Power Automate: Tự động hóa quy trình xử lý hợp đồng một cách thông minh và hiệu quả
10 June, 2023

Power Automate: Tự động hóa quy trình xử lý hợp đồng một cách thông minh và hiệu quả

Power Automate là một công cụ đáng tin cậy để tạo ra quy trình hợp đồng tự động và tiên tiến. Ứng dụng Power Automate, doanh nghiệp có thể tự động hóa các bước trong quy trình xử lý hợp đồng, từ việc tạo hợp đồng, xử lý thông tin, theo dõi tiến trình… Với các tính năng thông minh như thông báo tự động, phê duyệt tự động và điều chỉnh, quy trình xử lý hợp đồng của doanh nghiệp sẽ trở nên hiệu quả, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác cao nhất.

Nếu doanh nghiệp đã thiết lập một kênh quản lý Hợp đồng riêng và liên kết với thư viện tài liệu SharePoint, việc tạo một luồng Power Automate sẽ đưa quy trình xử lý hợp đồng lên một tầm cao mới. Tính tự động hóa từ Power Automate giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình và tăng tính hiệu quả trong việc xử lý hợp đồng. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm tài nguyên mà vẫn đảm bảo được tính chính xác cao nhất.

Giải pháp quản lý hợp đồng với quy trình Power Automate

Khi triển khai luồng Power Automate, hệ thống sẽ sử dụng sức mạnh của mô hình Syntex để xử lý, nhận diện và phân loại các hợp đồng một cách chính xác. 

Cụ thể, ứng dụng Power Automate sẽ thực hiện các hành động sau:

  • Mô hình Syntex sẽ tiến hành phân loại hợp đồng. Sau khi đã phân loại, trạng thái của hợp đồng sẽ thay đổi thành In review (Đang xem xét).
  • Hệ thống sẽ tiến hành xem xét các hợp đồng ở trạng thái In review để tiến hành Approved (Được chấp thuận) hoặc Rejected (Từ chối). Sau đó sẽ chia thành 2 trường hợp cụ thể như sau:
  • Đối với những hợp đồng Approved: Hệ thống sẽ cập nhật thông tin hợp đồng lên tab để tổ chức nhanh chóng tiến hành xử lý thanh toán.
  • Đối với những hợp đồng Rejected: Đội ngũ thành viên có liên quan sẽ được thông báo để tiến hành phân tích thêm.

 

Quy trình Power Automate thực hiện để quản lý hợp đồng
Quy trình Power Automate thực hiện để quản lý hợp đồng

Quy trình Power Automate xem xét hợp đồng

Sau khi hợp đồng đã được tải lên dựa vào cách xác định và phân loại theo mô hình xử lý tài liệu phi cấu trúc trước đó, việc đầu tiên mà Power Automate thực hiện là thay đổi trạng thái hợp đồng thành In review.

 

Việc đầu tiên Power Automate thực hiện là thay đổi trạng thái hợp đồng
Việc đầu tiên Power Automate thực hiện là thay đổi trạng thái hợp đồng

Giá trị trạng thái tệp sẽ được thay đổi thành In review.

 

Hệ thống sẽ thay đổi giá trị tệp thành In review 
Hệ thống sẽ thay đổi giá trị tệp thành In review

Bước tiếp theo, trước khi đăng hợp đồng đó lên kênh Quản lý hợp đồng, ứng dụng Power Automate sẽ tạo một thẻ thích ứng để tất cả người dùng đều biết trạng thái hợp đồng đang chờ xem xét.

 

Ứng dụng Power Automate sẽ tạo thẻ trước khi đăng hợp đồng lên kênh Quản lý hợp đồng
Ứng dụng Power Automate sẽ tạo thẻ trước khi đăng hợp đồng lên kênh Quản lý hợp đồng
Đoạn mã JSON thể hiện trạng thái của thẻ hợp đồng thích ứng
Đoạn mã JSON thể hiện trạng thái của thẻ hợp đồng thích ứng

Các bối cảnh điều kiện hợp đồng

Bước tiếp theo trong quá trình xem xét hợp đồng là tạo một bối cảnh điều kiện phù hợp để quyết định liệu hợp đồng đó sẽ Approved hoặc Rejected.

 

Hợp đồng sau khi được xem xét sẽ được chia thành 2 trường hợp: Được chấp thuận hoặc bị từ chối
Hợp đồng sau khi được xem xét sẽ được chia thành 2 trường hợp: Được chấp thuận hoặc bị từ chối

Trường hợp hợp đồng được chấp thuận

Khi một hợp đồng đã được phê duyệt và chấp thuận thì hệ thống sẽ có những thay đổi như sau:

  • Trên tab Hợp đồng, ứng dụng Power Automate sẽ thay đổi trạng thái trong thẻ hợp đồng thành Approved.

 

Hệ thống sẽ thay đổi trạng thái hợp đồng thành Đã phê duyệt
Hệ thống sẽ thay đổi trạng thái hợp đồng thành Đã phê duyệt
  • Trong các quy trình tiếp theo, trạng thái tệp luôn luôn hiển thị thành Approved.

 

Trạng thái Đã phê duyệt
Trạng thái Đã phê duyệt
  • Sau khi hợp đồng đã được phê duyệt thì dữ liệu sẽ được thêm vào tab For Payout (Xuất chi) để doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý các khoản thanh toán. Ngoài ra, Power Automate cũng cho phép người dùng có thể mở rộng quy trình gửi hợp đồng để thanh toán bằng ứng dụng tài chính của bên thứ ba (ví dụ: Dynamics CRM).

 

Hợp đã được phê duyệt sẽ được thêm vào tab For Payout
Hợp đã được phê duyệt sẽ được thêm vào tab For Payout
  • Tiến hành tạo các mục sau trong quy trình để di chuyển những hợp đồng đã được phê duyệt sang tab For Payout.

 

Hướng dẫn tạo các mục tương ứng để di chuyển hợp đồng sang tab For Payout
Hướng dẫn tạo các mục tương ứng để di chuyển hợp đồng sang tab For Payout

Tham khảo các giá trị được hiển thị trong bảng sau đây để nhận các biểu thức cho thông tin cần thiết từ thẻ Teams (Nhóm):

Tên thẻ

Cách diễn tả

Trạng thái phê duyệt

body(‘Post_an_Adaptive_Card_to_a_Teams_channel_and_wait_for_a_response’)?[‘submitActionId’]

Được chấp nhận bởi

body(‘Post_an_Adaptive_Card_to_a_Teams_channel_and_wait_for_a_response’)?[‘responder’][‘displayName’]

Ngày phê duyệt

body(‘Post_an_Adaptive_Card_to_a_Teams_channel_and_wait_for_a_response’)?[‘responseTime’]

Bình luận

body(‘Post_an_Adaptive_Card_to_a_Teams_channel_and_wait_for_a_response’)?[‘data’]?[‘acComments’]

Ví dụ cho thấy vị trí người dùng sử dụng hộp công thức trong Power Automate để viết biểu thức.

 

Sau khi đã viết biểu thức tương ứng vào vị trí phù hợp, hãy nhấn chọn OK
Sau khi đã viết biểu thức tương ứng vào vị trí phù hợp, hãy nhấn chọn OK
  • Bước tiếp theo, một thẻ thích ứng sẽ xuất hiện như hình dưới để người dùng biết rằng thông tin hợp đồng đã được phê duyệt sẽ được đăng lên kênh Quản lý hợp đồng.

 

Thông tin hợp đồng sẽ được đăng lên kênh Quản lý hợp đồng
Thông tin hợp đồng sẽ được đăng lên kênh Quản lý hợp đồng
Đoạn mã JSON cho thấy thông tin hợp đồng Đã phê duyệt
Đoạn mã JSON cho thấy thông tin hợp đồng Đã phê duyệt

Trường hợp hợp đồng bị từ chối

Ngược lại, khi một hợp đồng bị từ chối thì hệ thống sẽ có những thay đổi như sau:

  • Trên tab Hợp đồng, người dùng sẽ nhìn thấy trạng thái trong thẻ hợp đồng được thay đổi thành Rejected (Bị từ chối).

 

Hợp đồng bị từ chối sẽ xuất hiện trạng thái Rejected
Hợp đồng bị từ chối sẽ xuất hiện trạng thái Rejected
  • Khi kiểm tra tệp hợp đồng trong quy trình, người dùng sẽ nhìn thấy thông tin được hệ thống thay đổi trạng thái thành Rejected.

 

Trạng thái hợp đồng Rejected
Trạng thái hợp đồng Rejected
  • Bước tiếp theo trong quy trình, người dùng cần tạo một thẻ thích ứng với trạng thái bị từ chối của hợp đồng.

 

Đoạn mã thể hiện trạng thái thẻ hợp đồng bị từ chối
Đoạn mã thể hiện trạng thái thẻ hợp đồng bị từ chối
  • Cuối cùng, một thẻ thích ứng sẽ xuất hiện trong kênh Quản lý hợp đồng như hình dưới. Dựa vào đó, người dùng có thể biết rằng thông tin hợp đồng đã bị từ chối và cần có những điều chỉnh sao cho phù hợp.

 

Trạng thái hợp đồng sẽ được đăng lên kênh Quản lý hợp đồng
Trạng thái hợp đồng sẽ được đăng lên kênh Quản lý hợp đồng

Lời kết

Có thể nói, việc tận dụng ứng dụng Power Automate để tạo quy trình xử lý hợp đồng là giải pháp tối ưu giúp tổ chức tiết kiệm nhiều thời gian cũng như nâng cao hiệu suất làm việc, từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý. Ngoài ra, nếu tận dụng được các ứng dụng của Microsoft 365, bao gồm Teams, SharePoint và Power Automate, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình vận hành bằng cách thiết lập quy trình tự động.

Nếu quan tâm đến vấn đề này, doanh nghiệp hãy liên hệ các chuyên gia của FPT Smart Cloud để được tư vấn thêm về Microsoft 365 for Business. Các chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm sẽ chia sẻ những giải pháp phù hợp để doanh nghiệp có thể ứng dụng hiệu quả nhất.

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
DMCA compliant image