Có bao giờ bạn cảm thấy việc sử dụng Microsoft Word trở nên tẻ nhạt và không hiệu quả? Đừng lo, với các thủ thuật Word độc đáo, việc soạn thảo văn bản sẽ không còn là nỗi ám ảnh nữa. Đọc tiếp để khám phá cách làm việc thông minh hơn với Word.
Microsoft Word là công cụ không thể thiếu trong công việc hàng ngày, nhưng không phải ai cũng biết cách khai thác hết tiềm năng của nó. Bài viết này sẽ giới thiệu các thủ thuật Word văn phòng đơn giản mà hiệu quả, giúp người dùng nâng cao trải nghiệm soạn thảo.
Mục lục
Dưới đây là 14 mẹo vô cùng hữu ích khi sử dụng Word, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người dùng.
Với Microsoft Word, người dùng có thể chuyển đổi kiểu chữ thường sang chữ hoa hay ngược lại một cách nhanh chóng và đơn giản.
Để thực hiện thủ thuật này, người dùng mở tập tin Word, sau đó tô đen dòng văn bản muốn thay đổi kiểu chữ. Trên giao diện Word, tiếp tục chọn Home, cuối cùng bấm vào Font để chọn kiểu chữ muốn sử dụng:
Nếu muốn tự động thêm ngày và giờ hiện tại vào một tài liệu bất kỳ, người dùng có thể thực hiện việc này bằng một thủ thuật Word.
Đầu tiên, người dùng bấm chọn Insert. Sau đó, trong phần Text, chọn Date and Time. Cuối cùng chọn định dạng ngày giờ thích hợp và nhấn OK để áp dụng.
Trong trường hợp muốn cập nhật lại ngày và giờ, người dùng chỉ cần nhấn chuột trái vào thông tin ngày giờ đã thêm trước đó và chọn Update hoặc nhấn phím F9.
Hiện nay, Microsoft Word đã tích hợp sẵn chức năng dịch trực tiếp ngay trong phần mềm. Điều này giúp việc dịch văn bản trở nên cực kỳ thuận tiện và nhanh chóng, đặc biệt dành cho những người thường xuyên phải làm việc với các văn bản đa ngôn ngữ.
Để dịch tự động văn bản, người dùng mở tập tin Word và tiến hành tô đen đoạn văn hoặc từ ngữ muốn dịch. Trong thẻ Review, chọn Language, tiếp tục chọn Translate. Lúc này, một loạt các tùy chọn dịch văn bản sẽ xuất hiện:
Một thủ thuật Word cực kỳ hữu ích là cách chụp màn hình (screenshot). Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tạo sự thuận tiện cho người dùng.
Để chụp màn hình trực tiếp trên Word, người dùng mở file Word bất kỳ, chọn Insert. Trong phần Illustrations, người dùng tiếp tục chọn Screenshot, sau đó chọn Screen Clipping và nhấn chuột trái để đánh dấu khu vực muốn chụp.
Khi đã chụp xong, để thêm hình ảnh vào file Word, người dùng chọn Insert, tiếp tục chọn Illustrations, sau đó nhấn vào Screenshot và chọn hình ảnh vừa chụp.
Nếu muốn sử dụng thủ thuật Word để ẩn một số thông tin trong tài liệu, người dùng cũng có thể thực hiện ngay trong giao diện của Word mà không cần sử dụng bất cứ phần mềm nào khác.
Để bắt đầu ẩn nội dung văn bản, người dùng mở tập tin Word, sau đó tô đen đoạn văn bản muốn ẩn. Lúc này, người dùng truy cập vào thẻ Home, trong phần Font, nhấn vào dấu mũi tên chéo xuống (Font Dialog Box Launcher) và tích chọn Hidden, cuối cùng nhấn OK để kết thúc.
Cách xem lại hoặc chỉnh sửa các thông tin đã bị giấu: nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8.
Không cần dùng phím cách hay bất cứ thao tác phức tạp nào khác, người dùng chỉ cần nhấp đúp chuột vào vị trí muốn đặt con trỏ trên trang Word.
Lúc này, người dùng sẽ thấy con trỏ chuột tự động xuất hiện ngay tại vị trí đó. Chỉ với mẹo sử dụng Word đơn giản này, từ giờ bạn đã có thể soạn thảo ở bất kỳ vị trí nào trong trang văn bản.
Việc sử dụng Excel để tính toán là điều mà hầu hết mọi người đều quen thuộc. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể thực hiện các phép tính ngay trên Microsoft Word một cách chính xác và tiện lợi.
Người dùng có thể thực hiện tính toán trên Word bằng cách mở thanh công cụ và chọn tab Layout. Sau đó, điều hướng đến tùy chọn Formula. Trong hộp thoại mới xuất hiện, người dùng nhập công thức product(left) tại ô Formula, tại ô Number format, nhập #,##0. Cuối cùng, nhấn vào nút OK để hoàn tất. Kết quả của phép tính sẽ được tự động tính toán và hiển thị ngay trong trang Word.
Hiện nay, không cần đến các trang web hay ứng dụng nào khác, người dùng cũng có thể sử dụng Microsoft Word để chỉnh sửa nội dung file PDF một cách dễ dàng và thuận tiện nhất.
Để thực hiện, người dùng mở một file Word mới, sau đó chọn thẻ File, chọn Open, tiếp tục chọn file PDF muốn sửa và nhấn OK. Lúc này, nội dung của file PDF sẽ hiển thị trong Word, người dùng có thể tiến hành các thao tác chỉnh sửa.
Việc đổi kiểu và định dạng font chữ không phải là một thủ thuật Word văn phòng phức tạp và tốn thời gian.
Để tiến hành chỉnh sửa, người dùng chỉ cần mở file Word muốn chỉnh sửa và tô đen phần văn bản muốn đổi kiểu chữ hoặc định dạng. Trên thẻ Home, bấm chọn phần Font và nhấn vào mũi tên chéo xuống. Lúc này một hộp thoại mới sẽ mở ra, người dùng chỉ cần chỉnh sửa theo ý muốn và nhấn OK để lưu kết quả chỉnh sửa.
Giữa vô vàn các mẹo hay trong Word, cách mở đồng thời hai file văn bản trên một màn hình không chỉ là một thủ thuật đơn giản mà còn mang lại hiệu quả cao cho người dùng, nâng cao năng suất làm việc.
Cách thực hiện:
Việc người dùng sử dụng nhiều lệnh tab, enter hay ngắt dòng có thể khiến cho việc tìm kiếm các ký tự bằng lệnh ‘find’ trở nên khó khăn.
Để giải quyết vấn đề này, người dùng có thể thực hiện thủ thuật Word sau để hiển thị tất cả ký tự bị ẩn: Mở file Word và bấm chọn File, tiếp tục chọn Options. Trong mục Display, chọn Always show these formatting marks on the screen, cuối cùng chọn Show all formatting marks.
Khi người dùng làm việc trong môi trường điện áp không ổn định, việc máy tính gặp phải các sự cố như treo máy hay tự khởi động lại là điều khó tránh khỏi. Để bảo vệ công sức và thời gian đã bỏ ra, người dùng có thể thiết lập tính năng tự động lưu trữ dữ liệu trong Microsoft Word. Các bước thực hiện như sau:
Trên menu Tool, chọn Options, sau đó nhấn vào thẻ Save và tích vào ô Save AutoRecover info every. Theo mặc định, thời gian Word tự động lưu dữ liệu là 10 phút, tuy nhiên người dùng có thể tùy chỉnh khoảng thời gian này theo nhu cầu cá nhân.
Người dùng có thể thực hiện cách sau để kiểm tra chính tả ngay trên Word. Đầu tiên, trên file Word, người dùng chọn mục More và sau đó chọn Options. Trong phần tiếp theo, chọn mục Proofing. Tiếp đó, tick vào hộp kiểm Check spelling as you type và nhấn OK để xác nhận.
Cuối cùng, sao chép đoạn văn bản muốn kiểm tra và dán vào trang Word đang mở. Đoạn văn bản có từ sai chính tả sẽ được đánh dấu bằng dòng gạch dưới màu đỏ, giúp người dùng dễ dàng nhận diện và sửa lại.
Nếu có một kiểu font chữ yêu thích và muốn mỗi khi khởi động Microsoft Word kiểu font chữ này sẽ tự động được áp dụng, người dùng có thể làm được điều này chỉ bằng một thủ thuật Word đơn giản.
Để đặt một font chữ làm mặc định, người dùng cần mở một văn bản Word, sau đó truy cập vào menu Format và chọn Font. Tại đây, người dùng chọn kiểu font chữ muốn đặt làm mặc định và nhấp chọn Default, sau đó chọn Yes.
Nếu người dùng muốn tối ưu hóa quy trình làm việc trong Microsoft Word, bên cạnh sử dụng các thủ thuật trong Word, việc sử dụng các phím tắt cũng là một cách hiệu quả.
Một số phím tắt thông minh, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc:
Hy vọng các thủ thuật Word đã giới thiệu trong bài viết này sẽ giúp người dùng tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất. Nếu muốn khám phá thêm các tính năng tiên tiến và được tư vấn chi tiết về gói Microsoft 365 Business, hãy liên hệ FPT Smart Cloud để được hỗ trợ:
