Xác định lỗi #REF! trong Excel và cách khắc phục hiệu quả
22 December, 2023

Xác định lỗi #REF! trong Excel và cách khắc phục hiệu quả

Trong quá trình sử dụng Excel, người dùng thường gặp phải các loại lỗi khác nhau, trong đó lỗi #REF! là một trong những vấn đề phổ biến nhất. lỗi #REF! trong Excel thường xuất hiện khi thực hiện các thao tác như thêm hoặc xóa hàng, cột, hoặc khi sao chép và dán ô có tham chiếu đến các ô khác. Hiểu rõ nguyên nhân và cách khắc phục lỗi này không chỉ giúp người dùng giải quyết nhanh chóng các vấn đề cụ thể trong bảng tính, mà còn nâng cao kỹ năng sử dụng Excel một cách chuyên nghiệp.

Lỗi #REF! trong Excel có thể gây ra nhiều rắc rối và mất thời gian cho người dùng, đặc biệt là trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Lỗi này không chỉ làm gián đoạn quá trình làm việc, mà còn ảnh hưởng đến độ chính xác của dữ liệu. Việc nhận diện và khắc phục lỗi #REF một cách hiệu quả sẽ giúp người dùng tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về nguyên nhân và các bước cần thiết để xử lý lỗi #REF! trong Excel một cách chính xác.

Lỗi #REF! trong Excel là gì?

Trong Excel, người dùng có thể gặp thông báo “#REF!” ở các ô trên bảng tính. Đây là dấu hiệu của lỗi tham chiếu. Lỗi này xảy ra khi người dùng cố gắng tham chiếu đến các ô dữ liệu không còn tồn tại hoặc không phù hợp. 

Thông thường, nguyên nhân của lỗi này là do một ô nào đó trong bảng tính được liên kết với một ô đã bị xóa hoặc thay đổi địa chỉ. Khi đó, Excel không thể xác định và truy cập dữ liệu cần thiết, dẫn đến thông báo lỗi “#REF!”.

 

Ví dụ về lỗi #REF! trong Excel
Ví dụ về lỗi #REF!

Lý do bị lỗi #REF! trong Excel là gì? 

Lỗi tham chiếu trong Excel xảy ra do một số nguyên nhân cụ thể:

  • Khi người dùng cố gắng tham chiếu đến một file chưa được mở, Excel không thể truy cập được dữ liệu, dẫn đến lỗi tham chiếu.
  • Nếu đối tượng cần tham chiếu không nằm trong phạm vi đã định, Excel sẽ không thể xác định vị trí cần thiết, gây ra lỗi tham chiếu.
  • Trong trường hợp đối tượng cần tham chiếu bị xóa do việc xóa cột hoặc hàng chứa đối tượng hoặc bị ghi đè do thao tác copy-paste, Excel cũng không thể tìm thấy dữ liệu cần thiết, từ đó gây ra lỗi tham chiếu.

Một số hàm trong Excel như AVERAGE, SUM, VLOOKUP, SUMPRODUCT, INDEX và IFERROR thường xuyên gặp phải lỗi #REF!.

Cách sửa lỗi #REF! trong Excel

Lỗi #REF! thường phát sinh từ việc thêm, xóa hàng/cột trong bảng tính, hoặc do việc sao chép và dán ô có tham chiếu đến ô khác. Dưới đây là một ví dụ và cách khắc phục lỗi #REF! trong Excel:

Lỗi #REF! do cột tham chiếu bị xóa

Khi xóa một cột đang được tham chiếu, Excel sẽ hiển thị lỗi #REF!. Để giải quyết lỗi này:

  • Bước 1: Ví dụ khi xóa cột đang thuộc một phép tính/hàm trước đó trong bảng dữ liệu, lỗi #REF! sẽ xuất hiện.
  • Bước 2: Để sửa lỗi, có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Z để hoàn tác hành động xóa, hoặc thêm lại cột đã xóa một cách thủ công.

Xem thêm: Cách sử dụng Excel online dễ dàng, hiệu quả nhất

Các ô tham chiếu vượt quá giá trị định mức

Khi tham chiếu số lượng ô nhiều hơn so với khoảng đã định trước (thường là lớn hơn), hàm sẽ báo lỗi #REF!. Để giải quyết vấn đề này, người dùng cần điều chỉnh số lượng giá trị tham chiếu cho phù hợp với số ô có trong bảng.

Trong một trường hợp cụ thể, khi sử dụng hàm VLOOKUP tham chiếu đến 5 cột trong khi bảng chỉ có 4 cột dẫn đến lỗi #REF! Người dùng cần sửa lại hàm để tham chiếu chính xác đến 4 cột, điều này sẽ giúp hàm hoạt động đúng và trả về kết quả mong muốn.

Hàm INDEX tham chiếu không chính xác

Hàm INDEX sẽ báo lỗi #REF! khi tham chiếu đến hàng hoặc cột không nằm trong phạm vi cho phép của bảng.

Ví dụ, khi yêu cầu hàm INDEX trả về giá trị ở hàng thứ 5 và cột thứ 5 trong khi bảng dữ liệu chỉ có 4 hàng và 4 cột sẽ dẫn đến lối #REF!. Hãy điều chỉnh lại giá trị tham chiếu trong hàm để đảm bảo rằng chúng nằm trong phạm vi của bảng dữ liệu hiện tại.

Sao chép từ bảng này sang bảng khác

Lỗi #REF! cũng có thể phát sinh khi sao chép dữ liệu từ một bảng Excel này sang một bảng khác. Để khắc phục vấn đề, người dùng hãy thao tác theo các bước sau:

  • Bước 1: Tiến hành sao chép dữ liệu từ bảng hiện tại sang một file Excel mới.
  • Bước 2: Khi màn hình hiển thị lỗi #REF!, cần so sánh dữ liệu giữa hai file và điều chỉnh cho phù hợp. Sau đó, dữ liệu sẽ được hiển thị chính xác trên bảng Excel mới.

 

Lỗi #REF! do di chuyển dữ liệu
Lỗi #REF! do di chuyển dữ liệu

Tham chiếu đến hàm INDIRECT

Hàm INDIRECT trong Excel không cho phép tham chiếu đến các dữ liệu từ bên ngoài hàm một cách trực tiếp. Do đó, để tham chiếu đến hàm INDIRECT, người dùng cần phải mở hàm và thực hiện tham chiếu lại.

  • Bước 1: Nhập liệu vào bảng dữ liệu và thực hiện tham chiếu đến các ô cần thiết.
  • Bước 2: Nếu xuất hiện lỗi #REF!, người dùng cần mở lại hàm INDIRECT và thực hiện lại tham chiếu.

Các lỗi cú pháp Excel phổ biến khác 

Trong Excel, ngoài lỗi #REF! thì còn có một số lỗi cú pháp khác cần được lưu ý:

  • Lỗi #N/A: Lỗi này xuất hiện khi không tìm thấy kết quả hoặc một kết quả không có sẵn được yêu cầu trong hàm.
  • Lỗi #VALUE!: Phát sinh khi dữ liệu được nhập vào hàm có định dạng không đúng.
  • Lỗi #NAME?: Xảy ra do sai lầm trong việc nhập tên hàm, thường là do viết sai tên hoặc hàm không tồn tại.
  • Lỗi #NUM!: Được gây ra bởi việc sử dụng các giá trị số không hợp lệ trong hàm.
  • Lỗi #DIV/0!: Lỗi này xuất hiện khi một số được chia cho 0, một phép toán không thể thực hiện được trong toán học.

Lời kết

Đối mặt với lỗi #REF! trong Excel có thể là một trải nghiệm khó chịu và thách thức. Nhưng với kiến thức và các bước khắc phục vừa rồi, người dùng có thể dễ dàng giải quyết vấn đề này. 

Để nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc với Excel và nhiều công cụ khác (Office 365, Outlook, Project…), hãy xem xét việc tìm hiểu về gói Microsoft 365 Business. Nó mang đến những lợi ích như: 

  • Tiết kiệm 60% chi phí bản quyền Microsoft 365.
  • Bảo mật dữ liệu doanh nghiệp, chống lại các mối đe dọa trên internet.
  • Tối ưu các khoản chi phí vận hành.
  • Chia sẻ tài liệu trong đám mây.
  • Dễ dàng cộng tác mọi lúc mọi nơi.

Đây không chỉ là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp, mà còn cung cấp các công cụ hữu ích để xử lý hiệu quả mọi vấn đề liên quan đến Excel và các ứng dụng văn phòng khác. 

Liên hệ ngay đến FPT Smart Cloud để được tư vấn chi tiết nhất, thông qua: 

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image