Công thức sử dụng hàm LOOKUP trong Excel và những lưu ý
Hàm LOOKUP trong Excel hỗ trợ người dùng tìm kiếm và trích xuất thông tin từ dãy dữ liệu dựa trên giá trị tìm kiếm. Hàm này đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích dữ liệu và xây dựng báo cáo, từ đó giúp tiết kiệm thời gian, giảm tối đa các sai sót... Ngoài ra, nếu sử dụng hàm LOOKUP hiệu quả, người dùng có thể gia tăng hiệu suất công việc của mình thông qua việc nhanh chóng truy xuất và kết nối thông tin từ các nguồn dữ liệu khác nhau.
By Nicole Herskowitz, Microsoft Teams General Manager
Việc nắm vững cách sử dụng hàm LOOKUP trong Excel đóng vai trò quan trọng, hỗ trợ tối ưu công việc của người dùng. Hàm này cho phép truy xuất dữ liệu một cách hiệu quả, hỗ trợ trong phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định dựa trên thông tin đầy đủ và chính xác. Từ đó giúp người dùng tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ sai sót trong việc tìm kiếm thông tin.
Mục lục
Hàm LOOKUP trong Excel là gì?
Hàm LOOKUP trong Excel là một công cụ cho phép tìm kiếm giá trị trong một dãy dữ liệu và trả về giá trị tương ứng từ một dãy khác. Hàm có tác dụng liên kết thông tin từ hai dãy dữ liệu dựa trên giá trị chung, giúp thực hiện các phân tích, tính toán và trích xuất dữ liệu một cách hiệu quả.
Hàm LOOKUP thường được sử dụng trong các tình huống cần truy xuất thông tin từ các bảng dữ liệu lớn hoặc phức tạp.
Công thức hàm LOOKUP
Cú pháp 1:
=LOOKUP(value; LOOKUP range; [result range])
Trong đó:
Value: Giá trị mà người dùng muốn tìm kiếm.
LOOKUP range: Dãy dữ liệu (hàng hoặc cột) chứa giá trị mà người dùng cần tìm kiếm. Dữ liệu tại hàng hoặc cột cần được sắp xếp từ nhỏ đến lớn.
Result range: Dãy dữ liệu chứa kết quả tương ứng với giá trị tìm kiếm. Hàm LOOKUP trong Excel sẽ tiến hành tìm kiếm giá trị trong LOOKUP range và trả kết quả tương ứng tại vị trí result range. Để làm được điều đó, 2 tọa độ này cần có kích thước tương đương. Nếu không nhập đối số này, hàm sẽ trả về kết quả từ hàng hoặc cột đầu tiên của dãy kết quả.
Cú pháp 2:
=LOOKUP(value; array)
Trong đó:
Value: Giá trị mà người dùng muốn tìm kiếm trong mảng và các dữ liệu cần được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
Array: Mảng chứa giá trị cần tìm kiếm và trả kết quả về.
Tùy theo từng trường hợp sử dụng, bạn có thể sử dụng các biến thể khác nhau của hàm LOOKUP như VLOOKUP hoặc HLOOKUP để thực hiện tìm kiếm theo hướng dọc hoặc ngang trong bảng dữ liệu.
Tùy trường hợp mà người dùng áp dụng hàm VLOOKUP hoặc HLOOKUP để tìm kiếm dữ liệu
Tham khảo những ví dụ cụ thể về hàm LOOKUP trong Excel
Nếu dữ liệu trong bảng c thay đổi thường xuyên và bạn cần tham chiếu tới giá trị cuối cùng trong 1 cột ở bảng dữ liệu đó thì áp dụng hàm LOOKUP sẽ tối ưu thời gian hơn.
Cụ thể, hãy tham khảo ví dụ dưới đây để biết cách tìm giá trị trong ô cuối cùng có chứa dữ liệu ở cột A:
Ví dụ cách sử dụng hàm LOOKUP trong Excel tìm giá trị trong ô
Cú pháp hàm: =LOOKUP(2,1/(A:A<>””), A:A)
Trong đó:
Phần (A:A<>””) thực hiện so sánh từng ô trong cột A với chuỗi rỗng “”. Kết quả trả về là TRUE nếu ô có dữ liệu và kết quả là FALSE nếu ô rỗng. Ví dụ: {TRUE; TRUE; TRUE; TRUE; FALSE; …}
Tiếp theo, 1/(A:A<>””) tạo một mảng kết quả mới: {1; 1; 1; 1; #DIV/0; …}
Với số 2, trong mảng kết quả của 1/(A:A<>””), LOOKUP không tìm thấy giá trị. Theo logic của hàm LOOKUP trong Excel, nếu không tìm thấy giá trị, hàm sẽ chuyển sang kiểu tìm kiếm gần đúng. Trong trường hợp này, kiểu tìm kiếm gần đúng sẽ lấy giá trị cuối cùng của chuỗi số 1 ở ví dụ trên, tương ứng với vị trí số 1 này ở vector kết quả trả về sẽ là giá trị ở trong ô dữ liệu cuối cùng của cột A
Hướng dẫn 2 cách sử dụng hàm LOOKUP
Hàm LOOKUP trong Excel cung cấp hai phương pháp sử dụng cơ bản:
Thứ nhất, người dùng có thể sử dụng nó như một Vector, tập trung vào việc tìm kiếm giá trị duy nhất trong một dãy dữ liệu và trả về giá trị tương ứng;
Thứ hai, người dùng có thể sử dụng hàm như một mảng, trích xuất nhiều giá trị tương ứng với một tập hợp giá trị tìm kiếm.
Cả hai cách này đều hữu ích trong việc phân tích và trích xuất thông tin từ dữ liệu trong Excel.
Dạng vector của hàm LOOKUP được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong một hàng hoặc cột (gọi là vector), sau đó trả lại giá trị tại vị trí tương ứng trong một phạm vi khác, cũng bao gồm một hàng hoặc một cột.
Ví dụ, người dùng muốn tìm một giá trị trong cột A và muốn tìm đến hàng 6.
Ví dụ về cách sử dụng hàm LOOKUP Excel theo dạng vector
LOOKUP_value: < giá trị cần tìm kiếm > (bắt buộc): Giá trị này có thể là dạng số, dạng text, dạng đúng/sai hoặc tham chiếu đến ô chứa giá trị cần tìm kiếm.
LOOKUP_vector: < vector chứa giá trị cần tìm kiếm > (bắt buộc): Bao gồm 1 dòng hoặc 1 cột chứa giá trị cần tìm kiếm và những dữ liệu này bắt buộc phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
result_vector: [ vector chứa kết quả trả về ] (không bắt buộc): Là 1 dòng hoặc 1 cột chứa giá trị trả về và vector này cần có kích thước tương tự như kích thước của vector chứa giá trị cần tìm kiếm; Trong trường hợp không có vector này thì vector chứa giá trị cần tìm kiếm sẽ được sử dụng để thay thế.
Chú thích khi sử dụng hàm LOOKUP theo kiểu vector
Trong quá trình sử dụng hàm này theo kiểu vector, người dùng cần lưu ý những vấn đề dưới đây:
Vector chứa giá trị cần tra cứu/tìm kiếm cần được sắp xếp theo thứ tự từ điển (từ A đến Z) hoặc sắp xếp theo thứ tự tăng dần, nếu không công thức LOOKUP sẽ bị lỗi hoặc kết quả sẽ bị sai. Trong trường hợp người dùng không thể sắp xếp dữ liệu theo thứ tự yêu cầu nhưng vẫn cần tra cứu thì hãy sử dụng hàm Index kết hợp với hàm Match.
Vector chứa giá trị cần tra cứu và vector chứa kết quả là hàng hoặc cột phải có kích thước tương đương nhau.
Trong quá trình tra cứu, hàm LOOKUP không phân biệt chữ viết hoa và chữ thường.
Hàm LOOKUP sử dụng chế độ tìm kiếm gần đúng, nếu không tìm thấy giá trị đúng 100% thì hàm sẽ tiến hành tìm đến giá trị X lớn nhất trong vector chứa giá trị tìm kiếm với điều kiện X nhỏ hơn hoặc bằng giá trị cần tìm kiếm.
Ví dụ: Nếu người dùng đang muốn tìm giá trị 5 nhưng không thể tìm thấy 5 thì LOOKUP sẽ tìm tiếp giá trị 4; Nếu 4 vẫn tiếp tục không được tìm thấy thì LOOKUP sẽ tìm kiếm các giá trị nhỏ hơn tiếp theo.
Nếu giá trị tìm kiếm nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong vector chứa giá trị tìm kiếm thì kết quả được hàm LOOKUP trả về là lỗi #N/A.
Tham khảo ví dụ cụ thể
Tham khảo ví dụ dưới đây để biết cách sử dụng hàm LOOKUP trong Excel với mục đích tra cứu dữ liệu theo cột:
Cú pháp sử dụng: =LOOKUP(B2,D2:D5,E2:E5)
Cú pháp sử dụng hàm LOOKUP để tra cứu dữ liệu theo cột
Kết quả trả về sau khi áp dụng công thức như hình dưới đây:
Mảng là một tập hợp các giá trị trong các hàng và cột (chẳng hạn như bảng) mà người dùng đang muốn tìm kiếm. Khi sử dụng dạng mảng, người dùng cần tiến hành sắp xếp dữ liệu trước thì LOOKUP sẽ trả về giá trị khớp gần nhất.
Cú pháp của hàm LOOKUP trong Excel theo dạng mảng
=LOOKUP(lookup_value, lookup_array)
Trong đó có các tham đối sau đây:
lookup_value: Là giá trị người dùng cần tìm kiếm, có thể là một con số, văn bản, hoặc tham chiếu tới một ô chứa giá trị… Lưu ý giá trị này là bắt buộc.
lookup_array: Là dãy dữ liệu mà người dùng sử dụng để tìm kiếm và giá trị trả về, có thể là một hàng hoặc một cột. Giá trị này bắt buộc và cần được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
Lưu ý khi sử dụng hàm LOOKUP theo kiểu mảng
Khi sử dụng hàm LOOKUP dạng mảng, nắm vững các quy tắc và lưu ý sau đây giúp người dùng tránh các sai sót và đảm bảo kết quả chính xác.
Dữ liệu trong lookup_array phải được sắp xếp theo thứ tự, nếu không thì kết quả trả về có thể không chính xác.
Nếu hàm LOOKUP không tìm thấy giá trị chính xác thì nó sẽ trả về giá trị gần nhất nhưng không lớn hơn giá trị tìm kiếm. Điều này có thể dẫn đến kết quả không chính xác nếu người dùng không hiểu rõ cách hàm hoạt động.
Vì hàm LOOKUP dạng mảng chỉ trả về kết quả gần nhất nên hạn chế về tính chính xác, không phản ánh đúng giá trị cụ thể mà người dùng đang tìm kiếm, đặc biệt nếu có nhiều giá trị trùng nhau.
Kết quả trả về từ lookup_array sẽ tương ứng với giá trị tìm kiếm, thậm chí nếu giá trị đó không nằm ở vị trí chính xác trong mảng.
Dạng mảng của hàm LOOKUP được giới thiệu để tương thích với các chương trình bảng tính khác. Nhưng người dùng nên cân nhắc trước khi sử dụng vì nếu sử dụng các hàm khác như VLOOKUP hoặc HLOOKUP thì sẽ đảm bảo chính xác hơn.
Những lưu ý cần nắm khi sử dụng hàm LOOKUP trong Excel
Sau đây là những lưu ý mà người dùng cần nắm trước khi sử dụng hàm LOOKUP để đảm bảo tính hiệu quả trong việc phân tích và xử lý dữ liệu trong Excel.
Hàm Excel LOOKUP có thể làm việc với tất cả các định dạng dữ liệu.
Nếu không tìm thấy kết quả, hàm trả về kết quả lớn nhất và nhỏ hơn hoặc bằng giá trị trong LOOKUP range.
Hàm LOOKUP sẽ trả về kết quả lỗi #N/A khi giá trị cần tìm nhỏ hơn mọi giá trị trong hàng hoặc cột.
Nếu giá trị trong hàng hoặc cột không được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn thì hàm LOOKUP sẽ trả về kết quả sai.
Hi vọng những thông tin chia sẻ trên sẽ giúp người dùng biết cách sử dụng hàm LOOKUP trong Excelmột cách hiệu quả nhất. Từ đó đem đến hiệu suất công việc tốt nhất, hạn chế tình trạng sai sót trong quá trình phân tích dữ liệu!
Nếu doanh nghiệp đang muốn triển khai và sử dụng các tiện ích ứng dụng của Office 365 hoặc Microsoft 365 for Business để nâng cao hiệu suất tổ chức công việc thì hãy kết nối với FPT Cloud. Các chuyên gia của chúng tôi sẽ chia sẻ, tư vấn, đưa ra những giải pháp tốt nhất để đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp.
