Để tối ưu hóa công việc và quản lý thông tin cá nhân một cách hiệu quả, việc hiểu rõ các mẹo sử dụng Outlook là điều không thể thiếu. Bài viết này sẽ đưa ra các giải pháp thông minh, giúp người dùng khai thác tối đa các tính năng của dịch vụ email này.
Không chỉ là một công cụ gửi và nhận email, Outlook còn là nền tảng quản lý công việc đa năng. Mẹo sử dụng Outlook trong bài viết này không chỉ giúp người dùng tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường hiệu suất công việc.
Mục lục
Người dùng có thể nghe đọc email dưới sự hỗ trợ của trợ lý ảo Cortana. Thủ thuật Outlook với Cortana sẽ giúp người dùng có thể nghe email dù ở bất kỳ đâu. Ngoài ra, Outlook còn cung cấp khả năng quản lý hộp thư đến chỉ bằng giọng nói.
Tính năng ‘@ đề cập’ là một mẹo sử dụng Outlook rất hiệu quả, giúp người được nhắc đến chú ý vào nội dung email. Để làm được điều đó, người dùng chỉ cần thêm ký tự ‘@’ trước tên người muốn nhắc đến trong email.
Ngoài ra, khi có người ‘@ đề cập’ đến bạn trong một cuộc trò chuyện, Outlook sẽ ngay lập tức gửi thông báo và hộp thư đến cũng sẽ hiển thị các thông tin liên quan đến phần bạn được nhắc đến.
Tính năng lịch chung trong Outlook cho phép người dùng thiết lập lịch trình cá nhân và chia sẻ với người khác. Không chỉ vậy, người dùng cũng có thể kiểm soát quyền truy cập của những người được chia sẻ thông tin, có thể là cho phép họ chỉ được xem lịch, có quyền chỉnh sửa hay quản lý toàn bộ lịch cá nhân.
Hộp thư ưu tiên của Outlook cho phép người dùng sắp xếp hộp thư đến thành hai phần “Ưu tiên” và “Khác”. Hơn nữa, có thể lựa chọn “Luôn chuyển đến Ưu tiên” hoặc ngược lại để đảm bảo rằng các email từ một địa chỉ cụ thể sẽ luôn xuất hiện ở nơi mong muốn.
Ứng dụng hẹn hò có tính năng trượt sang trái hoặc phải để người dùng có thể nhanh chóng đánh giá và lựa chọn đối tác tiềm năng.
Tương tự như vậy, Outlook cũng mang đến sự linh hoạt này trong việc quản lý email. Để áp dụng mẹo sử dụng Outlook này, người dùng chỉ cần truy cập vào Cài đặt, sau đó chọn Tùy chọn trượt nhanh.
Các tùy chọn người dùng có thể gán cho các thao tác trượt nhanh bao gồm:
Nếu đang cân nhắc làm sao để không bị quấy rầy bởi thông báo mà vẫn không bỏ sót email quan trọng, người dùng có thể sử dụng thủ thuật Outlook dưới đây.
Đầu tiên, người dùng cần tắt tất cả các thông báo trên màn hình desktop, bằng cách điều hướng đến mục Mail Options trong phần Settings của Outlook. Tiếp theo, để có thể tiếp tục nhận được thông báo từ những người gửi quan trọng, người dùng cần tạo một “Rule” trong Outlook. Để thiết lập điều này, người dùng truy cập Home, sau đó chọn Rules and Alerts.
Sử dụng templates (mẫu) để gửi các email có nội dung tương tự là một mẹo sử dụng Outlook email 365 hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Để lưu một email dưới dạng template, người dùng chỉ cần truy cập vào File, chọn Save As… và sau đó chọn Outlook template.
Khi đã có các templates, việc sử dụng chúng rất đơn giản. Người dùng chỉ cần vào menu New Items, sau đó chọn Chọn mẫu… và tìm đến mục User Templates in File System để chọn template đã được lưu trước đó.
Tính năng này sẽ tạm thời tắt các thông báo từ Outlook, cho phép người dùng tập trung vào các công việc khác. Người dùng cũng có thể đặt lịch để tính năng này tự động kích hoạt vào những khoảng thời gian cố định.
Tính năng Quick Steps giúp người dùng có thể di chuyển các email đến thư mục cụ thể. Ngoài ra, Quick Steps còn cho phép người dùng chuyển tiếp email và đánh dấu chúng trong cùng một thao tác.
Điều này có nghĩa là bạn có thể thực hiện nhiều tác vụ cùng một lúc mà không cần phải làm từng bước một, khiến quá trình sử dụng Outlook trở nên hiệu quả hơn.
Khi đã sao chép một đoạn văn bản từ Clipboard, người dùng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + V để tạo email, note hoặc một mục mới. Mẹo sử dụng Outlook này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp người dùng chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Để quản lý thông tin và nhiệm vụ hiệu quả hơn trong Outlook, người dùng có thể tận dụng tính năng “Flag for Follow Up” (Gắn cờ để theo dõi).
Tính năng này không chỉ đánh dấu các email hoặc thư cần chú ý mà còn phục vụ nhiều mục đích khác như phân loại hay tổ chức thông tin. Điều này giúp người dùng không bỏ sót thông tin quan trọng và có thể đặt các nhắc nhở, đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn.
Mẹo sử dụng Outlook với thư mục “Hộp thư đến – CC” sẽ giúp người dùng có thể lọc và phân loại các email không được gửi trực tiếp đến hộp thư, từ đó giúp tăng cường sự chú ý đến các email thực sự quan trọng.
Để thực hiện điều này, người dùng có thể truy cập vào menu Rules và sau đó chọn New Rules… Khi giao diện Rules Wizard mở ra, chọn Where my name is not in the To box để thiết lập điều kiện. Trong bước tiếp theo, người dùng sẽ chọn Move it to the specified folder để chuyển các email đến thư mục đã được chỉ định.
Sử dụng các phím tắt giúp giảm thiểu thời gian và công sức, giúp người dùng nâng cao năng suất làm việc. Dưới đây là một số phím tắt hữu ích:
Người dùng có thể tạo một thư mục tìm kiếm riêng trên Outlook để tìm kiếm và quản lý các email quan trọng. Để thực hiện điều này, người dùng cần di chuyển đến khung điều hướng ở bên trái màn hình và tìm đến mục Search Folders.
Tại đây, chọn New Search Folder để bắt đầu thiết lập các tiêu chí cho thư mục tìm kiếm của mình.
Để quản lý thời gian hiệu quả và tối ưu hóa quá trình làm việc, người dùng có thể sử dụng ngôn ngữ để lên lịch chứ không cần phải nhọc nhằn tìm đúng ngày trên lịch nữa.
Để tận dụng tính năng này, người dùng chỉ cần mở khung ngày tháng và nhập các thông tin bằng tiếng Anh như three days after tomorrow (ba ngày sau ngày mai). Outlook sẽ tự động hiểu và định dạng đúng đến ngày bạn cần.
Một mẹo sử dụng Outlook email 365 vô cùng tiện lợi đó là lưu các mục như email, lịch học, note, danh bạ… ngay trên màn hình Desktop.
Giờ đây, chỉ với một cú click đúp chuột vào các mục đó (ngay cả khi không mở Outlook), người dùng có thể mở chúng ngay lập tức. Điều này không chỉ giúp truy cập nhanh chóng đến những thông tin cần thiết mà còn giúp tối ưu hóa công việc.
3 bước để đăng nhập Outlook trên phiên bản di động:
Nếu không muốn cài đặt ứng dụng hoặc đang sử dụng máy tính làm việc, người dùng có thể dùng thủ thuật Outlook sau để đăng nhập qua trình duyệt web.
Lưu ý: Nếu đây là lần đầu tiên người dùng đăng nhập trên thiết bị này, Microsoft có thể yêu cầu xác thực thông qua SMS.
Trước khi nắm chắc các mẹo sử dụng Outlook nâng cao khác, đầu tiên người dùng cần hiểu cách để gửi email. Đây là một trong những tính năng cơ bản nhất nhưng lại vô cùng quan trọng trong việc tương tác và liên lạc.
Việc tạo một chữ ký email trong Outlook không chỉ giúp thư trở nên chuyên nghiệp mà còn khiến người nhận dễ dàng liên hệ khi có nhu cầu.
Đây là một mẹo sử dụng Outlook rất hữu ích, đặc biệt trong các tình huống như cần gửi thông báo đến đồng nghiệp tại múi giờ khác hoặc muốn gửi email vào một thời điểm nhất định.
Tính năng thu hồi email trong Outlook là một công cụ vô cùng tiện ích, đặc biệt khi người dùng vô tình gửi thông tin không chính xác hoặc muốn rút lại một thông báo. Ngay khi phát hiện gửi sai, người dùng có thể thu hồi ngay bằng cách nhấn chọn Hoàn tác.
Mẹo sử dụng Outlook để thêm liên hệ vào danh bạ không chỉ giúp người dùng nắm bắt thông tin liên hệ một cách nhanh chóng mà còn tiện lợi cho việc quản lý và sắp xếp thông tin.
Việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh công việc hiện đại ngày nay. Outlook được tích hợp chặt chẽ với Teams khiến việc họp hành hay học tập online diễn ra thuận tiện hơn.
Tính năng lưu trữ email có thể là một vấn đề khi số lượng thư ngày càng nhiều nhưng dung lượng lưu trữ thì có hạn. Tuy nhiên, người dùng có thể áp dụng mẹo sử dụng Outlook sau để giảm bớt gánh nặng cho hộp thư.
Nắm bắt và áp dụng các mẹo sử dụng Outlook sẽ giúp người dùng thực hiện công việc một cách linh hoạt và hiệu quả hơn. Để có trải nghiệm tốt nhất và tiết kiệm thời gian khi sử dụng công cụ Outlook này, người dùng có thể cân nhắc nâng cấp lên gói Microsoft 365 Business. Để tìm hiểu thêm và nhận tư vấn miễn phí, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud ngay hôm nay.
