Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Microsoft Word Document từ A đến Z
16 December, 2023

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Microsoft Word Document từ A đến Z

Khám phá các mẹo vô giá trong việc sử dụng Microsoft Word Document, nâng cao hiệu suất công việc của người dùng. Từ việc tự động cập nhật ngày tháng, sử dụng máy tính tích hợp, đến thay đổi phong cách văn bản, hướng dẫn này sẽ giúp người dùng tối đa hóa khả năng của Word.

Trong thế giới công nghệ thông tin, sử dụng Microsoft Word Document một cách thông minh có thể giúp người dùng tiết kiệm thời gian đáng kể. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước để khai thác tối đa các tính năng tiên tiến của Word Document, bắt đầu từ những thủ thuật cơ bản nhất.

Tìm hiểu Microsoft Word Document là gì?

Microsoft Word Document – một công cụ soạn thảo văn bản, là phần không thể thiếu trong bộ Microsoft 365. Nó cung cấp cho người dùng khả năng tạo và chỉnh sửa tài liệu với độ chính xác cao, từ các thư ngỏ đơn giản đến các bảng tin phức tạp.

Không chỉ giới hạn ở phiên bản dành cho máy tính, Microsoft đã mở rộng khả năng truy cập ở cả phiên bản trực tuyến và trên ứng dụng di động, giúp tối đa sự linh hoạt cho người dùng.

 

Word mang đến khả năng tạo và chỉnh sửa văn bản đỉnh cao
Word mang đến khả năng tạo và chỉnh sửa văn bản đỉnh cao

Các tính năng của Microsoft Word Document được thiết kế để hỗ trợ người dùng một cách toàn diện:

  • Phát hiện lỗi chính tả và ngữ pháp, giúp văn bản trở nên mạch lạc và chính xác hơn.
  • Nhận diện nhiều ngôn ngữ khác nhau, một lợi ích không nhỏ đối với những ai làm việc trong môi trường đa ngôn
  • Cung cấp khả năng thay đổi font chữ và màu sắc dễ dàng chỉ với vài cú nhấp chuột.
  • Nếu cần đến các bảng tính hay biểu đồ, Word cũng giúp tạo ra những bảng biểu trực quan một cách chuyên nghiệp.
  • Tính năng đồng tác giả trên cùng một tài liệu cho phép cùng lúc làm việc và đóng góp ý kiến với đồng nghiệp mà không cần phải tập hợp lại sau.
  • Tích hợp sử dụng cùng với các công cụ khác trong bộ giải pháp văn phòng như Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, và OneDrive, tạo thành một hệ thống làm việc đồng bộ và hiệu quả.

Lợi ích nổi bật khi dùng mẹo vặt Microsoft Word

Tiết kiệm thời gian với thủ thuật Word

Sử dụng Microsoft Word Document có thể trở nên thú vị và hiệu quả hơn rất nhiều nếu người dùng biết cách tận dụng các thủ thuật hay mẹo vặt. 

Theo số liệu thống kê, những người áp dụng các mẹo vặt này vào công việc hàng ngày thường cảm thấy công việc trở nên nhẹ nhàng hơn. Các thao tác được thực hiện nhanh chóng, mượt mà, giúp giảm thiểu đáng kể thời gian thực hiện nhiệm vụ.

 

Tính năng được thiết kế sao cho hỗ trợ người dùng toàn diện
Tính năng được thiết kế sao cho hỗ trợ người dùng toàn diện

Chuyên nghiệp và nhanh chóng

Những người sử dụng Microsoft Word Document và áp dụng các mẹo vặt không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn giải quyết các vấn đề một cách chuyên nghiệp. 

Việc này giúp hạn chế tối đa những rủi ro không mong muốn trong quá trình soạn thảo văn bản.

Soạn thảo toàn diện

Khi người dùng sử dụng các thủ thuật trên Microsoft Word Document, khả năng kiểm tra và đảm bảo tính đúng đắn của văn bản được cải thiện đáng kể.

Mỗi thao tác trên Word nhờ đó trở nên toàn diện và chính xác hơn, từ việc chỉnh sửa, định dạng, đến kiểm tra lỗi.

Nhìn chung, việc biết và sử dụng các mẹo vặt trong Microsoft Word Document là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc. Nó không chỉ giúp người dùng tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện chất lượng công việc của họ.

Xem thêm: Tổng hợp các tính năng hay trong Word: không nên bỏ qua

Khám phá 12+ mẹo làm chủ Microsoft Word Document

Soạn thảo văn bản chính xác

Khi sử dụng Microsoft Word Document để soạn thảo văn bản, người dùng có thể mắc phải những lỗi ngữ pháp, chính tả hoặc cách dùng từ. Đây là những lỗi thường gặp và hoàn toàn có thể khắc phục. 

Microsoft Word Document được trang bị các công cụ giúp người dùng xác định mức độ chính xác của ngôn từ trong bất kỳ đoạn văn nào họ soạn thảo.

 

Mẹo vặt giúp tiết kiệm thời gian cho người dùng
Mẹo vặt giúp tiết kiệm thời gian cho người dùng

Hệ thống cũng hỗ trợ kiểm tra liệu văn bản có dễ hiểu và phù hợp với năng lực nhận thức của người đọc hay không. Để kích hoạt tính năng này, người dùng chỉ cần truy cập vào Option rồi chọn Proofing.

Sau đó, hãy đảm bảo rằng hai tùy chọn Check Grammar with SpellingShow Readability Statistics đã được tích chọn.

Đánh dấu thông minh

Trong quá trình sử dụng Microsoft Word Document, việc đánh dấu các phần văn bản quan trọng là một thủ thuật hữu ích giúp người dùng theo dõi và quản lý nội dung dễ dàng hơn. 

Để thực hiện việc này, người dùng cần áp dụng phím tắt và thao tác chuột đơn giản. Cụ thể, người dùng nên nhấn giữ phím Alt, sau đó click chuột và kéo qua khu vực văn bản cần được làm nổi bật.

Kết quả là phần văn bản được chọn sẽ hiển thị nổi bật, giúp người dùng có thể theo dõi các phần quan trọng một cách dễ dàng và hiệu quả.

 

Phần quan trọng của văn bản có thể đánh dấu nổi bật
Phần quan trọng của văn bản có thể đánh dấu nổi bật

Tạo nội dung tự động

Khi làm việc với Microsoft Word Document, người dùng thường tìm kiếm cách để tối ưu hóa thời gian soạn thảo. Một trong những tính năng tiện ích của Word là khả năng tự động tạo nội dung, đặc biệt hữu ích khi cần thêm nội dung giả để thử nghiệm hoặc mô phỏng.

Để tận dụng tính năng này, người dùng chỉ cần nhập công thức đơn giản =lorem(p,l) vào vị trí trong văn bản mà họ muốn xuất hiện đoạn text.

Trong công thức này, p đại diện cho số đoạn văn bản mà người dùng muốn tạo, và l thể hiện số câu trong mỗi đoạn văn.

Sau khi nhập công thức và điều chỉnh các giá trị theo ý muốn, Word sẽ tự động tạo ra đoạn văn bản có nội dung giả mạo, giúp người dùng có thể dễ dàng mô phỏng và sắp xếp bố cục tài liệu của mình mà không cần phải tự gõ nội dung.

Sử dụng tính năng máy tính

Một tính năng ít được biết đến nhưng vô cùng tiện ích khi sử dụng Microsoft Word Document là khả năng tính toán ngay trong chương trình. 

 

Người dùng có thể tính toán ngay trong Microsoft Word
Người dùng có thể tính toán ngay trong Microsoft Word

Điều này thường khiến nhiều người dùng ngạc nhiên bởi vì họ không mong đợi một công cụ soạn thảo văn bản có thể thực hiện các phép tính giống như trong Excel.

Để kích hoạt máy tính trong Word, người dùng cần thực hiện một chuỗi thao tác như sau: Chọn File trên thanh menu, sau đó, tiếp tục chọn Options, một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. 

Trong cửa sổ đó, người dùng chuyển đến Quick Access Toolbar. Tiếp theo, thay đổi lựa chọn trong dropdown menu sang All Commands. Người dùng cần tìm và chọn Calculate Command từ danh sách các lệnh có sẵn.

Sau khi hoàn tất các bước trên, một biểu tượng dạng vòng tròn sẽ xuất hiện trên Quick Access Toolbar của Microsoft Word.

Người dùng chỉ cần nhấn vào biểu tượng này để mở máy tính và thực hiện các phép toán mà không cần rời khỏi chương trình soạn thảo.

Làm nổi bật thông tin

Trong quá trình soạn thảo, việc làm nổi bật thông tin quan trọng là không thể thiếu. Phím tắt khi sử dụng Microsoft Word Document sẽ giúp người dùng có thể thực hiện việc này một cách nhanh chóng và hiệu quả.

 

Người dùng có thể làm nổi bật thông tin với phím tắt Ctrl
Người dùng có thể làm nổi bật thông tin với phím tắt Ctrl

Để bôi đậm một câu văn mà không cần phải kéo thả thủ công, người dùng có thể sử dụng một thủ thuật đơn giản: giữ phím Ctrl và nhấp chuột vào bất kỳ từ nào trong câu cần làm nổi bật.

Ngay lập tức, Microsoft Word sẽ tự động bôi đậm toàn bộ câu chứa từ đó, cho phép người dùng tiết kiệm thời gian và công sức trong việc định dạng văn bản.

Di chuyển nhanh

Trong quá trình sử dụng Microsoft Word Document, người dùng thường cần quay lại chính xác nơi mà mình vừa thực hiện các thay đổi để tiếp tục công việc.

Thay vì cuộn lên xuống tìm kiếm vị trí cuối cùng đã chỉnh sửa, có một phím tắt hữu ích giúp người dùng nhanh chóng di chuyển đến đúng vị trí đó.

Khi muốn quay lại vị trí mà người dùng vừa thao tác chỉnh sửa, thực hiện nhấn tổ hợp phím Shift + F5. Ngay sau đó, con trỏ chuột sẽ tự động nhảy về chính xác đoạn văn bản cuối cùng mà người dùng đã làm việc trên đó.

Đây là một tiện ích giúp tiết kiệm thời gian đáng kể, đặc biệt khi làm việc với những tài liệu dài và phức tạp.

 

Người dùng sử dụng phím tắt để tới vị trí cuối cùng chỉnh sửa
Người dùng sử dụng phím tắt để tới vị trí cuối cùng chỉnh sửa

Thể hiện ý tưởng

Sử dụng Microsoft Word Document mang đến cho người dùng khả năng tạo văn bản một cách tự do trên trang, cho phép thể hiện ý tưởng mà không bị giới hạn bởi cấu trúc truyền thống của tài liệu. 

Khi làm việc với một trang văn bản trắng, người dùng có thể cảm thấy hạn chế nếu không biết cách đặt nội dung ở các vị trí không theo quy tắc cố định.

Để đạt được sự linh hoạt này, người dùng chỉ cần thực hiện một thao tác đơn giản: Click đúp vào bất kỳ điểm nào trên trang văn bản.

Tại điểm mà người dùng chọn, Word sẽ tạo một điểm chèn mới, cho phép soạn thảo và định dạng văn bản ngay tại vị trí đó.

Cập nhật tự động

Trong quá trình soạn thảo văn bản, việc đánh dấu ngày tháng và giờ mà nội dung được tạo ra hoặc chỉnh sửa lần cuối có thể hết sức quan trọng. Sử dụng Microsoft Word Document, người dùng có thể cài đặt để ngày và giờ cập nhật tự động, làm cho việc theo dõi thời gian trở nên dễ dàng hơn.

  • Bắt đầu quy trình này bằng việc nhấp vào tab Insert trên thanh công cụ.
  • Kế đến, người dùng nên chọn Date & Time từ các tùy chọn hiển thị. Một hộp thoại sẽ xuất hiện, cho phép người dùng chọn các định dạng thời gian mà họ ưa thích.
  • Cuối cùng, để đảm bảo rằng ngày và giờ luôn được cập nhật mỗi khi văn bản được mở, người dùng cần phải chọn tùy chọn Update automatically.

Khi các bước trên được hoàn tất, thông tin về ngày và giờ sẽ tự động được cập nhật theo thời gian thực mỗi khi văn bản được soạn thảo, mang lại sự tiện lợi và chính xác cho người dùng trong quá trình làm việc với phần mềm Word.

 

Cài đặt tự động cập nhật ngày giờ giúp tiện theo dõi, sử dụng Microsoft Word Document
Cài đặt tự động cập nhật ngày giờ giúp tiện theo dõi

Chia sẻ định dạng PDF, HTML

Sử dụng Microsoft Word Document, người dùng có thể chuyển đổi tài liệu sang các định dạng như PDF hoặc HTML mà không cần qua bất kỳ công cụ chuyển đổi nào khác.

  • Sau khi hoàn tất việc soạn thảo tài liệu, người dùng có thể tiếp tục chọn Save As để bắt đầu quá trình chuyển đổi.
  • Trong cửa sổ Save As, người dùng sẽ được cung cấp một danh sách các định dạng file có thể lưu tài liệu. Tại đây, chỉ cần lựa chọn định dạng PDF hoặc HTML, tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể.
  • Chọn đúng định dạng mong muốn và tiến hành lưu.

Quá trình này đảm bảo rằng tài liệu có thể được mở và xem mà không cần đến phần mềm Word, từ đó tăng cường khả năng tương thích và tiện ích khi chia sẻ với người khác.

Biến đổi chữ hoa/thường

Đôi khi, người dùng cần thay đổi cách hiển thị văn bản bằng cách chuyển đổi toàn bộ chữ cái từ thường sang viết hoa, quá trình này khi sử dụng Microsoft Word Document lại vô cùng nhanh chóng và dễ dàng.

 

Chuyển đổi từ chữ thường thành chữ hoa nhanh chóng
Chuyển đổi từ chữ thường thành chữ hoa nhanh chóng
  • Đầu tiên, người dùng cần chọn lựa đoạn văn bản cần chỉnh sửa bằng cách bôi đen nó.
  • Sau đó, nhấn vào tab Home trên thanh công cụ phía trên cùng của cửa sổ Word.
  • Tiếp theo, người dùng chọn biểu tượng Aa trong nhóm Font. Khi mở ra, danh sách các tùy chọn sẽ hiển thị, người dùng chỉ cần chọn UPPERCASE để biến đổi toàn bộ chữ cái đã chọn thành chữ viết hoa.

Qua các bước đơn giản này, nội dung từ chữ thường sẽ lập tức được biến đổi sang chữ viết hoa, giúp người dùng tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc khi sử dụng Microsoft Word Document.

Hiện ký tự ẩn

Trong quá trình soạn thảo các tài liệu phức tạp sử dụng Microsoft Word Document, việc hiểu rõ cách thức định dạng và cách thức các phần của văn bản được tổ chức là hết sức cần thiết.

Các ký tự ẩn như dấu cách, tab, kết thúc đoạn văn bản, và các ký tự khác không hiển thị khi in ra nhưng lại rất quan trọng trong việc tổ chức nội dung.

 

Hiển thị ký tự ẩn giúp người dùng nắm rõ định dạng văn bản
Hiển thị ký tự ẩn giúp người dùng nắm rõ định dạng văn bản

Để xem các ký tự này trong văn bản, người dùng chỉ cần sử dụng một thao tác đơn giản: Bằng việc nhấn đồng thời ba phím Ctrl + Shift + 8, người dùng sẽ kích hoạt tính năng hiển thị tất cả các ký tự ẩn trong tài liệu Word.

Điều này giúp việc định dạng văn bản và sửa lỗi trở nên thuận tiện hơn, đồng thời cung cấp cái nhìn rõ ràng hơn về cách thức tổ chức nội dung mà không làm thay đổi cách văn bản được hiển thị khi in ra hoặc chia sẻ.

Thay đổi phong cách văn bản

Để nội dung trở nên phong phú và đa dạng hơn, việc điều chỉnh kiểu và định dạng văn bản trong khi sử dụng Microsoft Word Document là một yếu tố không thể thiếu.

Công cụ Replace hoặc Replace All có thể được người dùng sử dụng để thực hiện những thay đổi này một cách nhanh chóng. Cụ thể:

  • Người dùng chọn từ hoặc cụm từ mà họ muốn thay đổi kiểu và sau đó áp dụng các tùy chọn định dạng mới thông qua công cụ Replace.
  • Việc này có thể bao gồm thay đổi font chữ, kích cỡ, màu sắc hoặc thậm chí là thêm bóng đổ hoặc hiệu ứng khác để văn bản thêm phần nổi bật.

Sử dụng tính năng này, người dùng có thể đảm bảo rằng mọi phần của văn bản đều phản ánh đúng mục đích và tông của tài liệu, từ một bản báo cáo chuyên nghiệp đến một lời mời thân mật, chỉ với vài cú nhấp chuột trong phần mềm Word.

 

Tùy từng mục đích mà có các phong cách văn bản khác nhau
Tùy từng mục đích mà có các phong cách văn bản khác nhau

Lời kết

Cuối cùng, để tận dụng tối đa Microsoft Word Document và các công cụ liên quan, hãy xem xét việc mua gói Microsoft 365 Business ngay hôm nay. Đây là cơ hội để doanh nghiệp sử dụng công cụ một cách hiệu quả và đảm bảo tính bảo mật.

Với FPT Smart Cloud, doanh nghiệp sẽ có sự linh hoạt trong việc mua và thanh toán gói sản phẩm Microsoft theo cách mong muốn, cùng với đội ngũ chuyên gia sẵn sàng hỗ trợ. Liên hệ ngay với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết:

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Copilot for Microsoft 365 - Trải nghiệm ngay!
DMCA compliant image