Tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams nâng cao hiệu suất doanh nghiệp như thế nào?
22 December, 2023

Tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams nâng cao hiệu suất doanh nghiệp như thế nào?

Tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams mang lại giải pháp tối ưu cho quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Với khả năng tích hợp mạnh mẽ và linh hoạt, tính năng này không chỉ giúp người dùng dễ dàng tạo, theo dõi và quản lý các yêu cầu phê duyệt, mà còn nâng cao hiệu quả hợp tác và tiết kiệm thời gian làm việc.

Sự ra đời của tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams đã mở ra một kỷ nguyên mới trong quản lý công việc và tối ưu quy trình. Tính năng này không chỉ giúp quản trị viên và chủ sở hữu nhóm tạo mẫu phê duyệt tùy chỉnh, mà còn cho phép người dùng tận dụng các mẫu có sẵn để nhanh chóng đáp ứng yêu cầu công việc một cách hiệu quả.  

Tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams là gì? 

Phê duyệt là một tính năng được tích hợp vào ứng dụng Teams, giúp người dùng quản lý và tự động hóa các quy trình phê duyệt trong tổ chức hoặc nhóm làm việc. Tính năng này cho phép tạo, gửi, theo dõi và quản lý các yêu cầu phê duyệt một cách dễ dàng và hiệu quả ngay trong Teams.

Các chức năng chính của Phê duyệt trong Microsoft Teams bao gồm:

  • Tạo phê duyệt mới: Cho phép tạo yêu cầu phê duyệt mới, đặt tiêu đề, thêm mô tả, chỉ định người phê duyệt và đính kèm tệp tin hoặc liên kết nếu cần.
  • Theo dõi phê duyệt: Người dùng có thể xem các yêu cầu phê duyệt đã gửi hoặc đã nhận cũng như trạng thái của chúng (đã được chấp nhận, chờ xử lý, từ chối).
  • Hub phê duyệt: Đây là trung tâm nơi người dùng có thể tìm thấy tất cả các yêu cầu phê duyệt của mình, bao gồm cả những yêu cầu đã hoàn thành.
  • Phê duyệt trong cuộc trò chuyện: Tính năng này cho phép gửi yêu cầu phê duyệt trực tiếp từ một cuộc hội thoại Teams, làm cho quá trình phê duyệt trở nên nhanh chóng và thuận tiện.
  • Tạo phê duyệt với template: Teams cung cấp các mẫu phê duyệt sẵn có cho các tình huống thường gặp, giúp người dùng dễ dàng tạo yêu cầu phê duyệt mà không cần phải bắt đầu từ đầu.
  • Tích hợp với các hệ thống khác: Phê duyệt trong Teams có thể tích hợp với các hệ thống khác như Power Automate, SharePoint và Microsoft Dynamics 365, giúp quá trình phê duyệt liên kết mạnh mẽ với các công cụ và quy trình làm việc khác trong tổ chức.

Tóm lại, Phê duyệt trong Microsoft Teams là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, giúp tổ chức và nhóm quản lý quy trình phê duyệt một cách hiệu quả, ngăn nắp và dễ theo dõi.

 

Microsoft Teams quản lý quy trình phê duyệt 
Microsoft Teams quản lý quy trình phê duyệt

Những cập nhật mới nhất về tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams 

Trong phiên bản gần nhất, tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams đã được cập nhật thêm để nâng cao hiệu quả và dễ sử dụng hơn cho người dùng. 

Tạo mẫu phê duyệt

Microsoft Teams cung cấp các mẫu phê duyệt có sẵn để tối ưu hóa quá trình làm việc. Người dùng có thể sử dụng các mẫu này cho các phê duyệt phổ biến như báo cáo chi phí hoặc yêu cầu làm thêm giờ. 

Ngoài ra, quản trị viên và trưởng nhóm còn có thể tùy chỉnh template hoặc tạo mẫu mới phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức và nhóm. Các bước thực hiện: 

  • Bước 1: Truy cập vào hub Phê duyệt (Approvals) trên thanh công cụ bên trái giao diện Teams.
  • Bước 2: Trong menu bổ sung của hub Phê duyệt, chọn phần Quản lý mẫu.
  • Bước 3: Làm theo hướng dẫn để tạo mẫu: nhập tên mẫu, chọn người phê duyệt, thêm các trường biểu mẫu cần thiết và cài đặt quy trình làm việc cho mẫu đó. 
  • Bước 4: Khi thiết kế hoàn tất, nhấn Xuất bản để mẫu có thể được sử dụng.

Sau khi mẫu được tạo, hệ thống sẽ tự động tạo một nhóm quản trị mới. Trong nhóm này, người dùng có thể thêm các quản trị viên bổ sung, những người này sau đó có thể quản lý các mẫu khác ngay trong hub Phê duyệt của Teams.

 

Truy cập hub Phê duyệt để tạo template 
Truy cập hub Phê duyệt để tạo template

Tính năng đính kèm mới

Trong hub Phê duyệt, giờ đây người dùng có thể đính kèm tệp từ OneDrive và SharePoint bản quyền, cũng như các liên kết của nội dung lưu trữ ngoài Microsoft 365. Tính năng này đảm bảo rằng các yêu cầu phê duyệt luôn được liên kết với phiên bản mới nhất của tệp, thể hiện mọi thay đổi trong tệp. tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams 

Hỗ trợ Markdown

Chức năng hỗ trợ Markdown hiện đã được bổ sung đầy đủ trong cả thẻ thích ứng và chế độ xem chi tiết. Điều này cho phép định dạng chính xác các phê duyệt, đảm bảo rằng chúng phù hợp với tất cả các quy trình phê duyệt.

Phản hồi nhanh trong kênh trò chuyện

Thẻ thích ứng giúp phản hồi yêu cầu phê duyệt ngay trong cuộc trò chuyện hoặc kênh Teams mà không cần xem chi tiết. Trong trường hợp người dùng không có quyền phản hồi yêu cầu, các nút “Phê duyệt” hoặc “Từ chối” sẽ không hiển thị trên thẻ. 

Cách tạo phê duyệt trong Microsoft Teams 

3 cách người dùng có thể sử dụng để tạo các phê duyệt mới trong Teams. 

Tạo phê duyệt từ hub Phê duyệt 

Để khởi tạo một yêu cầu phê duyệt mới qua hub Phê duyệt trong Microsoft Teams, hãy thực hiện các bước sau:

    • Bước 1: Truy cập tính năng Phê duyệt trong Microsoft Teams.
    • Bước 2: Chọn Yêu cầu phê duyệt mới (New approval request) ở góc trên bên phải giao diện.
    • Bước 3: Điền các thông tin cơ bản như tên yêu cầu, người phê duyệt yêu cầu và thứ tự phê duyệt.
    • Bước 4: Thêm thông tin bổ sung và đính kèm tệp tin nếu có.
    • Bước 5: Chọn Gửi để hoàn tất quá trình. Yêu cầu sẽ được gửi đi và người dùng có thể theo dõi trạng thái của nó trong hub Phê duyệt.
  • Bước 6: Sau khi gửi, người dùng có thể xem lại yêu cầu của mình trong mục Đã gửi trên hub Phê duyệt để kiểm tra trạng thái và xem phản hồi.

Lưu ý: Nếu người dùng sử dụng Power Automate hoặc các dịch vụ tự động khác để tạo phê duyệt, những yêu cầu này cũng sẽ hiển thị trong hub Phê duyệt trên Teams.

 

Chọn Yêu cầu phê duyệt mới để bắt đầu 
Chọn Yêu cầu phê duyệt mới để bắt đầu

Tạo phê duyệt với template

Khi sử dụng tính năng Phê duyệt trong Microsoft Teams, người dùng có thể tạo yêu cầu phê duyệt mới bằng cách sử dụng một mẫu đã được thiết kế sẵn:

  • Bước 1: Mở Microsoft Teams và đi đến hub Phê duyệt.
  • Bước 2: Chọn Yêu cầu phê duyệt mới để mở ra một hộp thoại mới.
  • Bước 3: Trong hộp thoại vừa xuất hiện, chọn Mẫu để xem danh sách các mẫu phê duyệt có sẵn. Chọn template thích hợp với yêu cầu từ danh sách này.
  • Bước 4: Điền thông tin cụ thể cho yêu cầu phê duyệt, gồm tên yêu cầu, người phê duyệt yêu cầu và các chi tiết bổ sung cần thiết.
  • Bước 5: Trong trường hợp mẫu đã có người nhận được thiết lập sẵn bởi chủ sở hữu, người dùng cần chỉnh sửa người nhận theo nhu cầu.
  • Bước 6: Chọn Gửi để hoàn tất. Yêu cầu sẽ được gửi đi và có thể được xem lại trong mục Đã gửi của hub Phê Duyệt.

Lưu ý: Nếu tạo yêu cầu phê duyệt trong cuộc trò chuyện hoặc kênh, người dùng có thể chọn biểu tượng Phê duyệt và sau đó chọn mẫu từ hộp thoại xuất hiện. tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams

Yêu cầu phê duyệt bằng chữ ký điện tử

Tính năng này giúp tăng hiệu quả và tốc độ phê duyệt. Các đối tác như Adobe Sign, DocuSign… đã được tích hợp để người dùng có thể phê duyệt bằng chữ ký điện tử trực tiếp trong hub Phê duyệt của Microsoft Teams. Khi phê duyệt hoàn thành, tất cả thông tin liên quan được lưu trữ trong Teams, người dùng có thể dễ dàng truy cập hồ sơ phê duyệt và xem danh sách tất cả các phê duyệt đã thực hiện.

Để yêu cầu chữ ký điện tử từ người phê duyệt, người dùng thực hiện các bước sau: 

  • Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams và truy cập hub Phê Duyệt (thường sẽ được tìm thấy trong danh sách ứng dụng hoặc thanh công cụ bên trái trên giao diện Teams).
  • Bước 2: Chọn Yêu cầu phê duyệt mới.
  • Bước 3: Chọn loại yêu cầu eSign (chữ ký điện tử). 
  • Bước 4: Chọn nhà cung cấp chữ ký điện tử như Adobe Sign hoặc DocuSign.
  • Bước 5: Điền thông tin cần thiết cho yêu cầu và chọn tệp tin muốn yêu cầu ký điện tử. Người dùng cũng có thể thêm bất kỳ chi tiết bổ sung nào cần thiết.
  • Bước 6: Gửi yêu cầu phê duyệt. Những người ký nội bộ sẽ nhận được thông báo qua Teams và email. Đối với những người ký ngoài tổ chức, họ sẽ nhận thông báo qua email.
  • Bước 7: Sau khi gửi yêu cầu, người dùng có thể theo dõi tình trạng phê duyệt ngay trong Teams. Điều này cho biết biết ai đã ký và khi nào yêu cầu được hoàn thành.

Cách duyệt người vào Teams

Khi một người gửi yêu cầu phê duyệt muốn tham gia nhóm trên Teams, thành viên quản trị hoặc chủ sở hữu nhóm sẽ nhận được email hoặc thông báo trên ứng dụng. 

Tại đây, người dùng có thể phê duyệt để cho phép người đó gia nhập nhóm. Để chấp nhận một người tham gia, chỉ cần nhấn vào tên của họ và chọn Tiếp nhận

Xem thêm: Cách thêm khách vào nhóm Microsoft 365 nhanh gọn nhất

 

Cách duyệt người vào Teams, tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams
Cách duyệt người vào Teams

Lời kết 

Tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams chính là chìa khóa giúp các tổ chức nâng cao hiệu suất và quản lý công việc một cách thông minh hơn. Là một ứng dụng nằm trong bộ công cụ văn phòng Microsoft 365 Business, Teams còn được tích hợp mạnh mẽ với vô vàn ứng dụng khác để tạo nên một giải pháp toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi khía cạnh từ giao tiếp, hợp tác đến quản lý và bảo mật. 

Để tận dụng toàn bộ tiềm năng của Microsoft 365 Business, hãy liên hệ FPT Smart Cloud ngay hôm nay để nhận tư vấn và hỗ trợ chi tiết. 

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image