Xây dựng thương hiệu trang SharePoint của tổ chức

Với trải nghiệm hiện đại trong SharePoint, doanh nghiệp có thể dễ dàng thay đổi giao diện trang web sao cho phù hợp với thương hiệu của mình. Công ty có thể tùy chỉnh logo, màu sắc hoặc điều hướng của website. Việc xây dựng thương hiệu trang SharePoint có thể được thực thi ở cấp độ trang với một nhóm trang hoặc cho tất cả các trang trong tổ chức. 

Xây dựng thương hiệu trang web với trải nghiệm người dùng truyền thống

Trong trải nghiệm SharePoint truyền thống, có nhiều chủ đề mặc định để doanh nghiệp lựa chọn và tùy chỉnh sao cho phù hợp với thương hiệu. Tuy nhiên, việc tạo thương hiệu cho trang web đòi hỏi phải sử dụng các trang chính để tùy chỉnh hoặc các cấu hình CSS thay thế. Điều này mang đến nhiều lợi ích cho tổ chức nhưng cũng gây ra không ít khó khăn.

Các trang chính cung cấp nhiều tính năng linh hoạt nhưng thường xảy ra lỗi khi có bản cập nhật SharePoint mới. Cụ thể, nếu tổ chức nâng cấp phiên bản SharePoint đang dùng thì mọi tùy chỉnh trước đó sẽ bị vô hiệu hóa hoặc hoạt động không như mong muốn.

SharePoint bỏ qua các thay đổi này vì ở chế độ truyền thống chúng không tương thích với giao diện người dùng hiện đại. Để tránh điều này, tổ chức nên sử dụng phương pháp hiện đại khác để tạo thương hiệu cho các trang SharePoint. 

Xây dựng thương hiệu cho trang web hiện đại

Trong trải nghiệm SharePoint hiện đại, tập hợp chủ đề mặc định có giao diện đẹp mắt cùng khả năng phản hồi nhanh chóng. Tổ chức có thể sử dụng những chủ đề này để tùy chỉnh một số yếu tố trên trang web của mình sao cho phù hợp với thương hiệu như màu sắc, logo… Khi thay đổi, doanh nghiệp sẽ không cần phải lo lắng rằng chúng sẽ biến mất khi có bản SharePoint được cập nhật. 

Ngoài ra, việc sử dụng các màu mặc định, các chủ đề này còn cho phép tổ chức tự tạo ra các lược đồ màu theo mong muốn. Các mẫu trang tùy chỉnh cho phép doanh nghiệp kiểm soát nội dung trên trang và các yếu tố khác như điều hướng trang, ứng dụng có sẵn và một số cài đặt khác. 

Sau khi gắn thương hiệu cho site SharePoint trung tâm, tổ chức có thể liên kết nó với bất kỳ một trang nào khác. Điều này bao gồm những chủ đề trang hoặc mẫu trang được sử dụng bởi trang Hub. Qua đó, tổ chức có thể xây dựng điều hướng và tạo thương hiệu trên một tập hợp các trang web và sử dụng màu để nhấn mạnh những yếu tố cần làm nổi bật. 

So sánh trải nghiệm kiểu truyền thống với trải nghiệm kiểu Sharepoint hiện đại

Với trải nghiệm kiểu truyền thống

• Các chủ đề OOB, không phản hồi mà người dùng có thể tùy chỉnh.
• Dùng các CSS tùy chỉnh và trang chính, phần này bị bỏ qua trong trải nghiệm kiểu Sharepoint hiện đại.

Với trải nghiệm kiểu Sharepoint:

• Các chủ đề đáp ứng được hiển thị đẹp hơn trên các thiết bị, người dùng có thể điều chỉnh cho phù hợp với thương hiệu của mình.
• Có thể thêm đầu trang, chân trang bằng Sharepoint Framework, mẫu trang web và cài đặt đối tượng thuê cung cấp một số tùy chọn tùy chỉnh.

Làm thế nào để hiện đại hóa trải nghiệm và hình ảnh thương hiệu trên SharePoint?

Quá trình xây dựng thương hiệu cho SharePoint truyền thống bằng trải nghiệm hiện đại sẽ gồm có những bước tiến hành sau đây:

• Thay đổi giao diện trang SharePoint: Đối với site nhóm, tổ chức có thể thay đổi chủ đề và tiêu đề. Trong các site liên lạc, nên tùy chỉnh lại bố cục điều hướng và thêm chân trang. Để thay đổi màu sắc của site SharePoint, tổ chức có thể sử dụng các chủ đề mặc định và điều chỉnh nó nếu cần. 
• Chủ đề site SharePoint: Người dùng trang SharePoint có thể dùng các chủ đề mặc định với các gam màu như xanh da trời, màu đỏ, màu cam… hoặc các chủ đề bổ sung với 2 tùy chỉnh là ánh sáng và bóng tối.
• Hiện đại hóa thương hiệu trang web: Tổ chức có thể giữ nguyên các trang chính tùy chỉnh hoặc cấu hình CSS thay thế trong trang web được hiện đại hóa để áp dụng cho trang hiển thị trong giao diện người dùng truyền thống. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên quay lại các trang chính OOB và xóa cấu hình CSS thay thế.
• Hiện đại hóa các site SharePoint truyền thống: Nếu tổ chức có nhiều site truyền thống thì hãy tiến hành chuyển đổi hoàn toàn hoặc hiện đại hóa một site truyền thống thành một site được kết nối trong nhóm Microsoft 365. 
• Lược đồ JSON: Cài đặt chủ đề được lưu trữ trong JSON chứa name, isInverted, backgroundImageUri, bảng màu.

Một số lưu ý khi bắt đầu xây dựng thương hiệu 

Để xây dựng thương hiệu cho các site với trải nghiệm kiểu truyền thống trong Sharepoint, người dùng cần lưu ý một số điều sau:

• Cần xác định một thương hiệu dành cho tất cả vị trí, bộ phận trong tổ chức. Hoặc người dùng có thể đặt thương hiệu riêng cho các nhóm khác nhau trong tổ chức nếu muốn.
• Xác định vị trí trang web muốn điều chỉnh.
• Đảm bảo những người xây dựng, thiết kế trang web có khả năng thiết kế chuyên nghiệp để đảm bảo kết quả chính xác.
• Nên chạy trình quét trải nghiệm giao diện người dùng “Hiện đại” của SharePoint để hiểu rõ hơn về các site trong tổ chức, từ đó đưa ra được những phương hướng điều chỉnh phù hợp. 

Lời kết

Trên đây là một số thông tin về việc xây dựng thương hiệu trang SharePoint trong tổ chức. Nếu còn thắc mắc gì về chủ đề này hay có nhu cầu tư vấn các dịch vụ SharePoint thì hãy liên hệ với FPT Smart Cloud qua những thông tin dưới đây:

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud 
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399