Tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams mang lại giải pháp tối ưu cho quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Với khả năng tích hợp mạnh mẽ và linh hoạt, tính năng này không chỉ giúp người dùng dễ dàng tạo, theo dõi và quản lý các yêu cầu phê duyệt, mà còn nâng cao hiệu quả hợp tác và tiết kiệm thời gian làm việc.
Sự ra đời của tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams đã mở ra một kỷ nguyên mới trong quản lý công việc và tối ưu quy trình. Tính năng này không chỉ giúp quản trị viên và chủ sở hữu nhóm tạo mẫu phê duyệt tùy chỉnh, mà còn cho phép người dùng tận dụng các mẫu có sẵn để nhanh chóng đáp ứng yêu cầu công việc một cách hiệu quả.
Mục lục
Phê duyệt là một tính năng được tích hợp vào ứng dụng Teams, giúp người dùng quản lý và tự động hóa các quy trình phê duyệt trong tổ chức hoặc nhóm làm việc. Tính năng này cho phép tạo, gửi, theo dõi và quản lý các yêu cầu phê duyệt một cách dễ dàng và hiệu quả ngay trong Teams.
Các chức năng chính của Phê duyệt trong Microsoft Teams bao gồm:
Tóm lại, Phê duyệt trong Microsoft Teams là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, giúp tổ chức và nhóm quản lý quy trình phê duyệt một cách hiệu quả, ngăn nắp và dễ theo dõi.
Trong phiên bản gần nhất, tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams đã được cập nhật thêm để nâng cao hiệu quả và dễ sử dụng hơn cho người dùng.
Microsoft Teams cung cấp các mẫu phê duyệt có sẵn để tối ưu hóa quá trình làm việc. Người dùng có thể sử dụng các mẫu này cho các phê duyệt phổ biến như báo cáo chi phí hoặc yêu cầu làm thêm giờ.
Ngoài ra, quản trị viên và trưởng nhóm còn có thể tùy chỉnh template hoặc tạo mẫu mới phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức và nhóm. Các bước thực hiện:
Sau khi mẫu được tạo, hệ thống sẽ tự động tạo một nhóm quản trị mới. Trong nhóm này, người dùng có thể thêm các quản trị viên bổ sung, những người này sau đó có thể quản lý các mẫu khác ngay trong hub Phê duyệt của Teams.
Trong hub Phê duyệt, giờ đây người dùng có thể đính kèm tệp từ OneDrive và SharePoint bản quyền, cũng như các liên kết của nội dung lưu trữ ngoài Microsoft 365. Tính năng này đảm bảo rằng các yêu cầu phê duyệt luôn được liên kết với phiên bản mới nhất của tệp, thể hiện mọi thay đổi trong tệp. tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams
Chức năng hỗ trợ Markdown hiện đã được bổ sung đầy đủ trong cả thẻ thích ứng và chế độ xem chi tiết. Điều này cho phép định dạng chính xác các phê duyệt, đảm bảo rằng chúng phù hợp với tất cả các quy trình phê duyệt.
Thẻ thích ứng giúp phản hồi yêu cầu phê duyệt ngay trong cuộc trò chuyện hoặc kênh Teams mà không cần xem chi tiết. Trong trường hợp người dùng không có quyền phản hồi yêu cầu, các nút “Phê duyệt” hoặc “Từ chối” sẽ không hiển thị trên thẻ.
3 cách người dùng có thể sử dụng để tạo các phê duyệt mới trong Teams.
Để khởi tạo một yêu cầu phê duyệt mới qua hub Phê duyệt trong Microsoft Teams, hãy thực hiện các bước sau:
Lưu ý: Nếu người dùng sử dụng Power Automate hoặc các dịch vụ tự động khác để tạo phê duyệt, những yêu cầu này cũng sẽ hiển thị trong hub Phê duyệt trên Teams.
Khi sử dụng tính năng Phê duyệt trong Microsoft Teams, người dùng có thể tạo yêu cầu phê duyệt mới bằng cách sử dụng một mẫu đã được thiết kế sẵn:
Lưu ý: Nếu tạo yêu cầu phê duyệt trong cuộc trò chuyện hoặc kênh, người dùng có thể chọn biểu tượng Phê duyệt và sau đó chọn mẫu từ hộp thoại xuất hiện. tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams
Tính năng này giúp tăng hiệu quả và tốc độ phê duyệt. Các đối tác như Adobe Sign, DocuSign… đã được tích hợp để người dùng có thể phê duyệt bằng chữ ký điện tử trực tiếp trong hub Phê duyệt của Microsoft Teams. Khi phê duyệt hoàn thành, tất cả thông tin liên quan được lưu trữ trong Teams, người dùng có thể dễ dàng truy cập hồ sơ phê duyệt và xem danh sách tất cả các phê duyệt đã thực hiện.
Để yêu cầu chữ ký điện tử từ người phê duyệt, người dùng thực hiện các bước sau:
Khi một người gửi yêu cầu phê duyệt muốn tham gia nhóm trên Teams, thành viên quản trị hoặc chủ sở hữu nhóm sẽ nhận được email hoặc thông báo trên ứng dụng.
Tại đây, người dùng có thể phê duyệt để cho phép người đó gia nhập nhóm. Để chấp nhận một người tham gia, chỉ cần nhấn vào tên của họ và chọn Tiếp nhận.
Xem thêm: Cách thêm khách vào nhóm Microsoft 365 nhanh gọn nhất
Tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams chính là chìa khóa giúp các tổ chức nâng cao hiệu suất và quản lý công việc một cách thông minh hơn. Là một ứng dụng nằm trong bộ công cụ văn phòng Microsoft 365 Business, Teams còn được tích hợp mạnh mẽ với vô vàn ứng dụng khác để tạo nên một giải pháp toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi khía cạnh từ giao tiếp, hợp tác đến quản lý và bảo mật.
Để tận dụng toàn bộ tiềm năng của Microsoft 365 Business, hãy liên hệ FPT Smart Cloud ngay hôm nay để nhận tư vấn và hỗ trợ chi tiết.
