Mẹo sử dụng Microsoft Teams tối ưu hóa hiệu quả cuộc họp
19 December, 2023

Mẹo sử dụng Microsoft Teams tối ưu hóa hiệu quả cuộc họp

Áp dụng các mẹo sử dụng Microsoft Teams hiệu quả là “chìa khóa” tăng cường hiệu suất công việc. Cùng học cách sử dụng các tính năng thông minh của Microsoft Teams ngay trong bài viết này.

Nắm được mẹo sử dụng Microsoft Teams không chỉ giúp người dùng tăng cường hiệu quả làm việc, mà còn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và tương tác trực tuyến. Bài viết này sẽ cung cấp cho người dùng một loạt thủ thuật Microsoft Teams thông minh để có thể khai thác hết tiềm năng của ứng dụng này.

Sử dụng các câu lệnh (Commands)

Người dùng có thể chưa biết, nhưng thanh tìm kiếm trong Teams chính là một trong những thủ thuật Microsoft Teams đáng quan tâm. Chỉ cần nhập các lệnh ngắn gọn, người dùng có thể nhanh chóng truy cập vào các tác vụ thường ngày: sử dụng /files để xem các tệp mới truy cập, /unread để kiểm tra thông báo mới và /call để bắt đầu cuộc gọi. 

 

Sử dụng lệnh để nhanh chóng truy cập các tác vụ
Sử dụng lệnh để nhanh chóng truy cập các tác vụ

Kích hoạt chế độ không làm phiền (do not disturb)

Khi đang tập trung làm việc, tiếng thông báo từ hàng loạt tin nhắn đến có thể làm ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất làm việc. Để tránh điều này xảy ra, hãy áp dụng ngay mẹo sử dụng Microsoft Teams bằng cách bật chế độ Không làm phiền

Cách xử lý như sau, chỉ cần click vào icon hồ sơ của người dùng trên Microsoft Teams và thay đổi trạng thái sang Không làm phiền/Do Not Disturb, hoặc đơn giản hơn, chỉ cần nhập /dnd vào thanh tìm kiếm. 

Nếu lo lắng trường hợp bị bỏ lỡ thông tin quan trọng từ sếp, người dùng có thể cài đặt quyền truy cập ưu tiên cho những người gửi này, ngay cả khi đang trong chế độ Không làm phiền. Người dùng có thể thực hiện cài đặt này trong phần cài đặt quyền riêng tư.

Sử dụng @mention để lọc tin nhắn

Một tính năng mà người dùng ít khi biết đến đó là không cần phải tìm kiếm cuộc trò chuyện của đồng nghiệp trong Teams để gửi tin nhắn nhanh chóng. Chỉ cần nhập ký tự kèm @ vào thanh tìm kiếm, gõ tên họ là người dùng có thể gửi tin nhắn mà không cần phải chuyển đổi giữa các tab công việc.

 

Nhập @mention để tìm kiếm nhanh tin nhắn
Nhập @mention để tìm kiếm nhanh tin nhắn

Ngoài ra, @mention còn giúp lọc và ưu tiên các tin nhắn được gửi trực tiếp đến người dùng. Khi đang trong phần Hoạt Động, hãy click vào nút lọc và chọn @mention từ menu thả xuống để thực hiện việc này.

Đánh dấu tin nhắn là chưa đọc (unread)

Đôi khi người dùng đọc qua tin nhắn nhưng chưa sẵn sàng để trả lời ngay và sau đó lại quên mất việc cần phải phản hồi. Microsoft Teams cho phép đánh dấu tin nhắn chưa đọc bằng cách click vào ba dấu chấm bên cạnh tin nhắn, trong cả phần chat và Activity feed.

Tạo bookmark để lưu trữ nội dung

Để lưu trữ những tin nhắn quan trọng, một trong những mẹo sử dụng Microsoft Teams đó là nhấp vào biểu tượng bookmark. Việc này giúp người dùng dễ dàng tìm lại tin nhắn khi cần. Để xem lại các bookmark, hãy nhập lệnh /saved vào thanh tìm kiếm.

Đánh dấu team channel (kênh nhóm) ưa thích

Nếu có team (nhóm) hoặc channel (kênh) nào được truy cập thường xuyên, hãy đánh dấu chúng làm mục yêu thích để chúng luôn nằm trên cùng trong danh sách. Để đánh dấu, chỉ cần click vào ba dấu chấm bên cạnh tên team hoặc channel và chọn “Yêu thích” (Favorite).

Sắp xếp các team bằng thao tác kéo thả

Đối với các team yêu thích, người dùng sẽ xếp chúng lên đầu danh sách hoặc cũng có thể sắp xếp thứ tự của các team còn lại. Hãy nhấp và kéo thả team đến vị trí mong muốn. Khi danh sách hiển thị màu xám, người dùng có thể đặt team tại đó.

Gom người dùng vào các tag

Tạo nhóm con trong team dựa trên vai trò, dự án, hoặc vị trí có thể giúp tổ chức công việc hiệu quả. Hãy sử dụng tag để dễ dàng @mention hoặc bắt đầu cuộc trò chuyện với nhóm người thuộc tag đó. Thêm và quản lý tag thông qua các tùy chọn của Microsoft Teams.

Thêm các tab theo ý muốn

Mỗi channel mới trong Teams mặc định có hai tab: ConservationFiles. Người dùng có thể thêm các tab tùy chỉnh cho công cụ, trang web và ứng dụng bên thứ ba khác thuộc Microsoft 365. Ứng dụng cho phép thực hiện nhiều tác vụ mà không cần phải chuyển qua lại giữa các cửa sổ khác nhau.

 

Người dùng có thể tự tạo thêm các tab tùy chỉnh
Người dùng có thể tự tạo thêm các tab tùy chỉnh

Thêm chủ đề vào tin nhắn

Một trong những mẹo sử dụng Microsoft Teams mà bạn không nên bỏ qua đó là gây ấn tượng và thu hút sự chú ý với thêm dòng chủ đề vào tin nhắn. Các tùy chọn định dạng văn bản đa dạng, bao gồm cả dòng chủ đề có thể tìm thấy trong phần xem mở rộng, xuất hiện khi người dùng click vào nút Định dạng dưới hộp thông báo. 

Định dạng văn bản đa dạng cũng cho phép thay đổi kích thước, độ dày của chữ, màu sắc văn bản, thêm liên kết và kết hợp danh sách được đánh số hoặc bullet points.

Tạo các cuộc khảo sát hiệu quả

Thay vì chỉ đặt câu hỏi trong một channel, hãy tạo cuộc thăm dò ý kiến để thu thập phản hồi một cách hiệu quả hơn. Hãy nhấn vào biểu tượng Biểu Mẫu dưới hộp thông báo để tạo và gửi cuộc thăm dò.

Thực hiện cuộc gọi không cần chat

Người dùng cũng có thể áp dụng mẹo sử dụng Microsoft Teams đối với cuộc gọi không cần chat. Khi cuộc trò chuyện văn bản cần được thảo luận sâu hơn, hãy chuyển sang cuộc gọi video hoặc gọi thoại bằng cách nhấp vào các biểu tượng tương ứng.

Làm mờ phông nền (background)

Trong giai đoạn đại dịch Covid khi nhiều người phải làm việc tại nhà, người dùng thường gặp tình huống xuất hiện các yếu tố ngoài mong muốn hiển thị trong cuộc gọi video. 

Hãy loại bỏ hình ảnh gây xao nhãng như trẻ em đang chơi hoặc đồ giặt bẩn bằng cách làm mờ nền. Tính năng này có thể tìm thấy khi nhấp vào ba dấu chấm ở cuối cuộc gọi video.

 

Bật làm mờ nền để tránh các tình huống ngoài mong muốn, mẹo sử dụng Microsoft Teams
Bật làm mờ nền để tránh các tình huống ngoài mong muốn

Cách ghi âm và ghi chép lại cuộc họp

Ghi âm các cuộc họp có thể hữu ích cho việc xem xét lại sau này. Khi ghi âm được bắt đầu từ bảng điều khiển cuộc họp, một bản sao của cuộc họp sẽ được lưu trữ trong Microsoft Stream, cho phép truy cập an toàn. Người sử dụng có thể tạo bản ghi cuộc họp bằng cách dùng các tính năng gốc của Stream.

Tạo các ghi chú cho cuộc họp

Ghi chú trong cuộc họp giúp tóm tắt những điểm chính trước, trong và sau cuộc họp cho người tham gia và nhóm. Hãy sử dụng nút Ghi chú (Meeting Notes) để mở một bảng bên cạnh, nơi có thể ghi lại các ghi chú, hoạt động tương tự như một cuộc trò chuyện. 

Trong cuộc họp, người dùng hãy chọn dấu ba chấm và sau đó chọn Meeting Notes để thực hiện ghi chú.

Sử dụng chế độ Together

Chế độ Together, tính năng mới của Microsoft Teams, đặt tất cả người tham gia cuộc họp trên một nền chung. Chế độ này tạo cảm giác như tất cả đang ngồi cùng nhau trong một không gian chung, như tại một hội trường hoặc quán cà phê.

Xem trước hiển thị video cá nhân 

Trước khi kích hoạt camera trong cuộc họp, hãy xem trước video bằng các thao tác:

  • Bước 1: Đưa chuột qua nút Bật Camera để xem trước hình ảnh.
  • Bước 2: Để tinh chỉnh hình ảnh xuất hiện, chọn Làm mờ nền để làm mờ phông, hoặc chọn Thêm hiệu ứng nền để xem trước và chọn nền tùy chỉnh hoặc thêm nền riêng.
  • Bước 3: Sau khi chuẩn bị xong, chọn Áp dụng và bật video.

Chia sẻ màn hình riêng tư của bản thân

Khi chọn Chia sẻ nội dung, người dùng có thể hiển thị màn hình riêng tư của bản thân. Ngoài ra người dùng cùng có thể chia sẻ: 

  • Màn hình nền 
  • Cửa sổ 
  • Bản trình bày PowerPoint 
  • Bảng trắng

Cách giơ tay và thể hiện cảm xúc trong cuộc họp

Trong phần Phản ứng, hãy chọn cách tham gia vào cuộc họp:

  • Chọn Giơ tay để thông báo muốn phát biểu mà không làm gián đoạn cuộc thảo luận.
  • Chọn phản ứng như Vỗ tay hoặc Trái tim để biểu đạt cảm xúc của mình.

Làm nổi bật video của diễn giả chính

Để tập trung sự chú ý vào diễn giả chính, người dùng nên biết đến một mẹo sử dụng Microsoft Team đó là làm nổi bật video của họ trở thành video chính trong cuộc họp. Bằng thao tác click chuột phải vào video muốn nổi bật và chọn Làm nổi bật, sau đó hãy nhấn thêm lần nữa để xác nhận.

Chọn bố cục video phù hợp

Cuộc họp có thể được xem với nhiều bố cục video khác nhau. Trên điều khiển cuộc họp, hãy nhấn chọn Xem thêm tùy chọn (…) và lựa chọn một trong các tùy chọn sau:

  • Bộ sưu tập: Bố cục 3×3 mặc định. Nếu có hơn 9 người, Teams sẽ ưu tiên hiển thị những người bật camera hoặc nói nhiều nhất.
  • Bộ sưu tập lớn: Bố cục 7×7, cho phép xem tối đa 49 người cùng một lúc. Yêu cầu ít nhất 10 người bật camera. Nếu không ai chia sẻ video thì không thể chọn bố cục này từ menu.

 

Microsoft Team cho phép người dùng thay đổi đa dạng bố cục video
Microsoft Team cho phép người dùng thay đổi đa dạng bố cục video
  • Together Mode: Tạo cảm giác như đang ở cùng một không gian với mọi người trong cuộc họp. Chọn Thay đổi cảnh để thay đổi nền cho tất cả mọi người. Cần ít nhất 5 người trong một cuộc họp để sử dụng chế độ này.

Tạo phòng theo nhóm mong muốn

Tạo phòng chia theo nhóm cho phép người sử dụng ứng dụng thảo luận theo các nhóm nhỏ, tăng sự tập trung hơn trong cuộc họp. Cách tạo phòng gồm 3 bước:

  • Bước 1: Trên điều khiển cuộc họp, nhấn chọn Phòng chia theo nhóm.
  • Bước 2: Lựa chọn số lượng phòng cần thiết và cách phân chia người tham dự.
  • Bước 3: Chọn Tạo phòng và sau đó chọn Bắt đầu phòng.

Lời kết

Những mẹo sử dụng Microsoft Teams trên đây không chỉ giúp cải thiện kỹ năng làm việc nhóm mà còn mang lại lợi ích to lớn trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc của cá nhân và tổ chức. Để tận dụng tối đa lợi ích từ những công cụ này, người dùng có thể xem xét việc nâng cấp lên gói Microsoft 365 Business

Đối với bất kỳ thắc mắc hoặc mong muốn tư vấn chi tiết hơn về gói dịch vụ này, đừng ngần ngại liên hệ ngay FPT Smart Cloud để nhận hỗ trợ gói dịch vụ phù hợp nhất.

0/5 (0 Reviews)

Liên hệ FPT Smart Cloud

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ từ những chuyên gia hàng đầu.
Trang web này được bảo vệ bởi reCAPTCHA Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google sẽ được áp dụng
Hội thảo Copilot for Microsoft 365
DMCA compliant image