Email nội bộ được sử dụng để trao đổi thư không giới hạn giữa những người sử dụng máy tính trong cùng một mạng cục bộ, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin thư đến/đi của nhân viên một cách dễ dàng.
Email nội bộ được nhiều doanh nghiệp sử dụng với mục đích quản lý và truyền tải thông tin đến nhân viên một cách tối ưu. Bài viết dưới đây của FPT Smart Cloud sẽ cung cấp thêm cho người dùng các thông tin chi tiết về loại email này.
Mục lục
Email nội bộ là một phương thức truyền thông được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, giữa lãnh đạo, các cấp quản lý và nhân viên. Thông tin được truyền đi qua công cụ này đảm bảo được sự an toàn và minh bạch.
Loại email này được doanh nghiệp sử dụng cho các mục đích như thông báo, gắn kết và giảm tình trạng ùn tắc. Cụ thể như sau:
Mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ được cấp một tài khoản email riêng biệt để có thể truy cập vào hệ thống làm việc chung. Nếu người dùng chưa biết cách đăng nhập vào email nội bộ của trên Outlook thì có thể tham khảo các bước hướng dẫn sau:
Nếu tổ chức muốn tạo một email nội bộ chuyên nghiệp thì cần phải cân nhắc đến nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là một số vấn đề mà doanh nghiệp cần quan tâm:
Loại email này thường hướng đến một nhóm đối tượng mục tiêu cố định và ở đây chính là nhân viên trong doanh nghiệp. Do đó, email phải đảm bảo được các yếu tố như:
Lưu ý: Với những doanh nghiệp lớn và có nhiều nhân viên với các quyền lợi khác nhau thì không cần quá quan tâm đến những vấn đề này.
Các email thường được sử dụng cho một số lợi ích nhất định. Để người đọc cảm thấy không bị tốn thời gian với những thư mới, doanh nghiệp nên kết hợp các nội dung muốn truyền tải với mục tiêu của email.
Doanh nghiệp nên sử dụng các định dạng có thể tạo nên những bản tin trực quan, dễ đọc. Một trong những định dạng tiêu biểu mà công ty có thể tham khảo đó là định dạng theo kiểu dạng lưới.
Việc sử dụng ngữ điệu và phong cách ra sao sẽ phụ thuộc vào từng doanh nghiệp. Nguyên nhân là bởi khi đề cập tới văn hóa công ty thì email nội bộ chính là đại diện hữu hình.
Việc sử dụng phong cách phù hợp sẽ tạo nên được những bản tin cuốn hút và hấp dẫn đối với các nhân viên. Còn ngữ điệu thì có thể nhẹ nhàng, nghiêm túc hoặc trang trọng, tùy theo nội dung của bản tin.
>>> Xem thêm: Phân phối nội dung Power BI cho người dùng khách với Azure AD B2B
Mail Server của Microsoft được xây dựng trên nền tảng của Microsoft nên mang lại rất nhiều tính năng hữu ích cho người dùng. Điều này đồng nghĩa với việc xây dựng hệ thống nội bộ trên đây có chi phí cao.
Trước tiên, để xây dựng được hệ thống nội bộ trên đây thì người dùng cần có một cấu hình mail server đáng tin cậy và một địa chỉ IP công cộng. Ngoài ra, người dùng có thể thuê không gian của máy chủ trong trung tâm dữ liệu.
Tiếp đó, người dùng cần mua bản quyền của Microsoft. Chi phí sẽ phụ thuộc vào số email nội bộ trong doanh nghiệp muốn tạo.
Việc sử dụng mail nội bộ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý nhân viên và hệ thống quản trị. Ngoài ra, email này còn giúp công ty trở nên chuyên nghiệp và uy tín. Cụ thể như sau:
Việc sử dụng email này sẽ giúp doanh nghiệp tránh và ngăn chặn được việc nhân viên đánh cắp dữ liệu và tuồn ra bên ngoài. Đồng thời, công ty có thể quản lý nhân sự dễ dàng hơn thông qua hệ thống email.
Trước khi truyền thư đến người nhận, hệ thống máy chủ sẽ hoạt động và lọc trước toàn bộ email. Nhờ đó, người dùng sẽ không cần phải lo lắng rằng có quá nhiều email rác trong hộp thư.
Bên cạnh đó, qua việc lọc email, những email bị nhiễm virus sẽ bị loại bỏ. Còn khi email được gửi đi sẽ hạn chế được tình trạng bị biến thành thư rác hay spam. Nói chung, việc sử dụng loại email này giúp xử lý mọi tác nhân gây nguy hiểm đến dữ liệu của doanh nghiệp.
Mỗi công ty sẽ được cấp một hệ thống quản trị riêng biệt hay còn được gọi là tên miền. Lúc này, thông tin của nhân viên sẽ gắn liền với tên miền của doanh nghiệp đã đăng ký. Qua đó, công ty sẽ có thể quản lý nhân sự của một cách hiệu quả.
Việc sử dụng mail nội bộ còn giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn khi làm việc với khách hàng. Hầu hết các khách hàng đều sẽ có cảm tình với những đơn vị có sự đầu tư và chỉn chu từ những điều đơn giản nhất như email.
Để có được tài khoản email này cho toàn bộ nhân viên, doanh nghiệp cần phải trải qua quy trình phức tạp từ đăng ký, thanh toán đến kiểm duyệt thông tin. Điều này giúp công ty được đánh giá cao về độ uy tín và tính minh bạch.
>>> Xem thêm: Tổng quan về hệ thống bảo mật Azure Security Center
Các doanh nghiệp chỉ quan tâm thư rác đến còn thư rác đi thường không được chú trọng. Tuy nhiên, việc xử lý thư rác đi có ý nghĩa quan trọng giúp phòng ngừa rủi ro bị liệt vào danh sách cấm.
Việc xử lý thư rác đi còn góp phần bảo vệ danh tiếng và độ uy tín của doanh nghiệp. Do đó, mail nội bộ có một số giới hạn sử dụng nhất định nhằm giúp cho thư gửi đi không bị cho vào dạng spam:
Nếu người dùng chưa biết cách tạo bản tin bằng email nội bộ chuyên nghiệp, cuốn hút thì hãy theo dõi phần nội dung dưới đây:
Khi tạo một bản tin email, người dùng cần đảm bảo rằng nội dung trong đó chứa đầy đủ các thông tin mà doanh nghiệp muốn gửi đến nhân viên. Điều này sẽ giúp cho người nhận cảm thấy thoải mái và tăng tương tác với các email sau.
Thông thường, mọi người thường bỏ qua những phần nội dung quá dài dòng. Do đó, khi tạo bản tin email, người dùng cần đảm bảo được yếu tố ngắn gọn và súc tích.
Doanh nghiệp cần tạo ra các email có sự hấp dẫn để nhân viên hình thành thói quen kiểm tra email. Để làm được điều này, người dùng cần có sự sáng tạo trong cách trình bày nội dung và có thể dùng thêm các hình ảnh minh họa phù hợp.
Những bài viết liên quan:
Trên đây là một số thông tin về cách đăng nhập và lợi ích của việc sử dụng email nội bộ. Hy vọng rằng qua bài viết vừa rồi, người dùng sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về công cụ này. Nếu đang có nhu cầu tư vấn về các dịch vụ Microsoft 365 Business thì hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được hỗ trợ sớm nhất.
