2 bước thêm người dùng vào Microsoft 365 đơn giản nhất
23 November, 2023

2 bước thêm người dùng vào Microsoft 365 đơn giản nhất

Dịch vụ Microsoft 365 mang lại sự linh hoạt và hiệu suất cho doanh nghiệp. Khi thêm người dùng vào Microsoft 365, doanh nghiệp có thể mở rộng và tối ưu hoá quá trình làm việc, đảm bảo mọi thông tin và tài nguyên đều được sử dụng một cách hiệu quả.

Chất lượng quản lý và sự hợp tác trong team là chìa khóa dẫn đến thành công. Với việc thêm người dùng vào Microsoft 365, họ sẽ được trải nghiệm một hệ thống quản lý hiện đại, giúp đơn giản hóa công việc và nâng cao năng suất.

Đăng nhập Microsoft 365 

Bước đầu tiên để thêm người dùng vào Microsoft 365 là truy cập địa chỉ: https://admin.microsoft.com. Tại đây, người dùng sẽ tiến hành đăng nhập và cấu hình tài khoản. 

Lưu ý:

  • Trang quản trị sẽ hiển thị ngôn ngữ tương ứng với ngôn ngữ trên trình duyệt của người dùng. 
  • Khi người dùng muốn tìm kiếm một chức năng hoặc thông tin cụ thể trên trang, chỉ cần ấn tổ hợp phím Ctrl + F và nhập tên chức năng hoặc nội dung cần tìm vào ô.

Doanh nghiệp chưa đăng ký Microsoft 365 có thể mua tại FPT Smart Cloud – đối tác số 1 của Microsoft ở Việt Nam. Khi đăng ký dịch vụ tại đây, doanh nghiệp có thể chọn mua và thanh toán 24/7 với tùy chọn thanh toán hàng tháng hoặc hàng năm. 

FPT Smart Cloud cung cấp nhiều hình thức thanh toán, từ Mobile Banking, thẻ quốc tế, thẻ ATM, đến tài khoản nội địa và hỗ trợ xuất hóa đơn đỏ. Thêm vào đó, đội ngũ chuyên gia công nghệ giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ người dùng thông qua chat trực tuyến, điện thoại và email.

Xem thêm: 11 chiến lược doanh nghiệp cần biết khi bảo mật thông tin trên nền tảng đám mây Microsoft

Thêm người dùng vào Microsoft 365 

Bước tiếp theo, người dùng thực hiện 4 thao tác sau để hoàn tất việc thêm tài khoản mới vào Microsoft. 

Thêm người dùng mới 

Tại đây, người dùng truy cập trang quản trị Microsoft 365 Admin Center. Từ đó, di chuyển đến thẻ Menu điều hướng và chọn mục Người dùng (User), tiếp tục chọn Người dùng hiện hoạt động (Active Users), cuối cùng nhấp vào Thêm người dùng (Add a user). 

Thao tác thêm người dùng mới vào Microsoft 

Điền thông tin cơ bản 

Sau đó, để thêm người dùng vào Microsoft 365, bạn cần điền một vài thông tin cơ bản về user này. 

Những thông tin bắt buộc nhập gồm:

  • Tên và Họ (First name, Last name): Nhập tên thật của người dùng.
  • Tên hiển thị (Display name): Tên này sẽ kết hợp giữa Tên và Họ đã nhập trước đó, nhưng nếu muốn người dùng có thể chỉnh sửa lại.
  • Tên người dùng (Username): Đây là tên của tài khoản muốn thêm, chú ý không thêm tên miền ở bước này.
  • Miền (Domains): Nếu có nhiều tên miền trong gói dịch vụ, người dùng cần lựa chọn tên miền phù hợp để tạo tài khoản.

Những thông tin tùy chọn (không bắt buộc nhập) gồm: 

  • Tự động tạo mật khẩu (Automatically create a password): Nếu chọn tùy chọn này, hệ thống sẽ tự động tạo một mật khẩu. Nếu không, người dùng cần tự tạo mật khẩu (Lưu ý: Mật khẩu cần có 8-256 ký tự và phải kết hợp 3 trong 4 yếu tố: chữ thường, chữ in hoa, số và ký tự đặc biệt).
  • Yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu khi đăng nhập lần đầu (Require this user to change their password when they first sign in): Nếu chọn tùy chọn này, user được thêm sẽ cần phải đổi mật khẩu sau khi đăng nhập lần đầu tiên.
  • Gửi mật khẩu trong email khi hoàn thành (Send password in email upon complete): Người dùng có thể nhập một địa chỉ email vào đây. Khi tài khoản được tạo thành công, hệ thống sẽ gửi mật khẩu và tên tài khoản đến địa chỉ email đó.

 

Điền thông tin cho người dùng mới 
Điền thông tin cho người dùng mới

Gán giấy phép cho người dùng mới 

Phần này cho phép người dùng quản lý và cấp phép cho tài khoản mới, xác định những dịch vụ và ứng dụng họ có thể truy cập trong gói Microsoft 365 Business đã đăng ký.

Để thực hiện việc này, đầu tiên, người dùng cần chọn vị trí vùng miền ở mục Chọn vị trí (Select location). Sau đó, Số giấy phép (Licenses) mà người dùng đang sở hữu sẽ được hiển thị tại bảng quản lý. Cuối cùng, chọn Gán giấy phép sản phẩm cho người dùng (Assign user a product license) để kết thúc.

Trong trường hợp đã sử dụng hết số giấy phép, bạn vẫn có thể thêm người dùng vào Microsoft 365 bằng cách chọn Tạo người dùng mà không cần giấy phép sản phẩm (Create user without product license). Sau đó, lựa chọn mua thêm giấy phép và gán cho người dùng hoặc chỉ đơn giản thêm người dùng và giao cho họ vai trò quản trị mà không cần giấy phép.

Bên cạnh đó, nếu muốn hạn chế quyền truy cập vào một số ứng dụng, người dùng có thể vào mục Ứng dụng (Apps) và thực hiện việc bỏ chọn. Theo mặc định, khi thêm người dùng mới, tất cả ứng dụng đều được kích hoạt cho họ.

 

Gán giấy phép cho người dùng mới 
Gán giấy phép cho người dùng mới

Cài đặt vai trò của người dùng mới 

Tại đây, bạn sẽ đặt quyền quản trị và điền thêm thông tin chi tiết cho người dùng mới. 

  • Để gán quyền quản trị cho người dùng, truy cập Vai trò (Roles) và chọn Truy cập trung tâm quản trị (Admin center access). Nếu chỉ muốn thêm một tài khoản user thông thường, có thể được bỏ qua bước này và sau đó vẫn có thể thêm vai trò quản trị nếu muốn.
  • Đối với việc nhập thông tin cá nhân cho tài khoản mới, hãy truy cập mục Thông tin hồ sơ (Profile info) để thêm các chi tiết như chức danh, địa chỉ nhà, số điện thoại,… Thông tin này sau đó cũng có thể được chỉnh sửa hoặc cập nhật bởi bạn hoặc chính người dùng đó.

Kiểm tra và hoàn tất 

Tại mục này, tất cả thông tin người dùng mà bạn đã nhập trong 3 bước trước đó sẽ được hiển thị. Bạn nên kiểm tra xem tất cả các thông tin đã chính xác chưa. Nếu phát hiện thông tin nào không đúng, có thể chọn Chỉnh sửa (Edit) để sửa lại.

Sau đó, hãy chọn Hoàn tất việc thêm (Finish adding) để kết thúc việc thêm người dùng vào Microsoft 365. Lúc này, một thông báo xác nhận đã thành công thêm tài khoản sẽ được gửi đến.

Nếu thường xuyên thêm các tài khoản có cấu hình tương tự nhau, người dùng có thể tạo một template (mẫu tài khoản). Khi sử dụng mẫu này, chỉ cần nhập các thông tin cơ bản như tên, tài khoản và mật khẩu còn các cài đặt khác sẽ tự động được áp dụng theo mẫu. 

Nếu muốn thêm nhiều tài khoản khác, hãy chọn Thêm người dùng khác (Add another user). Nếu không hãy chọn Đóng (Close) để kết thúc.

 

Hoàn tất thêm người dùng vào Microsoft 365 
Hoàn tất thêm người dùng vào Microsoft 365

Lời kết

Thêm người dùng vào Microsoft 365 giúp tối ưu hoá quản lý và tăng cường sự linh hoạt cho doanh nghiệp. Người dùng quan tâm đến việc mở rộng và tùy chỉnh hệ thống, hãy cân nhắc nâng cấp gói Microsoft 365 Business. Để nhận tư vấn chi tiết và hỗ trợ trực tiếp, vui lòng liên hệ ngay với FPT Smart Cloud.

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image