Trong quá trình thao tác gửi email trong Outlook, bạn có thể sẽ gặp phải trường hợp bất ngờ như email bị lỗi, gửi nhầm địa chỉ email... Để có thể khắc phục được vấn đề này, hãy theo dõi nội dung dưới đây để được hướng dẫn cách thu hồi/xóa email đã gửi trong Outlook.
Biết cách xóa email đã gửi trong Outlook giúp bạn có thể khắc phục được những tình huống bất ngờ trong quá trình làm việc. Cụ thể, trong trường hợp bạn gửi một email thì phát hiện ra email đó có lỗi, gửi nhầm email riêng tư cho nhiều người… thì hãy áp dụng ngay những cách hướng dẫn sau để thu hồi mail Outlook hiệu quả.
Mục lục
Đầu tiên bạn cần truy cập vào thư mục Sent Items rồi tiến hành tìm thư email mà bạn muốn thu hồi mail Outlook.
Thông thường, email này sẽ là email mới nhất nên nằm ở vị trí trên cùng của danh sách. Sau đó bạn tiến hành nhấp đúp chuột để mở email lên.
Bước tiếp theo, trên màn hình sẽ hiển thị một cửa sổ, hãy đảm bảo rằng mình đang ở tab Message bằng cách tiến hành kiểm tra ở phần trên cùng cửa sổ. Sau khi đã chắc chắn đó là tab Message, trên thanh menu bạn nhấn chọn vào Actions trên taskbar.
Sau khi đã click vào Actions, hệ thống sẽ hiển thị các mục chọn để bạn chọn. Để xóa email đã gửi trong Outlook, nhấn để chọn vào Recall This Message.
Có 2 lưu ý quan trọng liên quan đến tính năng thu hồi email Outlook đã gửi đó là:
Sau khi đã click vào bảng thông báo Recall This Message thì hệ thống sẽ hiển thị 2 tùy chọn như sau:
Ngoài ra, để hệ thống có thể gửi thông báo xác nhận với bạn rằng email có được thu hồi thành công hay không, hãy lựa chọn bật/tắt một thông báo phụ ở bên dưới.
Nếu lựa chọn Delete unread copies and replace with a new message thì Outlook sẽ chuyển đến giao diện viết email như bình thường.
Tại đây, người dùng chỉ việc viết lại hoặc tiến hành sửa những lỗi có trong email trước rồi nhấp vào Send sau khi đã hoàn thành là được.
Sau khi đã thực hiện cách thu hồi email trong Outlook được hướng dẫn ở trên, khoảng chưa đến 30 giây sau, hệ thống sẽ gửi đến một thông báo qua email với chủ đề “Báo cáo Thu hồi Thư cho thư [chủ đề thư gốc]” như hình dưới đây.
Tại email đó, click chọn vào liên kết Xem Báo cáo Thu hồi Thư để có thể xem báo cáo trong trình duyệt. Lúc này, có thể hệ thống sẽ nhắc nhở người dùng đăng nhập bằng thông tin xác thực hộp thư trước khi xem báo cáo. Bạn chỉ cần đăng nhập tài khoản là có thể xem được mẫu báo cáo như hình dưới.
Việc thu hồi các hành động đã thực hiện trên Outlook thường diễn ra nhanh chóng, tốc độ của hành động thu hồi thường không liên quan đến việc email đó có bao nhiêu người nhận.
Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp bạn không thể thực hiện ngay yêu cầu thu hồi (ví dụ như trường hợp hộp thư của người nhận tạm thời không khả dụng). Khi yêu cầu này không thể thực hiện ngay thì hệ thống vẫn sẽ tiếp tục thử lại hành động xóa email đã gửi trong Outlook của người dùng trong thời gian tối đa 24 giờ. Nếu hành động vẫn không thể thực hiện thì bạn sẽ nhận được thông báo đánh dấu việc thu hồi là không thành công.
Nếu bạn đã áp dụng những cách thu hồi email Outlook đã gửi được hướng dẫn ở trên nhưng hành động không thành công thì rất có thể đang rơi vào các trường hợp sau đây:
Trên đây là những hướng dẫn chi tiết của FPT Smart Cloud giúp người dùng có thể biết các thao tác xóa email đã gửi trong Outlook một cách chi tiết nhất. Hi vọng qua những chia sẻ trên, bạn sẽ biết cách thực hiện các thao tác để có thể biết cách recall email Outlook để khắc phục vấn đề mình đang gặp phải.
Nếu còn có thêm bất cứ thắc mắc nào khác trong quá trình sử dụng các ứng dụng trong Microsoft 365 for Business, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được chúng tôi giải đáp và tư vấn chuyên sâu nhất.
