Trong thời đại số, nhân sự trong doanh nghiệp dễ dàng kết nối với nhau hơn bằng Microsoft Teams. Nhóm và kênh là hai tính năng mà người dùng cần nắm rõ khi sử dụng nền tảng này để nâng cao hiệu quả làm việc.
Doanh nghiệp đã bắt đầu sử dụng Microsoft Teams nhưng vẫn còn gặp khó khăn khi tạo lập và quản lý nhóm hoặc kênh? Tham khảo ngay bài viết này của FPT Smart Cloud để nắm rõ các tính năng trong nhóm, kênh cũng như nâng cao hiệu quả khi kết nối giữa các bộ phận.
Mục lục
Microsoft Teams là nền tảng giúp nhiều người dùng tập hợp và thực hiện các công việc chung trong tổ chức. Các nhóm trong Teams được tạo thành từ các kênh.
Kênh là các cuộc hội thoại giữa các thành viên trong một nhóm. Người dùng có thể chia nhóm thành nhiều kênh để thảo luận các chủ đề riêng biệt hoặc phân chia các bộ phận/dự án cụ thể.
Ví dụ: Nhóm Dự án A có các kênh: kênh Chung, kênh Tài nguyên, kênh Kế hoạch và kênh Nghiên cứu. Các cuộc hội thoại, ứng dụng và tệp trong các kênh có những nội dung tách biệt nhưng đều phục vụ cho dự án A.
Những thành viên tham gia một nhóm trong Microsoft Teams sẽ có những vai trò và quyền hạn khác nhau.
Dưới đây là những hoạt động mà từng thành viên trong nhóm có thể thực hiện trên máy tính.
| Hành động | Quản trị viên | Thành viên | Khách mời |
| Tạo kênh | ✔ | ✔ | ✔ |
| Tham gia trò chuyện riêng tư | ✔ | ✔ | ✔ |
| Tham gia hội thoại | ✔ | ✔ | ✔ |
| Chia sẻ tệp kênh | ✔ | ✔ | ✔ |
| Chia sẻ tệp trò chuyện | ✔ | ✔ | |
| Thêm ứng dụng (tab, bot, trình kết nối…) | ✔ | ✔ | |
| Có thể được mời qua tài khoản trường học hoặc doanh nghiệp | ✔ | ||
| Tạo nhóm | ✔ | ✔ | |
| Xoá/chỉnh sửa tin nhắn đã gửi | ✔ | ✔ | ✔ |
| Khám phá/tham gia các nhóm cộng đồng khác | ✔ | ✔ | |
| Xem sơ đồ của tổ chức | ✔ | ✔ | |
| Thêm/xóa thành viên hoặc khách mời | ✔ | ||
| Chỉnh sửa/xóa nhóm | ✔ | ||
| Đặt quyền cho kênh, trình kết nối và tab | ✔ | ||
| Thay đổi ảnh nhóm | ✔ | ||
| Thêm khách mời vào nhóm | ✔ | ||
| Tự động hiển thị kênh cho nhóm | ✔ | ||
| Kiểm soát người tham gia đề cập đến tên nhóm @[tên nhóm] | ✔ | ||
| Cho phép kênh @channel đề cập đến tên kênh @[tên kênh] | ✔ | ||
| Cho phép người tham gia sử dụng ảnh GIF, emoji hoặc ảnh meme | ✔ | ||
| Làm mới nhóm | ✔ | ||
| Lưu trữ, khôi phục nhóm | ✔ |
Đối với thành viên tham gia bằng thiết bị di động, quyền hành động trên Microsoft Teams sẽ bị giới hạn, cụ thể như sau:
| Hành động | Quản trị viên | Thành viên | Khách mời |
| Tạo kênh | ✔ | ✔ | ✔ |
| Tham gia trò chuyện riêng tư | ✔ | ✔ | ✔ |
| Tham gia hội thoại | ✔ | ✔ | ✔ |
| Chia sẻ tệp kênh | ✔ | ✔ | ✔ |
| Chia sẻ tệp trò chuyện | ✔ | ✔ | |
| Thêm ứng dụng (tab, bot, trình kết nối…) | ✔ | ✔ | |
| Có thể được mời qua tài khoản trường học hoặc doanh nghiệp | ✔ | ||
| Tạo nhóm | ✔ | ✔ | |
| Xoá/chỉnh sửa tin nhắn đã gửi | ✔ | ✔ | ✔ |
| Khám phá/tham gia các nhóm cộng đồng khác | ✔ | ✔ | |
| Xem sơ đồ của tổ chức | ✔ | ✔ | |
| Đăng bài trong kênh chung của nhóm | ✔ | ✔ | ✔ |
Quản trị viên có thể thêm bất kỳ ai vào nhóm. Tuy nhiên, nếu là thành viên tham gia, bạn có thể gửi yêu cầu thêm thành viên với quản trị viên. Sau đó, người quản trị có thể chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu được gửi đến.
Người dùng thêm thành viên vào nhóm theo hướng dẫn sau:
Để thêm thành viên vào một nhóm trong Microsoft Teams bằng thiết bị di động hệ điều hành Android, người dùng thực hiện theo các bước sau:
Còn đối với thiết bị hệ điều hành iOS, các bước thực hiện sẽ đơn giản hơn:
Quản trị viên sẽ có quyền cài đặt và kiểm soát các quyền trong nhóm. Dưới đây là hướng dẫn cách cài đặt và quản lý quyền trong nhóm trên máy tính cũng như di động.
Để thực hiện thay đổi tên, mô tả hoặc quyền riêng tư nhóm, hãy làm như sau:
Microsoft luôn cho phép các thành viên hoặc quản trị viên xem những dữ liệu trong nhóm của họ. Các dữ liệu được phân tích trên Teams bao gồm số lượng người hoạt động, số khách mời và tổng số tin nhắn đã gửi trong một thời gian nhất định.
Người tham gia có thể xem phân tích dữ liệu ở tất cả các nhóm tham gia, trong nhóm riêng lẻ hoặc các kênh cụ thể. Tuy nhiên, dữ liệu nhóm chỉ hỗ trợ hiển thị trên máy tính.
Để xem tổng quan dữ liệu đã được phân tích trên tất cả các nhóm tham gia, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau:
Dữ liệu này sẽ phân tích tất cả các nhóm bao gồm người dùng hoạt động hiện tại, tất cả thành viên trong nhóm, khách mời, số bài đăng và trả lời. Mục Type sẽ cho người dùng nhận biết đó là nhóm riêng tư hoặc nhóm công khai.
Để xem dữ liệu cho nhóm riêng lẻ, hãy thực hiện theo trình tự sau:
Dữ liệu phân tích một nhóm bao gồm:
Bên cạnh dữ liệu cho nhóm, thành viên trong nhóm cũng có thể xem dữ liệu cho từng kênh theo các bước sau:
Dữ liệu phân tích của kênh trong phạm vi chi định bao gồm những thông tin:
Có 3 trạng thái xem của các nhóm và kênh trên Microsoft Teams là công khai, ẩn và ghim. Dưới đây là hướng dẫn cài đặt trạng thái cho nhóm/ kênh mà người dùng Teams có thể tham khảo.
Khi tham gia một nhóm hoặc kênh mới trên Teams, nhóm này sẽ tự động được hiển thị trong danh sách nhóm của người dùng. Để cài đặt trạng thái cho nhóm, hãy thực hiện các bước sau:
Nếu muốn ẩn nhóm hoặc kênh, hãy thực hiện bước 1 như trên, sau đó chọn biểu tượng dấu ba chấm và chọn Hide. Tương tự, chọn vào Show để hiển thị nhóm hoặc kênh.
Nếu muốn ghim một kênh lên đầu danh sách trong một nhóm, hãy kéo đến kênh đó, chọn vào biểu tượng dấu ba chấm, chọn tiếp Pin. Nếu muốn bỏ ghim, chọn vào Unpin. Bạn cũng có thể kéo thả vị trí của các kênh đã ghim phù hợp với mục đích sử dụng.
Lưu ý: Teams sẽ tự ghim 5 kênh hoạt động nhiều nhất lên đầu trong mỗi nhóm nếu người dùng không cài đặt trạng thái.
Tại thiết bị di động, nhóm mới tham gia sẽ được hiển thị trong danh sách chung. Nếu bạn là thành viên của một nhóm nhưng không nhìn thấy nhóm đó trên màn hình hãy cuộn xuống cuối và chọn See all teams để xem toàn bộ nhóm.
Để hiển thị một kênh trên di động, chọn Teams, vào nhóm có kênh, cuộn xuống cuối cùng và chọn See all teams. Chọn tiếp vào nhóm có kênh muốn hiển thị và nhấn vào vòng tròn bên cạnh kênh muốn hiển thị. Để ẩn kênh, người dùng chỉ cần nhấn lại vào vòng tròn đó.
Để xóa kênh, hãy đi tới nhóm chứa kênh, chọn vào biểu tượng dấu ba chấm, nhấn vào Manage channels. Tiếp tục chọn vào biểu tượng dấu ba chấm và Delete để xóa kênh.
Nếu muốn sắp xếp lại danh sách các nhóm đã tham gia, người dùng phải thiết lập trên máy tính. Bạn chỉ cần đến mục Teams tại thanh công cụ phía bên trái màn hình, sau đó chọn giữ và kéo nhóm đến vị trí mong muốn là được.
Mọi doanh nghiệp ngày nay đều có thể sử dụng những tiện ích trên để tổ chức và tối ưu hoá thời gian cũng như hiệu suất làm việc với công cụ Microsoft Teams trong gói Microsoft 365 Business.
Chỉ từ khoảng 70.000VNĐ/người dùng/tháng, các tổ chức đã có thể trang bị trọn bộ Microsoft cho nhân sự. Để tìm hiểu chi tiết hơn về dịch vụ này của FPT Smart Cloud, hãy tham khảo gói Microsoft cho doanh nghiệp ngay hôm nay.
Tham khảo thêm thông tin hoặc liên hệ với chúng tôi tại các kênh:
FPT Smart Cloud – Nhà cung giải pháp và tư vấn hàng đầu về Điện toán đám mây và Trí tuệ nhân tạo tại Việt Nam.
