Virtual Office là giải pháp hiện đại cho doanh nghiệp cho phép nhân sự làm việc linh hoạt tại bất cứ đâu mà không cần văn phòng truyền thống. Mô hình này giúp tiết kiệm chi phí và xây dựng văn hoá làm việc chuyên nghiệp nhờ ứng dụng công nghệ tiên tiến.
Trong thời đại số hóa hiện nay, Virtual Office (văn phòng ảo) đã trở nên phổ biến và quan trọng với nhiều doanh nghiệp. Nhưng thực sự, Virtual Office là gì và làm thế nào để áp dụng mô hình này trong thực tế? Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về lợi ích của văn phòng ảo với tổ chức ngày nay.
Mục lục
Virtual Office hay văn phòng ảo là cụm từ được sử dụng để mô tả cho dịch vụ thuê văn phòng đại diện. Khi sử dụng văn phòng ảo, người dùng có thể tận hưởng các tiện ích tương tự như văn phòng thực tế bao gồm lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại/fax và phòng tiếp khách. Khi thuê một văn phòng ảo, người dùng đang đăng ký các dịch vụ để hỗ trợ làm việc từ xa chứ không phải nơi làm việc trực tiếp.
Đối với các doanh nghiệp hoặc cá nhân mới khởi nghiệp, thuê văn phòng ảo là một cách tiết kiệm chi phí quan trọng. Thay vì đầu tư một số tiền lớn vào thuê văn phòng thực tế, họ có thể sử dụng dịch vụ văn phòng ảo với mọi tiện ích cần thiết để giảm bớt gánh nặng tài chính.
Theo Luật Doanh nghiệp 2014, tại điều 43 có quy định “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Như vậy, ở thời điểm hiện tại thì pháp luật không có quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo làm trụ sở hoạt động. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho mô hình văn phòng ảo phát triển mạnh mẽ.
Dưới đây là 5 lý do chính mà các doanh nghiệp hiện nay chuyển hướng sang mô hình văn phòng ảo.
Trước đây, để một doanh nghiệp tồn tại cần phải đầu tư vào văn phòng làm việc, trang thiết bị công ty, giấy tờ và văn bản… Hơn nữa, để hoàn thành một công việc cũng đòi hỏi thời gian di chuyển và thời gian in ấn tài liệu.
Tuy nhiên, mô hình này đã dần bị thay thế bởi văn phòng ảo tại nhiều doanh nghiệp nhờ vào khả năng tối ưu hoá về chi phí và thời gian.
Sử dụng mô hình Văn phòng ảo kết hợp với Microsoft mang lại tính ứng dụng cao. Bên cạnh đó, hình thức này còn giúp kết nối giữa doanh nghiệp với đối tác cũng như nhân sự nội bộ dễ dàng hơn. Chỉ cần thiết bị được kết nối internet và tài khoản Microsoft 365, bạn có thể làm việc tại bất cứ đâu và liên hệ với những người khác trong công ty.
Doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo không gặp hạn chế về thời gian, địa điểm làm việc. Lợi thế này tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác và mở rộng quy mô kinh doanh ra toàn cầu.
Chỉ với một tài khoản Microsoft 365, người dùng có thể đăng nhập và làm việc trên 5 thiết bị tại 5 địa điểm khác nhau. Do đó, doanh nghiệp sẽ giảm bớt khó khăn liên quan đến chi phí và quản lý khi mở rộng quy mô.
Văn phòng ảo cho phép các doanh nghiệp xây dựng văn hoá làm việc chuyên nghiệp bằng cách tối ưu hoá quy trình. Các ban ngành trong công ty có thể tổ chức họp cũng như theo dõi công việc trực tuyến để tạo ra môi trường linh động cho nhân viên.
Virtual Office hợp nhất cùng Microsoft 365 tạo ra hệ thống làm việc toàn diện. Mỗi thành viên trong tổ chức được cung cấp một tài khoản Microsoft bản quyền để nhận thông tin trong quá trình làm việc. Nhờ vậy, bộ phận quản lý doanh nghiệp sẽ kiểm soát hiệu suất làm việc dễ dàng để đưa ra phương án phát triển phù hợp.
Microsoft là một trong những nhà cung cấp giải pháp làm việc hàng đầu hiện nay cam kết bảo mật dữ liệu khách hàng. Do vậy, khi doanh nghiệp ứng dụng mô hình văn phòng ảo cùng Microsoft, dữ liệu hoàn toàn được bảo mật.
Đặc biệt, hệ thống Microsoft cũng thiết lập hệ thống cảnh báo tự động gửi tới quản lý nếu có các dấu hiệu bất thường để họ đưa ra biện pháp kịp thời.
Bên cạnh những lợi ích, mô hình này cũng tồn tại một số nhược điểm. Trong đó, dịch vụ của văn phòng ảo có thể yêu cầu người dùng cần lên kế hoạch và đặt trước. Ví dụ: Nhiều gói thuê văn phòng ảo hạn chế các dịch vụ hội nghị trực tuyến. Bên cạnh đó, người dùng sẽ bị hạn chế truy cập vào văn phòng ảo vào ban đêm và cuối tuần.
Một số người nhận thấy rằng văn phòng ảo gây mất tập trung khi làm việc tại nhà vì không phải ai cũng thích nghi tốt với sự thay đổi này.
Văn phòng ảo được tích hợp Microsoft 365 sẽ được hỗ trợ các công cụ làm việc sau:
Nhân sự trong doanh nghiệp sẽ được sử dụng những công cụ quen thuộc như Word, Excel hay PowerPoint bản truyền thống và bản online. Đặc biệt, người sử dụng cũng có thể kết hợp dữ liệu từ các phần mềm khác nhau như Word và Excel để tạo bản trình bày chuyên nghiệp.
Microsoft Forms hỗ trợ người dùng tạo bản khảo sát nhân sự, khách hàng và đối tác. Đặc biệt, ứng dụng này hoạt động dựa trên nền tảng đám mây cho phép mọi thành viên trong tổ chức sử dụng linh hoạt.
Với công cụ này, tổ chức có thể thu thập và phân tích thông tin về nhân sự, khách hàng tiềm năng để tạo các chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Microsoft Teams là công cụ không thể thiếu dành cho doanh nghiệp ứng dụng mô hình Virtual Office. Với vài thao tác đơn giản, người dùng có thể tạo ra các cuộc họp trực tuyến nhanh chóng.
Nền tảng này cũng cho phép tổ chức các cuộc họp với sự góp mặt của tới 300 thành viên. Thậm chí, quy mô của cuộc họp trực tuyến tại MS Teams có thể lên tới quy mô 10.000 người từ các quốc gia khác nhau.
Outlook là phần mềm gửi thư điện tử với tên miền riêng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi hoạt động trong Virtual Office.
Với Outlook, mỗi email được tùy chỉnh với một chữ ký riêng biệt bao gồm thông tin về đơn vị công tác, vị trí, chức danh… Nhờ vào giao diện thông minh, bạn có thể dễ dàng sử dụng ứng dụng này ngay lần đầu tiếp xúc.
Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp có thể xây dựng và mở rộng ứng dụng web bằng SharePoint. Thông qua nền tảng này, nhân sự có thể tìm kiếm, tổng hợp thông tin và cộng tác với đồng nghiệp.
Bên cạnh đó, SharePoint cũng cung cấp nhiều tính năng đặc biệt khác như thư viện, trang web để hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quá trình quản lý thông tin.
Xem thêm: Lập kế hoạch và triển khai môi trường cộng tác tệp trong SharePoint với Microsoft 365
Yammer là mạng xã hội dành riêng cho doanh nghiệp. Tại đây, toàn bộ nhân sự có thể kết nối và tương tác với nhau thông qua các bài đăng.
Hơn nữa, doanh nghiệp có thể sử dụng Yammer để truyền tải thông tin tới nhân viên cấp dưới như tổ chức khảo sát hoặc ghi nhận thành tựu của nhân viên xuất sắc.
Hiện nay, dịch vụ văn phòng ảo không chỉ là lựa chọn cho các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân khởi nghiệp. Sau đại dịch Covid 19, các doanh nghiệp đã phải thay đổi để thích ứng với tình hình này. Từ doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn lớn cũng đã tập làm quen với mô hình làm việc từ xa để hạn chế dịch bệnh.
Nhờ vậy, doanh nghiệp đã nhận ra lợi ích của mô hình làm việc từ xa có thể tiết kiệm đáng kể chi phí so với thuê văn phòng thực. Virtual Office phù hợp với các doanh nghiệp sau:
Virtual Office đã trở thành giải pháp cứu cánh cho nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ trong thời kỳ khó khăn. Với nhiều tiện ích, mô hình này có tiềm năng phát triển mạnh mẽ trong tương lai. Nếu có ý định thuê dịch vụ văn phòng ảo, quý doanh nghiệp hãy trang bị thêm Microsoft 365 Business để hỗ trợ tốt trong quá trình làm việc và quản lý của mình.
Đây là gói dịch vụ bao gồm những công cụ bản quyền hỗ trợ làm việc dành riêng cho các tổ chức. Với Microsoft Business của FPT Smart Cloud, quý doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể của nhân sự.
Nhận tư vấn trực tiếp tại FPT Smart Cloud qua các kênh:
