Chuyển định dạng tài liệu Word sang PDF sẽ giúp giữ nguyên bố cục, font chữ và nội dung tệp. Nắm rõ các công cụ chuyển đổi file, người dùng sẽ dễ dàng chia sẻ tài liệu mà vẫn đảm bảo nội dung nguyên vẹn.
Sử dụng file PDF mang lại nhiều lợi ích cho người dùng khi quản lý, chia sẻ và bảo vệ tài liệu trong thời đại số hoá. Khám phá ngay 10 cách đưa file Word chuyển sang PDF nhanh chóng và tiện lợi trong bài viết dưới đây của FPT Smart Cloud.
Mục lục
PDF là một trong những định dạng phổ biến nhất trong việc chia sẻ và lưu trữ tài liệu hiện nay. So với tài liệu Word hay Powerpoint, tài liệu PDF đảm bảo hiển thị đúng định dạng hơn.
Mặt khác, khi chia sẻ file Word, font chữ hoặc định dạng của tài liệu dễ bị thay đổi. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và nội dung của tệp. Chính vì điều này, những công cụ hỗ trợ tệp Word chuyển sang PDF đã ra đời.
>>> Xem thêm: Microsoft Visio 365 – Phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ hữu ích
File PDF thường khó chỉnh sửa, điều này giúp nội dung của tài liệu không bị thay đổi. Hơn nữa, đa số người dùng không có nhu cầu chỉnh sửa file PDF. Vì vậy, người dùng có thể yên tâm về độ tin cậy của tài liệu.
Bảo mật thông tin là một lợi ích khác khi người dùng sử dụng tệp Word chuyển sang PDF. File PDF hỗ trợ đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu và ngăn chặn truy cập trái phép từ người khác. Đặc biệt, khi chia sẻ tài liệu quan trọng, áp dụng mật khẩu bảo vệ sẽ giúp người dùng tránh mất mát thông tin.
Soạn thảo và gửi file Word, Excel, PowerPoint có thể gặp khó khăn khi người nhận không có ứng dụng mở tài liệu trên thoại. Hệ quả của điều này là bố cục hoặc thông tin của tệp bị thay đổi.
Tuy nhiên, file PDF hoàn toàn giữ được layout ban đầu và không gây rối loạn thông tin. Đặc biệt, khi sử dụng công cụ vẽ vector để tạo đồ họa, file PDF vẫn giữ nguyên tính thẩm mỹ và không bị thay đổi khi xem trên các thiết bị khác nhau.
Hiện nay, 3 phương pháp phổ biến nhất được sử dụng để chuyển đổi tệp Word sang PDF bao gồm: sử dụng tính năng của MS Word, sử dụng phần mềm chuyển đổi hoặc các công cụ online.
Cách đơn giản nhất để chuyển file Word sang PDF là sử dụng tính năng của Microsoft Word. Phương pháp này sẽ có một số ưu điểm và nhược điểm được trình bày trong bảng sau.
Ưu điểm | Nhược điểm |
Dễ dàng và tiện lợi: Tính năng có sẵn trong MS Word cho phép chuyển đổi tài liệu chỉ bằng một vài bước đơn giản. Giữ nguyên định dạng: Quá trình Word chuyển sang PDF giữ nguyên định dạng của tài liệu ban đầu, đảm bảo thông tin, cấu trúc không bị thay đổi. Tiết kiệm thời gian và công sức: Người dùng không cần tải xuống hoặc tìm kiếm công cụ khác để chuyển đổi tài liệu. | Thiếu tính linh hoạt: Người dùng không thể tùy chỉnh kích thước tệp PDF, chất lượng hình ảnh, hay mức độ bảo mật. Hạn chế về bảo mật: MS Word không cung cấp các tùy chọn bảo mật cao như bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu hoặc mã hóa. Không hỗ trợ chuyển đổi hàng loạt: Tốn nhiều thời gian khi Microsoft Word chỉ cho phép chuyển đổi 1 tệp/lần. |
Bước 1: Mở tệp Word muốn chuyển. Nhấn vào File ở góc trái bên trên màn hình. Di chuyển chuột và chọn Save as.
Bước 2: Sau bước trên, cửa sổ mới được xuất hiện. Bạn chọn Save as type. Sau đó chọn tiếp PDF và nhấn Save để chuyển file.
Bước 1: Mở file Word muốn chuyển sang PDF. Chọn vào File, chọn tiếp mục Print để tiến hành xuất file. Bạn có thể làm nhanh bước này bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + P khi file vừa mở lên.
Bước 2: Lúc này, hộp Save Print Output As sẽ hiện lên. Tiếp tục điền tên và chọn nơi lưu file, sau đó nhấn Save để chuyển file.
Bước 1: Mở tài liệu muốn chuyển đổi bằng MS Word. Chọn vào File ở bên trái phía trên góc màn hình. Sau đó chọn lần lượt theo thứ tự sau: Save & Send > Create PDF/XPS Document > Create PDF/XPS.
Bước 2: Sau bước 1 thì hộp Publish as PDF or XPS sẽ hiện lên. Tiếp tục đặt tên và chọn nơi lưu tài liệu. Cuối cùng, nháy chuột vào Publish để chuyển file.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn 10 cách sửa lỗi Word không lưu được
Bên cạnh MS Word, nhiều người ưu tiên sử dụng các phần mềm để chuyển đổi file Word thành PDF. Tham khảo ưu và nhược điểm của cách thực hiện này dưới đây.
Ưu điểm | Nhược điểm |
Tính linh hoạt và tùy chỉnh: Các phần mềm cho phép điều chỉnh kích thước, chất lượng hình ảnh, bảo mật tài liệu và nhiều tùy chọn khác. Bảo mật và ẩn danh: Nhiều phần mềm cho phép người dùng bảo mật tài liệu bằng mật khẩu hoặc mã hóa. Chuyển đổi hàng loạt: Hầu hết các phần mềm hiện nay đều hỗ trợ chuyển đổi hàng loạt. Chất lượng cao: Phần mềm chuyển đổi cho phép người dùng điều chỉnh chất lượng tệp PDF, tăng cường chất lượng hình ảnh và văn bản. | Phải cài đặt phần mềm bên ngoài: Người dùng có thể phải cài đặt thêm các phần mềm vào máy tính để sử dụng. Có thể gặp phải vấn đề tương thích: Một số phần mềm không tương thích với MS Word hoặc hệ điều hành máy tính. Phụ thuộc vào kết nối internet: Nhiều phần mềm yêu cầu có kết nối internet để chuyển đổi. Phần mềm có thể không miễn phí: Để sử dụng nhiều hơn tính năng, người dùng sẽ phải trả phí. |
Bước 1: Tải xuống và cài đặt phần mềm doPDF về máy tính.
Bước 2: Mở file Word cần chuyển, chọn mục File và Print.
Bước 3: Lúc này, một hộp thoại sẽ mở ra. Ở phần Name, chọn tiếp doPDF, nhấn OK.
Bước 4: Chọn nơi lưu và đặt tên tài liệu, nhấp chuột vào OK để hoàn tất.
Bước 1: Tải xuống và cài đặt Foxit Reader về máy tính.
Bước 2: Mở file Word cần chuyển, chọn File > Print > Foxit Reader PDF Print > Print.
Bước 3: Đặt tên và lựa chọn nơi lưu tài liệu. Chọn Save để hoàn thành quá trình chuyển file.
Bước 1: Tải xuống và cài đặt Advanced Word to Pdf Converter.
Bước 2: Bấm vào Add File để mở file cần chuyển đổi lên.
Bước 3: Chọn vào dấu 3 chấm tại phần Save Folder, chọn nơi lưu file và nhấp chuột vào Convert để chuyển file thành công.
Các công cụ chuyển đổi file trực tuyến hỗ trợ người chuyển file hàng loạt nhanh chóng. Tuy nhiên, cách làm này vẫn còn một số nhược điểm được trình bày trong bảng dưới đây.
Ưu điểm | Nhược điểm |
Tiện lợi và nhanh chóng: Chuyển đổi tệp ngay trên trình duyệt mà không cần cài đặt phần mềm bổ sung. Dễ sử dụng: Các công cụ chuyển đổi trực tuyến thường có giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Không yêu cầu cài đặt: Người dùng không cần cài đặt phần mềm hay ứng dụng khác. Miễn phí hoặc có phí rất thấp: Nhiều công cụ hỗ trợ Word chuyển sang PDF trực tuyến miễn phí, bản dùng thử miễn phí hoặc chi phí thấp. | Yếu tố bảo mật: Một số công cụ chuyển đổi trực tuyến có thể không đảm bảo tính bảo mật cho tài liệu của người dùng. Phụ thuộc vào kết nối internet: Việc sử dụng công cụ chuyển đổi trực tuyến yêu cầu kết nối internet ổn định. Giới hạn về dung lượng và số lượng tệp: Một số công cụ chuyển đổi trực tuyến giới hạn về dung lượng tệp và số lượng tệp chuyển đổi trong một lần. Không có tính năng tùy chỉnh cao cấp: So với các phần mềm chuyển đổi trên máy tính, công cụ chuyển đổi trực tuyến thường có ít tính năng tùy chỉnh cao cấp. |
Bước 1: Truy cập vào https://xodo.com/word-to-pdf. Chọn Local device, Dropbox hoặc Google Drive để mở file Word cần chuyển đổi.
Bước 2: Chọn file cần chuyển, chọn Open và chờ đợi quá tình hoàn tất.
Bước 3: Khi đã chuyển đổi thành công, nhấp chuột vào Download để tải file Word chuyển sang PDF về máy tính.
Bước 1: Truy cập vào website https://document.online-convert.com/convert-to-pdf. Sau đó chọn Choose File để mở tài liệu muốn chuyển.
Bước 2: Chọn file Word cần chuyển, nhấp chuột vào Open.
Bước 3: Ở phía dưới, tại mục Optional Settings sẽ bao gồm:
Bước 4: Cuối cùng, chọn Download để tải tài liệu pdf về máy tính.
Bước 1: Truy cập vào website https://smallpdf.com/vi/word-to-pdf sau đó chọn biểu tượng mũi tên để chọn nguồn tải tệp lên.
Bước 2: Chọn file muốn chuyển đổi, sau đó chọn Open và chờ đợi website chuyển hoàn tất.
Bước 3: Sau khi file đã được chuyển thành công, chọn TẢI FILE XUỐNG để lưu tài liệu về máy tính.
Bước 1: Truy cập vào https://convertio.co/vn/doc-pdf/. Nhấp vào Chọn tệp tin.
Bước 2: Chọn file Word muốn chuyển, chọn tiếp Open.
Bước 3: Nhấp chuột vào Chuyển đổi và chờ đợi hoàn tất quá trình.
Bước 4: Chọn Tải về để lưu tài liệu về máy tính.
Tuỳ thuộc mục đích và tài liệu Word chuyển sang PDF, người dùng có thể linh hoạt sử dụng các công cụ khác nhau. Nếu muốn đảm bảo toàn nội dung, dùng MS Word để chuyển đổi là sự lựa chọn thích hợp.
Tuy nhiên, khi không có sẵn Word hoặc muốn tiết kiệm thời gian, người dùng có thể tham khảo các phần mềm chuyển đổi. Việc chuyển đổi trực tiếp trên web thích hợp cho các file nhẹ. Ngược lại, các tệp Word chuyển PDF có kích thước lớn thì các phần mềm offline hoặc online sẽ hữu dụng hơn.
Những bài viết liên quan:
Trên đây là toàn bộ công cụ hỗ trợ tệp Word chuyển sang PDF mà FPT Smart Cloud đã tổng hợp. Chúng tôi hy vọng rằng quý doanh nghiệp đã nắm rõ và lựa chọn được cách thức phù hợp.
Hiện nay, FPT Smart Cloud có cung cấp gói Microsoft 365 Business bản quyền được cập nhật mới nhất. Microsoft 365 Business cung cấp các công cụ làm việc mạnh mẽ với nhiều tiện ích, trong đó có MS Word.
Để nhận tư vấn cụ thể, doanh nghiệp có thể liên hệ với FPT Smart Cloud qua những thông tin sau:
