Tối ưu hóa quá trình tạo tài liệu: Cách tích hợp ChatGPT vào Word
22 December, 2023

Tối ưu hóa quá trình tạo tài liệu: Cách tích hợp ChatGPT vào Word

Tối ưu hóa quy trình làm việc là chìa khóa để tăng hiệu suất và chất lượng công việc. Microsoft Word, giờ đây đã có thể tích hợp với ChatGPT, một công nghệ AI đột phá, giúp tạo ra một giải pháp mạnh mẽ cho người sử dụng. Trong bài viết này, FPT Smart Cloud sẽ hướng dẫn người dùng cách tích hợp ChatGPT vào Word, giúp tự động hóa tạo tài liệu Word một cách hiệu quả.

Áp dụng trí tuệ nhân tạo vào công việc hằng ngày đang dần trở nên phổ biến. Với Microsoft Word, một công cụ soạn thảo văn bản hàng đầu, việc tích hợp ChatGPT – công nghệ AI tiên tiến, sẽ đem lại cơ hội lớn cho người sử dụng trong việc tối ưu và tự động hóa tạo tài liệu Word. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho người dùng những hướng dẫn chi tiết về cách tích hợp ChatGPT vào Word.

Cách tích hợp ChatGPT vào word

Với sự ra đời của Microsoft Copilot làm trợ lý AI chính thức cho bộ Microsoft Office, nhu cầu tìm hiểu về cách tích hợp ChatGPT vào Word chưa phải là ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, tiện ích mở rộng ChatGPT cho Word mở ra cơ hội khai thác khả năng của ChatGPT thông qua API của OpenAI ngay trong chính ứng dụng Word của người dùng. 

Dưới đây là các bước để cài đặt tiện ích này:

  • Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Word trên máy tính của người dùng.
  • Bước 2: Trong giao diện chính của Word, người dùng cần điều hướng đến tab Insert.
  • Bước 3: Chọn Get Add-ins để mở cửa sổ Phần bổ trợ của Microsoft Office.
  • Bước 4: Sử dụng thanh tìm kiếm và nhập ChatGPT để tìm kiếm tiện ích mở rộng.
  • Bước 5: Tìm ChatGPT cho Excel Word trong kết quả tìm kiếm và nhấn Add để bắt đầu quá trình cài đặt.
  • Bước 6: Cuối cùng nhấn Continue để hoàn thành quá trình cài đặt.

Khi quá trình cài đặt hoàn tất, một thông báo sẽ xuất hiện ở góc dưới bên phải màn hình. Thông báo này cho người dùng biết họ có thể bắt đầu sử dụng phần bổ trợ ChatGPT từ tab Home. Biết được cách tích hợp ChatGPT vào Word giúp mở ra cơ hội mới cho người dùng trong việc tận dụng khả năng của AI để nâng cao hiệu quả công việc.

 

Thông báo sẽ xuất hiện ở góc dưới bên phải màn hình
Thông báo sẽ xuất hiện ở góc dưới bên phải màn hình

Cách tạo tài liệu trong Word bằng ChatGPT

Khi người dùng đã hoàn thành cài đặt tiện ích ChatGPT trong Microsoft Word, bước tiếp theo là kích hoạt và sử dụng sao cho một cách hiệu quả. Dưới đây là quy trình chi tiết cách tạo tài liệu trong Word bằng ChatGPT.

Kích hoạt ChatGPT bằng API Key của OpenAI

  • Đầu tiên, người dùng cần có khóa API từ OpenAI. Nếu chưa thì có thể dễ dàng tạo một khóa API ngay trên trang web của OpenAI.
  • Tiếp theo, trong Word, hãy chuyển đến tab Home và tìm ChatGPT cho Word ở góc bên phải.
  • Mở cửa sổ phụ bên phải, nhấp vào menu và chọn API key. Sau đó người dùng hãy dán khóa API của mình và nhấp vào Save API Key. Khi thấy đèn xanh được bật, điều đó có nghĩa là ChatGPT đã sẵn sàng hoạt động.

 

Dán khóa API để ChatGPT được bật 
Dán khóa API để ChatGPT được bật

Sử dụng ChatGPT trong tạo tài liệu

Một trong những điểm nổi bật của tiện ích này là khả năng hoạt động dựa trên ngữ cảnh của tài liệu hoặc lựa chọn của người dùng. Người dùng chỉ cần đánh dấu một phần của tài liệu, tiện ích sẽ sử dụng phần này làm ngữ cảnh cho các lời nhắc. Để dùng toàn bộ tài liệu, người dùng có thể nhấn Ctrl + A để chọn tất cả.

Sau đó, hãy nhập lời nhắc và nhấp vào Send để gửi đi. Tiện ích này có thể giúp người dùng dịch, tóm tắt, cải thiện văn bản, hoặc thậm chí trả lời các câu hỏi dựa trên ngữ cảnh đã chọn.

 

Nhấn Ctrl + A để quét tài liệu
Nhấn Ctrl + A để quét tài liệu

Tùy chọn xử lý kết quả từ ChatGPT

Khi nhận được câu trả lời từ ChatGPT, tiện ích sẽ cung cấp các tùy chọn để Nhúng câu trả lời ngay bên dưới phần đã chọn hoặc Replace để thay thế phần đã chọn bằng câu trả lời từ ChatGPT.

Phần bổ trợ cũng hiển thị bản xem trước số lượng tokens sẽ được sử dụng cho lời nhắc. Vì ChatGPT lấy toàn bộ cuộc trò chuyện làm ngữ cảnh, nên người dùng cần nhớ đặt lại cuộc trò chuyện để tránh vượt quá giới hạn mã tokens của mình.

 

Xem trước số token trong add-in ChatGPT, cách tích hợp chatgpt vào word
Xem trước số token trong add-in ChatGPT

Quy trình tạo tài liệu ở trên không chỉ giúp người dùng tiết kiệm thời gian mà còn tận dụng tối đa cách tích hợp ChatGPT vào Word trong việc soạn thảo và cải thiện tài liệu.

Tiềm năng của ChatGPT trong Microsoft Word

ChatGPT trong Microsoft Word không chỉ là một công cụ tạo văn bản đơn thuần mà nó còn chứa đựng nhiều tính năng mà không phải ai cũng biết. Những khả năng khác mà ChatGPT có thể cung cấp cho người dùng bao gồm:

  • Tổng hợp và phân tích thông tin: ChatGPT có thể tự động tổng hợp thông tin từ các nguồn khác nhau và phân tích chúng, giúp người dùng tiết kiệm thời gian trong quá trình nghiên cứu và tổng hợp.
  • Tạo nội dung đa dạng: Từ viết thư mục lục, tạo danh sách, đến phân tích số liệu, ChatGPT có thể xử lý nhiều loại nội dung khác nhau, giúp người sử dụng tối ưu hóa hiệu suất công việc.

Sự kết hợp giữa ChatGPT và Microsoft Word không chỉ hỗ trợ người dùng xử lý công việc văn phòng một cách tiết kiệm thời gian, đồng thời còn giúp người dùng luôn đi đầu trong việc áp dụng công nghệ vào môi trường làm việc.

Lưu ý khi sử dụng ChatGPT tạo tài liệu trong Microsoft Word

ChatGPT với khả năng tạo nội dung tự động, đã trở thành công cụ đắc lực trong việc tạo tài liệu Word. Tuy nhiên, biết cách tích hợp Chat GPT vào Word để tận dụng tối đa hiệu quả của công cụ này, người dùng cần lưu ý một số điểm sau:

Kiểm tra và chỉnh sửa kết quả

Mặc dù ChatGPT có khả năng sản xuất nội dung một cách tự động, nhưng việc kiểm tra và chỉnh sửa là bước không thể bỏ qua. 

Người dùng nên xem xét cẩn thận và thực hiện các sửa đổi cần thiết để nội dung phản ánh đúng ý đồ và mục đích sử dụng của mình.

Định rõ yêu cầu

Để ChatGPT tạo ra nội dung chính xác nhất, người dùng cần cung cấp thông tin chi tiết về nội dung cần tạo, bao gồm định dạng và cấu trúc của tài liệu. Hãy lưu ý rõ ràng và chi tiết trong yêu cầu sẽ giúp ChatGPT hiểu rõ và đáp ứng chính xác theo nhu cầu.

 

Người dùng cần lưu ý khi sử dụng ChatGPT để tạo tài liệu 
Người dùng cần lưu ý khi sử dụng ChatGPT để tạo tài liệu

Kiểm soát kiểu văn phong

ChatGPT có khả năng tạo ra nội dung theo nhiều phong cách khác nhau. Do đó, người dùng nên chọn lựa và điều chỉnh kiểu văn phong sao cho phù hợp với mục đích sử dụng cũng như đối tượng người đọc của tài liệu.

Chú trọng vào bảo mật thông tin

Khi sử dụng ChatGPT, nhất là trong trường hợp xử lý thông tin quan trọng, người dùng cần đặc biệt chú ý đến bảo mật. Đảm bảo rằng không có thông tin quan trọng nào bị tiết lộ trong quá trình sử dụng công cụ.

Đánh giá và phản hồi

Như mọi công cụ tự động hóa khác, việc đánh giá và cung cấp phản hồi cho kết quả từ ChatGPT là rất quan trọng. Đóng góp ý kiến và phản hồi sẽ góp phần cải thiện chất lượng và trải nghiệm sử dụng của người dùng.

Lưu ý giới hạn và hạn chế

Dù ChatGPT mang lại nhiều lợi ích, người dùng cũng cần nhận thức rằng công cụ này có những giới hạn và hạn chế. Nó không thể thay thế hoàn toàn sự sáng tạo và hiểu biết của con người.

Nhận thức rõ những điểm trên sẽ giúp người dùng tận dụng ChatGPT một cách hiệu quả nhất khi tạo tài liệu trong Word, đồng thời giữ gìn chất lượng và tính bảo mật cho công việc của mình.

Lời kết

Việc biết cách tích hợp ChatGPT vào Word sẽ mở ra một kỷ nguyên mới trong việc tự động hóa tài liệu trong Word. Từ cài đặt đơn giản đến sử dụng linh hoạt, ChatGPT là công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại. 

Nếu bạn quan tâm đến Microsoft 365 Business, đừng ngần ngại liên hệ ngay với FPT Smart Cloud. Với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi tự tin có thể cung cấp những lời khuyên và hỗ trợ cần thiết, giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất cho công ty của mình.

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image