Quản lý hòm thư hiệu quả với bí kíp “Tự động đánh dấu email quan trọng” của Outlook

Quản lý công việc và kết nối nhân sự qua hòm thư điện tử hiện là giải pháp hàng đầu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ khả năng tối ưu hóa thời gian và tăng năng suất vận hành hiệu quả. Tuy nhiên, đây cũng là nguyên nhân gây khó khăn cho nhân sự trong việc quản lý email, dẫn đến thất lạc và bỏ lỡ nhiều thông tin quan trọng từ đối tác, cấp trên. Khi đó, thư điện tử sẽ trở thành “con dao hai lưỡi” nếu doanh nghiệp không biết cách sử dụng hợp lý và tận dụng triệt để các chức năng quản lý, sắp xếp email.

Để tự động đánh dấu email và thay đổi thói quen làm việc chưa hiệu quả này, hãy thử bắt đầu tổ chức lại hòm thư của mình với tính năng “Định dạng có điều kiện” trong Outlook App.

Lợi ích vượt trội của tính năng “Định dạng có điều kiện” trong Microsoft Outlook 

Với tính năng này, Microsoft cho phép tự động đánh dấu email quan trọng mà không cần phải áp dụng gán nhãn, ghim, cờ theo dõi, chọn danh mục hoặc di chuyển chúng vào các thư mục khác nhau. Ngoài khả năng đánh dấu các email cụ thể, tính năng còn giúp người dùng nhận biết mức độ quan trọng của từng email như bản tin hoặc email cho phép người nhận được CC/BCC. 

Với mục đích đơn giản hoá quá trình quản lý hòm thư, tính năng “Định dạng có điều kiện” hoạt động dựa trên nguyên tắc đánh dấu màu sắc khác nhau để phân loại email, cụ thể như: 

• Hiển thị email chưa đọc bằng chữ màu xanh đậm. 
• Hiển thị email hết hạn và nhiệm vụ hoàn thành bằng chữ màu xám, gạch ngang. 
• Hiển thị email và nhiệm vụ quá hạn bằng chữ màu đỏ. 

Cùng FPT Smart Cloud khám phá và làm quen cách thức hoạt động của “Định dạng có điều kiện” thông qua một số ví dụ cơ bản!

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Outlook Web App chi tiết từ A – Z

Hướng dẫn tạo “Định dạng có điều kiện” trong Outlook App

Để bắt đầu phân loại các email quan trọng, người dùng cần tạo một quy tắc Định dạng có điều kiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở hộp thoại Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting)
• Bước 2: Đối với Outlook 2010 / 2013 / 2016 / 2019 / Microsoft 365: Mở thẻ View → Arrange By → View Settings → Conditional Formatting…

• Bước 3: Nhấn nút Add để định nghĩa một quy tắc Định dạng có điều kiện riêng.

• Bước 4: Nhập tên cho quy tắc định dạng có điều kiện mới.
• Bước 5: Nhấn nút Font… để lựa chọn phông chữ.
• Bước 6: Nhấn nút Condition… để chỉ định khi nào phông chữ này nên áp dụng. 

Hướng dẫn chi tiết áp dụng tự động đánh dấu email theo màu sắc

Trong một số trường hợp cần làm nổi bật các email từ những người quan trọng, người dùng có thể đánh dấu màu sắc tự động theo các bước sau:

• Bước 1: Mở hộp thoại Định dạng có điều kiện Condition Formating.
• Bước 2: Thêm (Add) và đặt tên (Name) một quy tắc mới, xác định phông chữ (Font) và nhấn nút Condition…

• Bước 3: Trong trường “From“, nhập địa chỉ email của người gửi. Khi sử dụng email Exchange, nhấn nút From… và chọn người gửi từ Global Address List.

• Bước 4: Nhấn OK để đóng hộp thoại Filter.
• Bước 5: Nhấn OK để đóng hộp thoại Định dạng có điều kiện.

Ngay lập tức, quy tắc sẽ được áp dụng cho tất cả các email thỏa mãn điều kiện vừa tạo.

Ngoài ra, để dễ dàng theo dõi email của từng nhóm người quan trọng, người dùng nên đánh dấu màu sắc và phông chữ khác nhau theo các bước sau:

• Nhấn Font để thay đổi tuỳ chọn định dạng chữ.

• Lựa chọn màu sắc (Color), phông chữ (Font), kiểu chữ (Font style), cỡ chữ (Size) để làm nổi bật thông tin email.

• Khi đó, người dùng sẽ thấy toàn bộ email quan trọng đã được đánh dấu màu sắc, phông chữ theo định dạng vừa tạo.

Tương tự, người dùng có thể tạo thêm nhiều quy tắc định dạng có điều kiện bằng cách lặp lại các bước trên và thay đổi thông tin email người nhận trong trường Sent to.

Một số lưu ý quan trọng và phương pháp áp dụng định dạng có điều kiện trong Outlook App

Ngoài các bước tạo “Định dạng có điều kiện” cơ bản, người dùng cần hiểu rõ cách thức làm việc của tính năng này để phân loại email dễ dàng và hiệu quả hơn.

• Người dùng có thể sắp xếp quy tắc bằng các nút “Di chuyển lên” và “Di chuyển xuống”. Các quy tắc được liệt kê cao hơn sẽ ưu tiên hơn so với các quy tắc ở vị trí thấp. Trong trường hợp định dạng không được xác định, quy tắc liệt kê thấp hơn có thể được kết hợp với định dạng của quy tắc cao hơn.
• Nếu màu sắc chữ của quy tắc cao hơn được đặt là “Auto” thì màu của quy tắc thấp hơn sẽ được áp dụng tương tự. Tuy nhiên, nếu quy tắc được liệt kê cao hơn có màu được xác định, quy tắc thấp hơn sẽ không “ghi đè” màu này.
• Người dùng cần xác định chính xác tên của người gửi hoặc người nhận khi áp dụng quy tắc Định dạng có điều kiện. Cụ thể, tên được chỉ định cần khớp hoàn toàn với tên hiển thị trong trường From của email. Để tránh nhẫm lẫn, người dùng nên tạo quy tắc dựa trên địa chỉ email. Ngoài ra, Exchange email hỗ trợ thêm tên trong danh sách liệt kê Global Address List của Công ty.
• Quy tắc Định dạng có điều kiện chỉ áp dụng cho các thư mục sử dụng cùng chế độ xem.
• Nếu quy tắc không hoạt động như mong đợi, người dùng hãy thử gỡ bỏ hoặc xoá lựa chọn Quy tắc Định dạng có điều kiện để xác định vấn đề.
• Người dùng cần lưu ý không nên thêm quá nhiều màu vào hộp thư để tránh làm mất, giảm hiệu quả tổ chức emails.

Kết luận

Khi bắt đầu sử dụng “Định dạng có điều kiện” trên Microsoft Outlook, người dùng có thể gặp khó khăn trong việc cài đặt và làm quen với cách thức hoạt động của tính năng này.

Tuy nhiên, chỉ cần áp dụng đúng hướng dẫn và tuân thủ các quy tắc, lưu ý trên, việc tự động đánh dấu email theo màu sắc sẽ hỗ trợ người dùng tiết kiệm tối đa thời gian, chủ động tiếp nhận thông tin và tăng năng suất làm việc đáng kể.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về việc quản lý hệ thống làm việc hoặc các tính năng, dịch vụ khác của Microsoft, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để được đội ngũ chuyên gia tư vấn chi tiết!

Fanpage: https://www.facebook.com/fptsmartcloud/ 

Email: [email protected] 

Hotline: 1900 638 399 

FPT Smart Cloud – Nhà cung giải pháp và tư vấn hàng đầu về Điện toán đám mây và Trí tuệ nhân tạo tại Việt Nam.

Tác giả: Trần Tiến Dũng