Các giới hạn trong Microsoft Teams không nên bỏ qua

Microsoft Teams với sự linh hoạt và đa dạng trong tính năng, nhưng đôi khi lại đi kèm với những hạn chế cần được lưu ý. Từ số lượng người tham gia trong một cuộc gọi video đến kích thước tối đa của các tệp được chia sẻ, những giới hạn đó đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý dữ liệu và giao tiếp hiệu quả. Đối với tổ chức kinh doanh, việc nắm bắt và tuân thủ các giới hạn trong Microsoft Teams là yếu tố quan trọng để tận dụng tối đa tiềm năng của nền tảng.

Giới hạn của Teams và Channels

Trong việc quản lý và sử dụng nhóm, người dùng cần lưu ý đến các giới hạn trong Microsoft Teams như sau:

• Số lượng nhóm mà một người dùng có thể tạo là tối đa 250.
• Mỗi người dùng có thể tham gia vào tối đa 1000 nhóm.
• Trong mỗi nhóm, có thể có tới 25.000 thành viên.
• Mỗi nhóm có thể có tối đa 100 chủ sở hữu.
• Mỗi tenant được phép có tối đa 5 nhóm.
• Số thành viên trong nhóm tổ chức có thể lên tới 10.000.
• Quản trị viên toàn cầu có thể tạo tối đa 500.000 nhóm.
• Một tổ chức Microsoft 365 hoặc Office 365 có thể tạo tối đa 500.000 nhóm.
• Mỗi nhóm có thể có tối đa 200 kênh, bao gồm cả kênh đã xóa.
• Mỗi nhóm có thể có tối đa 30 kênh riêng, bao gồm cả kênh đã xóa.
• Mỗi kênh riêng có thể có tối đa 250 thành viên.
• Kích thước tối đa của danh sách phân chia, nhóm bảo mật hoặc nhóm Office 365 có thể nhập vào một nhóm là 3500.
• Số lượng thành viên tối đa trong một nhóm Office 365 có thể đưa vào một nhóm là 10.000.
• Kích thước tối đa cho mỗi bài đăng là 28KB.

Các định mức của tin nhắn Teams

Trò chuyện

Đối với người dùng tham gia vào các cuộc trò chuyện nhóm, việc có hộp thư Exchange Online (dựa trên đám mây) là cần thiết để quản trị viên có thể tìm kiếm các đoạn trò chuyện. Nếu chưa có hộp thư này, quản trị viên sẽ không thể thực hiện tìm kiếm hoặc cuộc trò chuyện có thể bị tạm dừng.

Hội thoại nhóm trong Teams được hỗ trợ bởi chương trình phụ trợ của Microsoft Exchange, do đó các giới hạn của tin nhắn Exchange cũng áp dụng cho trò chuyện nhóm. Các giới hạn trong Microsoft Teams này bao gồm:

• Tối đa 250 người tham gia trong một cuộc trò chuyện riêng tư.
• Tối đa 20 người tham gia trong một cuộc gọi video hoặc âm thanh.
• Tối đa 10 tệp đính kèm cho mỗi cuộc trò chuyện.
• Kích thước cuộc hội thoại khoảng 28KB cho mỗi bài.

Lưu ý:

• Khi nhóm chat vượt quá 20 thành viên, một số tính năng như trả lời tự động trong Outlook, thông báo trạng thái Teams, nhập văn bản, cuộc gọi hình ảnh và âm thanh, chia sẻ và nút “Set Delivery Options” (!) sẽ bị tắt.
• Có thể thêm tối đa 200 thành viên cùng lúc vào cuộc trò chuyện nhóm.
• Khi số lượng tệp đính kèm vượt quá 10 thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.
• Giới hạn 28KB cho mỗi bài là một ước lượng phù hợp nhất với đa phần dữ liệu cần trao đổi trong cuộc họp, bao gồm cả thông báo như văn bản, liên kết hình ảnh, @-mentions, và tương tác.

Xem thêm: 9 ứng dụng trong Microsoft Teams quan trọng mà bạn nên biết

Email qua kênh

Khi người dùng muốn gửi mail tới một kênh trong Teams, họ phải sử dụng địa chỉ email của kênh đó. Khi email đã trở thành một phần của kênh, bất cứ ai cũng có thể trả lời nó để khởi đầu một cuộc trò chuyện. Có một số giới hạn được áp dụng cho việc gửi email tới kênh:

• Kích thước tin nhắn tối đa là 24KB.
• Kích thước tối đa cho mỗi tệp đính kèm là 10MB.
• Tối đa 20 tệp đính kèm cho mỗi email.
• Tối đa 50 hình ảnh nội tuyến trong mỗi email.

Lưu ý:

• Nếu tin nhắn vượt quá giới hạn, một bản xem trước sẽ được tạo và người dùng sẽ cần tải xuống để xem email gốc từ link cung cấp.
• Trong trường hợp số lượng tệp đính kèm hoặc hình ảnh vượt quá giới hạn, người dùng sẽ nhận được thông báo lỗi.

Quy định tên kênh

Microsoft Teams đặt một số hạn chế về ký tự trong tên kênh:

• Không sử dụng các ký tự sau: ~ #% & * {} + / : <>? | ‘”.
• Tránh các ký tự từ khoảng 0 đến 1F và 80 đến 9F.
• Không dùng các từ ngữ như: Forms, CON, CONIN $, CONOUT $, PRN, AUX, NUL, COM1 đến COM9, LPT1 đến LPT9, desktop.ini, vti.

Lưu ý: Tên kênh không được bắt đầu bằng dấu gạch dưới (_) hoặc dấu chấm (.) và cũng không kết thúc bằng dấu chấm (.).

Giới hạn cuộc họp và cuộc gọi (Meetings calls)

Các giới hạn trong Microsoft Teams đối với việc thực hiện cuộc gọi và hội họp:

• Số người tối đa tham gia cuộc họp (có thể trò chuyện và gọi điện): 1000, với chế độ Chỉ xem (View-only) cho phép tối đa 20.000 người chỉ nghe.
• Số người tối đa trong cuộc gọi video và âm thanh: 20.
• Kích thước tệp PowerPoint tối đa: 2GB.
• Cuộc họp lưu trên Teams có thể tải xuống trong vòng 20 ngày.

Để có trải nghiệm tốt nhất trong cuộc họp lớn, hội thảo trên web và sự kiện trực tiếp, người dùng nên sử dụng ứng dụng Teams desktop client trên máy tính hoặc thiết bị di động. Thế nên, người thuyết trình trong các cuộc họp, hội thảo, sự kiện trực tuyến nên chủ động tìm hiểu và cài đặt Teams desktop client.

Nếu người dùng thắc mắc Teams có giới hạn thời gian không, hãy theo dõi các định mức về “sự kết thúc” của Meetings:

• Cuộc họp “Meet now” kết thúc sau 8 giờ kể từ lúc bắt đầu.
• Cuộc họp thông thường có định thời gian kết thúc sẽ kết thúc sau 60 ngày từ khi bắt đầu.
• Cuộc họp thông thường không có thời gian kết thúc dự kiến cũng kết thúc sau 60 ngày từ khi bắt đầu.
• Cuộc họp định kỳ không có thời gian kết thúc cụ thể sẽ kết thúc sau 60 ngày từ khi bắt đầu.
• Cuộc họp định kỳ có thời gian kết thúc sẽ kết thúc theo thời gian đã định cho lần xuất hiện cuối cùng.

Lưu ý: Các cuộc họp trên Microsoft Teams có giới hạn tối đa 24 giờ.

Hạn mức của Live Events trên Microsoft Teams

Thông tin về các giới hạn trong Microsoft Teams tối đa đối với phần Live Events: 

• Số lượng người tham gia tối đa là 10.000.
• Thời lượng sự kiện tối đa là 4 giờ.
• Số lượng Live Events có thể diễn ra đồng thời trong MS 365 và O365 là 15 sự kiện.

Người dùng có thể lên lịch cho số lượng sự kiện không giới hạn, nhưng chỉ có thể tổ chức tối đa 15 sự kiện cùng một lúc. Một sự kiện được coi là đang diễn ra ngay khi người tạo tham gia. Nếu tham gia vào sự kiện thứ 16, họ sẽ gặp lỗi.

Không gian lưu trữ trên Teams

Mỗi nhóm trong Microsoft Teams được liên kết với một site trên SharePoint Online và mỗi kênh trong nhóm được gán một thư mục trong thư viện tài liệu nhóm mặc định. Tệp được chia sẻ trong các cuộc hội thoại sẽ tự động lưu vào thư viện tài liệu này. Quyền và cài đặt bảo mật tệp trên SharePoint cũng sẽ áp dụng cho Teams.

Nếu SharePoint Online không được kích hoạt cho người dùng hoặc nhóm cần chia sẻ, việc chia sẻ tệp trong Teams có thể bị hạn chế. Và người dùng có thể chia sẻ tệp trong cuộc trò chuyện riêng tư yêu cầu OneDrive for Business, liên kết với SharePoint bản quyền. Các giới hạn lưu trữ cho SharePoint Online cũng áp dụng trong trường hợp này.

Giới hạn của Class Teams 

Class Teams được thiết kế đặc biệt cho mục đích giáo dục, bao gồm các ứng dụng bổ sung và có các giới hạn riêng về số thành viên trong nhóm. Sử dụng Class Teams đòi hỏi bản quyền Office 365 Education. 

Sau đâu là một số giới hạn trong Microsoft Teams của Class Teams:

• Số lượng thành viên trong một lớp (Xem lại mục Teams and Channels). 
• Số lượng thành viên sử dụng chức năng Assignment trong một lớp là 300.
• Số lượng thành viên sử dụng OneNote Class Notebook trong một lớp là 300.

Số lượng tags (Gắn thẻ)

Trong Microsoft Teams, các giới hạn áp dụng cho tính năng gắn thẻ bao gồm:

• Mỗi nhóm có thể có tối đa 100 thẻ.
• Mặc định, mỗi nhóm sẽ có 25 thẻ được đề xuất.
• Một thẻ có thể được chỉ định cho tối đa 100 thành viên trong nhóm.
• Mỗi người dùng trong một nhóm có thể được chỉ định tối đa 25 thẻ.

Giới hạn về Contacts (liên lạc)

Đối với liên lạc, Teams sử dụng các nguồn sau:

• Liên hệ từ tổ chức Active Directory.
• Liên hệ đã được thêm vào thư mục mặc định trong Outlook của người dùng.

Người dùng Teams có thể liên hệ với bất kỳ ai trong Active Directory và có thể thêm bất kỳ ai vào Active Directory làm liên hệ. Để thêm liên hệ, người dùng đi tới Trò chuyện sau đó chọn Danh bạ hoặc Cuộc gọi rồi bấm vào Danh bạ.

Người dùng Teams cũng có thể thêm liên hệ không có trong Active Directory bằng cách đi tới Cuộc gọi chọn Danh bạ.

Số người tham gia trong Teams

Các giới hạn về số người tham gia trong Microsoft Teams bao gồm:

• Trong một cuộc họp Teams chỉ có tối đa 300 thành viên.
• Trong một cuộc gọi video hoặc âm thanh từ chat sẽ có 20 thành viên.
• Một chat riêng cho phép 250 thành viên tham gia. 
• Kích thước tối đa của team là 10.000 thành viên.
• Số chủ sở hữu tối đa trong một team gồm 100 cá nhân riêng biệt.
• Kích thước tối đa của team tổ chức rộng rãi với 5.000 thành viên.
• Kích thước tối đa của kênh riêng là 250 thành viên.

Chế độ hiển thị Grid View

Chế độ xem dạng lưới (grid view) 7×7 trong ứng dụng Microsoft Teams cho phép người dùng tương tác với tối đa 49 người tham gia trên một màn hình. 

Tính năng này được cung cấp cho tất cả người dùng Teams vào cuối tháng 8 năm 2020 và hỗ trợ trên mọi thiết bị bao gồm iOS, Android, Mac và Windows. 

Số lượng tùy chọn hiển thị grid mà người dùng có thể lựa chọn là 2 (Normal view & Large Gallery view).

Lời kết

Việc am hiểu rõ ràng về các giới hạn trong Microsoft Teams không chỉ giúp người dùng tối ưu hóa việc sử dụng nền tảng mà còn mở ra cơ hội cho việc hoạch định chiến lược làm việc hiệu quả hơn. 

Để khám phá thêm và nhận tư vấn chi tiết về cách tận dụng tối đa Teams cũng như các lợi ích của gói Microsoft 365 Business (Teams, Word, Excel, Outlook…), doanh nghiệp hãy liên hệ với FPT Smart Cloud. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn trong việc khai thác mọi tiềm năng của các giải pháp kỹ thuật số hàng đầu:

• Fanpage: Microsoft For Business – FPT Smart Cloud 
• mail: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399