Sắp xếp Email trong Outlook là một trong những mẹo để bạn có thể sử dụng phần mềm gửi thư của Microsoft một hiệu quả nhất. Hãy tham khảo bài viết dưới đây để biết về các cách sắp xếp thư gọn gàng trên chính công cụ này.
Outlook là phần mềm gửi thư của Microsoft được sử dụng rộng rãi bởi nhiều cá nhân, doanh nghiệp trên toàn cầu. Để sử dụng hiệu quả ứng dụng này, người dùng nên nắm được cách sắp xếp Email trong Outlook. Nếu bạn chưa hiểu rõ về vấn đề này, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của FPT Smart Cloud.
Mục lục
Trước khi khám phá cách sắp xếp Email trong Outlook, bạn cũng cần hiểu rõ về những vai trò quan trọng của việc này đối với môi trường làm việc cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức.
Sắp xếp Email trong Outlook mang lại nhiều lợi ích quan trọng mà bạn không nên bỏ qua:
Xem thêm: Những điều bạn chưa biết về Outlook?
Việc học cách sắp xếp Email trong Outlook là một bước quan trọng để tối ưu hóa trải nghiệm làm việc và đạt được sự hiệu quả tối đa từ công cụ này. Tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá một số cách thực hiện phổ biến mà người dùng có thể áp dụng ngay lập tức.
Cách sắp xếp Email trong Outlook mà nhiều người lựa chọn nhất là sử dụng tính năng của hộp thư ưu tiên. Bằng cách này, những Email được đánh giá là quan trọng sẽ được tự động lưu trữ trong hộp thư ưu tiên, giúp tạo ra một không gian lưu trữ dành riêng cho những thông điệp quan trọng.
Dưới đây là các bước chi tiết để bật tính năng hộp thư ưu tiên:
Với những bước đơn giản như trên, người dùng sẽ nhanh chóng làm quen và tận hưởng ưu điểm của việc sắp xếp Email trong Outlook bằng tính năng hộp thư ưu tiên.
Tiếp theo, người dùng có thể áp dụng cách sắp xếp Email trong Outlook thông qua việc sử dụng bộ lọc và hiển thị Email. Đơn giản, bạn chỉ cần click chọn Bộ lọc và lựa chọn tùy chọn nhất định để dễ dàng xem kết quả mà mình đã thiết lập.
Một phương pháp khác mà người dùng có thể áp dụng là sắp xếp Email theo tên người gửi trong Outlook. Bạn có thể thực hiện theo 4 bước đơn giản dưới đây:
Thêm một cách sắp xếp Email trong Outlook cực kỳ hiệu quả khác mà người dùng không nên bỏ qua đó là mở thư dưới dạng cuộc hội thoại hoặc chuỗi hội thoại riêng.
Để thực hiện điều này, người dùng có thể thực hiện các bước cơ bản như sau:
Ngoài những cách sắp xếp Email trong Outlook mà chúng tôi đã gợi ý ở trên, bạn cũng có thể tận dụng tính năng thiết lập quy tắc để tự động sắp xếp thư một cách nhanh chóng.
Quy trình triển khai và áp dụng tính năng này khá đơn giản, với các bước thực hiện như sau:
Bằng cách này, người dùng có thể lưu trữ những thư mà họ muốn giữ lại để trả lời sau, hoặc di chuyển những thư không mong muốn đến một thư mục khác.
Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần thực hiện các bước đơn giản như sau:
Sau khi thực hiện xong, người dùng sẽ thấy những thư đã lưu trữ ở mục tìm kiếm hoặc trong thư mục đã được lưu trữ. Tính năng này giúp người dùng duy trì sự sắp xếp Email trong Outlook và quản lý hiệu quả trong hộp thư của mình.
Vừa rồi chúng tôi đã cung cấp một loạt các cách sắp xếp Email trong Outlook, giúp bạn tối ưu hóa trải nghiệm làm việc với hộp thư của mình. Tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích cá nhân, người dùng có thể chọn lựa cách sắp xếp phù hợp để duy trì sự ngăn nắp và hiệu quả trong quản lý Email của mình.
Outlook là ứng dụng gửi thư điện tử đa nhiệm mà doanh nghiệp nên trang bị cho nhân sự sử dụng để tối ưu hóa mọi tính năng và ứng dụng tốt trong công việc. Hiện tại, Outlook đã được tích hợp sẵn trong gói Microsoft 365 Business. Liên hệ với FPT Smart Cloud để được tư vấn, hỗ trợ mua hàng và sử dụng hệ sinh thái này.
