Đa số người dùng đang sử dụng Microsoft 365 hàng ngày để phục vụ cho công việc nhưng liệu họ đã tận dụng hết mọi tính năng trong các ứng dụng? Tham khảo 7 thủ thuật công nghệ giúp doanh nghiệp làm việc thông minh và chất lượng hơn.
Microsoft 365 là giải pháp thông minh mang đến một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa tận dụng hết các tính năng của bộ công cụ này trong quá trình làm việc. Theo tư vấn của chuyên gia từ FPT Smart Cloud, doanh nghiệp muốn cải thiện và nâng cao hiệu suất vận hành với Microsoft 365 thì có thể sử dụng 7 thủ thuật sau:
Mục lục
Productivity Score cho phép quản trị viên CNTT đánh giá hành trình chuyển đổi số cũng như hiệu quả sử dụng bộ giải pháp Microsoft 365 của doanh nghiệp. Tính năng này sẽ quét toàn bộ hệ thống và phân tích số liệu, đo lường trải nghiệm của người dùng. Nhờ đó, quản trị viên có cái nhìn tổng thể và đưa ra giải pháp toàn diện giúp khai thác và tối ưu hiệu quả của các công cụ.
Đo lường hiệu quả quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp
Để bật tính năng này, quản trị viên chỉ cần vào cổng Microsoft 365 Admin Center, chọn Report, vào Productivity Score và chọn Enable.
Để tổ chức một cuộc họp với nhiều người tham dự, người dùng rất khó lựa chọn khung thời gian hợp lý đảm bảo sự có mặt của tất cả nhân viên. Do đó, Microsoft Outlook đã cung cấp tính năng Scheduling Assistant giúp đề xuất thời gian trống giữa những người tham gia để người dùng có thể lựa chọn lịch họp phù hợp. Đồng thời, tính năng còn cho phép tìm phòng họp còn trống để tổ chức cuộc họp.
Đặt lịch họp nhanh chóng, tiện lợi
Tính năng này được tích hợp sẵn trên Outlook giúp dễ dàng sử dụng. Người dùng chỉ cần bấm vào Calendar, chọn New Meeting, tab Scheduling Assistant sẽ xuất hiện trên cùng và thêm người tham dự, thêm phòng để bắt đầu lên lịch cho cuộc họp.
Với Version History, người dùng không còn phải lo lắng mỗi khi có những thay đổi không mong muốn với tệp dữ liệu của mình. Mọi thay đổi đều được lưu trữ lại để có thể theo dõi và khôi phục từ danh mục lịch sử các phiên bản.
Dễ dàng xem lại các phiên bản dữ liệu cũ
Người dùng tận dụng tính năng này bằng cách truy cập vào OneDrive hoặc SharePoint, nhấp chuột phải vào tập tin muốn xem. Sau đó, chọn Version History để xem danh sách các phiên bản, thời gian và người chỉnh sửa.
>>> Xem thêm: Cách xử lý khi word không gõ được chữ
Thiết kế bố cục trình bày luôn là phần tốn nhiều thời gian nhất mỗi khi sử dụng Powerpoint để chuẩn bị báo cáo thuyết trình. Vì vậy, Microsoft đã tích hợp tính năng Design Ideas thông minh với khả năng tự động tạo ra ý tưởng thiết kế. Người dùng chỉ cần gõ nội dung muốn trình bày, Design Ideas sẽ nhanh chóng đề xuất cách bố trí đẹp mắt, chuyên nghiệp.
Đa dạng ý tưởng thiết kế chuyên nghiệp
Người sử dụng có thể tiết kiệm thời gian và tận dụng tính năng tiện ích này bằng cách chọn Design Ideas ngay trên thanh công cụ của tab Home trong Microsoft Powerpoint.
Với những công việc yêu cầu cao về phân tích dữ liệu, quá trình thực hiện sẽ đơn giản và nhanh gọn hơn nhờ vào Analyze Data trên Excel. Công cụ này gợi ý đa dạng các loại biểu đồ trực quan cho báo cáo phân tích hiệu quả và giúp người dùng hiểu dữ liệu hơn bằng việc cho phép đặt câu hỏi về dữ liệu mà không cần phải viết các công thức phức tạp.
Đơn giản hóa việc phân tích dữ liệu
Để quá trình phân tích được thuận lợi và tối ưu, người dùng chọn toàn bộ bảng dữ liệu, nhấn vào tab Home và chọn Analyze Data trên thanh công cụ.
>>> Xem thêm: Thiết lập Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp
OneDrive cho phép chia sẻ các tệp, thư mục giúp quá trình làm việc diễn ra thuận tiện hơn. Đặc biệt, người dùng có thể đặt mật khẩu để truy cập vào liên kết. Khi người khác mở tệp, họ sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu nhằm đảm bảo an toàn bảo mật. Ngoài ra, tính năng Set Expiration Date cho phép người dùng đặt ngày liên kết hết hạn. Sau thời gian này, người được chia sẻ sẽ không thể truy cập vào liên kết.
Nâng cao bảo mật khi chia sẻ dữ liệu
Với tính năng này, người dùng chỉ cần nhấp chuột phải vào tệp cần chia sẻ, chọn Share. Bên dưới Sao chép liên kết, chọn Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa để mở cài đặt liên kết. Sau đó chọn ngày hết hạn, điền mật khẩu và gửi đến người nhận.
Yammer là nền tảng mạng xã hội được thiết kế dành cho các nhân viên trong doanh nghiệp thoải mái chia sẻ, thảo luận, đóng góp ý tưởng với nhau. Được ví như phiên bản khác của Facebook, người dùng có thể đăng tải trạng thái, trao đổi, thả biểu tượng cảm xúc vào các bài viết. Công cụ này giúp tăng cường liên lạc, cải thiện sự gắn kết và xây dựng môi trường văn hóa lành mạnh cho doanh nghiệp.
Mạng xã hội nội bộ gắn kết các nhân viên
Có thể thấy, chỉ với một bộ giải pháp Microsoft 365, doanh nghiệp được tích hợp “All in One” tất cả các công cụ và tính năng thông minh giúp rút ngắn thời gian làm việc đồng thời tối ưu hiệu suất công việc.
Chỉ với 70,000 VNĐ/tháng/người dùng, doanh nghiệp có thể trang bị trọn bộ giải pháp Microsoft 365 cho nhân sự của mình. Tìm hiểu và mua dịch vụ trực tuyến trên website của FPT Smart Cloud tại https://microsoft.fptcloud.com/ để nâng cao tối đa hiệu suất công việc với mức chi phí hấp dẫn.
Những bài viết liên quan:
Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud:
Fanpage: https://www.facebook.com/microsoft.fptsmartcloud
Email: [email protected]
Hotline: 1900 638 399
FPT Smart Cloud – Nhà cung giải pháp và tư vấn hàng đầu về Điện toán đám mây và Trí tuệ nhân tạo tại Việt Nam.
