liệu SharePoint Online có thể được thực hiện theo các khoảng thời gian cụ thể:
Ngoài Admin, công cụ này cũng cho phép người dùng thông thường của trang web khôi phục dữ liệu SharePoint Online đã xóa với điều kiện có quyền chỉnh sửa.
Một cách khác để khôi phục dữ liệu SharePoint Online là sử dụng tiện ích Versioning. Tính năng này lưu trữ các phiên bản của tệp hoặc item, giúp người dùng có thể lựa phiên bản cần khôi phục.
Hãy tưởng tượng trong một tệp Excel chứa số điện thoại của các nhân viên trong công ty, nhưng sau đó có nhân viên vô tình xóa số đi và lưu lại tệp. Mỗi khi có thay đổi và được lưu lại, tệp này sẽ tạo thành một phiên bản mới, ví dụ như phiên bản thứ 2, 3, 4… đến phiên bản thứ 10.
Chức năng này hỗ trợ người dùng trong việc xem trước (View), phục hồi (Recover) hoặc xóa (Delete) các phiên bản khác nhau của tệp. Tính năng xem trước giúp người dùng xác định nội dung của từng phiên bản để chọn lựa phiên bản phù hợp nhất cần được phục hồi (Restore). Nếu có nhiều phiên bản được lưu sai, người dùng có thể xóa bớt và chỉ phục hồi phiên bản chính xác nhất.
2 cách dưới đây giúp quản trị viên (admin) phục hồi các trang web hoặc sử dụng trong trường hợp cần truy cập thông tin từ những trang đã bị xóa.
Với cách khôi phục dữ liệu SharePoint Online này, quản trị viên cần sử dụng quyền hạn admin để phục hồi một trang site đã bị xóa.
Để tiến hành khôi phục trang web, người dùng cần truy cập vào Admin Center Portal. Từ đó, chọn vào SharePoint Admin Center, sau đó tìm đến mục Site và cuối cùng là Deleted Sites.
Lưu ý: Các site sau khi bị xóa sẽ chỉ tồn tại trong vòng 93 ngày. Trong khoảng thời gian này, dữ liệu trên site vẫn có thể được phục hồi. Tuy nhiên, sau 93 ngày kể từ ngày xóa, mọi dữ liệu trên site sẽ tự động xóa vĩnh viễn và không thể phục hồi.
Với cách khôi phục dữ liệu SharePoint Online này, admin yêu cầu hỗ trợ từ Microsoft để phục hồi dữ liệu toàn diện. Khi dữ liệu bị xóa, Microsoft không xóa ngay lập tức mà giữ chúng trong 14 ngày.
Khi doanh nghiệp và quản trị viên (Admin) gặp khó khăn trong việc tự phục hồi dữ liệu trên SharePoint Online (SPO), việc sử dụng phương án Microsoft Backup trở nên tối ưu hơn. Trong trường hợp dữ liệu bị xóa từ 2nd stage (giai đoạn thứ hai), Admin vẫn có khả năng phục hồi trong vòng 14 ngày.
Tình huống quản trị viên không thể phục hồi dữ liệu trong Thùng Rác (Recycle) hoặc trong Files Restore, họ có thể yêu cầu hỗ trợ từ Microsoft Support để tiến hành khôi phục, miễn là yêu cầu được đưa ra trong khoảng thời gian 14 ngày kể từ khi dữ liệu bị xóa. Các kỹ sư của Microsoft sẽ hỗ trợ và thông báo thời gian cần thiết để phục hồi dữ liệu.
Khi tiến hành khôi phục các mục trên SharePoint, doanh nghiệp cần chú ý các điều sau:
Khôi phục dữ liệu SharePoint Online là một phần quan trọng trong quản lý dữ liệu doanh nghiệp, đảm bảo an toàn thông tin. Để hiểu rõ hơn về các giải pháp và đảm bảo doanh nghiệp luôn ở trong tình trạng tốt nhất khi đối mặt với sự cố mất dữ liệu, hãy liên hệ FPT Smart Cloud để nhận tư vấn gói Microsoft 365 Business.
Microsoft 365 Business không chỉ bao gồm SharePoint Online mà còn tích hợp vô vàn các ứng dụng văn phòng khác giúp nâng cao năng lực quản lý và bảo mật thông tin doanh nghiệp.
