Hướng dẫn chi tiết 5 cách vẽ sơ đồ trong Word nhanh chóng
22 December, 2023

Hướng dẫn chi tiết 5 cách vẽ sơ đồ trong Word nhanh chóng

Cách vẽ sơ đồ trong Word là một kỹ năng cần thiết cho bất kỳ người dùng nào (từ học sinh, sinh viên, chuyên gia kinh doanh...) đang sử dụng phần mềm soạn thảo của Microsoft. Bài viết này sẽ hướng dẫn người dùng các bước cơ bản để tạo sơ đồ tư duy, sơ đồ tổ chức và nhiều loại sơ đồ khác một cách chuyên nghiệp và thẩm mỹ trong Word.

Hiểu rõ và thành thạo cách vẽ sơ đồ trong Word không chỉ giúp người dùng cải thiện khả năng truyền đạt thông tin, mà còn là một công cụ hữu ích để tổ chức dữ liệu. Bài viết này cung cấp một hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng các công cụ vẽ sơ đồ khác nhau trong Word, từ Smart Art, Shapes, đến Drawing Tools. Từ đó giúp người dùng tận dụng tối đa khả năng của Word trong việc tạo sơ đồ đẹp mắt và chức năng.

Vẽ sơ đồ trong Word có lợi ích gì?

Khi tạo văn bản, việc nắm vững kỹ thuật tạo sơ đồ tư duy và sơ đồ tổ chức trong Word mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Cụ thể:

  • Trình bày ý tưởng, quy trình và dữ liệu một cách minh bạch, gây ấn tượng mạnh mẽ.
  • Nâng cao sự thu hút và hiệu quả truyền đạt trong các báo cáo và bài thuyết trình.
  • Ngoài ra, người dùng còn có quyền tự do chỉnh sửa kích thước, màu sắc và vị trí của các yếu tố trong sơ đồ, phù hợp với sở thích và mục đích sử dụng.

 

Lợi ích của việc vẽ sơ đồ trong Word
Lợi ích của việc vẽ sơ đồ trong Word

Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ trong Word

Có một số cách thêm sơ đồ dữ liệu vào Word mà người dùng nên biết: 

Dùng Smart Art để vẽ sơ đồ 

Smart Art trong Word là công cụ cho phép tạo sơ đồ từ các mẫu có sẵn. Để sử dụng công cụ này, người dùng chọn biểu đồ theo hình dạng mong muốn và điền thông tin vào các ô đã được phân chia sẵn. Hãy xem các bước thực hiện chi tiết: 

  • Bước 1: Ở giao diện chính của Word, chọn mục Chèn trên thanh công cụ và nhấn vào Smart Art.
  • Bước 2: Một hộp thoại xuất hiện, chứa đa dạng loại sơ đồ, người dùng tìm và chọn sơ đồ phù hợp.
  • Bước 3: Nhấn OK ở góc dưới bên phải của hộp thoại.
  • Bước 4: Sơ đồ được chọn sẽ hiển thị trên giao diện của Word, sau đó hãy điền text vào các ô đã được bố trí.
  • Bước 5: Để làm đẹp sơ đồ, người dùng có thể thêm các tùy chọn trang trí từ thanh công cụ phía trên.

Smart Art được ưa chuộng vì sự trực quan, tiện ích trong việc sắp xếp nội dung, vẻ ngoài hấp dẫn và khả năng tùy chỉnh dễ dàng.

Xem thêm: Cách sửa lỗi Word không hiện thanh công cụ nhanh chóng

Vẽ sơ đồ bằng Shape trong Word

Ngoài việc tạo sơ đồ tư duy tự động trong Word, người dùng cũng có thể tự tạo sơ đồ theo ý muốn bằng cách sử dụng Shape. Để thực hiện:

  • Bước 1: Mở tài liệu Word cần vẽ sơ đồ, chọn mục Chèn trên thanh công cụ và nhấn vào Shape để bắt đầu.
  • Bước 2: Lựa chọn các hình khối phù hợp với ý định của sơ đồ.
  • Bước 3: Nhấn và giữ chuột trái, kéo để tạo kích thước mong muốn cho từng khối hình.
  • Bước 4: Lặp lại bước 3 để sắp xếp và điều chỉnh kích thước các khối, tạo thành sơ đồ. 
  • Bước 5: Tăng hiệu quả trực quan cho sơ đồ bằng cách tùy chỉnh màu sắc, đường viền, hiệu ứng đổ bóng, tô đậm…

 

Thao tác tùy chỉnh màu sắc, đường viền và hiệu ứng
Thao tác tùy chỉnh màu sắc, đường viền và hiệu ứng
  • Bước 6: Khi khung sơ đồ hoàn thành, hãy chèn text để hoàn tất nội dung. Nhấn chuột phải vào từng khối đã tạo và chọn Thêm văn bản để thực hiện.

Phương pháp này mất nhiều thời gian hơn so với việc sử dụng mẫu có sẵn, nhưng cho phép sáng tạo tự do, kết hợp các hình khối theo ý đồ. Sử dụng các mũi tên từ hộp chọn để liên kết các khối theo trật tự.

Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng Drawing Tools

Drawing Tools cung cấp một phương pháp vẽ sơ đồ nhanh chóng và tiện lợi. Sử dụng công cụ này làm đơn giản hóa quy trình tạo sơ đồ, áp dụng được cho nhiều loại sơ đồ khác nhau.

  • Bước 1: Truy cập thanh công cụ của Word, chọn Chèn sau đó nhấn vào Hình dạng. Chọn Bảng vẽ mới ở cuối của hộp thoại.
  • Bước 2: Bảng vẽ sẽ xuất hiện, cho phép vẽ các hình khối trên đó.
  • Bước 3: Các thao tác thêm khối, điều chỉnh màu sắc, đường viền và thêm text thực hiện tương tự như khi sử dụng Shape.

Cách vẽ sơ đồ bằng biểu đồ

Tạo sơ đồ trong Word cũng có thể thực hiện thông qua việc vẽ biểu đồ, một phương pháp thú vị và tiện lợi.

  • Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn Chèn rồi chọn Biểu đồ. Một hộp thoại sẽ được hiển thị, lựa chọn loại biểu đồ phù hợp với thông tin cần thể hiện.
  • Bước 2: Nhấn OK ở góc phải dưới cùng của hộp thoại để chọn loại biểu đồ mong muốn.
  • Bước 3: Sau khi chọn biểu đồ, một biểu đồ cùng với bảng Excel để nhập dữ liệu cho các phần của biểu đồ sẽ xuất hiện trong tài liệu Word. Các tùy chỉnh cho biểu đồ sẽ nằm ở phía trên, dưới thanh công cụ.

 

Vẽ sơ đồ bằng các biểu đồ có sẵn
Vẽ sơ đồ bằng các biểu đồ có sẵn

Các quy tắc khi vẽ sơ đồ trong Microsoft Word

Để tạo sơ đồ tư duy hoặc sơ đồ tổ chức trong Word một cách hiệu quả, cần tuân thủ một số quy tắc cơ bản. Việc áp dụng các quy tắc này giúp quá trình thực hiện trở nên thuận tiện và tiết kiệm thời gian.

  • Trước khi bắt đầu thiết kế, cần xác định ý tưởng cho vị trí các khối, ô. Nếu có thể, hãy phác thảo sơ bộ khung sơ đồ trên giấy để có cái nhìn tổng quan.
  • Đối với sơ đồ chứa nhiều ý chính, nên đặt chúng ở trung tâm và sử dụng hiệu ứng, màu sắc để làm nổi bật. Các ý nhánh hoặc phụ nên được sắp xếp xung quanh một cách có trật tự để tránh gây rối mắt và khó hiểu.
  • Một mẹo hữu ích là để lại một số khoảng trắng trong sơ đồ. Việc này giúp dễ dàng thêm ý mới mà không cần tạo thêm nhiều khối hoặc sắp xếp lại từ đầu, giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình chỉnh sửa.

Câu hỏi liên quan đến vẽ sơ đồ trong Word

Có thể vẽ sơ đồ trong phiên bản Word nào?

Phần lớn các phiên bản Word hiện nay đều hỗ trợ vẽ sơ đồ tư duy, sơ đồ tổ chức ngay trên ứng dụng. Sự khác biệt chính giữa các phiên bản thường liên quan đến đồ họa, màu sắc và tùy chọn chỉnh sửa. Phiên bản mới hơn thường có những cải tiến về mặt này giúp người dùng sáng tạo một cách linh hoạt hơn.

Chèn sơ đồ ở ứng dụng khác vào Word được không?

Có một số ứng dụng hỗ trợ việc vẽ biểu đồ một cách hiệu quả. Tuy nhiên, khả năng chèn biểu đồ từ các ứng dụng này vào Word phụ thuộc vào độ tương thích giữa chúng. Để đảm bảo, người dùng nên thử nghiệm trước khi thực hiện các bước chính thức.

Lưu ý về cách vẽ sơ đồ trong Word

Trong quá trình tạo sơ đồ trên Word, cần chú ý đến một số điểm quan trọng để đạt được hiệu quả cao và tính chuyên nghiệp:

Chọn công cụ vẽ phù hợp 

Tuỳ vào loại sơ đồ mong muốn, cần lựa chọn công cụ vẽ phù hợp. Sử dụng Smart Art hoặc Shapes cho các sơ đồ có hình dạng và kiểu chuẩn, dùng Chart cho sơ đồ dựa trên dữ liệu số liệu và Drawing Tools cho các sơ đồ đòi hỏi sự sáng tạo và tính tự do.

Ước tính kích thước và tỷ lệ

Kích thước và tỷ lệ của các hình dạng trong sơ đồ cần phù hợp với trang tài liệu. Tránh tình trạng hình dạng quá lớn, quá nhỏ, quá dày, quá mỏng, hoặc quá gần, quá xa lẫn nhau. Cần duy trì sự cân đối và hài hòa giữa các hình dạng.

Kiểm tra dữ liệu trước khi lưu

Kiểm tra kỹ lưỡng sơ đồ trong Word trước khi lưu là quan trọng để đảm bảo tất cả các phần tử và dữ liệu được sắp xếp và hiển thị chính xác. Dưới đây là các bước cần thực hiện:

  • Kiểm tra tổ chức và cấu trúc: Chắc chắn rằng các tiêu đề, đầu mục, danh sách và phần tử khác được định dạng và sắp xếp một cách logic, giúp tài liệu dễ đọc và hiểu.
  • Kiểm tra liên kết và mục lục: Nếu có liên kết hoặc mục lục, chắc chắn rằng chúng hoạt động chính xác. Kiểm tra liên kết đến đúng địa chỉ và mục lục có sự đồng nhất.
  • Kiểm tra hình ảnh và bảng: Đảm bảo rằng hình ảnh và bảng được định dạng và căn chỉnh đúng cách, không che khuất nội dung quan trọng.
  • Kiểm tra chính tả và ngữ pháp: Sử dụng tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp của Word để phát hiện và sửa lỗi.
  • Kiểm tra định dạng và phong cách văn bản: Chắc chắn rằng phong cách văn bản, kích thước font, màu sắc và định dạng được áp dụng một cách chính xác và đồng nhất.
  • Kiểm tra hiển thị trước khi in: Sử dụng tính năng xem trước in để kiểm tra cách tài liệu sẽ được in.

 

Hãy kiểm tra lại thông tin trước khi lưu, cách vẽ sơ đồ trong word
Hãy kiểm tra lại thông tin trước khi lưu

Sử dụng lưới

Việc sử dụng lưới sẽ giúp người dùng căn chỉnh và sắp xếp các hình dạng một cách chính xác và đều đặn. Để bật hoặc tắt lưới, hãy bấm chọn tab View (Xem), sau đó chọn hoặc bỏ chọn các ô Gridlines (Lưới) và Guides (Hướng dẫn) trong nhóm Show (Hiển thị).

Quan tâm đến màu sắc và nền

Chọn màu sắc và kiểu nền cho các hình dạng trong sơ đồ cần phù hợp với mục tiêu và nội dung của sơ đồ. Tránh sử dụng màu sắc quá chói lóa, quá tối, quá nhạt hoặc kiểu nền phức tạp, rối mắt, đơn điệu. Đồng thời, màu sắc và kiểu nền cần tương phản và có sự hài hòa với nhau.

Hãy dùng mũi tên và các kết nối 

Sử dụng mũi tên và kết nối để biểu thị mối quan hệ, sự chuyển động, hoặc sự phụ thuộc giữa các hình dạng. Chọn loại mũi tên và kết nối phù hợp với loại sơ đồ. Tránh sử dụng quá nhiều mũi tên, kết nối hoặc để chúng giao nhau/che khuất lẫn nhau.

Ghi chú và chú thích

Thêm ghi chú và chú thích vào sơ đồ để giải thích ý nghĩa, nguồn gốc hoặc tham chiếu của các hình dạng. Có thể thêm văn bản trực tiếp vào các ô trong sơ đồ hoặc sử dụng khung văn bản, nhãn, chú thích riêng biệt.

Sử dụng Nhóm và Bỏ nhóm

Sử dụng chức năng Nhóm và Bỏ Nhóm để kết hợp hoặc tách rời các hình dạng, giúp di chuyển, xoay, phóng to hoặc thu nhỏ, và định dạng chúng một cách thuận tiện và hiệu quả. Nhóm hoặc Bỏ Nhóm bằng cách nhấn chuột phải vào khu vực đã chọn, sau đó chọn Nhóm hoặc Bỏ Nhóm từ menu ngữ cảnh.

Lời kết

Như vậy, người dùng đã được trang bị đầy đủ thông tin và kỹ thuật cần thiết về cách vẽ sơ đồ trong Word. Với những hướng dẫn chi tiết này, hy vọng rằng người dùng có thể tạo ra những sơ đồ chất lượng cao và chuyên nghiệp trong quá trình làm việc. 

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần tư vấn thêm bất kỳ điều gì hoặc có sự quan tâm đến gói Microsoft 365 Business (bao gồm bộ công cụ Office 365 được tích hợp với hệ thống lưu trữ đám mây cùng các tính năng bảo mật khác), đừng ngần ngại liên hệ với FPT Smart Cloud để nhận sự hỗ trợ tốt nhất. Chúng tôi luôn sẵn lòng tư vấn giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các công cụ của Microsoft để nâng cao hiệu suất làm việc:

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image