Hướng dẫn tạo bảng chấm công trong Excel cho doanh nghiệp

Tạo bảng chấm công trong Excel không chỉ là một công cụ hữu ích cho việc theo dõi thời gian làm việc của nhân viên mà còn là một phương pháp hiệu quả để quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp các hướng dẫn cụ thể, giúp người dùng dễ dàng tạo và quản lý bảng chấm công của mình. 

Định hình mô hình khi tạo bảng chấm công trong Excel 

Khi chuẩn bị tạo bảng chấm công trong Excel, người dùng cần nắm rõ cách thức tạo bảng và định hình mô hình cụ thể của nó. Để xác định nội dung cần thiết cho bảng chấm công, hãy xem xét các yếu tố sau:

• Bảng chấm công sẽ chia thành 13 sheet, một sheet chứa danh sách nhân viên và 12 sheet còn lại dành cho 12 tháng của năm.
• Mỗi sheet chấm công sẽ chứa thông tin khoảng 20 nhân viên hoặc hơn, tùy theo quy mô nhân sự của mỗi phòng ban.
• Mỗi nhân viên sẽ có ký hiệu chấm công riêng biệt, được sử dụng đồng nhất trong suốt cả năm.
• Trong bảng chấm công, các cột ghi rõ thứ, ngày, tháng. Đặc biệt, ngày thứ bảy và chủ nhật nên được đánh dấu bằng màu nền nổi bật.
• Việc chấm công cho nhân viên được thực hiện theo từng ngày và tổng hợp vào cuối mỗi tháng.
• Tên của nhân viên trên các sheet chấm công phải phù hợp với tên được ghi trong sheet danh sách nhân viên.

Xem thêm: Cách hiển thị sheet tab khi Excel bị ẩn sheet đơn giản

Hướng dẫn tạo bảng chấm công trong Excel

Khi đã hoàn thiện form mẫu cho bảng chấm công, bước tiếp theo là tiến hành tạo bảng chấm công tự động trên Excel. Dưới đây là cách làm bảng chấm công Excel với 6 bước đơn giản:

Tạo bố cục cho Sheet

Như đã đề cập, bảng chấm công sẽ bao gồm tổng cộng 13 trang tính. Tuy nhiên, trong bước này, chỉ cần tập trung vào việc tạo ra hai sheet chính: Sheet danh sách nhân viên và sheet Tháng 1. Đối với các sheet từ Tháng 2 đến Tháng 12, người dùng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V để sao chép toàn bộ nội dung từ sheet Tháng 1. 

Vì vậy, việc xây dựng trang tính Tháng 1 cần được thực hiện một cách cẩn thận và chuyên nghiệp để đảm bảo tính chính xác, tránh việc phải chỉnh sửa nhiều lần sau này.

Tạo sheet danh sách các nhân viên

Bước tiếp theo của quá trình tạo bảng chấm công trong Excel là thiết lập trang tính Danh sách nhân viên. Trong trang tính này, cần tạo ra các cột với thông tin chi tiết như: Thứ tự, mã nhân viên, họ và tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, số CCCD, ngày vào làm… Dưới đây là một số hướng dẫn cụ thể khi tạo sheet Danh sách nhân viên:

• Nên bắt đầu nhập thông tin từ cột B và dòng 4, nhằm tạo sự thuận tiện trong việc liên kết với các sheet khác.
• Đối với cột ngày tháng năm sinh, hãy thống nhất định dạng bằng cách: bôi đen cột đó, nhấn chuột phải, chọn Format Cell, sau đó chọn Custom và đặt định dạng là dd-mm-yyyy để đảm bảo tính nhất quán.

Thiết kế sheet Tháng 1

Để tạo bảng chấm công trong Excel cho tháng 1, bắt đầu bằng việc xây dựng cơ bản và sau đó thêm chi tiết cho từng phần của bảng. Trong sheet Tháng 1, các nội dung cần được thêm vào bao gồm:

• Tên bảng chấm công, nằm trong phạm vi từ ô B3 đến E3.
• Tháng và năm của bảng chấm công được đặt trong khoảng từ ô B4 đến E4.
• Thông tin bộ phận ghi ở ô B5.
• Định mức ngày chấm công được thể hiện từ ô B6 đến E6.
• Bảng chấm công bao gồm các cột với thông tin: số thứ tự, mã nhân viên, họ và tên, ngày trong tháng (với 31 cột tương ứng), quy đổi ra công (5 cột) và cột ghi chú (1 cột).
• Khi đã hoàn thành việc tạo các cột với nội dung trên, hãy tiếp tục điều chỉnh độ rộng của từng cột để đảm bảo các dữ liệu hiển thị đầy đủ và rõ ràng. Điều chỉnh độ rộng cột bằng cách di chuyển con trỏ chuột đến giữa hai đường kẻ ngăn cách các cột và kéo cho phù hợp.

Thiết lập ngày tháng 

Bước này là một phần quan trọng và phức tạp nhất của quy trình thực hiện cách tự động tạo bảng chấm công trong Excel. Các bước cụ thể cần thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại ô B4, nhập tháng, ô D4 nhập số 1, ô E4 nhập Năm, và ô F4 nhập năm cụ thể.
• Bước 2: Ở ô E9, nhập công thức =date(F4,D4,1). Tiếp theo, nhấn chuột phải vào ô này, chọn Format Cell, chọn Custom và nhập định dạng dd vào ô Type, sau đó nhấn Ok.
• Bước 3: Trong ô F9, nhập công thức =E9+1 và nhấn Enter. Sau đó, bôi đen từ ô F9 đến AI9 và nhấn Ctrl + R để áp dụng công thức cho toàn bộ dãy.

• Bước 4: Ở ô E10, nhập công thức =IF(WEEKDAY(E9)=1,CN,WEEKDAY(E9)) và nhấn Enter. Bôi đen từ E10 đến AI10, chuột phải chọn Format Cell, sau đó chọn Custom. Trong ô Type, nhập TGeneral và nhấn Ok.
• Bước 5: Bôi đen dãy từ E10:E30 đến AI10:AI30, chọn Conditional Formatting và sau đó nhấn vào New rule. Trong cửa sổ New Formatting Rule, chọn Use a formula to determine which cells to format. Nhập công thức =if(E$9=CN,1,0) vào ô trống, sau đó nhấn Format. Chọn Fill và chọn màu nền mong muốn, sau đó nhấn Ok để đánh dấu các ngày chủ nhật bằng màu nền khác biệt.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn thêm cơ sở dữ liệu Azure SQL vào nhóm tự động chuyển đổi dự phòng

Quy định ký hiệu chấm công

Người dùng nên xác định và thiết lập ký hiệu cho từng tình huống chấm công cụ thể. Các ký hiệu này cần phải khác biệt và duy trì sự đồng nhất trong suốt cả năm. Ngoài ra, người dùng nên tạo một phần riêng dưới bảng chấm công để ghi chép các tình huống và ký hiệu tương ứng. Tiếp theo, nhập các loại công vào mục Quy ra công trong bảng chấm công. Một số tình huống chấm công cần xem xét bao gồm:

• Đi làm đầy đủ, đúng giờ, ký hiệu là X.
• Làm việc nửa ngày, ký hiệu là V.
• Nghỉ làm nửa buổi hoặc cả ngày nhưng vẫn hưởng lương, ký hiệu là P.
• Nghỉ làm không hưởng lương, ký hiệu là K.
• Trường hợp đặc biệt như mang thai, ốm đau, ký hiệu là O.

Cài đặt các hàm công thức tính công

Bước cuối cùng của việc tạo bảng chấm công trong Excel là đặt các hàm công thức để tính toán số buổi làm việc đầy đủ, nửa ngày, nghỉ ốm và các tình huống khác. Các công thức cần nhập vào bảng chấm công như sau:

• Tại cột AI11: Nhập công thức =COUNTIF(E11:AI11,G34).
• Tại cột AK11: Nhập công thức =COUNTIF(E11:AI11,G35).
• Tại cột AL11: Nhập công thức =COUNTIF(E11:AI11,G36).
• Tại cột AM11: Nhập công thức =COUNTIF(E11:AI11,G37).
• Tại cột AN11: Nhập công thức =COUNTIF(E11:AI11,G38).

Sau khi đã nhập các hàm công thức này vào dòng 11, hãy kéo chuột từ dòng này xuống phía dưới của bảng để sao chép công thức. Tiếp theo, sao chép toàn bộ sheet chấm công này sang các trang tính còn lại từ Tháng 2 đến Tháng 12.

Lưu ý khi tạo bảng chấm công trong Excel 

Trong quá trình tạo bảng chấm công, việc gặp phải những khó khăn hoặc sai sót là điều không thể tránh khỏi. Dưới đây là một số ghi chú cần lưu ý khi xây dựng bảng chấm công:

• Cần đảm bảo sự đồng bộ giữa các sheet trong bảng chấm công về ký hiệu, công thức tính toán và cách thức hoạt động.
• Trước khi xác định hàng và cột, cần thiết lập các tiêu chí cụ thể để tạo nên một bảng tổng thể. Trong quá trình này, từ các mục lớn sẽ được chia nhỏ ra thành các mục nhỏ hơn, thực hiện một cách tuần tự để giảm thiểu sai sót.
• Khi đã nhập xong tất cả thông tin và hoàn tất quá trình chấm công, nên ghi chú lại ngày và giờ hoàn thành công việc để tiện theo dõi và hạn chế những nhầm lẫn.

Những bài viết liên quan: 

• Hướng dẫn sửa lỗi Outlook yêu cầu nhập password liên tục
• Power Apps và những điều cần biết – Phần 1
• Khám phá MS form 365: Hướng dẫn sử dụng cho người mới
• Cách đăng nhập Outlook an toàn, đơn giản cho người mới

Lời kết

Tạo bảng chấm công trong Excel là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả. 

Nếu doanh nghiệp tìm hiểu kỹ hơn về Excel, đặc biệt trong việc quản lý bảng chấm công, hãy xem xét việc nhận tư vấn gói Microsoft 365 Business, bao gồm Microsoft 365 cùng nhiều tiện ích Sharepoint, Exchange… Bộ công cụ này mang đến hàng loạt lợi ích đột phá như: Cho phép cộng tác mọi lúc mọi nơi, ngăn chặn các mối đe dọa trên mạng, tăng năng suất làm việc, tiết kiệm chi phí (giảm 60% phí bản quyền),… 

Hãy liên hệ ngay đến FPT Cloud để nhận tư vấn miễn phí sớm nhất:

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud 
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399