Cách xóa tệp dữ liệu Outlook.pst đơn giản, nhanh chóng
Khi sử dụng Outlook, người dùng thường gặp phải vấn đề về quản lý dung lượng và tối ưu hóa hiệu suất. Để giải quyết điều này, việc hiểu cách xóa tệp dữ liệu Outlook .pst sẽ mang lại lợi ích đáng kể.
By Nicole Herskowitz, Microsoft Teams General Manager
Với một số thao tác đơn giản, người dùng có thể nhanh chóng xóa tệp dữ liệu Outlook .pst, giúp tăng tốc độ hoạt động và giảm bớt gánh nặng lưu trữ của hệ thống.
Mục lục
Tại sao cần xóa tệp dữ liệu Outlook.pst
Việc người dùng thêm tài khoản email dạng POP3, tạo tệp sao lưu hoặc lưu trữ tài khoản email trong Outlook có thể sẽ xuất hiện một tệp dữ liệu có đuôi .pst trong OneDrive. Nếu tệp này có kích thước lớn, việc đồng bộ hóa OneDrive sẽ trở nên chậm chạp và có khả năng xuất hiện thông báo như “Đang xử lý các thay đổi” hoặc “Một tệp đang được sử dụng”.
Lỗi một tệp đang được sử dụng trên Outlook
Hướng dẫn các bước xóa tệp dữ liệu Outlook.pst
9 bước chi tiết giúp loại bỏ tệp dữ liệu Outlook .pst:
Bước 1: Tắt Outlook và chờ đến khi việc đồng bộ hóa OneDrive hoàn thành.
Bước 2: Mở File Explorer, rồi truy cập đến địa chỉ C:\Users[tên người dùng]\OneDrive\Documents\Outlook Files.
Chú ý: Nếu không thấy tệp .pst ở vị trí này, hãy khởi động lại Outlook, sau đó click chuột phải lên tài khoản cần di chuyển tệp .pst, chọn mục Thuộc tính tệp dữ liệu (Data File Properties) rồi đến phần Nâng cao (Advanced). Tại đó, người dùng sẽ thấy đường dẫn chi tiết đến tệp đang tìm.
Bước 3: Sao chép tệp .pst sang một nơi khác không thuộc vùng quản lý của OneDrive, ví dụ như C:\My Outlook Files.
Bước 4: Đặt tên mới cho tệp này, ví dụ như [email protected]. Sau khi đã đổi tên, người dùng tiếp tục mở lại Outlook.
Bước 5: Trong giao diện chính của Outlook, chọn mục Tệp (File), sau đó đi đến Cài đặt tài khoản (Account Settings).
Bước 6: Trong phần Email, hãy chọn tên tài khoản và cuối cùng chọn Thay đổi Thư mục (Change Folder). Nếu không thấy xuất hiện phần Thay đổi Thư mục, có thể do tài khoản email người dùng chọn không chứa tệp .pst.
Bước 7: Chọn tài khoản của người dùng, sau đó chọn Tệp dữ liệu Outlook mới (New Outlook data File).
Bước 8: Chuyển hướng đến nơi chứa tệp .pst mới được đổi tên, chọn tệp đó và bấm OK để trở về phần danh sách Tài khoản Email.
Bước 9: Tại mục Tệp Dữ liệu (Data Files), tìm đến vị trí tệp dữ liệu mà trong tên tệp có chứa chữ “OneDrive”, sau đó chọn vào nút Loại bỏ (Remove) và bấm vào Close (Đóng) để xác nhận xóa tệp dữ liệu Outlook .pst.
Chọn tệp có chứa chữ “OneDrive” và chọn Loại bỏ
Lưu ý:
Khi chọn Loại bỏ (Remove), email trong tệp dữ liệu sẽ không bị mất, chỉ là tệp dữ liệu đó sẽ không còn được kết nối với tài khoản Outlook. Nếu muốn, người dùng có thể kết nối lại với tệp dữ liệu đó sau này.
Tệp dữ liệu được đặt làm Mặc định (Default) không thể bị xóa đi. Do đó, nếu muốn xóa nó, người dùng cần phải chỉ định một tệp dữ liệu khác làm mặc định trước.
Khi muốn thay đổi vị trí hoặc xóa bản sao của tệp .pst trên OneDrive, người dùng cần tắt Outlook trước tiên.
Cách nén file Outlook .pst để tiết kiệm dung lượng
Việc hết bộ nhớ Outlook có thể khiến quá trình mở ứng dụng diễn ra chậm, hay gặp nhiều lỗi thậm chí là bị treo máy. Ngoài việc xóa tệp dữ liệu Outlook .pst, người dùng cũng có thể nén các file .pst để tiết kiệm dung lượng.
Sau khi người dùng tiến hành loại bỏ tệp dữ liệu Outlook (.pst) bằng cách kể trên, các tệp này sẽ tự động được nén ngầm trên background. Đồng thời, người dùng cũng có thể tự nén thủ công các mục đó. Quá trình sẽ diễn ra trong khoảng vài phút.
Bước 1: Xóa những mục không cần thiết.
Bước 2: Mở Folder List view, ở phía góc dưới bên phải Navigation Pane, click vào Folder List hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + 6.
Bước 3: Tại giao diện Navigation Pane, kích chuột phải vào thư mục Deleted Items, sau đó click chọn Empty Folder.
Bước 4: Chọn mục File, sau đó chọn Account Settings và tiếp tục chọn Account Settings một lần nữa.
Bước 5: Tại mục Data Files, người dùng chọn tệp dữ liệu muốn nén và sau đó chọn Settings.
Bước 6: Cuối cùng, click vào Compact now.
Chọn Compact now để nén file OneDrive .pst
Lưu ý: Sau khi nén xong Tệp dữ liệu Outlook (.pst), người dùng không cần phải tắt Outlook.
Để đảm bảo sự ổn định và hiệu suất làm việc tối ưu từ Outlook, việc xóa tệp dữ liệu Outlook .pst là một phần quan trọng của quy trình quản lý. Nếu quan tâm đến việc nâng cấp và tối ưu hóa doanh nghiệp hơn nữa, đừng ngần ngại liên hệ để nhận tư vấn về gói Microsoft 365 Business. Đây là một giải pháp đáng tin cậy để quản lý dữ liệu, cung cấp các công cụ mạnh mẽ để sao lưu, bảo vệ và quản lý tệp tin và email.
