Khi lập kế hoạch cho dự án mạng nội bộ, các doanh nghiệp cần nghĩ về cách quản lý cấu trúc trang web và nội dung như thế nào. Ngoài ra các doanh nghiệp cũng cần tạo tiêu chuẩn để quá trình xây dựng được thuận lợi hơn.
Kế hoạch quản trị mạng nội bộ của các doanh nghiệp sẽ là một phần để đảm bảo việc kiểm soát cho toàn hệ thống. Qua đó, giải pháp này sẽ mang ý nghĩa quan trọng tại nơi làm việc đối với môi trường kỹ thuật số.
Mục lục
Mạng nội bộ sẽ có các yêu cầu và tiêu chuẩn về quản trị riêng cho từng hệ thống doanh nghiệp. Quan trọng hơn hết, quản trị mạng nội bộ đóng vai trò trọng tâm của tổ chức nên cần được xây dựng một cách đầy đủ.
Việc lập kế hoạch quản trị mạng nội bộ cần được thực hiện để đảm bảo tất cả những bên liên quan sẽ có cùng một tầm nhìn và mục tiêu chung. Không những vậy, khi doanh nghiệp phát triển thì kế hoạch quản trị này cũng sẽ được thay đổi tương ứng cho phù hợp.
Toàn bộ mọi người tham gia vào hệ thống quản trị mạng nội bộ sẽ nắm bắt được thông tin, định hướng của tổ chức một cách chủ động. Những chức năng, tiêu chuẩn mới trong hệ thống quản trị mạng nội bộ sẽ được cập nhật liên tục vào những công cụ hỗ trợ như SharePoint, Microsoft 365…
Ngoài ra, khi doanh nghiệp có một kế hoạch quản trị mạng nội bộ tốt cũng sẽ giúp ngăn chặn được các loại nội dung tràn lan trên những nền tảng của mình. Đồng thời bộ phận quản trị cần xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng thành viên tham gia vào hệ thống.
Những vai trò và trách nhiệm này cần được đưa vào bảng mô tả công việc hoặc mục tiêu của phòng ban để đạt được hiệu suất cao khi thực thi. Đối với từng thành viên, họ cần phải hiểu rõ được nhiệm vụ của mình để đảm bảo sự thành công cho một hệ thống quản trị mạng nội bộ.
Quản trị mạng nội bộ cần có chính sách và thủ tục để đào tạo những thành viên, người dùng tham gia vào hệ thống. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần có phương án giám sát hành vi, cách sử dụng của người dùng để thu thập thông tin và truyền đến các bộ phận liên quan xử lý.
Việc thu thập dữ liệu này cũng là một thách thức đối với kế hoạch quản trị mạng nội bộ. Các doanh nghiệp thường tạo một quy trình giám sát cho một nhóm cụ thể, tuy nhiên lại áp dụng chúng đối với nhiều đối tượng khác nhau. Ngoài ra việc khuyến khích người dùng tuân thủ và áp dụng những quy định này cũng sẽ gặp trở ngại.
Để giải quyết vấn đề này, kế hoạch quản trị mạng nội bộ cần được thay đổi cách làm phù hợp. Cụ thể, thay vì tạo tài liệu về quy trình giám sát, doanh nghiệp hãy tạo trang tài nguyên kết hợp việc đào tạo và quản trị ở cùng một nơi.
Các doanh nghiệp cũng cần có quy trình đào tạo, quản trị như thế nào để khi truy cập vào trang đích tài nguyên, người dùng có thể hiểu được cách thức của hệ thống đang quản lý.
Khi có được một kế hoạch tối ưu, đội ngũ quản trị có thể thường xuyên xem xét và thay đổi những quy chế mà vẫn đảm bảo được tính hiệu quả cho cả hệ thống.
Hệ thống quản trị mạng nội bộ là một loại tài sản của doanh nghiệp. Vì vậy các bên liên quan đều phải tham gia thay vì chỉ kỳ vọng vào bộ phận công nghệ thông tin (CNTT).
Đội ngũ quản trị mạng nội bộ sẽ bao gồm các thành viên từ những nhóm liên quan như kinh doanh và CNTT. Về mặt nhân sự thì quy mô quản trị không cần quá lớn, quan trọng là cần có đủ nhân sự ở mỗi nhóm liên quan.
Với quy mô vừa và nhỏ, việc đưa ra quyết định sẽ đơn giản hơn, chỉ cần đảm bảo các đại diện ở những nhóm ngành liên quan tham gia nhằm tạo tiếng nói chung của doanh nghiệp.
Trong trường hợp các quyết định cần phải xem xét nằm ngoài chuyên môn của bất kỳ đại diện nào trong đội ngũ quản trị, ban quản trị cần mời đến sự tham gia của các thành viên bên ngoài. Điển hình như những quyết định liên quan đến pháp lý, hồ sơ, tài chính, kế toán…
Những thành viên trong đội ngũ quản trị sẽ thường xuyên phải trao đổi với nhau trong quá trình xây dựng kế hoạch quản trị mạng nội bộ. Sau khi bắt đầu kế hoạch, đội ngũ quản trị có thể theo dõi và tối ưu nhằm đạt hiệu suất cao nhất cho doanh nghiệp.
Trên thực tế, sẽ không có một mô hình cụ thể nào có thể áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp về vấn đề quản trị mạng nội bộ. Mỗi tổ chức sẽ có những cách hoạt động khác nhau, mục tiêu và định hướng của các doanh nghiệp cũng sẽ không giống nhau.
Ví dụ: Các doanh nghiệp có sự ưu tiên hơn về những nguyên tắc quản trị trang web. Một số doanh nghiệp khác sẽ ưu tiên hơn trong việc kiểm soát nội dung để nhắm đến khách hàng mục tiêu chính xác.
Như vậy, cách tốt nhất là các doanh nghiệp nên xem xét về những mục tiêu của tổ chức để xem điều gì là quan trọng trước khi lên kế hoạch cho mô hình quản trị mạng nội bộ.
Tuy nhiên, có một số yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp có thể lấy làm tiền đề cho việc lập kế hoạch quản trị mạng nội bộ, bao gồm:
Tầm nhìn thể hiện mong muốn lớn nhất mà doanh nghiệp muốn có được từ việc xây dựng kế hoạch quản trị mạng nội bộ. Doanh nghiệp cần xem xét kế hoạch này sẽ đóng góp được những giá trị gì cho tổ chức cũng như đối với mỗi thành viên.
Các doanh nghiệp cần công bố tầm nhìn của cả tập thể về xây dựng kế hoạch quản trị mạng nội bộ để hướng mọi người đến cùng một lợi ích chung. Tuy nhiên, tầm nhìn cần phải rõ ràng và có tính khả thi. Kế hoạch được đề ra cần phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp mới có thể mang về kết quả xứng đáng.
Tầm nhìn rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng các chính sách quản trị tối ưu hơn. Khi xuất hiện những tình huống cần xem xét hay đánh đổi, tầm nhìn sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định một cách quyết đoán.
Giả sử tầm nhìn của doanh nghiệp là cung cấp thông tin, kiến thức trên trang web. Như vậy, việc kiểm soát nội dung không có cấu trúc hay chủ đề rõ ràng cần phải được thực thi nghiêm ngặt.
Thay vào đó, nếu các nội dung được sản xuất một cách tràn lan và không có cấu trúc cụ thể nào, chắc chắn sẽ không mang lại kết quả kinh doanh như mong muốn.
Trong trường hợp người dùng muốn thực hiện các thử nghiệm về tính năng cụ thể trên trang web của doanh nghiệp. Khi đó, các chính sách hạn chế ngăn chặn quá nhiều quyền hạn từ người dùng sẽ không phải là cách tối ưu. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể công bố với người dùng về cách sử dụng những tính năng mới, đồng thời có thể tạo bản thử nghiệm. Tuy nhiên, những dữ liệu trong bản thử nghiệm sẽ được xóa đi trong khoảng thời gian cụ thể.
Như vậy, tầm nhìn sẽ giúp cho doanh nghiệp định hình một khuôn khổ nhất định để chọn ra những quyết định phù hợp cho những bối cảnh có thể xảy ra. Khi đó, hệ thống quản trị mạng nội bộ của doanh nghiệp có thể đảm bảo được lợi ích kinh doanh mà vẫn tối ưu được trải nghiệm người dùng.
Tầm nhìn mạng nội bộ sẽ bao gồm việc xác định quyền sở hữu thuộc về ai. Tuy nhiên, sẽ không có một kết luận chính xác cho việc mạng nội bộ thuộc quyền sở hữu của bộ phận hay cá nhân nào. Mạng nội bộ sẽ được sở hữu bởi nhiều đơn vị khác nhau, quyền hạn cũng sẽ được chia sẻ giữa các bên với nhau.
Điều quan trọng hơn là quản trị mạng nội bộ chắc chắn không thuộc quyền sở hữu của bộ phận CNTT. Mặc dù vậy, các hệ thống quản trị mạng nội bộ thành công cũng cần có người đứng đầu, người này nên là chủ doanh nghiệp hoặc nhân sự ở cấp độ điều hành.
Mỗi mô hình doanh nghiệp sẽ tạo ra các chính sách tương ứng, vì vậy sẽ khó có một công thức chung nào toàn diện cho tất cả. Tuy nhiên, vẫn có một vài yếu tố để đảm bảo được việc xây dựng chính sách và hướng dẫn trong quản trị mạng nội bộ được tối ưu nhất có thể.
Các chính sách và hướng dẫn cần được ưu tiên xác định trước khi xây dựng kế hoạch mạng nội bộ. Dựa vào quy định của tổ chức, các chính sách sẽ được thiết lập nhằm đảm bảo tầm nhìn và mục tiêu của doanh nghiệp.
Người dùng cần tuân theo các chính sách và những hướng dẫn đã công bố từ doanh nghiệp. Tuy nhiên, chính sách sẽ mang tính chất yêu cầu đối với mọi người, trong khi đó hướng dẫn lại mang tính khuyến khích nhiều hơn.
Ví dụ 1: Các trang trên SharePoint sẽ yêu cầu người dùng cung cấp thông tin liên hệ chính và phụ để chịu trách nhiệm về những vấn đề liên quan. Trong khi đó nếu đây là một hướng dẫn thì chúng sẽ được thể hiện theo một cách khác.
Ví dụ 2: Thông tin liên hệ nên được liệt kê vào phần góc dưới bên trái của trang. Một số yếu tố chung cần có khi xây dựng chính sách quản trị mạng nội bộ thường bao gồm: Giám sát nội dung, quy định về thiết kế trang web, xây dựng thương hiệu, trải nghiệm người dùng, quản lý, bảo mật.
Chính sách rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp có được những tiêu chuẩn nhằm tối ưu quản trị mạng nội bộ.
Nếu đội ngũ quản trị của doanh nghiệp đang chưa có một tiêu chuẩn thống nhất thì có thể tham khảo những nguyên tắc sau từ Microsoft:
Các doanh nghiệp cần đưa ra quyết định xem ai là người có quyền tạo thêm một trang mạng nội bộ mới.
Trong trường hợp các trang mạng nội bộ được tạo ra khá nhiều, như vậy cấu trúc dữ liệu bây giờ của hệ thống sẽ trở nên “phẳng” đi.
Khi đó, các doanh nghiệp sẽ đứng giữa việc lựa chọn nên quản lý theo mô hình tự phục vụ đối với các trang mạng nội bộ hay tạo trang thông qua quy trình, biểu mẫu. Dù lựa chọn hình thức nào thì vấn đề quản trị vẫn là yếu tố quan trọng cần có giải pháp tối ưu.
Đối với trung tâm quản trị của SharePoint, các doanh nghiệp có thể dễ dàng ẩn tùy chọn tạo site một cách nhanh chóng.
Khi lựa chọn cách làm này, hệ thống quản trị cũng cần đến một bản quy trình để người dùng thực hiện các yêu cầu đối với việc tạo trang web mạng nội bộ mới.
Đồng thời, khi có quy trình cho người dùng, việc quản trị cũng trở nên trực quan hơn vì doanh nghiệp có thể xem xét và theo dõi được các yêu cầu cụ thể. Khi đó, môi trường mạng nội bộ của hệ thống cũng sẽ gọn gàng và tuân thủ đúng các quy định đã đề ra hơn.
Tuy nhiên, nếu quá trình phê duyệt các yêu cầu tốn nhiều thời gian thì đây sẽ là một cản trở đối với người dùng. Vì vậy, doanh nghiệp nên lập một trang bao gồm chính sách, quy định, thiết kế mẫu… để đảm bảo tính nhất quán khi người dùng tạo một trang mới tuân thủ các tiêu chuẩn đã được công bố.
Trong quy trình cấp phép của doanh nghiệp đối với chủ sở hữu trang web, hãy cung cấp đến họ bản hướng dẫn về quy định phê duyệt đối với yêu cầu tạo mới trang web nội bộ.
Đối với trang web tự vận hành, các doanh nghiệp cần phải xem xét về các tiêu chuẩn thiết kế, đồng thời cung cấp các tiêu chuẩn thiết kế này đi kèm trang mẫu phù hợp với nguyên tắc quản trị của doanh nghiệp đến cho chủ sở hữu trang web.
Ngoài ra, hệ thống cần có một trang quản trị để doanh nghiệp có thể theo dõi các trang web mới và chủ sở hữu. Thông qua cách này, việc cung cấp thông tin cần thiết từ doanh nghiệp đến với họ cũng sẽ đơn giản hơn.
Trong trường hợp các trang mạng nội bộ không còn cần thiết, hệ thống quản trị mạng nội bộ cũng cần có quy định về việc xóa trang hoặc xóa nội dung.
Cấu trúc dữ liệu được xây dựng và lên kế hoạch tốt sẽ là tiền đề cho mạng nội bộ được hoạt động tối ưu.
Hai công việc lập kế hoạch quản trị mạng nội bộ và xây dựng cấu trúc dữ liệu không thể tách rời. Do đó, hai nhiệm vụ này có một vài yếu tố tương đồng khiến cho nhiều người nghĩ rằng công việc của chúng đang được lặp đi lặp lại.
Do đó, việc xây dựng cấu trúc dữ liệu sẽ bao gồm những yếu tố như sau:
Những tiêu chuẩn của thương hiệu sẽ giúp doanh nghiệp xác định được giao diện trên các phương tiện của mạng nội bộ. Trong đó, yếu tố thương hiệu được thể hiện rõ nét nhất chính là trên các trang web và phong cách thiết kế.
Các yếu tố liên quan đến thương hiệu về nội dung thường bao gồm:
Quản lý nội dung đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch quản trị mạng nội bộ.
Một trong những vấn đề quan trọng nhất đó chính là người dùng thường phàn nàn về việc họ không thể tìm thấy nội dung đang cần. Vấn đề này không nằm ở phương thức tìm kiếm mà đến từ việc quản lý nội dung trong kế hoạch quản trị mạng nội bộ.
Một số vấn đề phổ biến liên quan đến nội dung bao gồm:
Các khái niệm về quản lý nội dung giúp cho doanh nghiệp định hình được những tiêu chuẩn trong kế hoạch quản trị mạng nội bộ.
Doanh nghiệp cần có những tiêu chuẩn nhằm bảo vệ các thông tin nhạy cảm. Để triển khai các nguyên tắc này thì những tính năng bảo vệ có trong Microsoft 365 sẽ mang lại cho doanh nghiệp một kế hoạch quản trị tối ưu.
Trong kế hoạch quản trị mạng nội bộ, doanh nghiệp có yêu cầu thực hiện các chính sách lưu giữ tài liệu đối với một số loại nội dung hay không? Việc này sẽ ngăn chặn được trường hợp ai đó vô tình xóa đi nội dung của người dùng.
Đối với kế hoạch quản trị, phần nội dung không chỉ được thể hiện trên các trang mạng nội bộ mà trong đó có cả các hướng dẫn về những tiêu chuẩn nội dung nào không nên đăng tải.
Doanh nghiệp có thể triển khai một số chính sách thông qua khả năng bảo vệ thông tin tự động từ Microsoft 365. Tuy nhiên, các quản trị viên vẫn phải cung cấp chương trình đào tạo và hướng dẫn đến với chủ sở hữu trang web, tác giả nhằm đảm bảo họ có thể hiểu được trách nhiệm về quản lý nội dung.
Doanh nghiệp cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên trong kế hoạch quản trị mạng nội bộ. Mỗi nhân viên đều đóng góp vào sự thành công của mô hình quản trị mạng nội bộ của cả doanh nghiệp.
Để đảm bảo các vai trò và trách nhiệm này được thực hiện một cách hiệu quả, nhà điều hành của hệ thống nên phối hợp với bộ phận nhân sự. Khi đó, việc phân công cho những vai trò cụ thể hay mô tả công việc của từng thành viên sẽ đều hướng đến mục tiêu chung nhằm đạt được hiệu suất tốt nhất.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần tổ chức một nhóm nhân sự mà trong đó phải có những thành viên đảm nhiệm các vai trò chuyên biệt. Trong trường hợp người điều hành hệ thống cần tạo thêm các tùy chỉnh trên web, quản lý trang mạng nội bộ, tính năng mở rộng… thì sẽ có được đội ngũ hỗ trợ một cách linh hoạt hơn.
Toàn bộ nhân sự trong hệ thống tổ chức của quản trị mạng nội bộ đều quan trọng đối với doanh nghiệp. Điều cần quan tâm hơn là mọi người phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình đối với khía cạnh công việc đã được xác định.
Trong việc lập kế hoạch quản trị mạng nội bộ cần có cơ chế để xây dựng kênh thu thập thông tin phản hồi từ người dùng. Các doanh nghiệp cần xác định những phương tiện để xây dựng kênh thu thập thông tin phản hồi bao gồm những gì.
Ví dụ: Biểu mẫu Microsoft được thiết lập liên kết đến chân trang của web.
Ngoài ra cũng còn nhiều phương pháp để thu thập và xử lý thông tin trực tiếp như việc ghi nhận tất cả các phản hồi từ người dùng gửi về.
Mạng nội bộ sẽ không thể nào thành công nếu như thiếu các phương pháp để đào tạo và hỗ trợ người dùng.
Đối tượng quan trọng nhất về vấn đề này chính là chủ sở hữu trang web. Vì vậy, cách tốt nhất để các doanh nghiệp cải thiện những chính sách của mình trong hệ thống quản trị là đưa chúng vào trong chương trình đào tạo.
Hay nói cách khác là trong kế hoạch quản trị sẽ bao gồm cả các chính sách và hướng dẫn của doanh nghiệp về các vấn đề như làm thế nào, cách thực hiện ra sao… để người dùng có thể tiếp nhận một cách thuận lợi.
Các doanh nghiệp có thể tạo trang web riêng như một trung tâm tài nguyên thuộc quyền sở hữu riêng hoặc cũng có thể sử dụng dịch vụ của bên thứ 3 để hỗ trợ người dùng.
Nếu dùng dịch vụ môi trường đào tạo từ Microsoft, hệ thống quản trị mạng nội bộ của doanh nghiệp có thể liên kết với nhau để đảm bảo nội dung luôn được cập nhật.
Những nội dung trong chương trình đào tạo của Microsoft có thể được nhúng vào môi trường riêng của doanh nghiệp. Đồng thời chúng cũng được cho phép để điều chỉnh sao cho phù hợp với các nguyên tắc và chính sách quản trị mạng nội bộ của doanh nghiệp.
Ngoài ra, hệ thống còn có thể giúp cho người dùng dễ dàng tìm thấy nội dung đào tạo của riêng mình thông qua các ngăn xếp tùy chỉnh từ Microsoft 365.
Kế hoạch đo lường phải phù hợp với mục tiêu đã được xác định trong tầm nhìn của mạng nội bộ. Khi đó, các chỉ số sẽ được phân tích liên tục để theo dõi hiệu suất của hệ thống.
Bất kỳ những KPI nào liên quan đến quy trình của mỗi bộ phận đều được ghi nhận để theo dõi và cải thiện. Các số liệu này không chỉ là lượt xem trang mà còn cần đến những chỉ số đánh giá hiệu quả, giá trị đối với người dùng.
Không hẳn các trang đang được xem tức là chúng đang gia tăng giá trị cho người dùng. Vì vậy cũng nên xem xét đánh giá các chỉ số liên quan đến đo lường giá trị doanh nghiệp.
Ví dụ:
Doanh nghiệp có thể thông qua việc khảo sát người dùng để biết được trải nghiệm họ khi truy cập vào các thông tin cần thiết. Khi đó, các doanh nghiệp cần lặp lại quy trình đã triển khai để xác định sự tác động của mạng nội bộ vào kế hoạch kinh doanh.
Ngoài ra, hệ thống cũng cần có khả năng cập nhật dữ liệu một cách liên tục với các kênh phản hồi để tác giả và chủ trang web có thể đánh giá toàn diện hơn về hệ thống mạng nội bộ.
Nếu các trang web hoặc nội dung không còn phù hợp, hãy ngừng hoạt động chúng theo kế hoạch. Để có thể tối ưu hóa giá trị của mạng nội bộ, các doanh nghiệp nên dùng những số liệu để xác định được nội dung, trang web trùng lặp, lỗi thời hoặc không liên quan. Khi đó, hệ thống sẽ xóa những dữ liệu không cần thiết để tối ưu trải nghiệm tìm kiếm cho người dùng.
Việc lập kế hoạch quản trị mạng nội bộ hoàn chỉnh sẽ giúp cho doanh nghiệp tối đa hóa lợi ích trong kinh doanh. Nếu các doanh nghiệp đang quan tâm đến tài nguyên để quản trị mạng nội bộ thì có thể xem xét các tính năng của SharePoint từ Microsoft 365 Business.
Liên hệ ngay để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của FPT Smart Cloud.
