Cách thêm khách vào nhóm Microsoft 365 nhanh gọn nhất

Người dùng đang quản lý một nhóm làm việc và muốn mở rộng khả năng hợp tác? Việc thêm khách vào nhóm Microsoft 365 tuy đơn giản nhưng lại là cách thông minh để tăng cường sự tương tác và tiếp cận thông tin. Đây không chỉ là giải pháp độc đáo cho việc quản lý dự án mà còn là cầu nối giữa các phòng ban và đối tác kinh doanh.

Những điều cần biết trước khi thêm khách vào nhóm Microsoft 365 

Để hiểu rõ cách làm cho quá trình trò chuyện và quản lý quyền truy cập trên Teams trở nên linh hoạt và an toàn, người dùng cần lưu ý các điểm sau:

• Nếu người dùng mời ai đó không có tài khoản Teams tham gia chat, họ sẽ nhận được lời mời tạo tài khoản Teams và có thể tham gia với đầy đủ lịch sử trò chuyện. 
• Người dùng trong nhóm Teams A có thể tham gia trò chuyện của nhóm Teams B mà không cần lời mời qua email hay hình thức nào khác.
• Người dùng Teams cá nhân phải chấp nhận lời mời để tham gia trò chuyện, đồng thời có một số tùy chọn đặc biệt khi trò chuyện được thiết lập giữa tổ chức và tài khoản cá nhân.
• Theo mặc định, tính năng truy cập từ các tổ chức bên ngoài sẽ luôn được kích hoạt. Tuy nhiên, người quản trị có quyền tắt hoặc hạn chế tính năng này.
• Một nhãn sẽ xuất hiện ở đầu cuộc trò chuyện khi có ai đó tham gia cuộc hội thoại. Ngoài ra, tên của người tham gia cũng sẽ được đánh dấu bởi một dấu tick xanh lục.
• Trạng thái online/offline của người tham gia trò chuyện sẽ được hiển thị cho người dùng Teams và Skype for Business.
• Các tính năng như chỉnh sửa và xóa tin nhắn, định dạng văn bản và sử dụng các biểu tượng cảm xúc, nhãn dán, GIF cũng được hỗ trợ trong trò chuyện. Tuy nhiên, việc chia sẻ tệp và sử dụng các tab hoặc ứng dụng không được cho phép.
• Trong hầu hết các trường hợp, người tham gia có thể xem hồ sơ của nhau nhưng cũng có một số tổ chức có thể bị chặn bởi tổ chức của bạn và ngược lại.
• Để mở rộng mạng lưới trò chuyện, người dùng có thể tạo cuộc trò chuyện nhóm với tối đa 249 tổ chức khác.
• Khi tham gia trò chuyện nhóm ngoài tổ chức của mình, người dùng phải tuân theo các quy định và chính sách của tổ chức đó. Trong đó, các tin nhắn chỉ được lưu trong một khoảng thời gian nhất định.
• Trò chuyện sẽ chuyển sang “Chỉ đọc” nếu tất cả người tham gia trong tổ chức đã bị xóa khỏi cuộc trò chuyện.
• Các giải pháp bảo mật như Ngăn mất dữ liệu (DLP) không áp dụng cho các cuộc trò chuyện bên ngoài tổ chức của người dùng.

Xem thêm: Lập kế hoạch tổ chức và quản trị các nhóm Microsoft 365 và Microsoft Teams

Quy trình thêm khách vào nhóm Microsoft 365

Người dùng có một danh sách gồm nhiều khách hàng hoặc đối tác cần liên hệ đều đặn qua email. Để làm việc này một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian, người dùng cần tạo một nhóm (Group) để có thể gửi email đến tất cả mọi người trong danh sách chỉ với một lần soạn thảo.

Để làm được điều này, việc đầu tiên cần làm là tạo một Nhóm phân phối (Distribution Group) trong Microsoft 365. Nhóm phân phối này sẽ là nơi người dùng gửi email và nó sẽ tự động chuyển mail đến tất cả các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, Microsoft 365 không cho phép người dùng thêm các địa chỉ email bên ngoài tổ chức vào Nhóm phân phối.

Vì vậy, người dùng sẽ cần tạo một Liên hệ trong Microsoft 365 cho mỗi địa chỉ email bên ngoài muốn thêm vào nhóm. Một khi Liên hệ đã được tạo, bạn có thể thêm nó vào Nhóm phân phối. Như vậy, mỗi khi gửi email đến Nhóm phân phối, email cũng sẽ được gửi đến các địa chỉ bên ngoài.

Tạo Nhóm phân phối (Distribution Group)

Bước đầu tiên trong quá trình thêm khách vào nhóm Microsoft 365 là tạo một nhóm phân phối. Các bước thực hiện: 

• Bước 1: Trong trung tâm quản trị của Microsoft 365, chọn Teams & Nhóm từ menu, rồi chọn Nhóm hiện hoạt. Ở đây, người dùng sẽ thấy một tùy chọn có tên Thêm nhóm, hãy bấm vào đó.
• Bước 2: Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, tại đây sẽ xuất hiện mục Loại nhóm. Trong mục này, chọn Phân phối và sau đó nhấp vào Tiếp theo.
• Bước 3: Trong cửa sổ Thông tin cơ bản, điền các thông tin như Tên và Mô tả nhóm, sau đó chọn Tiếp theo.
• Bước 4: Đi đến phần Cài đặt. Tại đây, nhập vào địa chỉ email cho nhóm. Sau đó, chọn tên miền cho tổ chức. Tiếp theo, tích vào hộp Cho phép những người bên ngoài tổ chức của tôi gửi email đến nhóm phân phối này. Sau cùng, nhấp vào Tiếp theo.
• Bước 5: Đến phần Hoàn tất, các thông tin đã nhập sẽ được hiển thị để người dùng kiểm tra lại. Nếu tất cả đều chính xác, hãy nhấp vào Tạo nhóm.
• Bước 6: Cuối cùng, sau khi nhóm đã được tạo thành công, một thông báo sẽ xuất hiện, nhấp vào Đóng để kết thúc quá trình.

Tạo Liên hệ (Contact) cho tài khoản bên ngoài tổ chức 

Để tiếp tục thêm khách vào nhóm Microsoft 365, người dùng cần tiến hành thêm các liên hệ:

• Bước 1: Truy cập trung tâm quản trị Microsoft 365, điều hướng đến mục Người dùng, sau đó chọn Liên hệ. Tiếp theo, nhấp vào Thêm liên hệ.
• Bước 2: Một cửa sổ mới sẽ hiện ra yêu cầu điền thông tin liên hệ cần thiết, bao gồm Tên, Họ, Tên hiển thị và Email. Nếu muốn thêm nhiều thông tin hơn, nhấp vào Thông tin hồ sơ để nhập thêm địa chỉ nhà, số điện thoại và các thông tin khác. Lưu ý: Nên đặt Tên và Họ liên hệ sao cho dễ nhận diện và phân loại. 
• Bước 3: Sau khi hoàn thành, nhấp vào Thêm để xác nhận liên hệ đã được tạo thành công.

Nếu muốn thêm nhiều liên hệ cùng một lúc, người dùng cần chuyển ngôn ngữ của trang quản trị Microsoft 365 sang tiếng Anh để tránh xảy ra lỗi khi tải file. Tiếp tục chọn Users, sau đó chọn Contacts và bấm vào Add multiple contacts. Nhấp vào Download a CSV file để tải xuống file mẫu. Sau khi điền thông tin vào file CSV, chọn Browse để tìm và chọn file, cuối cùng nhấp vào Add contacts để thêm liên hệ.

Ngoài ra, người dùng cũng có thể tạo file Excel, lưu dưới định dạng .CSV và điền các thông tin bắt buộc sau: Contact name, First name, Last name và Email.

Thêm khách vào nhóm Microsoft 365

Để quản lý thành viên trong Microsoft 365, người dùng cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở trung tâm quản trị Microsoft 365 và điều hướng đến phần Teams & Nhóm. Tại đây, chọn Nhóm hiện hoạt và nhấp vào tên nhóm muốn quản lý.
• Bước 2: Một cửa sổ chi tiết về Nhóm sẽ xuất hiện. Điều hướng đến tab Thành viên, rồi nhấp vào Xem tất cả và quản lý thành viên để xem danh sách các thành viên hiện có trong nhóm.
• Bước 3: Để thêm thành viên mới vào nhóm, nhấp vào nút Thêm thành viên.
• Bước 4: Một danh sách sẽ hiện ra, ở đây người dùng có thể chọn từ Danh bạ đã tạo trước đó hoặc nhập địa chỉ email hay tên liên hệ của khách vào thanh Tìm kiếm và nhấn Enter. Khi đã tìm thấy liên hệ cần thêm, chọn hộp kiểm bên cạnh tên liên hệ và nhấp vào Thêm.

Thiết lập các quyền của người dùng khách trong Microsoft Teams

Mặc dù người dùng khách có quyền hạn ít hơn so với các thành viên trong nhóm, họ vẫn có thể thực hiện các công việc quan trọng trong Teams. 

Sau khi thêm khách vào nhóm Microsoft 365, chủ sở hữu nhóm sẽ cần điều chỉnh các quyền cho người dùng khách trong kênh. Cách thực hiện:

• Bước 1: Trên giao diện Teams, nhấp vào biểu tượng Teams nằm ở bên trái màn hình.
• Bước 2: Tìm đến tên nhóm và nhấp vào Tùy chọn khác hoặc biểu tượng ba chấm ngang, sau đó chọn Quản lý nhóm.
• Bước 3: Tiếp theo, chọn mục Cài đặt và sau đó là Quyền của khách. Tại đây, người dùng có thể chọn hoặc bỏ chọn các quyền hạn muốn khách sở hữu.
• Bước 4: Khi đã điều chỉnh xong, liên hệ khách sẽ có khả năng cộng tác với các thành viên nhóm. 

Lời kết

Quản lý dữ liệu và hợp tác trong doanh nghiệp không còn là một nhiệm vụ khó khăn nếu người dùng biết cách thêm khách vào nhóm Microsoft 365. Đừng để cơ hội tăng cường hiệu suất và đảm bảo an toàn thông tin trôi qua tay. 

Hãy liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để nhận tư vấn chi tiết về các gói Microsoft 365 Business, giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trong thời đại số hóa.

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud 
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399