So sánh List và Document trong SharePoint Online – cách lưu trữ nào phù hợp cho doanh nghiệp?

Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, việc lựa chọn công cụ quản lý dữ liệu phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong hoạt động kinh doanh. Bằng cách so sánh List và Document, bài viết sẽ giúp người dùng phân biệt rõ ưu và nhược điểm của hai cách thức trên SharePoint Online, từ đó quyết định đâu là công cụ tối ưu cho việc quản lý tài liệu, lập kế hoạch và thực hiện dự án trong doanh nghiệp.

Thế nào là SharePoint List?

Trong SharePoint Online, List là một phương thức hiệu quả để quản lý content (nội dung). Trước khi so sánh List và Document, bài viết sẽ phân tích các tính năng có trong List. 

• Customizable columns: Người dùng có thể tùy chỉnh các cột trong List để tạo ra các danh sách.
• Views: Cho phép thay đổi cách hiển thị thông tin. List sẽ xuất hiện mặc định dưới dạng cột và hàng hoặc được đổi sang các dạng khác như lịch. Điều này giúp việc sắp xếp, lọc và nhóm dữ liệu trở nên dễ dàng và trực quan hơn.
• Custom forms: Khi đã tạo xong List, người dùng có thể tạo các form thông qua ứng dụng Microsoft Forms, khiến việc thu thập thông tin trở nên dễ dàng hơn.
• Alerts: Cho phép thiết lập các thông báo, gửi cảnh báo khi có sự thay đổi hoặc xóa dữ liệu trên List. 
• Versioning: Quản lý việc lưu các phiên bản thay đổi, giúp theo dõi những điều chỉnh trên từng item.
• Workflow: Tạo các quy trình làm việc tự động từ List, như quy trình phê duyệt hay thực hiện nhiệm vụ theo trình tự nhất định.
• Content types: Phân loại các dạng dữ liệu trong List hay trong tài liệu, ví dụ như văn bản, video…
• Item-level permissions: Cho phép thiết lập quyền hạn cho người dùng, bao gồm quyền xem hoặc chỉnh sửa items.
• Integration with other Microsoft tools: List cũng có khả năng tích hợp với các công cụ khác của Microsoft như PowerApps, Power Automate và Microsoft Teams.
• Import and export data: Tính năng nhập và xuất dữ liệu từ List làm cho việc phân tích và xử lý thông tin trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.

Thế nào là SharePoint Document Library?  

SharePoint Document Library là một kho lưu trữ tất cả dữ liệu của doanh nghiệp dưới dạng tệp hoặc thư mục. Nó hỗ trợ nhiều loại định dạng từ văn bản đến hình ảnh, video. Các tính năng trong Document phải kể đến:

• Document versioning: Theo dõi các phiên bản thay đổi của dữ liệu, người dùng có thể quay lại phiên bản trước đó nếu cần. 
• Check-in and check-out: Kiểm soát việc sửa đổi dữ liệu. Khi một tài liệu được check-out, người dùng khác sẽ không thể chỉnh sửa cho đến khi tài liệu đó được check-in trở lại.
• Document templates: Cho phép thiết lập templates cho tài liệu mới, tăng cường tính nhất quán và hiệu quả.
• Content types: Phân loại và quản lý dữ liệu, đồng thời cho phép thêm metadata vào tài liệu.
• Document sets: Giúp việc thêm tài liệu mới vào thư viện trở nên thuận tiện hơn.
• Metadata: Quản lý tài liệu, giúp tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu nhanh chóng.
• Alerts: Gửi thông báo cho người dùng khi có sự thay đổi trong tài liệu.
• Workflow: Là các quy trình làm việc tự động, giúp tự động hóa các quy trình đó.
• Integration with other apps: SharePoint Online tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft như Outlook, Teams và PowerApps, tăng cường khả năng tương tác giữa các công cụ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác.
• Co-authoring: Cho phép các nhân viên cộng tác đồng thời trên cùng một tài liệu được lưu trữ trên SPO.

Xem thêm: Giới thiệu về cộng tác tệp trong Microsoft 365, được hỗ trợ bởi SharePoint

So sánh List và Document trong Sharepoint Online 

Trên SharePoint Online, List và Document Library là hai dạng lưu trữ dữ liệu chính. Mặc dù cả hai đều hỗ trợ việc tạo, lưu trữ và quản lý dữ liệu, nhưng chúng vẫn có những điểm khác biệt cơ bản sau:

Sau khi so sánh List và Document, có thể thấy rằng, List phù hợp trong việc quản lý dữ liệu theo cấu trúc với nhiều trường thông tin, tương tự như một Sheet trong Microsoft Excel. Trong khi đó, Document Library lại giống như các Folder trên ổ đĩa máy tính hoặc OneDrive, phù hợp cho việc lưu trữ và quản lý file.

Các trường hợp cần dùng List SharePoint

SharePoint Online cho phép tạo và sử dụng List trong nhiều trường hợp khác nhau, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý và tổ chức dữ liệu trong doanh nghiệp:

• Project Management: Quản lý các dự án, bao gồm các nhiệm vụ (tasks) và thời hạn (deadlines), giúp thành viên trong team có cái nhìn trực quan về các nhiệm vụ và tình trạng hiện tại của dự án.
• Employee Directory: Quản lý thông tin của nhân viên, bao gồm tên họ, chức vụ và các thông tin khác liên quan đến hồ sơ lý lịch.
• Asset Management: Khi so sánh List và Document, List chiếm ưu thế hơn về việc quản lý các tài sản của công ty như trang thiết bị, bàn ghế…
• Issue Tracking: Theo dõi các vấn đề và sự cố đang xảy ra trong công ty. Ví dụ, có thể dùng trong IT helpdesk để quản lý các yêu cầu hỗ trợ từ nhân viên hoặc theo dõi các khiếu nại từ khách hàng.
• Training and Development: Sự kết hợp của SharePoint Lists với Forms giúp tạo ra các khóa đào tạo và kế hoạch bồi dưỡng nhân viên.
• Inventory Management: Quản lý tồn kho, đơn hàng và thông tin về nhà cung cấp một cách hiệu quả.
• Customer Relationship Management – CRM: SharePoint Lists có thể được sử dụng như một hệ thống CRM, đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin và tương tác với khách hàng.

Các trường hợp cần dùng SharePoint Document Library 

SharePoint Document Library có nhiều ứng dụng hữu ích và có thể được sử dụng trong các tình huống sau:

• Document Management: So sánh List và Document, có thể nói đây là chức năng cốt lõi của Document Library, giúp quản lý dữ liệu như thông báo chính sách, quy trình, nội quy, mẫu báo cáo và báo giá, hợp đồng… Sử dụng kết hợp version control và metadata giúp việc cập nhật và quản lý tài liệu dễ dàng và hiệu quả hơn.
• Collaboration: Hỗ trợ các thành viên trong team, các phòng ban, các nhóm dự án cùng làm việc trên một Document, bao gồm khả năng đồng thời chỉnh sửa, cập nhật tài liệu, theo dõi các thay đổi.
• Record Keeping: Quản lý các chứng từ tài chính, pháp lý và các loại hồ sơ khác. Tính năng này phù hợp với chính sách lưu trữ tài liệu, giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý trong hoạt động kinh doanh.
• Knowledge Management: Lưu trữ các tài sản kiến thức, bao gồm best practices, case studies và tài liệu đào tạo.
• External Collaboration: Doanh nghiệp có thể sử dụng Document Library để cộng tác với đối tác ngoài công ty. Tính năng này cho phép chia sẻ tài liệu ra bên ngoài nhưng vẫn kiểm soát được quyền truy cập và quyền quản lý đối với dữ liệu quan trọng và người dùng từ các đối tác.

Lời kết 

Qua bài so sánh List và Document của SharePoint Online, có thể thấy rằng mỗi công cụ đều có những ưu thế riêng biệt, phục vụ cho các mục đích khác nhau. Lựa chọn List hay Document nên dựa trên nhu cầu cụ thể và môi trường làm việc của từng doanh nghiệp. 

Là một phần trong hệ sinh thái Microsoft 365 Business, SharePoint Online là một giải pháp toàn diện cho nhu cầu quản lý dữ liệu doanh nghiệp. Để hiểu sâu hơn về cách giải pháp này hỗ trợ công việc và nhận tư vấn chi tiết về gói Microsoft 365 Business, hãy liên hệ FPT Smart Cloud ngay. 

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud 
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399